Cirkulär 5/80/2000, Salme Sauvonsaari, 1.1.2000

Lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden trädde i kraft 1.1.2000

Lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden (1318/1999) trädde i kraft från början av år 2000. Lagen anger de juridiska grundkraven för elektronisk kommunikation. Syftet är att förbättra smidigheten i kommunikationen i förvaltningsärenden. 

​Skötseln av förvaltningsärenden på elektronisk väg är ett alternativ till de traditionella sätten att uträtta ärenden i förvaltningen. En person har inte ovillkorlig rätt att använda elektroniska meddelanden, utan det beror på myndigheternas prövning om de tillhandahåller elektroniska tjänster.

Lagen tillämpas på sådant anhängiggörande, sådan handläggning, t.ex. hörande av parter, av förvaltningsärenden och även på sådan delgivning av myndighetsbeslut som sker på elektronisk väg. Lagen tillämpas inte på förvaltningsrättslig lagskipning och inte heller på förundersökning, polisundersökning eller utsökning.

En myndighet som har behövlig teknisk, ekonomisk och annan beredskap skall inom ramen för denna erbjuda allmänheten en möjlighet att kommunicera elektroniskt till en adress som myndigheten anger. Avsändaren sänder det elektroniska meddelandet till myndigheten på eget ansvar.

Om ett ärende skall anhängiggöras skriftligen, fyller ett elektroniskt dokument detta krav. På så sätt gör e-post och telefax att den utsatta tiden slutar löpa bl.a. vid tjänsteansökningar och rättelseyrkanden, men dessa förutsätter en komplettering enligt lagen om förvaltningsförfarande, dvs. att det dessutom sänds ett undertecknat dokument per post.

När lagen förutsätter egenhändig underskrift godkänns som sådan en elektronisk signatur i enlighet med den nya lagen, vilken utfärdas vid certifieringen. En elektronisk signatur kan användas i stället för egenhändig underskrift när kommunen har behövlig beredskap att förmedla elektroniska signaturer. Båda parterna skall ha ett certifikat.

Närmare upplysningar:
Folke Sundqvist tfn (09) 771 21 36
Salme Sauvonsaari tfn (09) 771 24 57
Eeva-Riitta Pirhonen tfn (09) 771 26 97

Bilaga
Lag om elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden (1318/1999)

 

Lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden (1318/1999) trädde i kraft 1.1.2000. I lagen bestäms om de juridiska grundkraven för elektronisk kommunikation, såsom under vilka förutsättningar en myndighet skall erbjuda möjligheter till elektronisk kommunikation, förfaringssätt samt vilka rättigheter, skyldigheter och vilket ansvar som anknyter sig till den elektroniska kommunikationen. Huvuddelen av bestämmelserna i lagen gäller elektronisk signatur och det certifieringsförfarande som hänger samman med denna. Särskild uppmärksamhet har fästs vid datasäkerheten. Syftet med lagen är att göra kommunikationen i förvaltningsärenden snabbare och effektivare genom att, i större utsträckning än vad man gör i dag, tillåta elektroniska dataöverföringsmetoder.

Lagen tillämpas på sådant anhängiggörande, sådan handläggning av förvaltningsärenden och även på sådan delgivning av myndighetsbeslut som sker på elektronisk väg. Om ett ärende skall anhängiggöras skriftligen, kan det anhängiggöras genom ett elektroniskt dokument. När lagen förutsätter egenhändig underskrift godkänns som sådan underskrift en elektronisk signatur i enlighet med den nya lagen, vilken utfärdas för en person i samband med certifieringen.

Om det inte särskilt bestämts på något annat sätt i den nya lagen iakttas vid elektronisk kommunikation också vad som bestämts bl.a. i lagen om förvaltningsförfarande (598/1982), lagen om delgivning i förvaltningsärenden (232/1966) och i kommunallagens bestämmelser om delgivning av beslut (63, 64, 85 och 95 §), i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), personuppgiftslagen (523/1999) samt i språklagen 148/1922).

