Informationshantering

Tiedonhallinta

Informationshantering (Information Management) innebär att informationsprocesserna ordnas så att tillgången, tillgängligheten och användbarheten för olika ändamål kan säkerställas under informationens hela livscykel. (Finto: Tietotermit 2016).

God informationshantering förutsätter att offentlighetsprincipen iakttas, att dokumentförvaltning, datasäkerhet, dataskydd, e-tjänster och information organiseras och tillhandahålls och att det finns anvisningar om dessa. Arkivlagen, offentlighetslagen och lagstiftningen och anvisningarna om behandling av personuppgifter har en central roll när det gäller att utveckla informationshanteringen.

God informationshantering

Enligt offentlighetslagen (621/1999) ska en myndighet för att införa och genomföra en god informationshantering se till att dess handlingar och datasystem samt uppgifterna i dem är behörigen tillgängliga, användbara, skyddade och integrerade samt även sörja för andra omständigheter som påverkar kvaliteten på uppgifterna. Kraven på god informationshantering omfattar också utveckling av e-tjänster samt planering, införande och användning av informationssystem samt deras kompatibilitet.

Arkivlagen, kommunallagen och mallen för förvaltningsstadga

Enligt arkivlagen (831/1994, 9 §) ska arkivfunktionen i en kommun organiseras av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska utse den tjänsteinnehavare eller arbetstagare som leder kommunens arkivfunktion och arkivbildning och svarar för de handlingar som ska förvaras varaktigt. Enligt kommunallagen (410/2015, 90 §) ska förvaltningsstadgan innehålla bestämmelser bland annat om ordnandet av dokumentförvaltningen. Kommunförbundet har i sin nätbokhandel publicerat en mall för kommunens förvaltningsstadga. I kapitel 7 behandlas ordnandet av dokumentförvaltningen.  Kommunstyrelsen svarar bland annat för att anvisningar, praxis, ansvarsfördelningen och övervakningen har fastställts för dokumentförvaltningen i kommunens olika verksamheter.

Utveckling av ärendehanteringen

Referensarkitekturen för ärendehantering inom kommunsektorn (på finska) är avsedd att användas som anvisning vid utveckling av kommunens ärendehantering och informationssystem som stöder ärendehanteringen, i synnerhet digitaliseringen av förfarandena inom förvaltningen. Målet är att förenhetliga ärendehanteringens processer och begrepp och på så sätt främja konceptens kompatibilitet. Referensarkitekturen beskriver hur processerna, intressentgrupperna, rollerna, uppgifterna och systemtjänsterna fungerar som helhet inom ärendehanteringen.

Behandling av personuppgifter

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) tillämpas från 25.5.2018 och den kommer att ersätta 1999 års personuppgiftslag. Förordningen är direkt tillämplig inom EU:s territorium. Principerna för behandling av personuppgifter enligt förordningen är laglighet, korrekthet och öppenhet, ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, korrekthet, lagringsminimering, integritet och konfidentialitet. Den personuppgiftsansvarige ska kunna visa att dataskyddsprinciperna har följts, man talar om s.k. ansvarsskyldighet.

Till den personuppgiftsansvariges skyldigheter hör att sörja för den registrerades skyldigheter, bland annat att informera den registrerade om behandlingen av personuppgifter, att se till att de registrerades rätt till insyn tillgodoses och att oriktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter rättas. Förordningen kräver också noggrannare planering av behandlingen av personuppgifter och bland annat beaktande av risker. 

Dataombudsmannen ger anvisningar och råd om behandlingen av personuppgifter samt övervakar behandlingen av personuppgifter. På dataombudsmannens webbplats tietosuoja.fi/sv/ finns mycket information om förordningen och om tillämpningen av den. Också på Kommunförbundets webbsida Offentlighet och dataskydd finns information om dataskyddet.

Förändringshantering

Organisationsförändringar och olika samarbetsformer ställer krav på behandlingen av dokumentuppgifter. Vid förändringar bör man se till att tillgängligheten, datasäkerheten och rättsskyddet beaktas och att dokumentuppgifterna behandlas på behörigt sätt. Oberoende av eventuella organisationsförändringar måste verksamheten kunna fortsätta med iakttagande av en god informationshantering och en god behandling av personuppgifter. Mer information finns på finska i Kommunförbundets handbok Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa

 

 

 

tags
Arkivering

Dokumenthantering och arkivfunktion

lateral-image-left
Tuula Seppo

Förnamn
Tuula
Efternamn
Seppo
Sakkunnig

Kontaktinformation
Telefonnummer
+358 9 771 2664
Ansvarsområden
  • Informationshantering
  • Dokumentförvaltning, arkivering
  • Datasekretess och dataskydd
Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Informationssamhället