Införande av elektroniska sammanträdesförfaranden i kommunerna

Denna webbsida har senast uppdaterats 20.3.2020 kl. 15.00. 

Kommunen kan själv bestämma om den tar i bruk elektroniska sammanträden eller elektroniska beslutsförfaranden. Kommunens organ kan fatta beslut 

  • vid ett ordinarie sammanträde på en sammanträdesplats
  • vid ett sammanträde i en elektronisk miljö (elektroniskt sammanträde) 
  • på elektronisk väg före sammanträdet (elektroniskt beslutsförfarande) 

Oberoende av hur besluten fattas ska kommunen sörja för informationssäkerheten. 

För att elektroniska sammanträden ska kunna ordnas måste det i kommunens förvaltningsstadga finnas bestämmelser som möjliggör ett elektroniskt sammanträdesförfarande. Exempelvis i § 87 i Kommunförbundets mall för förvaltningsstadga sägs följande om fullmäktiges sammanträden: 

Alternativt kan sammanträdet hållas i en elektronisk miljö där deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde). Allmänheten ska ges möjlighet att följa fullmäktiges elektroniska sammanträden via internet samt på en plats som anges i kallelsen till sammanträde. 

I de flesta kommuner torde elektroniska sammanträden åtminstone på något sätt ha beaktats/tillåtits i förvaltningsstadgan, så det lönar sig att utnyttja denna möjlighet. 

Om förvaltningsstadgan ännu inte innehåller någon bestämmelse om elektroniska sammanträden, kan beslut om ibruktagning av dem fattas snabbt. Det bör noteras att fullmäktige kan sammanträda också enligt en snabb tidtabell samt justera och godkänna protokollet genast vid sammanträdet. 

Kommunala organs sammanträden kan hållas elektroniskt 

Kommunerna kan oftare än tidigare hålla sammanträden även med elektroniska hjälpmedel. Kommunallagen (410/2015) ger stora möjligheter till beslutsfattande som är oberoende av platsen. Organens sammanträden kan även hållas med elektroniska hjälpmedel. På så sätt kan även de som exempelvis är i karantän enligt lagen om smittsamma sjukdomar delta i sammanträdena. 

Enligt 99 § i kommunallagen förutsätter ett elektroniskt sammanträde att de som konstateras vara närvarande står i bild- och ljudförbindelse med varandra på lika villkor. Lagen kräver inte ens att ordföranden och sekreteraren ska delta i sammanträdet på samma plats. Av praktiska skäl är det dock ändamålsenligt.  

Elektroniskt sammanträde 

Ett elektroniskt sammanträde kan ordnas exempelvis via Teams eller Skype, eller med något annat motsvarande verktyg som tekniskt möjliggör en bild- och ljudförbindelse på lika villkor i enlighet med kommunallagen. Kommunen är skyldig att sörja för att mötestekniken fungerar. 

I praktiken behandlas känsliga eller sekretessbelagda ärenden sällan vid organens sammanträden, utan de ärenden som behandlas är oftast offentliga. Kommunen är dock skyldig att sörja för informationssäkerheten och dataskyddet i fråga om dessa redskap. När det gäller allmänt använda system som Teams och Skype bör man exempelvis se till att systemet är uppdaterat. 

En bild- och ljudförbindelse på lika villkor är nödvändig främst med tanke på den växelverkan som sammanträdesarbetet kräver. Ett elektroniskt sammanträde kan ordnas via ett datasystem eller en videokonferensförbindelse som lämpar sig för ändamålet. I praktiken möjliggör tekniken inte att flera tiotals ledamöter syns samtidigt på skärmen. Var och en som håller ett anförande ska dock vara synlig för alla på lika villkor vid respektive inlägg.  

Både ett offentligt och ett för allmänheten slutet sammanträde kan hållas elektroniskt. Om organets sammanträden – liksom fullmäktiges sammanträden i allmänhet – är offentliga, ska det reserveras en möjlighet att följa dem. En sådan möjlighet är till exempel att det för allmänheten reserveras en lokal där man på en skärm ser det samma som sammanträdesdeltagarna ser. En elektronisk videosändning från sammanträdet kan också kopplas till ett öppet datanät där sammanträdet kan följas exempelvis via en länk som finns på kommunens webbplats. 

Ledningen av sammanträden och eventuella funktionsstörningar 

Det är viktigt att se till att de allmänna bestämmelserna om sammanträdes- och beslutsförfaranden samt bestämmelserna i förvaltningsstadgan efterlevs också vid elektroniska sammanträdesförfaranden. Beslutsfattandet går till på samma sätt som vid ett ordinarie sammanträde. Den enda skillnaden är att deltagarna inte är fysiskt närvarande på sammanträdesplatsen.  

Ledamöterna i organet ska ha möjlighet att faktiskt delta i diskussionen och beslutsfattandet. Om detta inte är fallet, kan det uppstå legitimitetsproblem. Eftersom datanäten sannolikt tidvis är belastade lönar det sig att vara beredd på störningar i kontakterna. Om förbindelserna är mycket dåliga och deltagarna förlorar nätkontakten, ska sammanträdet avbrytas varefter det kan fortsättas när alla kan delta igen. 

Detta förutsätter att ordföranden och sekretariatet leder och genomför mötet på ett bra sätt.  

Elektroniskt beslutsförfarande (KomL 100 §) 

Ett elektroniskt beslutsförfarande innebär ett beslutsfattande som inte är bundet till tid och plats och som sker i ett slutet datasystem redan före det ordinarie sammanträdet. 

Förfarandet förutsätter anskaffning av ett separat datasystem, vilket innebär att det inte kan tas i bruk särskilt snabbt. På grund av sin slutna karaktär lämpar sig förfarandet dessutom inte för fullmäktiges sammanträden, som i regel är offentliga. Vid andra organs sammanträden fattas beslutet om offentlighet av organet självt, vilket gör det möjligt att tillämpa elektroniskt beslutsförfarande. 

Kommunförbundets mall för förvaltningsstadga 

Förvaltningsstadga för kommunen (Kommunförbundets bokhandel) innehåller bestämmelser om elektroniska sammanträden och beslutsförfaranden med motiveringar. 

Guide för kommunernas elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande 

Finansministeriet har publicerat en guide för kommunernas elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande (Finansministeriets publikationer 2019:10). Avsikten med guiden är att precisera 

  • vad digitaliseringen av det kommunala beslutsfattandet innebär, 
  • vilka krav lagstiftningen ställer och 
  • vilka faktorer som bör tas i beaktande ur informationsförvaltningsperspektiv så att digitala sammanträden ska vara datasäkra. 

Kommunförbundet anser att det i nuläget är ändamålsenligt för kommunerna att utnyttja elektroniska sammanträden i så stor utsträckning som möjligt. 

 

Läs mer 

På Kommunförbundets webbtjänst 

Mer på webben 

 

 

Etiketter