Informationshantering

Tiedonhallinta

God informationshantering förutsätter att offentligheten, dokumentförvaltningen, datasäkerheten, dataskyddet, e-tjänsterna och informationen är organiserade och ordnade och att det finns anvisningar om dem. God informationshantering förutsätter också informationsledning och personalledning, kunskap om dokumentförvaltningen samt att alla anställda visar ett engagemang och bär sitt ansvar. En välskött dokumentförvaltning är utgångspunkten för en god informationshantering och e-tjänsterna.

Informationshantering (Information Management) betyder hantering av information som en organisation skaffar, producerar, använder och lagrar. Informationen ska förvaltas och behandlas så att den är tillförlitlig, främjar produktiviteten och går att använda effektivt för alla behov i verksamheten och för olika ändamål.

God informationshantering förutsätter att offentligheten, dokumentförvaltningen, datasäkerheten, dataskyddet, e-tjänsterna och informationen är organiserade och ordnade och att det finns anvisningar om dem. Arkivlagen, offentlighetslagen och personuppgiftslagen har en central roll när det gäller att utveckla informationshanteringen.

Informationshanteringen kan beskrivas enligt mognadsmodellen, där informationshantering på nivå fem är strategisk och stöder organisationens verksamhet. Till nivå 5 hör att behärska dokumentens beståndsdelar och publikationsprocessen under hela informationens livscykel. Detta gör det dessutom möjligt att publicera offentlig information som öppen data.

God informationshantering

Enligt offentlighetslagen (621/1999) ska en myndighet för att införa och genomföra en god informationshantering se till att dess handlingar och datasystem samt uppgifterna i dem är behörigen tillgängliga, användbara, skyddade och integrerade samt sörja även för andra omständigheter som påverkar kvaliteten på uppgifterna. Kraven på god informationshantering omfattar också utveckling av e-tjänster samt planering, införande och användning av kompatibla datasystem.

Informationshanteringens 5 mognadsnivåer

Beredskapsnivåerna inom informationshanteringen kan delas in i 5 klasser enligt modellen med mognadsnivåer. Organisationen kan vara på olika nivåer beroende på informationsinnehållen. I organisationer på nivå 5 har informationshanteringen och dess betydelse för strategin fåtts att stödja verksamheten. NIVÅ 0: Personlig filhantering, NIVÅ 1: Gemensam filhantering, NIVÅ 2: Dokumenthantering, NIVÅ 3: Hantering av handlingar, NIVÅ 4: Informationshantering inom sociala nätverk och NIVÅ 5: Strukturell dokumenthantering (Kaario och Peltola 2008: Tiedonhallinta)​

Arkivlagen

Enligt arkivlagen (831/1993, 9 §) ansvarar kommunstyrelsen för fastställandet av det praktiska ansvaret för dokumentförvaltningen samt för tillhörande anvisningar och övervakning. Syftet med dokumentförvaltningen är att styra och övervaka produktionen, behandlingen, behandlingsordningen, förvaringstiden och arkiveringen av dokument och att se till att dokumenten är lätt tillgängliga med manuella och automatiska sökmetoder (hantering av dokumentets livscykel). ​

Ärendehantering

Ärendehantering innebär styrning av behandlingen av ärenden och tillhörande handlingar under deras hela livscykel. Här ingår behandling av ärenden, dokumenthantering och arkivering. Syftet med ärendehanteringen är att effektivisera beredningen och handläggningen av ärenden, beslutsfattandet, publiceringen, arkiveringen, förstöringen och hanteringen av uppgifter i dokument. Med behandling av ärenden avses den myndighetsprocess där ett ärende behandlas enligt ett lagstadgat förvaltningsförfarande. Huvudskedena är inledning, beredning, beslutsfattande, delgivning, verkställighet och uppföljning. Dokumenthantering innebär hantering av uppgifterna i en handling under hela dess livscykel, från det att handlingen skapas till det att den förstörs. Med arkivering avses varaktig eller långvarig förvaring av handlingar enligt en på förhand uppgjord plan.

Kommunförbundets publikation Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri (referensarkitektur för ärendehanteringen inom kommunsektorn) innehåller allmänna och enhetliga beskrivningar av de viktigaste faserna, processerna och begreppen inom ärendehantering samt av metadata. Fokus i beskrivningarna är på automatiseringen och digitaliseringen av den elektroniska ärendehanteringen. Också de lagstadgade skyldigheterna har beaktats och ärendena har åskådliggjorts med hjälp av processbeskrivningar och fallstudier. Arkitekturen med bilagor finns i e-bokhandeln.

Behandling av personuppgifter

Enligt personuppgiftslagen (523/1999) ska behandlingen av personuppgifter vara lagenlig, och den systemansvarige ska iaktta aktsamhet och god informationshantering. Behandlingen av personuppgifter ska dessutom vara systematisk och ändamålsbunden. I lagen ingår bestämmelser bl.a. om personregister, registeransvarig, registrerade och känsliga uppgifter. EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) tillämpas från 25.5.2018.

Till den registeransvariges skyldigheter hör bland annat att informera den registrerade om behandlingen av personuppgifter, att se till att de registrerades rätt till insyn tillgodoses och att oriktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter rättas. Den registeransvarige ska över varje personregister utarbeta en registerbeskrivning/dataskyddsbeskrivning som ska hållas allmänt tillgängligt exempelvis på den registeransvariges verksamhetsställe eller webbtjänst. Till samma personregister hör separat hållna adb-register och manuella förteckningar och kartotek om de används för att sköta samma uppgift.​

Dataombudsmannen ger anvisningar och råd om behandlingen av personuppgifter samt övervakar behandlingen av personuppgifter. På dataombudsmannens webbplats finns mycket information om bestämmelserna i personuppgiftslagen och om tillämpningen av den.

Förändringshantering

Organisationsförändringar och olika samarbetsformer ställer krav på behandlingen av dokumentuppgifter. Vid förändringar bör man se till tillgängligheten, informationssäkerheten, att rättsskyddet iakttas och att dokumentuppgifterna behandlas på behörigt sätt. Verksamheten måste kunna fortsätta trots organisationsförändringarna med iakttagande av en god informationshantering och en god behandling av personuppgifter. Arkivlagens krav på organisering av dokumentförvaltningen gäller också förändringssituationer i organisationen samt olika tjänster som tillhandahålls genom samarbetsavtal och köpta tjänster. Kommunförbundet har publicerat en handbok, Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa. Handboken kan laddas ner i e-bokhandeln.

 

 

tags