OBS!

Detta avsnitt av kartläggningen är fortfarande under översättning. Innehållet uppdateras kontinuerligt och vi kan inte svara för att det är 100 % korrekt. Om du har frågor eller kommentarer om översättningen tveka inte att kontakta oss.

Bland annat figurerna saknas nedan (liksom texten som är under översättning).

I avsnitt 3 i kartläggningen av kommunernas digitalisering granskas hur informationsförvaltningen och IKT-tjänsterna organiseras och utvecklas i kommunerna. Avsnittet innehåller nio frågor om detta tema (frågorna 7-15).

Avsnittet inleds med en granskning av den modell enligt vilken kommunerna har organiserat vissa informationsförvaltnings- och IKT-tjänster (fråga 7) och IKT-infrastrukturtjänster (fråga 8). Vissa förtydligade sina svar i det öppna svaret ( fråga 9). I detta avsnitt frågas också om respondenterna har startat eller håller på att starta relevanta projekt för att utveckla sina informationsförvaltnings- och IKT-tjänster (fråga 10) och vilka dessa projekt är i detalj (fråga 11). Dessutom undersöks de viktigaste utvecklingsnätverken (fråga 12) och den upplevda betydelsen av samarbete med andra kommuner och närstående enheter (fråga 13). I samma sammanhang bedöms fördelarna med att använda anknutna enheter och områden för utveckling (frågorna 14 och 15).

Frågorna 7 och 8 i detta avsnitt handlar om modellen för att organisera vissa grundläggande IKT- och infrastrukturtjänster. Alternativen för sättet att organisera definieras som: egen förvaltning, genom ett regionalt anknutet företag, genom ett nationellt anknutet företag, genom ett kommunalt partnerskap (t.ex. värdkommunmodellen) eller genom direktköp från marknaden. In-house-bolag kan också kallas anknutna enheter. I det följande används båda orden för att beteckna samma sak.

Betydande regionala dotterbolag som framkom i enkäten är LapIT Oy, som tillhandahåller tjänster i Lappland och norra delen av Norra Österbotten, Joki-ICT Oy, som tillhandahåller tjänster i Norra Österbotten och en del av Mellersta Finland, Meidän Talous ja IT Oy, som tillhandahåller tjänster i Norra Karelen, Södra Karelen och Södra Savolax, Savon ICT-palvelut Oy, som tillhandahåller tjänster i Norra Savolax, och K-S tieto Oy, som tillhandahåller tjänster främst i Kymmenedalen.

Vissa svarande anser också att Istekki Oy, som tillhandahåller tjänster till kommuner i Norra Österbotten, Norra Savolax och Birkaland, är ett regionalt in-house bolag. Vissa svarare verkar också ha inkluderat sina egna regionala och lokala anknutna enheter i kategorin regionala in-house-bolag, såsom JärviNet Oy, som tillhandahåller tjänster främst i östra delen av Sydösterbotten, och Suupohja Regional Service Centre Oy, som tillhandahåller tjänster främst i västra delen av Sydösterbotten och i Österbotten.

Helsingfors stad har ett eget dotterbolag som tillhandahåller ICT-tjänster för den egna staden, medan Borgå stad och Sibbo kommun har HPK palvelut Oy. Några andra regionala och lokala företag identifierades också, men för att strukturera analysen listas endast de ovan nämnda företagen här. Av de kommuner som besvarade frågeformuläret är 71 ägare till de regionala och lokala anknutna enheter som nämns ovan, medan 88 av dem som besvarade frågeformuläret inte är ägare.  

Figur 3.1: Betydande regionala och lokala anknutna enheter

I kartläggningen av digitalisering i kommunerna uppfattar de som svarar antagligen främst Kuntien Tiera som ett nationellt in-house-bolag. Av de kommuner som besvarade enkäten hör 135 av 159 kommuner till ägare av Kuntien Tiera. I vissa andra frågor kan också anknutna enheter som tillhandahåller branschtjänster, såsom Sarastia och Monetra, som tillhandahåller personal- och ekonomiförvaltningstjänster, uppfattas som nationella in-house-företag. Inte alla nationella anknutna enheter som tillhandahåller IKT-tjänster identifierades i undersökningen. Ett viktigt sådant företag är Koha-Suomi Oy, som tillhandahåller biblioteksinformationssystem för kommuner och ägs av mer än 120 kommuner.

