Avtal

Reklamation

Kommunen måste reagera omedelbart på avtalsbrott eller andra brister. Om det tar alltför lång tid innan reklamationen görs, kan avtalsparten gå miste om sin rätt att åberopa en viss brist.

Reklamationen ska göras genast även om man exempelvis ännu inte känner till hur stor skada avtalsbrottet har orsakat. Då ska man reservera en möjlighet i reklamationen att precisera kraven senare. Genast när det ser ut att finnas ett behov att göra en reklamation bör man också kontrollera om det i avtalet finns villkor som gäller reklamation.

Reklamera alltid skriftligt

I efterhand är det svårt att bevisa en muntlig reklamation. Exempelvis hävning av ett avtal och uteslutande av en anbudsgivare på grund av dåliga erfarenheter förutsätter en skriftlig reklamation som är tydligt dokumenterad. Den som skickar reklamationen ska kunna påvisa att mottagaren har fått kännedom om den. Det säkraste sättet är att skicka reklamationen per post mot mottagningsbevis eller som stämningsdelgivning. I praktiken skickas en reklamation ofta per e-post. I sådana fall finns det skäl att be mottagaren svara per e-post för att kvittera att e-posten med reklamationen har kommit fram.

Betydelsen av skriftliga reklamationer betonas i eventuella rättegångar. Kommunen måste kunna påvisa att den reklamerat ärendet och att mottagaren har fått kännedom om reklamationen.
 

Reklamationens innehåll

I reklamationen ska åtminstone följande uppgifter skrivas in:

  • Bakgrunden
  • Avtalet och parterna
  • Vad som överenskommits om prestationen
  • Orsaken till reklamationen, dvs. på vilket sätt prestationen avviker från det som överenskommits (bristerna, felen och avtalsbrottet specificeras)
  • Specifikation av avtalsbrottets konsekvenser för kommunen
  • De krav som framställs så noggrant specificerade som det är möjligt vid tidpunkten i fråga (t.ex. omfattningen på de skador som ska ersättas)
  • Förbehåll för rätt att specificera kraven senare (exempelvis omfattningen på skadan är ännu inte nödvändigtvis känd)
  • Datum och underskrifter

Kvalitet och pris

Reklamationer bör noga dokumenteras och sparas exempelvis i organisationens avtalshanteringssystem eller motsvarande där allt material om avtal är lätt att hitta. På så sätt har de avtalsansvariga personerna alltid kunskap om avtalsparternas brister eller avtalsbrott. Att avtalen följs upp och att reklamationer görs vid behov är en förutsättning för en högklassig och  fungerande avtalsperiod. På så sätt säkerställs också att beställaren får de tjänster som den beställt och som den betalar för.

tags