Sammanträdesförfarande

Sätt att fatta beslut i ett organ

Kommunallagen gör det möjligt att utöver sedvanliga sammanträden på en sammanträdesplats hålla sammanträden i en elektronisk miljö, (elektroniskt sammanträde) samt ger möjlighet till elektroniskt beslutsförfarande före sammanträdet (KomL 98 §). Innan nya elektroniska beslutsformer införs ska det i förvaltningsstadgan finnas nödvändiga bestämmelser om elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande.

Vid elektroniska sammanträden och i elektroniskt beslutsförfarande ska kommunen sörja för informationssäkerheten och för att utomstående inte har tillgång till sekretessbelagda uppgifter. Kommunen ska särskilt fästa uppmärksamhet vid behandlingen av sekretessbelagda uppgifter. Man får inte sända dokument eller föra diskussioner som innehåller sekretessbelagda ärenden via andra än skyddade datakommunikationsförbindelser.

Ett elektroniskt sammanträde kräver bild- och ljudförbindelse på lika villkor

För att ett elektroniskt sammanträde ska kunna hållas, ska de närvarande stå i bild- och ljudförbindelse med varandra på lika villkor (KomL 99 §).

Ett elektroniskt sammanträde kan ordnas via ett informationssystem som lämpar sig för detta, eller en videokonferensförbindelse. Beslutsfattandet vid ett elektroniskt sammanträde går till på samma sätt som vid ett ordinarie sammanträde. Skillnaden är att deltagarna inte är fysiskt närvarande på sammanträdesplatsen. Lagen kräver inte att ordföranden och sekreteraren ska delta i sammanträdet från en viss plats.

Både ett offentligt och ett för allmänheten slutet sammanträde kan hållas elektroniskt. För att offentlighetsprincipen ska uppfyllas ska allmänheten kunna följa organens offentliga sammanträden från den ordinarie sammanträdesplatsen också till den del deltagandet i sammanträdet sker på elektronisk väg.

Elektroniskt beslutsförfarande förutsätter ett lämpligt informationstekniskt system

Med undantag för fullmäktiges och andra organs offentliga sammanträden kan ett organ fatta beslut i ett slutet elektroniskt beslutsförfarande (KomL 100 §).

Elektroniskt beslutsförfarande förutsätter ett lämpligt informationstekniskt system. Systemet kan till exempel vara ett slutet informationssystem som respektive ledamot i ett organ tillförlitligt kan logga in i via ett allmänt datanät. Kommunen och organet prövar då vilka slags ärenden som kan behandlas i elektroniskt beslutsförfarande. Syftet med bestämmelsen är att rutinärenden ska kunna avgöras före organets sammanträde.

De ärenden som ska behandlas ska specificeras i kallelsen till sammanträdet och det ska nämnas före vilken tidpunkt ärendet kan behandlas i elektroniskt beslutsförfarande. Ärendet är behandlat när alla ledamöter i organet har uttryckt sin åsikt i ärendet och tidsfristen för behandlingen har löpt ut. Ett ärende ska behandlas vid ett sammanträde om en ledamot kräver detta eller om en ledamot har avstått från att uttrycka sin åsikt.

Ett sammanträde per e-post fyller inte kraven på elektroniskt beslutsförfarande

Lagrummet avser inte beslutsfattande i en normal kedja av e-postmeddelanden. Avsikten är att ledamöterna i organet samtidigt och på lika villkor ska kunna uttrycka sin åsikt i det ärenden som behandlas samt se de övriga ledamöternas åsikter.

tags
Palvelusähköposti hallintolakimiehet

Förnamn
Palvelusähköposti
Efternamn
hallintolakimiehet
forvaltningsjuristerna[at]kommunforbundet.fi

Kontaktinformation
Ansvarsområden
  • Servicepost förvaltningsjuristerna

  • Frågor som gäller bland annat kommunernas förvaltning och ledning, beslutsfattande och förvaltningsförfarande samt dataskyddet

  • Vi betjänar kommunernas personal och förtroendevalda i juridiska frågor som rör deras uppgifter. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.

  • forvaltningsjuristerna@kommunforbundet.fi

Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Juridiska ärenden
Team
Palvelusähköpostit