Det viktigaste exemplet på kommunalt samarbete är samarbetsstrukturen mellan Tammerfors stad och dess grannkommuner (Nokia, Lempäälä, Ylöjärvi, Vesilahti, Orivesi, Pirkkala och Hämeenkyrö) för produktion av IKT-tjänster, där Tammerfors stad fungerar som värdkommun. Det finns inga liknande arrangemang av samma betydelse i Finland. Under detta paraply kan ett dussintal andra mindre arrangemang för vissa IKT-tjänster identifieras. Ett sådant exempel är samarbetet mellan kommunerna Lope och Hausjärvi. De kommuner som använder sig av denna modell avtalar om att vissa kommunala uppgifter ska utföras av en enda kommun. Mer information om modellen finns på Kommunförbundets webbplats på allmän nivå och avtalsnivå.

Det finns en önskan om att behålla utvecklingen av informationsförvaltning och IKT-tjänster i egna händer, medan olika organisationsformer används i stor utsträckning för andra IKT-tjänster (fråga 7)

I fråga ”7. Hur är följande informationsförvaltnings- och IKT-tjänster huvudsakligen organiserade?” fick respondenterna en lista med fördefinierade alternativ där de kunde välja det alternativ som bäst beskriver delområdets organisationsmodell.  I utvärderingen av organisationsmodellen ombads respondenterna att bedöma fem olika aspekter: utveckling av informationsförvaltning och IKT-tjänster, nätverk, kapacitetstjänster, arbetsstationer och terminaler/utrustningshantering samt IKT-stöd/lokalt stöd.

Frågan besvarades av 158 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 99 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 54 procent av alla kommuner på fastlandet. Svaren på frågan diskuteras per delområde nedan.

Figur 3.1: Huvudsaklig modell för organisering av utveckling av informationsförvaltning och ICT-tjänster i en kommun

Nästan 2/3 av de som svarat på enkäten, 63%, bedriver utveckling av informationsförvaltning och ICT-tjänster som egen verksamhet.  18% har organiserat detta genom ett regionalt eget bolag (anknuten enhet) och 5% genom ett nationellt in-house bolag. 6% av de som svarat förlitar sig på samarbete mellan kommuner eller samkommuner eller på en värdkommunsmodell och 6% köper tjänsten från marknaden. 2% av de svarande använder sig inte av denna tjänst.

Grovt sett kan man säga att ju större kommunen är, desto högre är andelen ”självorganiserande”. Andelen kommuner som förlitar sig på ett regionalt in-house bolag ökar markant från större till mindre kommuner och når sin högsta andel i de minsta kommunerna (33% av alla som svarat på enkäten). De relativa andelarna kommuner som använder ett nationellt in-house företag eller köper en tjänst från marknaden är ganska lika över hela storleksintervallet - liksom de som använder en partnerskaps- eller värdkommunmodell.  

Med några få undantag organiserar kommuner som äger regionala eller lokala anknutna enheter (71 kommuner) utvecklingen av informationsförvaltning och IKT-tjänster själva eller med stöd av sin regionala anknutna enhet. När det gäller mer än en betydande anknuten enhet säger mer än 40% av de kommuner som svarat på enkäten att de förlitar sig på sin anknutna enhet för utveckling. Av de kommuner som inte äger en regional eller lokal anknuten enhet (87 kommuner) organiserar 67% sin informationsförvaltning själva, 8% genom ett nationellt inhouse-företag, 11% genom samarbete mellan kommuner eller samkommuner och 8% genom att köpa tjänster från marknaden.

Slutsatser om fråga 7.1 - Utvecklingen av informationsförvaltning och IKT-tjänster hålls i egna händer

Det förefaller som om utvecklingen av informationsförvaltning och IKT-tjänster i huvudsak sköts av kommunerna själva. Detta verkar rimligt, eftersom det är svårt att strategiskt utveckla ett paket med informationsförvaltning och IKT-tjänster utan tillräcklig kärnkompetens i eller mycket nära den egna organisationen. I takt med att kommunens storlek minskar blir kommunens resurser knappare, vilket kan leda till en större vilja att lägga ut denna kompetens på entreprenad. Regionala in-house-bolag, dvs. aktörer som ägs och kontrolleras av kommuner, är det vanligaste sättet för kommuner att organisera dessa centrala utvecklingsuppgifter utanför kommunen.

7.2 Nättrafik

Figur 3.2: Huvudsaklig modell för organisering av nätrafik i en kommun

Cirka 1/3 (34%) av dem som svarat på enkäten organiserar sina nätverkstjänster genom en köpt tjänst från marknaden och cirka 1/3 (33%) genom ett regionalt anslutet bolag. Cirka 1/5 (20%) organiserar dessa tjänster själva. Mindre än 10% av de svarande förlitar sig på både ett nationellt in-house bolag och kommunalt samarbete. 

