Sammanträdesförfarande

Behandling av ett ärende vid sammanträdet

Beslutsordningen vid sammanträdena bestäms i huvudsak i kommunens förvaltningsstadga. Bestämmelser om grunderna för omröstnings- och valförfarandet finns i lagen.

Inledande procedur vid sammanträdet

Sammanträdesordföranden ska utreda om det finns lagliga förutsättningar att hålla sammanträdet. För att ett sammanträde ska vara beslutfört måste ett tillräckligt antal ledamöter vara närvarande. Fullmäktiges sammanträde är beslutfört då minst två tredjedelar av ledamöterna är närvarande. Ett annat organ än fullmäktige är beslutfört då över hälften av ledamöterna är närvarande (KomL 103 §). Om för få ledamöter är närvarande kan sammanträdet inte hållas.

Ordföranden ska också konstatera vilka som är närvarande och om dessa har rätt att närvara. Endast organets ledamöter får delta i beslutsfattandet vid organets sammanträden. I förvaltningsstadgan kan det bestämmas att andra än de som är ledamöter har rätt att närvara och yttra sig på organets sammanträden. Bestämmelserna gäller främst förtroendevalda som inte är ledamöter i organet och kommunanställda. Ett organ kan också särskilt besluta höra en sakkunnig eller part vid ett sammanträde.

Till utredningen av lagliga förutsättningar hör att ta reda på om sammanträdet har sammankallats på det sätt som bestäms i förvaltningsstadgan eller som organet har bestämt.

Efter att dessa frågor har utretts kan ordföranden konstatera att sammanträdet är lagenligt sammankallat och beslutfört.

Det kan noteras att konstaterandet av sammanträdets laglighet och beslutförhet är uttryckligen ordförandens uppgift. Organet kan inte besluta om den saken.

Ordföranden ska vid sammanträdet också se till att jäv utreds. Var och en ska i första hand ändå själv meddela och bedöma om han eller hon är jävig. Ordföranden ska vid behov låta organet avgöra om jäv föreligger i fråga om en ledamot eller någon annan person som har rätt att närvara, om inte personen självmant drar sig ur behandlingen av ärendet. Se Jäv i delen Beslutsfattande i kommunen.

Föredragning

Andra kommunala organ än fullmäktige fattar i allmänhet sina beslut på föredragning av en tjänsteinnehavare. De ärenden som kommer upp i fullmäktige bereds av kommunstyrelsen eller i vissa fall av revisionsnämnden eller ett tillfälligt utskott. I övriga organ svarar föredraganden för beredningen. Vid fullmäktiges sammanträden föredrar ordföranden beredningen av ärendena oftast genom att hänvisa till föredragningslistan.

Det är föredragandens skyldighet att på basis av beredningen komma med ett beslutsförslag till det organ som avgör ärendet. För resultatet av beredningen redogörs i allmänhet i föredragningslistan. I vissa fall kan beslutsförslaget läggas fram först vid sammanträdet. Om beslutsförslaget läggs fram först vid sammanträdet bör det finnas en grundad anledning till det, och detta tillvägagångssätt bör utgöra ett undantag.

I beslutsförslaget ska föredraganden inta en objektiv ställning till ärendet. Förslaget ska vara utformat så att organet kan godkänna det som sitt beslut i ärendet ("förslaget godkändes"). Det är i allmänhet ett formfel om beslutsförslag av föredraganden saknas. Om ett beslutsförslag har lagts fram men förslaget inte är tillräckligt preciserat, måste föredragningens laglighet bedömas från fall till fall.

I vissa situationer kan det vara nödvändigt att avvika från den normala föredragningsordningen. Med tanke på detta kan man i kommunens förvaltningsstadga ge ett organ rätt att behandla ett ärende utgående från ordförandens redogörelse i stället för på föredragning av en tjänsteinnehavare. Se Beredning av ärenden i delen Beslutsfattande i kommunen.

Kommunstyrelsens eller föredragandens beslutsförslag är grundförslag

Föredragandens och i fullmäktige kommunstyrelsens beslutsförslag ligger till grund för behandlingen, det är det s.k. grundförslaget. Även om det vid sammanträdet framställs ett understött motförslag mot grundförslaget, tas grundförslaget upp till omröstning. I fullmäktige kan grundförslaget också vara ett förslag av ett tillfälligt utskott eller av revisionsnämnden.

Om grundförslaget ändras innan organet har avgjort ärendet, blir det ändrade förslaget grundförslag. Om grundförslaget dras tillbaka innan ärendet har avgjorts, ska ärendet enligt mallen för förvaltningsstadga avföras från föredragningslistan, om inte organet bestämmer något annat.

