Cirkulär 6/80/2003, Katja Saunavaara, 18.2.2003

Revidering av den elektroniska kommunikationen

En ny lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet har antagits. Den ersätter lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningen (1318/1999) och lagen om elektronisk telekommunikation i rättegångsärenden (594/1993). Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) och lagen om elektroniska signaturer (14/2003) trädde i kraft 1.2.2003. 

​Syftet med den nya lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet är att myndigheterna i så stor utsträckning som möjligt skall kunna övergå till elektronisk kommunikation.

Lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningen tillämpades på sådant anhängiggörande och sådan handläggning och delgivning av förvaltningsärenden, rätts- och utsöknings-ärenden och beslut som sker på elektronisk väg, förutsatt att det inte i lag föreskrivs något annat. Med den nya lagen utvidgas den elektroniska kommunikationen att utöver förvaltningen också omfatta domstolarnas och de övriga rättsmyndigheternas samt utsökningsmyndigheternas verksamhet.

Den skyldighet som kommunerna åläggs i 2 kap. 5 § lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet att erbjuda var och en möjlighet att anhängiggöra ett ärende på elektronisk väg gäller endast de kommuner som har den tekniska, ekonomiska och övriga beredskap som ett anhängiggörande på elektronisk väg kräver. Bekräftelse om mottagande och kravet på tillgänglighet gäller samtliga kommuner som använder sig av sådan elektronisk kommunikation som nämnts ovan.

Kravet på skriftlig form uppfylls också av ett elektroniskt doku-ment som inkommit till myndigheten på så sätt som avses i lagens 3 kap. 9 § 1 mom. och som är eller kan konverteras i läsbar form. Denna bestämmelse gäller alla kommuner.

Vi ber er vidarebefordra detta cirkulär för kännedom till kommunernas jurister.

Närmare upplysningar:
Salme Sauvonsaari, tfn (09) 771 24 57, gsm 050 320 91 63
Katja Saunavaara, tfn (09) 771 24 50, gsm 050 667 21.

 

 

Lagens syfte och tillämpningsområde

Lagens syfte anges i 1 § 1 mom. så, att syftet med lagen är att göra uträttandet och behandlingen av ärenden smidigare och snabbare i förvaltningen och att utöka datasäkerheten i förvaltningen, vid domstolar och andra rättskipningsorgan samt i utsökningsförfarandet genom att främja elektroniska dataöverföringsmetoder.

Lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningen tillämpas på sådant anhängiggörande och sådan handläggning och delgivning av förvaltningsärenden, rätts- och utsökningsärenden och beslut som sker på elektronisk väg, förutsatt att det inte i lag föreskrivs något annat. Med den nya lagen utvidgas den elektroniska kommunikationen till att utöver förvaltningen också omfatta domstolarnas och de övriga rättsmyndigheternas samt utsökningsmyndigheternas verksamhet. Behandling av förvaltningsärenden innefattar enligt lagen beslut som gäller förvaltningsärenden och de handlingar som behövs för besluten. På motsvarande sätt innebär behandling av domstols- och utsökningsärenden beslut i dessa frågor och de handlingar som behövs för besluten. Användningen av olika myndigheters register och diarier ingår i egentlig mening inte i lagens tillämpningsområde.

Definitioner

I lagens 4 § definieras tre begrepp som är viktiga i tillämpningen av lagen: elektronisk dataöverföringsmetod, elektroniskt meddelande och elektroniskt dokument. Definitionen av elektronisk dataöverföringsmetod under paragrafens första punkt motsvarar nästan exakt definitionen i 3 § 1 punkten lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningen.

Enligt definitionen avser elektronisk dataöverföringsmetod telefax och teletjänst, såsom elektroniska blanketter, elektronisk post och rätten att använda elektroniska datasystem, samt andra metoder som baserar sig på elektronisk teknik där data överförs trådlöst eller via kabel. Den elektroniska posten i definitionen kan t.ex. vara en tjänst i datanätet där användarna skickar meddelanden till varandra och där meddelandena sparas i mottagarens egna filer, eller en e-posttjänst på webben (www) där meddelandet skickas via www-sidan utan e-postprogram, men där användaren inte är bunden till den som erbjuder internettjänsten.