I de största och minsta kategorierna av kommuner finns det inga ”självorganiserare” alls, men 2/3 av de som svarade organiserar sin nätverkstrafik genom att köpa dem från marknaden och i övrigt förlita sig på anknutna enheter. Som svarar, i gruppen kommuner som svarat, använder cirka 40 % en regional anknuten enhet och cirka 40 % köper tjänster från marknaden. I de andra kommungrupperna är andelen självorganisering, andelen som förlitar sig på anknutna enheter och andelen som förlitar sig på köpta tjänster i stort sett lika med 1/3.  

Av de 71 kommuner som har regionala eller lokala anknutna enheter förlitar sig 63% huvudsakligen på sin regionala anknutna enhet för nätverkstrafik. Mer än 90% av ägarna till några få betydande regionala anknutna enheter gör det. Av de kommuner som har en regionalt anknuten enhet köper 18% sina nättjänster direkt från marknaden. Av de kommuner som inte äger en regional eller lokal anknuten enhet (87 kommuner) organiserar 29% sina egna nättjänster, 13% genom ett nationellt in-house bolag, 9% genom samarbete mellan kommuner eller samkommuner och 46% köper tjänster från marknaden.

Slutsatser om fråga 7.2 - flera olika organisationsmodeller för nätverkstrafik

Det finns flera olika modeller för att organisera nätverkstrafik. Regionala, subregionala och lokala anknutna enheter är mer benägna än andra att förlita sig på sin egen anknutna enhet för att tillhandahålla dessa tjänster. För andra kommuner är det vanligaste sättet att organisera nätverkstrafik att köpa dem direkt från marknaden, även om självorganisering också är ganska vanligt.

7.3 Kapacitetstjänster

Figur 3.3: Huvudmodell för organisering av kapacitetstjänster i en kommun

Mer än 1/3 av de som svarade (36%) organiserar kapacitetstjänsterna genom att anlita ett regionalt in-house företag. 1/4 av de svarande organiserar tjänsterna genom att köpa direkt från marknaden. 22% av kommunerna som svarat organiserar kapacitetstjänsterna självständigt, 13% organiserar kapacitetstjänsterna huvudsakligen genom ett nationellt in-house företag. 4% av kommunerna som svarat har organiserat dem genom ett kommunalt samarbete eller en värdkommunmodell.

I de minsta och största kategorierna av kommuner finns det inga som svarar som själva organiserar kapacitetstjänster. Andelen självorganiserare är högst i kommuner med mellan 10 000 och 19 999 invånare (40%) och mellan 6 000 och 9 999 invånare (36%). Andelen av de som svarar som använder sig av outsourcade tjänster är högst i den minsta kategorin av kommuner (58%), näst högst i den största kategorin (44%) och lägst i kategorin kommuner med 10 000-19 999 invånare (8%). Andelen kommuner som har ett nationellt internt företag är högst i kategorierna 20 000-39 999 invånare (35%) och över 100 000 invånare (33%), medan den i de andra kategorierna ligger runt 10%, med undantag för kategorin 6 000-9 999 invånare, där ingen som svarat använder ett nationellt internt företag. Andelen kommuner med 20 000-39 999 invånare och över 100 000 invånare som använder tjänster från en regionalt anknuten enhet är lägst, cirka 20%, medan andelen kommuner i andra storlekar varierar mellan 33% och 44%.

Av de kommuner som äger regionala eller lokala interna företag (71 kommuner) organiserar cirka 70% kapacitetstjänster huvudsakligen genom sin regionala anknutna enhet. Omkring 90% av dem som har mer än en betydande regional anknuten enhet gör det. Av de kommuner som har en regionalt anknuten enhet köper 13% kapacitetstjänster direkt från marknaden och 11% organiserar dem själva. Av de kommuner som inte äger en regional eller lokal anknuten enhet (87 kommuner) organiserar 30% nättjänsterna själva, 18% genom ett nationellt in-house bolag, 7% genom samarbete mellan kommuner eller samkommuner och 37% köper tjänsterna från marknaden.

Slutsatser om fråga 7.3 - flera olika organisationsmodeller även för kapacitetstjänster, där den interna organisationen spelar den viktigaste rollen när det gäller organisation

Det finns flera olika modeller för att organisera kapacitetstjänster. Regionala och lokala anknutna enheter är mer benägna än andra att förlita sig på sin egen anknutna enhet för att tillhandahålla dessa tjänster. För andra kommuner är de vanligaste sätten att organisera kapacitetstjänster att köpa dem direkt från marknaden eller att organisera dem själva.

