Främjande av e-fakturering i kommunerna
Kommunikationsminister Suvi Lindén tillsatte i april 2008 som en del av handlingsprogrammet för vardagens informationssamhälle en arbetsgrupp för att bereda främjandet och införandet av e-fakturering. Arbetsgruppens mandattid var 1.5–31.12.2008. Målet för arbetsgruppen var att göra e-fakturering betydligt vanligare före utgången av år 2010.
Arbetsgruppen konstaterar att e-faktureringen framskrider bra inom statsförvaltningen och i stora företag, men åtgärder behövs för att påskynda införandet av e-fakturering hos konsumenterna, SME-företagen och kommunerna.
Enligt Statskontorets uppskattning kostar behandlingen av en inkommande pappers- eller pdf-faktura cirka 30 euro, behandlingen av en e-faktura omkring 10 euro och en helt automatiserad behandling cirka 1 euro per faktura. Enligt europeiska uppskattningar är sparpotentialen för utgående fakturor 2–8 euro per faktura. Näringslivets centralförbund uppskattar att företagen kan spara 2,8 miljarder euro per år genom att övergå till e-fakturering. Kommunförbundet bedömer att kommunernas gemensamma sparpotential är 150 miljoner euro per år när det gäller leverantörsfakturor.
En e-faktura lämnar ett betydligt mindre kolspår än en pappersfaktura. Kolspåret per faktura kan för en e-faktura vara så litet som ca 150 gram, medan det för en pappersfaktura är ca 450 gram. Den största skillnaden uppkommer kanske något överraskande inte av pappersbesparingen och övergången till elektroniska distributionsprocesser, utan mest minskar utsläppsmängden tack vare ökad arbetseffektivitet genom tidsbesparing. En e-faktura är ett i genomsnitt fyra gånger miljövänligare alternativ än en pappersfaktura.
Till följd av införandet av det gemensamma eurobetalningsområdet (SEPA) kommer bankernas betalningstjänster i huvudsak att bygga på e-fakturering. Den finländska direktdebiteringen kommer enligt planerna att slopas år 2013 och det nya systemet kommer att bygga på e-fakturering.
Utgående från Finlands Kommunförbunds kartläggning har största delen av kommunerna med över 10 000 invånare beredskap att ta emot e-fakturor. E-fakturornas andel av inkommande fakturor är ändå under hälften i så gott som alla kommuner.
Genom en tydlig tidsgräns för mottagning av pappersfakturor kan kommunen snabbt öka e-fakturornas andel med 30–40 procent, enbart rekommendationer räcker inte.
Finlands Kommunförbund föreslår att alla de kommuner och samkommuner som redan har beredskap för att ta emot e-fakturor sätter en tidsgräns för mottagning av pappersfakturor högst till utgången av år 2011. De kommuner som använder e-fakturor bör koppla e-faktureringen till upphandlingen genom att kräva e-fakturering i sina upphandlingsannonser och ange e-fakturering som ett avtalsvillkor i sina anbudsförfrågningar.
Tidsbestämda undantag kan beviljas fakturerare som ännu inte fullt övergått till ett nytt faktureringssystem. Omkring 175 000 företag har redan ingått ett avtal om e-fakturering med en serviceleverantör. I praktiken har alltså alla aktiva företag beredskap att sända e-fakturor.
Närmare upplysningar:
Annika Suorto, tfn (09) 771 2079
FINLANDS KOMMUNFÖRBUND
Kari Nenonen
vice verkställande direktör
Annika Suorto
utvecklingschef