Begäran om att få ta del av handlingar enligt offentlighetslagen

Offentligheten hos kommunernas leverantörsfakturor och andra handlingar

Tidvis sänds samma begäran om att få ta del av handlingar till alla eller många kommuner i Finland. De ger upphov till många förfrågningar hos Kommunförbundet.

Nu har kommunerna fått en begäran om material som omfattar alla leverantörsfakturor för upphandlingar under en viss period på några år.

Utgångspunkten är offentlighet och att material lämnas ut

När en begäran om att få ta del av en handling riktas till kommunen ska kommunen först utreda om begäran gäller en myndighetshandling eller inte. Kommunens skyldighet att lämna ut handlingar gäller enbart myndighetshandlingar, inte övriga uppgifter eller e-postmeddelanden.

Uppgifter om leverantörsfakturor är i princip offentlig myndighetsinformation, så den begäran som kommunerna fått gäller offentliga handlingar. Leverantörsfakturorna kan dock innehålla sekretessbelagda uppgifter och i fråga om firmor också personuppgifter.

Sådana uppgifter ska alltid beaktas och strykas ur materialet innan det lämnas ut.

Är uppgifterna tillgängliga direkt i systemen eller uppkommer extra arbete och kostnader?

Om kommunen fått en begäran om handlingar som medför extra kostnader på grund av omfattningen och arbetsmängden, är det skäl att först informera den som ber om att få handlingarna om eventuella kostnader och förhandla om möjligheten att till exempel avgränsa begäran (tidsperiod, omfattning osv.). Det finns anvisningar om när en begäran om handlingar är avgiftsbelagd bland annat på de webbsidor som räknas upp nedan samt i Kommunförbundets gamla, men fortfarande aktuella, cirkulär (2005).

När en begäran är avgiftsfri

Ingen avgift tas ut när uppgifter lämnas ur en handling, om lämnandet av handlingen ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera  (se 8 och 34 § i förvaltningslagen och 5 § 2 mom. i offentlighetslagen).

Det är därmed avgiftsfritt att ta del av kommunens handlingar, om

  • uppgifter ur handlingen lämnas muntligen,
  • handlingen läses eller kopieras i kommunens lokaler,
  • en handling som lagrats i elektronisk form sänds per e-post till den som begärt att få ta del av den.

Taxorna för handläggning av en begäran om handlingar, till exempel kopieringsavgifter, ingår i varje kommuns förvaltningsstadga.

Till exempel får en utläggning av dokumentförvaltningen eller någon annan organisationslösning i anslutning till handlingarna inte inverka på avgiftsfriheten. Kommunen kan därmed inte debitera egna kostnader till exempel med stöd av organiseringssättet eller dokumentsökningar. Enligt lagen är en begäran om att få ta del av handlingar avgiftsbelagd i vissa noga avgränsade fall som hänför sig till arbetsmängden. Närmare information finns i cirkuläret.

Fördelarna med öppna data

En del begäran om handlingar som sysselsätter kommuner och samkommuner faller bort i takt med att kommunerna har möjlighet och resurser att publicera material som öppna data.

Kommunförbundet har år 2021 uppdaterat sina anvisningar om publicering av leverantörsfakturor som öppna data. Den svenska översättningen utkommer senare i höst.

Det är viktigt att kommunerna känner till och behärskar processerna och bestämmelserna för behandlingen av begäran om att få ta del av handlingar. Då uppfylls vars och ens rätt att få ta del av offentliga handlingar, och begäran om uppgifter kommer i framtiden att sysselsätta så få kommunala arbetstagare som möjligt – trots att arbetsbördan kan vara oförutsedd och tidvis även stor.

 

Läs mer

På Kommunförbundets webbplats

Mer på webben

Etiketter
Servicepost
Ansvarsområden

 
Frågor som gäller bland annat kommunernas förvaltning och ledning, beslutsfattande och förvaltningsförfarande samt dataskyddet

 
Vi betjänar kommunernas personal och förtroendevalda i juridiska frågor som rör deras uppgifter. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.