Informationshantering

Dokumenthantering och arkivfunktion

Tietokone

Dokumenthanteringens och arkivfunktionens primära uppgift är att sörja för materialens förvaring, användbarhet och bevisvärde. Informationshantering i en elektronisk miljö styrs genom en informationsstyrningsplan (TOS). En informationsstyrningsplan utarbetas när man övergår till elektroniska behandlingsprocesser, när man vill införa en automatisk styrning av dokumenterade uppgifter eller när organisationen vill att dokumenterade uppgifter i informationssystemen uppfyller vissa kvalitetskrav. Planens struktur fastställs av standarden JHS 191.

Arkivbildningsplan (ABP) och anvisningar för dokumenthanteringen

Arkivbildningsplanen ska i huvudsak styra behandlingen, förvaringen och arkiveringen av dokumentuppgifter i pappersform. Enligt 8 § i arkivlagen (831/1994) ska arkivbildaren bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. När förvaringstiderna bestäms ska det beaktas vad som särskilt stadgas och bestäms om dem. Riksarkivet bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt. Anvisningar för utarbetandet av en arkivbildningsplan ges i Riksarkivets handledning för upprättande och upprätthållande av en arkivbildningsplan. ​

Därutöver behöver organisationen anvisningar för dokumenthanteringen som beaktar lagar, förordningar och bestämmelser samt förvaltningsstadgan.

Dokumenthantering

Dokumenthantering är hantering av uppgifterna i ett dokument under hela dess livscykel. Viktiga planeringsverktyg för dokumenthanteringen är organisering och ordnande av dokumenthanteringen samt lagstiftningen och de anvisningar och bestämmelser som utfärdats med stöd av den. Exempel på lagar och förordningar är centrala författningar såsom kommunallagen, arkivlagen, offentlighetslagen, personuppgiftslagen, förvaltningslagen, lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet och ett flertal sektor- och uppgiftsspecifika författningar.

Planeringen av elektroniska förfaranden inom dokument- och informationsförvaltningen påverkas förutom av kraven på en god informationshantering också av SÄHKE-bestämmelserna för behandling, hantering och förvaring av elektroniska dokumentuppgifter, som förpliktar arkivverkets offentliga förvaltning. SÄHKE2 förutsätter hantering av dokumentuppgifternas livscykel i datasystemen och en tillförlitlig elektronisk förvaring av dokumentuppgifterna.

Arkivfunktion

Enligt arkivlagen 7 § arkivfunktionen har till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material. Arkivfunktionen skall skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörig sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor. Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.

Gallring och förstöring

Med gallring avses åtgärder som syftar till att minska antalet dokumenterade uppgifter. Med förstöring avses radering av dokumenterade uppgifter som ska förvaras i viss tid ur arkiv och informationssystem samt förstöring av uppgifterna efter att den fastslagna förvaringstiden gått ut. Enligt 13 § i arkivlagen ska onödigt material gallras ut efter den förvaringstid som fastställts för det så att dataskyddet säkerställs.

När förvaringstiderna fastställs bör man beakta den allmänna lagstiftningen, den särskilda lagstiftning som gäller för organisationen, kommuninvånarens, organisationens och de anställdas rättssäkerhet, kommunens verksamhet och kommunens förvaltningspraxis.  Riksarkivet bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt. Finlands Kommunförbund ger ut rekommendationer om förvaringstiderna för kommunala handlingar. Rekommendationerna om förvaringstider innehåller också arkivverkets föreskrifter om kommunala handlingar som ska förvaras varaktigt. Publikationerna kan skrivas ut via Finlands Kommunförbunds webbplats på http://shop.kommunforbundet.fi. (Sök på Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat).

En god informationshantering förutsätter att organisationen utifrån lagstiftningen, sin egen verksamhet och informationsbehov för framtida forskning bedömer vikten av de dokument och uppgifter som lagrats i datasystemen. Gallring och förstörning av dokumenten styrs av förvaringstiderna i arkivbildningsplanen (ABP) eller informationsstyrningsplanen som fastställts officiellt i kommunen. Förvaringstiderna är alltid minimiförvaringstider som inte får underskridas. Dokumenten får inte heller förstöras innan det ärende som dokumenten anknyter till har slutbehandlats. När dokument utgallras bör det alltid kunna motiveras.

Social- och hälsovårdsministeriet (SHM) ansvarar enligt lag för fastställandet av förvaringstiderna för klient- och journalhandlingar inom social- och hälsovården. Journalhandlingarnas förvaringstider: Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar 298/2009 och Lag om klienthandlingar inom socialvården 254/2015.

tags
Tuula Seppo

Förnamn
Tuula
Efternamn
Seppo
sakkunnig

Kontaktinformation
Telefonnummer
+358 9 771 2664
Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Informationssamhället