Elektronisk post kan också vara en teletjänst som gör det möjligt att skicka och motta e-postmeddelanden via mobiltelefon, även om kommunikation per telefon genom fasta förbindelser eller mobiltelefon inte egentligen hör till lagens tillämpningsområde.

Telefonsamtal har utelämnats i definitionen eftersom det skulle uppstå problem om tillämpningsområde skulle utvidgas så att det utan begränsningar omfattar också telefonkontakter. Speciallagstiftningen förutsätter i allmänhet att en uppgift som har lämnats per telefon skall bekräftas med ett skriftligt dokument eller beslut i ärendet. Lagen om förvaltningsförvarande föreskriver i sin tur generellt att muntligen framförda yrkanden skall antecknas i handlingarna.

Myndigheternas skyldigheter

Lagen innehåller bestämmelser om myndigheternas skyldigheter. ?En myndighet som har behövlig teknisk, ekonomisk och annan beredskap skall inom ramen för denna erbjuda var och en möjlighet att i syfte att anhängiggöra ärenden eller för behandlingen av dem sända meddelanden till en elektronisk adress eller specificerad anordning angivna av myndigheten?, konstateras det i lagens 2 kap. 5 §. Dessutom skall var och en erbjudas möjlighet att i elektronisk form sända myndigheten anmälningar som den enligt gällande bestämmelser skall tillställas, utredningar eller andra motsvarande handlingar som den begärt samt andra meddelanden. Myndigheten kan tillhandahålla den elektroniska servicen så att den endast gäller vissa av myndighetens uppgifter eller på vissa verksamhetsställen.

Tillgänglighetskravet innebär att myndighetens elektroniska dataöverföringsmetoder skall vara i funktionsdugligt skick. Jämfört med det traditionella sättet att uträtta ärenden är utgångspunkten för elektronisk kommunikation med myndigheterna att man är mindre beroende av tid och rum. Lagen föreskriver dock inte en absolut skyldighet för myndigheterna att garantera att servicen är tillgänglig oavbrutet dygnet runt. Konkret innebär skyldigheten att garantera att servicen är tillgänglig exempelvis att man på förhand planerar att avbrott i systemens service infaller vid en tidpunkt då transaktionerna är få. Skyldigheten anknyter också till myndigheternas skyldigheter att säkerställa datasäkerheten, genom att t.ex. med hjälp av olika övervakningsprogram och övervakningsinstrument skydda systemen mot denial to service-attacker och genom att ombesörja att systemen har tillräckligt stor datateknisk kapacitet. Ett villkor för datasäkerheten, och samtidigt för användbarheten, är att man övervakar den datamängd som mottas och eventuella skadliga program.

Myndigheterna skall informera om de adresser som skall användas i den elektroniska kommunikationen. Därtill skall de utan dröjsmål meddela avsändaren av ett elektronisk dokument att dokumentet har mottagits (mottagningskvitto). Om ett elektronisk dokument av misstag har sänts till en myndighet, skall dokumentet överföras till den myndighet som dokumentet är avsett för.

Det är kunden (avsändaren) som har ansvar för att det elektroniska meddelandet når myndigheten. Avsändarens ansvar gäller de egna meddelandena. Avsändaren ansvarar således också för att han i kommunikationen använder den elektroniska adress som den behöriga myndigheten eller domstolen har uppgett. Avsändaren ansvarar också för att meddelandet når myndigheten inom den tid som eventuellt har utsatts. Avsändaren ansvarar däremot inte då fel adress till myndigheten har uppgetts. Mottagandet av ett elektroniskt dokument borde helst bekräftas automatiskt. Det är dock myndigheten som avgör om bekräftelsen om mottagande sköts på något annat sätt eller om det till den automatiska kvittensen fogas annan information om myndighetens verksamhet. I praktiken förekommer det problem i samband med de automatiska kvittenserna. Problem kan förekomma både i avsändarens och i mottagarens system. Bekräftelsen av mottagandet är inte ett ställningstagande om förutsättningarna för behandlingen av ett ärende eller om ärendets utgång. Bekräftelsen i sig betyder inte heller att ärendet har anhängiggjorts vid myndigheten.

