Beredning av bokslutet och utvärderingsberättelsen för fullmäktige

Den nya kommunallagen har inte medfört några förändringar i beredningen av bokslutet för fullmäktige. Beredningen av bokslutet och revisionsberättelsen regleras i 113, 121 och 125 § i kommunallagen (410/2015). I kommunallagen finns också bestämmelser om behandlingen av utvärderingsberättelsen. Beredningen av revisionsberättelsen och utvärderingsberättelsen utgör en del av revisionsnämndens beredning av granskningen av förvaltningen och ekonomin för fullmäktige.  

​Utgångspunkterna för bokslutsberedningen

1. Kommunstyrelsen bereder bokslutet med tillhörande handlingar, undertecknar bokslutet och överlämnar det till revisorn för granskning, varefter det senare överlämnas till fullmäktige för behandling.
2. Revisorn ger revisionsnämnden en revisionsberättelse som riktas till fullmäktige. Revisionsberättelsen ska innehålla ett uttalande om huruvida bokslutet kan godkännas och de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet.
3. Om revisionsberättelsen innehåller en anmärkning, ska revisionsnämnden inhämta en förklaring av den som saken gäller och ett utlåtande av kommunstyrelsen.
4. Revisionsnämnden överlämnar bokslutet med revisionsberättelse till
   kommunfullmäktige för behandling och ger ett uttalande om anmärkningarna, om de förklaringar som getts med anledning av anmärkningarna och om kommunstyrelsens utlåtande, och presenterar ett förslag om huruvida bokslutet kan godkännas och de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet.
5. Fullmäktige fattar beslut om de åtgärder som revisionsnämndens beredning, revisionsberättelsen och anmärkningarna i den föranleder.

Också i HFD:s beslut (HFD 26.8.1999/2129 Årsboken) behandlas arbetsfördelningen mellan kommunstyrelsen och revisionsnämnden när ärenden som gäller bokslutet, revisionsberättelsen och beviljande av ansvarsfrihet bereds för fullmäktige.

Protokollstexten om behandlingen av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet kan till exempel se ut på följande sätt:

§ XX BOKSLUTET 2015

Kommunstyrelsen XX.3.2016

Redogörelsedel och motiveringar...

Förslag: Kommunstyrelsen

• föreslår fullmäktige att av resultatet för räkenskapsåret 2015, x €, bildas en investeringsreserv på y € och resten av resultatet, z €, lämnas på kontot räkenskapsperiodens överskott
• undertecknar bokslutet 2015 och överlämnar det till revisorerna för granskning och överlämnar efter revisionsnämndens beredning bokslutet till fullmäktige för behandling.

Beslut: Kommunstyrelsen godkände beslutsförslaget.

Revisionsnämnden xx.x.2016

Revisorn har i sin revisionsberättelse xx.x.xxxx föreslagit att bokslutet godkänns och att de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för den granskade räkenskapsperioden. Revisionsberättelsen har överlämnats till revisionsnämnden xx.x.xxxx.

Förslag: Revisionsnämnden

• antecknar revisionsberättelsen 2015
• tillkännager revisionsberättelsen för fullmäktige
• (föreslår fullmäktige följande såsom eget utlåtande angående revisionsberättelsen:)
• föreslår fullmäktige att bokslutet 2015 godkänns och att ledamöterna i de organ som skött kommunens förvaltning och ekonomi samt de ledande tjänsteinnehavarna inom uppgiftsområdena beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1–31.12.2015.

Beslut: Revisionsnämnden godkände beslutsförslaget.

Fullmäktige xx.x.2016

Förslag: kommunstyrelsens och revisionsnämndens förslag (eller separat)

• av resultatet för räkenskapsåret 2015, x €, bildas en investeringsreserv på y € och resten av resultatet, z €, lämnas på kontot räkenskapsperiodens överskott
• revisionsberättelsen antecknas
• bokslutet 2015 godkänns och ledamöterna i de organ som skött kommunens förvaltning och ekonomi samt de ledande tjänsteinnehavarna inom uppgiftsområdena beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1–31.12.2015.

Beslut: Kommunfullmäktige

• av resultatet för räkenskapsåret 2015, x €, bildades en investeringsreserv på y € och resten av resultatet, z €, lämnades på kontot räkenskapsperiodens överskott
• antecknade revisionsberättelsen
• godkände bokslutet 2015 och beviljade ledamöterna i de organ som skött kommunens förvaltning och ekonomi samt de ledande tjänsteinnehavarna inom uppgiftsområdena ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1–31.12.2015.