Diskussion

Efter att ärendet har föredragits och beslutsförslaget framställts ska ledamöterna beredas tillfälle att diskutera ärendet. Beslutsförslaget framgår i allmänhet av föredragningslistan och behandlingen inleds med diskussion i ärendet. Ordföranden ska ge ledamöterna ordet i den ordning som de har bett om det.

Den som yttrar sig ska hålla sig till det ärende som behandlas. Om så inte sker ska ordföranden ingripa. Ordföranden ansvarar också för ordningen vid sammanträdet. Om det uppstår okontrollerad oordning ska sammanträdet i sista hand avbrytas.

Under diskussionen kan ledamöterna i organet komma med beslutsförslag. Likaså kan de föreslå bordläggning eller att behandlingen av ärendet annars ska uppskjutas, t.ex. att ärendet ska återremitteras för ny beredning.

När ett bordläggningsförslag eller ett annat förslag om att behandlingen ska uppskjutas har framställts och vunnit understöd, ska ordföranden uppmana talarna att härefter begränsa sina anföranden till detta förslag. Om inte alla ledamöter är ense om att ärendet ska bordläggas ska organet rösta om bordläggningen. Om ledamöterna beslutar bordlägga ärendet, kan behandlingen inte fortsätta. Om ledamöterna beslutar fortsätta behandlingen av ärendet vid samma sammanträde, det vill säga om bordläggningsförslaget förkastas, fortsätter diskussionen i sakfrågan. När alla som bett om ordet har fått det förklarar ordföranden diskussionen avslutad.

Redogörelse av beslutsförslagen

Efter diskussionen sammanfattar ordföranden diskussionen och de förslag som lagts fram och vilket understöd de fått.

Om inget motförslag har framställts eller om motförslaget har förfallit därför att det inte vunnit understöd, ska ordföranden konstatera att beslutet är enhälligt.

I annat fall förelägger ordföranden organet ett förslag till omröstningssätt och omröstningsordning eller sätt att förrätta val för godkännande.

Fatta beslut: omröstning

Om det utöver grundförslaget finns andra förslag som vunnit understöd, ska omröstning förrättas. Ordföranden ska konstatera vilka förslag som inte vunnit understöd och därmed förfaller samt vilka som går till omröstning. Organet ska på föredragning av ordföranden godkänna omröstningssättet och, om flera omröstningar ska förrättas, omröstningsordningen.

Med omröstningssätt avses det sätt på vilket en omröstning förrättas. Om omröstningsapparat inte används, är det säkraste omröstningssättet s.k. namnupprop, där var och en uttrycker sin ståndpunkt när han eller hon hör sitt namn ropas upp. Andra godtagbara omröstningssätt är till exempel att ledamöterna räcker upp handen eller reser sig.

Med omröstningsordning avses den ordning i vilken förslagen ställs mot varandra vid omröstning. Omröstning förrättas med iakttagande av s.k. parlamentariskt omröstningssätt. De två understödda beslutsförslag i samma ärende som mest avviker från grundförslaget ställs först mot varandra. Det vinnande förslaget ställs därefter mot följande understödda beslutsförslag och slutligen mot grundförslaget. Ett förslag som innebär att grundförslaget helt och hållet förkastas ställs sist mot det förslag som vunnit över de andra förslagen.

Vid parlamentariskt omröstningssätt framställs en omröstningsproposition så att ståndpunkten till förslaget uttrycks med "ja" eller "nej".

Omröstningar ska alltid förrättas öppet, vilket innebär att man inte kan hemlighålla hur olika ledamöter har röstat. Som beslut gäller det förslag som har fått flest röster. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst. Ledamöterna i ett organ har i allmänhet också möjlighet att avhålla sig från att rösta, dvs. att rösta "blankt". Blanka röster beaktas inte vid räkningen av vilket förslag som har fått majoritet. Om de avgivna rösterna först har fallit lika, är ordföranden ändå skyldig att ta ställning till ärendet.

Fatta beslut: val

Benämningen val används om personval. Det kan gälla val av en eller flera personer till ett kommunalt förtroendeuppdrag eller till exempel till kommunens representant vid ett aktiebolags bolagsstämma eller val av en kommunal tjänsteinnehavare eller arbetstagare.

Vid val blir den eller de som fått flest röster utsedda (KomL 105 §).

Valet ska förrättas som proportionellt val, om det begärs av minst så många närvarande ledamöter i organet som motsvarar den kvot som fås när antalet närvarande delas med det antal personer som ska väljas, ökat med ett. Om kvoten är ett brutet tal, ska den avrundas till närmaste högre hela tal.

Ersättarna väljs vid samma val som de ordinarie ledamöterna. Om ersättarna är personliga, ska kandidaterna godkännas före valet och uppställas vid sidan av de föreslagna ordinarie ledamöterna. Om ersättarna inte är personliga, blir de kandidater valda som näst efter de till ordinarie ledamöter utsedda personerna fått flest röster eller de största jämförelsetalen.