Dokument som skickas som fax eller på motsvarande sätt kräver inte bekräftelse på mottagande. Faxapparaternas utskrifter visar i allmänhet till vilket nummer eller till vilken myndighet dokumentet har skickats. Systemen sköter också den automatiska rapporteringen. Kunden får vanligtvis en felrapport om sändningen har misslyckats och kan då sända dokumentet på nytt.

Avsändande av elektroniska meddelanden

Lagens 2 kap. 8 § föreskriver att elektroniska meddelanden sänds till myndigheterna på avsändarens ansvar. Avsändarens ansvar gäller de egna meddelandena. Avsändaren ansvarar således bland annat för att han i kommunikationen använder den elektroniska adress som den behöriga myndigheten eller domstolen har uppgett. Avsändaren ansvarar också för att meddelandet når myndigheten inom den tid som eventuellt har utsatts. Avsändaren ansvarar däremot inte då fel adress till myndigheten har uppgetts. Myndigheterna skall därför, t.ex. i samband med organisationsändringar, i god tid gå ut med information om kommande adressändringar, eller se till att de gamla adressuppgifterna, åtminstone för en tid, gäller jämsides med de nya adressuppgifterna.

Lagens 3 kap 9 § 1 mom. föreskriver om hur kraven på skriftlig form i det elektroniska dokumentet uppfylls. Enligt momentet uppfyller också ett elektroniskt dokument som sänts till myndigheten de krav på skriftlig form som gäller vid anhängiggörande eller annan behandling av ett ärende. Paragrafens första moment motsvarar 22 § 1 mom. lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningen. Anhängiggörande i sig förutsätter att ett dokument som har sänts elektroniskt skall vara i läsbar form eller åtminstone kunna överföras till läsbar form via konvertering eller på annat sätt.

Paragrafens 1 moment föreskriver också om hur kravet på underskrift uppfylls. Om det vid anhängiggörande eller behandling av ett ärende krävs en undertecknad handling, uppfylls kravet på underskrift också genom en sådan elektronisk signatur som avses i 18 § lagen om elektroniska signaturer. I samma paragraf föreskrivs att om det för en rättshandling i lag ställs krav på underskrift, uppfylls detta krav åtminstone genom en sådan avancerad elektronisk signatur som baserar sig på ett kvalificerat certifikat och har skapats med en säker anordning för signaturframställning. Innehållet i ett kvalificerat certifikat har fastställts i lagens 7 § och kraven på en säker anordning för signaturframställning i 5 §.

Enligt definitionen av en avancerad elektronisk signatur i 2 § lagen om elektroniska signaturer är en avancerad elektronisk signatur en elektronisk signatur som är knuten uteslutande till undertecknaren och som gör det möjligt att identifiera undertecknaren. Andra krav som ställs är att den avancerade elektroniska signaturen skall vara skapad med medel som endast undertecknaren kontrollerar och som är knuten till andra elektroniska data på ett sådant sätt att eventuella senare förvanskningar av dessa data kan upptäckas.

I 11 § lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet ingår bestämmelser om när av myndigheterna inbegärda handlingar anses ha inkommit inom utsatt tid. Enligt paragrafens första moment anses utlåtanden, redogörelser, svaromål och andra motsvarande handlingar ha kommit in inom utsatt tid, om handlingen kommer in senast den sista dagen av den utsatta tiden på ett i denna lag angivet sätt. Bestämmelsen tillämpas också i fråga om yttranden eller redogörelser som en domstol eller ett annat rättskipningsorgan har berett någon tillfälle att lämna in. Detta moment motsvarar 3 § 3 mom. lagen om elektronisk telekommunikation i rättegångsärenden enligt vilken svar, skriftliga utsagor eller andra rättegångshandlingar som domstolen eller någon som domstolen eller någon som domstolen förordnat har begärt anses ha inkommit inom utsatt tid, om den åtgärd som avses tidigare i samma paragraf har vidtagits under den sista dagen av denna tid.

