Tillgänglighetshandbok

II: 3. Tillgänglighet som ett element vid upphandling av webbtjänster

Vanligtvis utvecklar kommunens personal inte webbtjänsterna utan de upphandlas av en leverantör. Det kan också vara så att den visuella profilen upphandlas separat av en reklambyrå, och utformningen som läggs över publiceringsplattformen av en annan leverantör. Ofta ansvarar kommunens kommunikationsenhet eller informatör för innehållet, men själva innehållsproduktionen sköts av olika enheter. Mindre kommuner har kanske ingen särskild informatör, utan kommunikationen ligger på förvaltningsdirektörens eller kommundirektörens bord.

I det här kapitlet vill vi erbjuda metoder för att integrera tillgänglighet i upphandlingsprocessen. Ett webbtjänstprojekt hör inte det enklaste av köpobjekt för webbtjänster är resultatet av ett samarbete mellan beställare och utförare, dvs. två organisationer. Eftersom upphandling av ett webbutförande är en tung process vill kommunen integrera tillgängligheten i sina upphandlingar utan att processen påtagligt kompliceras.

I det här kapitlet används den europeiska standarden EN 301 549 (PDF) som stöd för att integrera tillgänglighet i offentliga upphandlingar. På standardens webbplats finns det material som är till hjälp när upphandlingsdokument utarbetas. Det finns också en video med text på finska som beskriver standardens innehåll [26]. I kapitlet tar vi också upp hur tillgänglighet tas med i anbudsförfrågan. Centralt är hur leverantören åläggs visa sig ha tillräcklig kapacitet för att göra webbtjänsterna tillgängliga och hur leverantören tänker garantera tillgängligheten i de erbjudna webbtjänsterna.

Anbudsförfrågan för webbutförandet skrivs i allmänhet på så sätt att det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet söks. Detta anbud fastställs genom en matris, där vikter har fastställts för olika mål. Exempel kan vara

  • Leverantörens tekniska kompetens: 25 %
  • Leverantörens planeringskompetens: 25 %
  • Uppdragets totalpris: 20 % (inkl. priset på utvecklingsarbetet samt administratörskostnaderna)
  • Referenser 30 %.

För respektive mått finns det sedan utförligare redogörelser av vad de innehåller. I enlighet med standard EN 301 549 kan tillgängligheten antingen 

  1. grupperas som ett eget tillgänglighetskriterium
  2. tas med som ett element i kraven på användbarhet och användarvänlighet eller     
  3. ingå i andra kriterier, såsom i kvalitetskriterierna och de medverkande personernas erfarenheter och färdigheter. 

Finland är bara i begynnelseskedet i arbetet för att göra webbtjänster tillgängliga. Därför är det bra att lyfta fram tillgängligheten, till exempel som ett eget kriterium, så att den inte drunknar i de andra kriterierna. I tillgänglighetskriteriet vore det bra att inkludera åtminstone följande tre element:

  1. Leverantörens tillgänglighetskompetens
  2. Leverantörens referenser över att ha genomfört tillgängliga webbtjänster
  3. Leverantörens plan för utformning och upprätthållande av tillgänglighet

Eftersom tillgänglighet inte är en egenskap i webbtjänsten som kan ersättas med andra goda egenskaper, måste ett minimikrav fastställas för varje element. Anbud som ligger under minimikravet ska inte beaktas. 

I följande underkapitel behandlas de tre kriterierna ovan och mätningen av dem. I bilaga 1 presenteras en exempeltext som kan bifogas en anbudsförfrågan.

3.1. Utredning av anbudsgivarens tillgänglighetskompetens

Anbudsgivarens tillgänglighetskompetens består av kunnandet i den organisation som framställer anbudet och kunnandet hos de planerare som tilldelas projektet.

För utredning av organisationens tillgänglighetskompetens erbjuder standard EN 301 549 en tabell, där anbudsgivaren själv anger sin tillgänglighetskapacitet på en femgradig skala. 

