Cirkulär 12/80/2007, Tanja Rantanen, Tanja Mikkonen, 16.4.2007

Lagstiftningen om samservice har ändrats

Lagen om samservice inom den offentliga förvaltningen (223/2007) trädde i kraft den 1 april 2007. Den nya lagen upphäver lagen om kundbetjäning vid gemensamma serviceenheter inom den offentliga förvaltningen (802/1993).  Samservicens betydelse har beaktats även i kommun- och servicestrukturreformen. I 12 § i ramlagen bestäms om utvecklingen av statliga och kommunala datasystem och deras kompatibilitet och av samservicen.

I början av år 2007 fanns det totalt 199 samservicekontor i Finland. Kommunen deltar i driften av 150 av samservicekontoren.

En orsak till lagreformen var att bestämmelserna om samservice till vissa delar stod i konflikt med grundlagen. Dessutom var det nödvändigt att trygga tillgången till service genom ett så brett samarbete som möjligt i anordnandet av kundservice inom den offentliga sektorn.

Lagen om samservice tillämpas avvikande från den tidigare lagen endast när biträdande kundservicefunktioner som ankommer på statliga och kommunala myndigheter och Folkpensionsanstalten ordnas och sköts genom samarbete mellan myndigheter. Tidigare har en part i ett samserviceavtal kunnat vara till exempel en förening, men inom ramen för den nya lagen är detta inte längre möjligt. Lagen hindrar ändå inte att andra aktörer tas med i samma fysiska serviceutrymme.

Närmare upplysningar:
Tanja Rantanen tfn (09) 771 20 75 
Tanja Mikkonen tfn (09) 771 23 08
Taisto Ahvenainen tfn (09) 771 24 73
Heikki Harjula, tfn (09) 771 20 70
Kari Prättälä tfn  (09) 771 24 56
fornamn.efternamn@kommunforbundet.fi

 

Lagstiftningen om samservice har ändrats

Möjligt att sköta biträdande kundservicefunktioner genom samservice

Personalens arbetsgivare ändras inte genom ett samserviceavtal. Lagen om samservice utgår från att uppdragsgivaren har till uppgift att ge personalen sådan handledning och utbildning som uppgiften kräver.

I lagen om samservice anges de förfaranden som ska beaktas då en myndighet vill överlåta egna biträdande kundservicefunktioner till en annan myndighet. I 6 § finns bestämmelser om biträdande kundservicefunktioner som kan skötas inom ramen för samservice.

Till dessa biträdande kundservicefunktioner hör konstaterande och verifiering av identiteten hos den som anlitar servicen, mottagande av anmälningar, ansökningar och andra handlingar som är avsedda för den myndighet som är uppdragsgivare och vidarebefordran av dem till uppdragsgivaren, utgivande av expeditioner eller andra handlingar samt delgivning i vissa fall, mottagande av avgifter för expeditioner eller andra handlingar och vidarebefordran av avgifterna till uppdragsgivaren, stödfunktioner för kundservicen i samband med ovan nämnda uppgifter samt teknisk handledning, förmedling av upplysningar och information som direkt hänför sig till dessa uppgifter samt annan förmedling av information som hänför sig till anhängiggörandet av ärenden.

Om skötseln av varje uppgift ska avtalas i ett uppdragsavtal. Om man på samma verksamhetsställe sköter också andra uppgifter utöver dem inom ramen för samservice, ska man avtala om detta separat så att skötseln av dessa andra uppgifter inte kan förväxlas med uppgifterna inom ramen för samservice. Att också andra aktörer än de som sköter samservicen bedriver verksamhet i samma lokaler kan vara ändamålsenligt ur medborgarens synvinkel, eftersom man då kan sköta flera ärenden på samma gång. Dessa aktörer kan emellertid inte delta i anordnandet av samservicen.