Om revisionsnämnden kommer fram till att bokslutet inte kan godkännas, måste nämnden motivera sin ståndpunkt. Revisionsnämndens utlåtande kan då se ut till exempel på följande sätt: "Revisionsnämnden tillkännager revisionsberättelsen för fullmäktige och framför som eget utlåtande med anledning av revisionsberättelsen att (motiveringar...) samt föreslår fullmäktige att bokslutet 2015 inte kan godkännas på grund av....., utan återförvisas till kommunstyrelsen för ny beredning." I praktiken informerar revisorerna kontinuerligt revisionsnämnden och dem som upprättar bokslutet om uppdagade brister under räkenskapsperioden och i det skede då bokslutet bereds, så bristerna har i allmänhet rättats till i bokslutet.

Om revisionsberättelsen innehåller anmärkningar kan nämndens förslag se ut till exempel på följande sätt: "I enlighet med 125 § 3 mom. i kommunallagen ber revisionsnämnden kommunstyrelsen och den som saken gäller ge ett utlåtande angående revisionsberättelsen 2015.  Utlåtandena ska vara revisonsnämnden tillhanda senast xx.xx.2016. Fullmäktige är inte bundet till revisorns framställning när fullmäktige fattar beslut om godkännande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet.

Beredning av utvärderingsberättelsen

Enligt 121 § i kommunallagen ska revisionsnämnden bland annat bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen. Iakttagelserna rapporteras i den utvärderingsberättelse som överlämnas till fullmäktige (121 § 4 mom.) Utvärderingsberättelsen behandlas i fullmäktige i samband med bokslutet, men enligt kommunallagen fattar fullmäktige inget separat beslut om godkännande. Utvärderingsberättelsens innehåll kan därmed inte anses ha någon inverkan på om bokslutet kan godkännas och ansvarsfrihet beviljas.  Fullmäktige antecknar sålunda fortsättningsvis utvärderingsberättelsen.

För att utvärderingsberättelsen ska få större betydelse har en bestämmelse införts i 121 § 5 mom. i kommunallagen om att kommunstyrelsen ska ge fullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som den vidtagit eller tänker vidta till följd av iakttagelser i utvärderingsberättelsen. I praktiken kan det vara nödvändigt att kommunstyrelsen begär utredningar om utvärderingsberättelsen av underlydande organ och sammanställer ett utlåtande som gäller hela kommunen.

Exemplen utgår ifrån att bokslutet och utvärderingsberättelsen behandlas vid samma fullmäktigesammanträde, men i olika paragrafer. Protokollstexterna är bara exempel på formuleringar.

§ XX UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR 2015

redogörelsedel

Förslag: Revisionsnämnden 

• godkänner utvärderingsberättelsen för 2015
• tillkännager utvärderingsberättelsen för fullmäktige
   

Beslut: Revisionsnämnden godkände beslutsförslaget.

Fullmäktige xx.x.2016

Förslag: Fullmäktige

• antecknar utvärderingsberättelsen
• ber styrelsen senast x.x.xxxx ge ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder.
   

Beslut: Fullmäktige godkände beslutsförslaget.

Kommunstyrelsen xx.x.2016
 
Förslag: Kommunstyrelsen  

• antecknar utvärderingsberättelsen
• ber nämnderna ge en utredning om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder

Beslut: Styrelsen godkände beslutsförslaget.

X-nämnden xx.x.2016

Förslag: Nämnden

• antecknar utvärderingsberättelsen
• godkänner nämndens utredning om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder och tillkännager det för styrelsen.
   

Beslut: Nämnden godkände beslutsförslaget. 

Kommunstyrelsen xx.x.2016

Förslag: Kommunstyrelsen

• antecknar nämndernas utredningar
• godkänner styrelsens utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder och tillkännager den för fullmäktige

Beslut: Styrelsen godkände beslutsförslaget. 
 
Fullmäktige xx.x.2016

Förslag: Fullmäktige

• antecknar styrelsens utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder

Beslut: Fullmäktige godkände beslutsförslaget.  

Mer information på webben:

• Kommunallag 410/2015
  Utfärdad i Helsingfors den 10 april 2015
• KHO 26.8.1999/2129 (på finska)