Enligt 14 § lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet kan myndigheten tekniskt bearbeta elektroniska meddelanden, om detta är nödvändigt för att ge dem sådan form att de kan läsas, sparas eller arkiveras. Bestämmelsen motsvarar med vissa kompletteringar 26 § lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningen. I den ovan nämnda lagen sägs att teknisk bearbetning är tillåten, om detta är nödvändigt för att ge meddelandena sådan form att de kan läsas. I praktiken kan en teknisk bearbetning av meddelandena dock vara nödvändig också i senare skeden av ärendets behandling eller efter avslutad behandling av ärendet i samband med att handlingarna skall arkiveras eller förvaras på något annat sätt. Därför har man försökt precisera bestämmelsen. Ur kundens synvinkel är konverteringen i allmänhet en ganska riskfri åtgärd, eftersom det ursprungliga datamaterialet i regel bevaras vid konvertering.

Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet gör det enklare att komplettera handlingarna. Ett elektroniskt dokument behöver inte kompletteras, om dokumentet innehåller uppgift om avsändaren och om det inte finns skäl att hysa misstankar om dokumentets autenticitet eller integritet.

Elektronisk delgivning

Efter att denna lag har trätt i kraft är det möjligt att signera och bevisligen delge en beslutshandling som myndigheten har upprättat. En elektronisk delgivning förutsätter dock samtycke av den person som delgivningen gäller. Vid elektronisk delgivning bör myndigheten meddela från vilken server beslutet kan hämtas och den part som skall delges bör identifiera sig genom ett kvalificerat certifikat eller någon annan identifieringsteknik som är datatekniskt tillförlitlig och bevislig. En elektronisk delgivning anses ha mottagits när beslutet har hämtats från angiven adress. Om beslutet inte har hämtats inom sju dagar, sker delgivningen på traditionellt sätt.

Enligt lagen är man skyldig att arkivera elektroniska dokument på ett sådant sätt att det senare går att visa att de är autentiska och till innehållet oförändrade.

Lagens syfte och tillämpningsområde

Syftet med lagen om elektroniska signaturer är att främja användningen av elektroniska signaturer och utbudet på signaturcertifikat samt att öka datasekretessen och dataskyddet vid elektronisk handel och kommunikation.

Den elektroniska signaturen är en kod som används vid elektronisk kommunikation för att kontrollera att meddelandet är sådant det ursprungligen var (integritet) och avsändarens identitet (autenticitet). Kraven på en avancerad elektronisk signatur uppfylls i praktiken av metoden med öppen nyckel (Public Key Infrastructure, PKI). Systemet bygger på asymmetrisk kryptering och nyckelpar, där den öppna nyckeln är allmänt tillgänglig. Ett meddelande som krypterats med en hemlig nyckel, som innehas av undertecknaren ensam, kan öppnas bara med den öppna nyckeln. På så sätt kan man försäkra sig om avsändarens identitet. För närvarande baserar sig de elektroniska signaturer som används mest på en teknik som tillämpar metoden med öppen nyckel. Signaturen, certifikatet och certifikatutfärdaren bildar tillsammans infrastrukturen för den öppna nyckeln som bidrar till att öka säkerheten i den elektroniska kommunikationen.

Lagen om elektroniska signaturer tillämpas på elektroniska signaturer och på producenter som för allmänheten tillhandahåller produkter eller tjänster i anslutning till elektroniska signaturer. Lagen skall tillämpas uttryckligen på dem som tillhandahåller produkter och tjänster i anslutning till elektroniska signaturer. Att tillhandahålla certifikat är en fri näring, men hårdare krav har dock ställts på denna verksamhet. Den som tillhandahåller kvalificerade certifikat skall göra en anmälan om sin verksamhet till Kommunikationsverket. Det kvalificerade certifikatet bör innehåll uppgifter bl.a. om utfärdaren, certifikatets giltighetstid, eventuella begränsningar i fråga om användningen samt uppgift om hur signaturen kan kontrolleras. Certifikatutfärdaren bör därtill ha personal med tillräcklig kompetens samt de ekonomiska resurser som verksamheten kräver.

Den teknik som elektroniska signaturer kräver är en av de faktorer som fördröjer utvidgningen och utvecklingen av kommunernas nättjänster. Vid Kommunförbundet utreds som bäst kravet på signaturer i lagstiftningen.

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Risto Parjanne
verkställande direktör

Kari Prättälä
chef för juridiska enheten

tags