Lagen tillämpas inte på förvaltningsrättslig lagskipning, förundersökning, polisundersökning eller utsökning.

Myndigheternas skyldigheter vid elektronisk kommunikation (kapitel 3)

Kommunen fattar självständigt beslut om när den har behövlig beredskap att anordna tjänster i anslutning till elektronisk kommunikation, antingen det gäller endast beredskap att sända och motta elektroniska meddelanden och dokument eller sedan ytterligare att sända och motta elektroniskt undertecknade handlingar. Lagen förutsätter att en myndighet som har behövlig teknisk, ekonomisk och annan beredskap inom ramen för denna skall erbjuda var och en möjlighet, i syfte att anhängiggöra ärenden eller för handläggning av dem, att sända meddelanden till en elektronisk adress eller någon viss anordning som myndigheten anger. Myndigheterna kan också tillhandahålla dessa tjänster så att de gäller endast vissa av myndighetens uppgifter eller på vissa verksamhetsställen. Om kommunen har ett telefaxnummer och en e-postadress skall anhängiggörande genom telefax och e-post godkännas. Kommunen skall på ett lämpligt sätt meddela adressuppgifterna för elektronisk kommunikation. Om den tekniska beredskapen för elektronisk signatur inte är tillräcklig och om det i lagen förutsätts ett undertecknat dokument, skall det undertecknade dokumentet i fråga sändas till kommunen senare på något annat sätt.

 

Lagstadgade meddelanden, utredningar som en myndighet begärt och andra motsvarande dokument eller meddelanden skall på motsvarande sätt kunna sändas elektroniskt till myndigheten. Den elektroniska kommunikationen är ett alternativ till det traditionella kommunikationssättet. Möjligheten till såväl skriftlig som muntlig kommunikation kvarstår oförändrad.

En myndighet har prövningsrätt särskilt i förhållande till när den själv har tillräcklig beredskap att tillåta användningen av elektronisk signatur. Den behövliga beredskapen att använda certifierad elektronisk underskrift har en kommun när både avsändaren och mottagaren har ett i lag föreskrivet certifikat. Kommunen bör också lokalt vid lämpliga verksamhetsställen anordna möjlighet att sända elektroniskt undertecknade meddelanden och bör också sörja för att dessa anordningar fungerar.

Certifieringsverksamhet (kapitel 2)

I lagen har särskilt bestämts om den certifiering som elektroniska signaturer förutsätter, såsom om certifikatens datainnehåll och om de skyldigheter och ansvar som den som erbjuder certifieringstjänster, dvs. certifikatutfärdaren, har. Det skall föras ett uppdaterat certifikatregister över certifikaten.

Om ett ärende skall anhängiggöras genom en undertecknad handling godkänns en elektronisk signatur som underskrift, om certifikatutfärdaren och certifikatet uppfyller kraven i 4 och 5 §.

Var och en har för att kontrollera giltigheten av certifikat och autenticiteten hos elektroniska signaturer rätt att få uppgifter ur ett certifikatregister (5 § 1 mom., 11 §). Först när kommunerna har beredskap att motta och sända dokument med elektronisk signatur och när certifieringsverksamheten till alla sina delar motsvarar det som lagen förutsätter kan de förvaltningsärenden vilka förutsätter egenhändig underskrift antingen vid anhängiggörande, behandling eller delgivning behandlas genom elektroniska dataöverföringsmetoder.

Med certifikat avses en datamängd som på ett tillförlitligt sätt kopplar i hop en person med en elektronisk signatur. Också någon annan offentlig eller privat instans än befolkningsregistercentralen kan verka som certifikatutfärdare. Certifikatutfärdaren fastställer och utfärdar ett certifikat efter att ha bekräftat den sökandes identitet och sörjer också för uppdateringen av certifikatregistret. Certifikatutfärdaren verkar genom tjänsteansvar. Ett certifikat som utfärdats för en person kopplas till ett tekniskt instrument, t.ex. till ett smartkort.

