Informationshantering

Organisering av handlingar

Enligt 7 § i arkivlagen (831/1994) har arkivfunktionen till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material.

Till de traditionella arkiveringsuppgifterna hör organisering av material och förteckningar.

God informationshantering och god förvaltningssed förutsätter att myndigheterna ser till att deras handlingar och informationssystem samt uppgifterna i dem är tillgängliga, användbara, skyddade och integrerade samt att de också sörjer för andra omständigheter som påverkar uppgifternas kvalitet. (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999)

I fråga om pappershandlingar förutsätter kraven på god informationshantering bland annat att handlingarna organiseras enligt en arkivbildningsplan eller ett vedertaget arkivschema. En smidig användning av material och informationstjänsten förutsätter uppdaterade arkivförteckningar, register och beskrivningsuppgifter.

Arkivförteckningar upprättas med användning av gällande arkivschema. Ett arkivschema är ett klassificeringssystem för permanent bevarade analoga handlingar, pappershandlingar och andra fysiska handlingar som fastställer den inbördes ordningen bland de handlingsserier som blir kvar av arkivbildarens verksamhet och som ger en struktur åt det arkiv de bildar.

Arkivschemat, det s.k. ABC-schemat, är ett organiseringsschema som baserar sig på handlingarnas format. Material som organiserats enligt ett schema som baserar sig på handlingarnas format ändras inte retroaktivt enligt en uppgiftsbaserad arkivbildning. Vid uppgiftsbaserad arkivbildning följer arkivschemat en uppgiftsklassificering enligt arkivbildningsplanen.

I situationer där kommunala arkivbildare upplöses eller slås samman på grund av betydande ändringar i arkivbildningen avslutas arkivet. Om arkivbildningen inte har skett systematiskt från början av handlingarnas livscykel, måste den samlade arkivhelheten organiseras i efterhand, då man talar om iståndsättande av gamla arkiv.

Kommunförbundet har publicerat en handbok, Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa. Handboken finns i e-bokhandeln.

För överföring till en elektronisk förvaringstjänst finns normen SÄHKE2 och en kompletterande överföringsanvisning. Vid bildandet av en överföringsfil ska överföringsfunktionerna och förfarandet enligt SÄHKE2-kraven följas.

Diaserien "Utbildningsmaterial om organisering av dokument (på finska), PDF" innehåller de viktigaste principerna för organisering av handlingar och arkiv samt för iståndsättande av gamla arkiv. Denna diaserie ger dig en inblick i funktioner och anvisningar som anknyter till organisering av material. Som bilaga finns också arkivscheman upprättade av arkiveringssakkunniga vid tidigare Finlands Kommunalförbund (Kunnallisliitto). De är upprättade enligt situationen 1982 och bildar således en samling modeller för arkivscheman.

tags
Tuula Seppo

Förnamn
Tuula
Efternamn
Seppo
sakkunnig

Kontaktinformation
Telefonnummer
+358 9 771 2664
Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Informationssamhället