Vid proportionella val tillämpas vad som föreskrivs om kommunalval i vallagen. Dessutom kan fullmäktige meddela bestämmelser om valförrättningen. Proportionella val och, när så yrkas, också majoritetsval ska förrättas med slutna sedlar. Vid lika röstetal avgör lotten.

Vid ett elektroniskt sammanträde får val förrättas med slutna sedlar endast om valhemligheten är tryggad.

Ett val kan vara enhälligt och då behövs ingen egentlig valförrättning. Valet förrättas antingen som majoritetsval eller, då förtroendevalda utses, också som proportionellt val.

Det är fråga om val först när det gäller att slutligt utse en person. Inom kommunalförvaltningen är detta av betydelse eftersom beslutsprocessen ofta sker i flera steg. Om en person ska utses av till exempel fullmäktige, beslutar kommunstyrelsen genom omröstning, inte genom val, om det förslag som kommunstyrelsen ger till fullmäktige. När kommunstyrelsen beslutar om förslaget kan till exempel ”slutna sedlar” inte användas.

Val förrättas i första hand som majoritetsval. Vid majoritetsval blir den eller de som fått flest röster valda. Om det ska väljas fler än en person, har varje ledamot i organet lika många röster som det antal personer som ska väljas. Den röstande kan ge endast en röst till en och samma kandidat men behöver inte använda alla sina röster. Valda blir, utifrån det antal röster kandidaterna fått, så många som ska väljas.

Kommunala tjänsteinnehavare och arbetstagare utses genom majoritetsval. När en annan person väljs som reserv är det alltid fråga om en separat förrättning och den som är på reservplats utses således alltid genom ett separat val.

När två eller flera förtroendevalda ska utses kan proportionellt val förrättas. Proportionellt val förrättas om tillräckligt många begär det. Proportionellt val ska begäras av så många närvarande ledamöter att de i valet tillsammans kan få minst en kandidat vald. Om förutsättningarna för proportionellt val föreskrivs i kommunallagen genom en formel.

Exempel: De närvarande ledamöterna i organet är 55 och antalet förtroendevalda som ska väljas är 6. Talet 55 (antalet närvarande ledamöter) divideras med 7 (6+1 = antalet personer som ska väljas ökat med ett). Kvoten blir cirka 7,8, dvs. ett brutet tal. Talet avrundas till närmaste högre hela tal, vilket är 8. För att proportionellt val ska kunna förrättas måste alltså åtta begära det.

Det är ordförandens uppgift att fastställa om det finns tillräckligt många som begär proportionella val.

Konstaterande av beslut samt avvikande mening

Ordföranden konstaterar beslutet och avslutar behandlingen av ärendet. Den som har deltagit i beslutsfattandet och lagt fram ett motförslag eller röstat mot beslutet har rätt att anmäla avvikande mening genom att reservera sig mot beslutet. Samma rätt har den som har föredragit ärendet, om beslutet avviker från beslutsförslaget. Reservationen ska göras genast efter att beslutet har fattats (KomL 106 §).

Den som reserverat sig befrias från det juridiska ansvar som beslutet medför. För föredraganden är detta det enda säkra sättet att befrias från ansvar (föredragandens särskilda ansvar). För en ledamot räcker det att det av protokollet framgår hur han eller hon har röstat. Om protokollet visar att ledamoten inte har röstat för det förslag som gäller som beslut i ärendet, är han eller hon inte heller ansvarig för det beslut som majoriteten i organet har fattat.

En avvikande mening som en ledamot i organet har anmält är av betydelse för det juridiska ansvaret vid slutna val och eventuellt också när en ledamot har framställt ett förslag som sedan har förfallit i brist på understöd. I det sistnämnda fallet ska det förfallna förslaget ändå framgå av protokollet. Också annars bör det alltid framgå av protokollet hur ledamöterna i organet har röstat.

När en skriftlig motivering till en avvikande mening framställts innan protokollet justerats ska motiveringen fogas till protokollet.

Bilaga

Motivering till personalval (PM på finska)

tags
Palvelusähköposti hallintolakimiehet

Förnamn
Palvelusähköposti
Efternamn
hallintolakimiehet
forvaltningsjuristerna[at]kommunforbundet.fi

Kontaktinformation
Ansvarsområden
  • Servicepost förvaltningsjuristerna

  • Frågor som gäller bland annat kommunernas förvaltning och ledning, beslutsfattande och förvaltningsförfarande samt dataskyddet

  • Vi betjänar kommunernas personal och förtroendevalda i juridiska frågor som rör deras uppgifter. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.

  • forvaltningsjuristerna@kommunforbundet.fi

Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Juridiska ärenden
Team
Palvelusähköpostit