Enligt den nya lagen om samservice omfattar samservicen inte uppgifter som innebär utövande av beslutanderätt eller som förutsätter att klienten personligen besöker myndigheten i fråga. Också myndigheters personal kan vid ett samservicekontor dock tillhandahålla även tjänster som inte omfattas av samservice antingen kontinuerligt eller så att myndigheten i fråga till exempel vid på förhand avtalade jourtider eller vid reserverad tid kommer till samservicekontoret om det anses nödvändigt.

Eftersom samservicen inte omfattar utövande av offentlig makt kan den personal som sköter samservicen ha ett arbetsavtalsförhållande till arbetsgivaren. Ett tjänsteförhållande behövs alltså inte. I speciallagstiftningen kan emellertid föreskrivas att en viss uppgift eller funktion sköts av samservicekontoret. Då avgör man separat om personen ska ha ett tjänsteförhållande eller arbetsavtalsförhållande.

Ärenden som ska ingå i uppdragsavtalet

Ett skriftligt uppdragsavtal om samservice ska alltid ingås. I 8 § i lagen om samservice anges de ärenden som ska ingå i avtalet. I uppdragsavtalet ska bland annat bestämmas vilka biträdande kundservicefunktioner avtalet gäller och i vilken omfattning de sköts inom ramen för samservice, de praktiska arrangemangen kring styrningen och övervakningen, samservicekontorets lokaler, öppettider samt var kontoret är beläget, kostnadsfördelningen och fördelningsgrunderna, personalens kompetenskrav och utbildning. Dessutom ska man avtala om de praktiska arrangemangen i fråga om skyldigheter i samband med behandlingen av personuppgifter samt uppdragsavtalets giltighet och uppsägning av avtalet.

Grunderna för kostnadsfördelningen ska avtalas noga så att uppdragsgivaren ansvarar för kostnader som föranleds av de uppgifter som uppdragsgivaren överlåtit till en annan myndighet. I fråga om verksamhetslokalerna ska parterna åtminstone avtala om vilka delar av uppdragstagarens lokaler som används till anordnandet av samservicen så att kostnadsbildningen till denna del är klar. Det finns skäl att beakta att man inte med stöd av den nya lagen om samservice kan avtala om anskaffning av nya verksamhetslokaler, utan utgångspunkten är att uppdragstagaren använder sina egna lokaler eller lokaler i sin besittning till anordnandet av samservicen.

I lagen om samservice finns en särskild bestämmelse enligt vilken den myndighet som överrlåtit biträdande kundservicefunktioner (uppdragsgivaren) till någon annan myndighet (uppdragstagaren) är skyldig att så som föreskrivs i 3 kap. i skadeståndslagen ersätta skada som tillfogats den som använder servicen. Bestämmelsen har tagits in i lagen för att ansvarsfrågan för serviceanvändarens del ska vara så tydlig som möjligt. Serviceanvändaren kan alltså söka skadestånd direkt av uppdragsgivaren. Därför finns det skäl att i ett uppdragsavtal alltid separat avtala om uppdragsgivarens och uppdragstagarens inbördes ansvarsfördelning i fråga om skadestånd. 

Gällande samserviceavtal ska göras förenliga med den nya lagen före utgången av år 2007.

Ministeriet kan i vissa situationer ålägga en myndighet som hör till dess förvaltningsområde att ingå ett samserviceavtal. En kommun kan emellertid inte åläggas att ingå ett uppdragsavtal.

Det lokala behovet avgör om ett samservicekontor upprättas

Vid upprättandet av samservice bör man alltid utgå från situationen och behoven lokalt och regionalt sett. Inrikesministeriets projekt för effektivisering av samservicen utarbetar för närvarande bland annat en avtalsmall och i samarbete med ett flertal aktörer en lista över standardtjänster inom samservice. Närmare upplysningar om projektet finns på webb-adressen www.yhteispalvelu.fi

Allmänheten ska informeras om anordnandet av samservice och om samservicekontorets öppettider så att så många som möjligt blir medvetna om detta alternativ för att sköta sina ärenden.

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

 

Timo Kietäväinen
vice verkställande direktör

Kari Prättälä
direktör, juridiska ärenden

tags