Avtal

Avtalsstyrning och riskhantering

En allt större del av kommunernas verksamhet baserar sig på avtal. Avtalsstyrning förutsätter förtrogenhet med avtalsvärldens spelregler. I stället för förvaltningsregler tillämpas avtalsrättsliga principer på avtal.

I kommunallagen är avtalsbaserad ledning ett delområde i ledningen av kommunen. Det förutsätter en stark ägarstyrning. Utöver ägarstyrningen bör man i avtalsstyrningen beakta kommunallagens bestämmelser om riskhantering och intern kontroll.

I praktiken förutsätter avtalsstyrning en kartläggning av avtalsriskerna, tydliga avtalsprocesser, avtalskompetens hos personalen och utnämnande av avtalsansvariga. Enligt kommunallagen ska avtalsvillkoren beredas omsorgsfullt och övervakas. Ett avtal är en handling som avgör avtalsparternas ansvar och skyldigheter. Det som inte har skrivits in i avtalet finns i praktiken inte. Genom en uppföljning av att avtalsvillkoren följs kan man försäkra sig om att man får exakt det man avtalat om och det man betalar för. En eventuell reklamation ska alltid göras skriftligt och bevisligt.

Av Kommunförbundet kan man  beställa skräddarsydda kurser om avtalsstyrning, hantering av avtalsrisker och om avtalsrätt.

Kommunförbundets avtalsrekommendation

Kommunförbundet har utarbetat en avtalsrekommendation (maj 2017) till stöd för sina medlemmar för att underlätta avtalsstyrningen och hanteringen av avtalsrisker. Där förklaras vad kommunallagens bestämmelser om avtalsstyrning innebär i praktiken och vilka åtgärder de förutsätter. Rekommendationen finns längst ner på sidan.

Syftet med kommunallagens bestämmelser om avtal och avtalshantering är att säkerställa att målen för kommunens verksamhet och ekonomi uppfylls i de avtal som kommunen ingår. Kommunens ledning och beslutsfattare bör vara bättre informerade än hittills om hur avtalen fungerar och vilka risker som är förknippade med dem. Organiseringsansvaret förutsätter att avtalen övervakas aktivt och att man reagerar på eventuella brister.

Kommunerna bör utarbeta en avtalsanvisning som bland annat anger hur avtalsprocessen går till och hur avtal skrivs och övervakas. För avtalen ska det utses ansvariga personer som rapporterar till ledningen om hur avtalen fungerar när det gäller avtal som har betydelse med tanke på riskhanteringen. Kommunstyrelsen och kommundirektören (borgmästaren) har ansvaret för den operativa delen av avtalshanteringen.

En grundläggande förutsättning för avtalshantering är att personalen har tillräcklig avtalskompetens. De personer som bereder och övervakar avtalen ska kunna utarbeta avtalsvillkor och förstå principerna för avtalsrätt. Vid behov bör personalen få utbildning i avtalshantering.

Modell för avtalsprocesser

Utöver avtalsrekommendationen har Kommunförbundet år 2013 till stöd för sina medlemmar utarbetat en elektronisk modell för avtalsprocesser (Aalto-universitetets projekt PRO2ACT). Modellen är ett verktyg för att gestalta helheten och utveckla verksamhetsmodeller.

Den elektroniska modellen gör livscykeln för offentlig upphandling och andra avtal tydligare. Med avtalsprocess avses processen från planering till avtalsslut. Modellen fokuserar på proaktiva, dvs. förutseende avtalsförfaranden och övervakning av gällande avtal. Modellen är ett finskspråkigt verktyg som man kan använda som sådant, vidareutveckla för den egna organisationens behov eller skapa från noll (vsd-versionen).

Palvelusähköposti siviililakimiehet

Förnamn
Palvelusähköposti
Efternamn
siviililakimiehet - servicepost civilrättsjuristerna
civilrattsjuristerna[at]kommunforbundet.fi

Kontaktinformation
Ansvarsområden
  • Frågor som gäller bland annat avtal, skadestånd, företagsjuridik, arrende och fastighetsköp

  • Vi betjänar kommunernas personal och förtroendevalda i juridiska frågor som rör deras uppgifter. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.

Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Juridiska ärenden
Team
Palvelusähköpostit

Förnamn
Leena
Efternamn
Hoppu-Mäenpää
ledande jurist

Kontaktinformation
Telefonnummer
+358 9 771 2376
Mobiltelefon
+358 40 5808 777
Ansvarsområden
  • serviceavtal
  • JYSE-villkor
  • avtalsrätt
  • avtalshantering
  • konsumentärenden
  • skadestånds- och försäkringsrätt
Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Juridiska ärenden
Juridiska enhetens civilrättsjurister; Kommunförbundets jurister