Utredning av anbudsgivarens tillgänglighetskompetens

Leverantörens bedömning av den egna tillgänglighetskapaciteten

  1. Anbudsgivaren saknar erfarenhet av tillgänglighetsfrågor. Anbudsgivaren har inte någon särskild kunskap om tillgänglighetsfrågor.
  2. Anbudsgivaren är medveten om behovet av tillgänglighet, men tillgänglighet har inte prioriterats i bolagets verksamhet. Det har inte funnits ett sådant kundbehov att leverantören skulle ha skaffat sig en grundläggande kompetens. Om leverantören ställs inför ett tillgänglighetsproblem försöker man genast hitta en för situationen lämplig lösning.
  3. Anbudsgivaren är medveten om tillgänglighetsaspekten och har på någon nivå förberett sig för åtgärder i anknytning till den. Åtgärderna vidtas ändå ad hoc och avtalas för situationen i fråga. Leverantören kan känna till riktlinjerna för tillgänglighet och leverantören har kontakt med en tillgänglighetsexpert utanför organisationen eller i andra organisationer inom organisationen.
  4. Anbudsgivaren har kompetens och resurser till sitt förfogande inom eller utanför företaget. Företagets högsta ledning har förbundet sig till att främja tillgänglighet. Användbarhetskompetensen tillämpas i företagets åtgärder. Till arbetsuppgifterna för en eller flera av företagets anställda hör att övervaka tillgänglighetsfältet. En eller flera anställda har grundläggande kompetens på området tillgänglighet. Djupare tillgänglighetsexpertis står till förfogande i andra organisationer inom företaget eller så har företaget ett underleverantörsavtal med en utomstående tillgänglighetsexpert.
  5. Tillgänglighet är ett av anbudsgivarens verksamhetsområden. Företaget har ett dokumenterat förfarande för tillgänglighetsarbete. Förfarandet följs upp och de anställda känner bra till det. Inom företaget finns det en enhet för tillgänglighet. Riktlinjerna för tillgänglighet är välkända och man följer dem i projekten. 

Leverantörens bedömning av den egna tillgänglighetskapaciteten (välj en siffra på skalan 1–5): 

Kort kommentar  för att stödja bedömningen:

Det är också viktigt att tillgänglighetskompetensen visas hos de planerare som tilldelas det erbjudna projektet. Företaget kan ha kompetens och referenser, men för projektet är det viktigt att de som medverkar har kompetens. För att visa kompetensen måste respektive planerares roll betonas i de referenser som företes. Därutöver är det bra att för varje medverkande planerares del utreda om de har:

  • utbildning i datateknik och planering av tillgängliga tjänster
  • erfarenhet från åren i arbetslivet på området tillgänglighet 
  • tilläggscertifikat för att visa tillgänglighetskompetensen. Certifikat beviljas exempelvis av IAAP (International Association of Accessibility Professionals)

3.2. Anbudsgivarens tillgänglighetsreferenser

En central del i bedömningen av anbud är att bedöma anbudsgivarens kapacitet att genomföra tillgängligheten. Det finns skäl att som bilaga till anbuden be att få referenser över projekt där tillgängligheten beaktats.

Av referenserna bör tydligt framgå mot vilka krav tillgängligheten realiserades och hur utfallet testades:

  • vilken metod användes för att säkerställa tillgängligheten i referensprojektet?
  • inspekterades tillgängligheten på uppdrag av en utomstående revisor (rapport)?
  • hur deltog funktionsbegränsade och äldre personer i användartestningen?

3.3. Anbudsgivarens plan för att säkerställa tillgängligheten

Av planen bör framgå följande:

  • med vilken metod säkerställs tillgängligheten i ett projekt?
  • hur testas tillgängligheten?
  • använder man en utomstående tillgänglighetskonsult som deltar i projektet?
  • mot vilka krav planeras tillgängligheten?
  • hur deltar funktionsbegränsade och äldre personer i användartester?
  • hur upprätthålls tillgängligheten efter att tjänsten har publicerats?

I det här sammanhanget är det bra att betona att det inte räcker med automatiska verktyg för tillgänglighetskontroll för att säkerställa tillgängligheten. Automatiska verktyg hjälper tillgänglighetsexperten vid manuell testning.