Ett elektroniskt identitetskort som avses i lagen om identitetskort, vilket innehåller ett certifikat som utfärdats av befolkningsregistercentralen, godkänns alltid vid elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden.

När riksdagen godkände lagen förutsatte den att en särskild proposition i ärendet överlämnas till riksdagen om ikraftträdandet av direktivet om elektronisk signatur i Finland skulle leda till att den nya lagen måste ändras. Ett särskilt lagförslag som gäller ackrediterings- och övervakningssystem för dem som erbjuder certifieringstjänster och som verkar inom den offentliga sektorn skall också beredas.

Anhängiggörande på elektronisk väg (kapitel 4)

Elektroniska meddelanden sänds till myndigheterna på avsändarens eget ansvar 
(21 §).

Om ett ärende skall anhängiggöras skriftligen, kan det anhängiggöras också genom ett elektroniskt dokument som sänds till myndigheten (22 §). Om kommunen har telefaxapparat och e-postadress skall kommunen genom dessa behandla anhängiggjorda förvaltningsärenden. När man tillämpar det kompletteringsförfarande som det bestäms om i 9 § lagen om förvaltningsförfarande skall man särskilt kräva en skriftlig underskrift om det förutsätts en sådan. På så sätt har den tolkning som högsta förvaltningsdomstolen omfattade i sina utslag HFD 1992 A 19 och 20, om att meddelanden som inkommit elektroniskt gör att den utsatta tiden slutar löpa och att samma dokument behörigt undertecknat kan sändas senare, blivit stadfäst i lag. I praktiken kan man alltså redan nu sända rättelseyrkanden och tjänsteansökningar elektroniskt i flera kommuner.

Om rättelseyrkanden kan framställas eller besvär anföras i elektronisk form, skall adressuppgifterna uppges i anvisningen om rättelseyrkande eller i besvärsanvisningen (se. 31 §).

Ett elektroniskt meddelande anses ha inkommit när det är tillgängligt för myndigheten i en mottagaranordning (som myndigheten angivit) eller ett datasystem på sådant sätt att meddelandet kan behandlas (23 §). Om tidpunkten inte kan utredas, anses ett elektroniskt meddelande ha inkommit vid den tidpunkt då det har avsänts, om det kan läggas fram tillförlitlig utredning om denna tidpunkt.

Användningen och godkännandet av elektronisk signatur förutsätter att de krav som gäller certifikatutfärdare och certifikat iakttas.

Elektronisk signering av beslut och delgivning av beslut 
på elektronisk väg (kapitel 5)

Elektronisk delgivning av en myndighets beslut förutsätter att både myndigheten och den som sänder meddelandet har en i lag föreskriven certifierad elektronisk signatur (28?29 §). Ett beslut från vars delgivning en besvärstid börjar löpa kan med partens samtycke delges också i form av ett elektroniskt meddelande, dock inte per telefax. Andra handlingar kan delges den som saken gäller i form av elektroniska meddelanden på det sätt som han eller hon har angett (32 §). Om datasäkerheten kräver så skall man också, när handlingar av detta slag sänds, iaktta vad som bestäms om elektronisk signatur och autentisering i 29 §.

Ministeriernas anvisningar (kapitel 6)

Enligt 40 § lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden skall finansministeriet publicera en så omfattande och uppdaterad förteckning som möjligt över certifikatutfärdare och certifikat som uppfyller kraven i 4 och 5 § och som används i förvaltningen samt ge anvisningar och råd om hur den dataadministration som den elektroniska kommunikationen i förvaltningsärenden förutsätter skall anordnas. Inrikesministeriet skall ge anvisningar och råd om hur tjänsterna i anslutning till elektronisk kommunikation skall anordnas.

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Risto Parjanne 
verkställande direktör  

Kari Prättälä
chef för juridiska ärenden

tags