7.4 Arbetsstationer och terminaler / enhetshantering

Figur 3.4: Huvudsaklig organisationsmodell för tjänster för hantering av arbetsstationer, terminaler och utrustning i en kommun

Cirka 2/5 av de som svarade, dvs. 39%, organiserar själva tjänsterna för hantering av arbetsstationer, terminaler och utrustning. Cirka 1/3 eller 29% förlitar sig på ett regionalt in-house företag, Figur 15% använder sig av köpta tjänster från marknaden och 14% använder sig av ett nationellt in-house företag. Tjänsten tillhandahålls i samarbete med en kommun eller genom en värdkommunmodell för 4% av de svarande.

De högsta relativa andelarna ”självorganiserade” återfinns i kommuner med mellan 6 000 och 9 999 invånare (64%) och mellan 10 000 och 19 999 invånare (56%). I den minsta kategorin av kommuner finns det inga självorganiserare alls och i de största kommunerna med mer än 100 000 invånare är det bara 11%, eller en person, som självorganiserar dessa tjänster. Ett regionalt bolag tillhandahåller tjänsten för cirka 1/3 av de svarande i alla kategorier av kommuner utom de med mellan 20 000 och 39 999 invånare och över 100 000 invånare. I samma två storlekskategorier är betydelsen av tjänster som tillhandahålls av det nationella in-house bolaget proportionellt sett större än i de andra storlekskategorierna: 33-35% av respondenterna använder deras tjänster. Andelen av de som svarar som köper tjänster från marknaden är störst i de minsta (58%) och största (44%) kommunstorlekarna.

Av de kommuner som har regionala eller lokala in-house bolag (71 kommuner) tillhandahåller cirka 61% arbetsstationer, terminaler och hantering av utrustning främst genom sin regionala anknutna enhet. Mer än 70% av kommunerna med mer än en betydande regional anknuten enhet gör detta. 24% av kommunerna med regionala eller lokala anknutna enheter tillhandahåller dessa tjänster själva. Av de kommuner som inte har någon regional eller lokal anknuten enhet (87 kommuner) organiserar 51% arbetsstationer, terminaler och utrustningshantering själva, 20% genom ett nationellt in-house företag, 7% genom samarbete mellan kommuner eller samkommuner och 20% genom att köpa tjänster på marknaden.

Slutsatser om fråga 7.4 - inom tjänster för hantering av arbetsstationer, terminaler och enheter, flera olika modeller för tillhandahållande, varav självtillhandahållande och internt beroende är de viktigaste

Det finns flera olika modeller för tillhandahållande av tjänster för hantering av arbetsstationer, terminaler och utrustning. Självförsörjning och att förlita sig på interna företag är de absolut vanligaste försörjningsalternativen för kommuner.

De kommuner som äger regionala och lokala anknutna enheter är mer benägna att förlita sig på sin egen anknutna enhet för tillhandahållandet av dessa tjänster. För andra kommuner är det vanligaste sättet att tillhandahålla arbetsstationer, terminaler och utrustningshantering att tillhandahålla dem själva.

7.5 ICT-stöd och lokal support

Figur 3.5: Huvudmodell för organisering av ICT-support och lokala supporttjänster i en kommun

Cirka 2/5 av de som svarade, dvs. 41%, organiserar själva ICT-support och lokala supporttjänster. Mer än en fjärdedel eller 28% förlitar sig på ett regionalt internt företag, 16% använder sig av köpta tjänster från marknaden och 11% använder sig av ett nationellt internt företag. 3% av respondenterna tillhandahåller tjänsten i samarbete med en kommun eller genom en värdkommunmodell.

De högsta relativa andelarna ”självorganiserare” återfinns i kommuner med mellan 6 000 och 9 999 invånare (64%) och mellan 10 000 och 19 999 invånare (48%). I de minsta kommunstorleksklasserna (17%) och 20 000-39 999 (25%) är andelen ”självorganiserare” proportionellt sett lägre. I kommuner med fler än 100 000 invånare är det ingen som organiserar denna tjänst själva, utan de förlitar sig på andra former av organisation. Mellan 25% och 36% av de svarande i alla kategorier utom 20 000-39 999 (15%) och över 100 000 invånare (22%) tillhandahåller tjänsten genom ett regionalt in-house bolag. I samma två storlekskategorier är betydelsen av tjänster som tillhandahålls av det nationella in-house bolaget proportionellt sett större än i de andra storlekskategorierna: 30-33% av respondenterna använder deras tjänster. Andelen av de som svarar som köper tjänster från marknaden är störst i den minsta (50%) och största (44%) kommunstorleksklassen.

Av de kommuner som äger ett regionalt, delregionalt eller lokalt in-house-företag (71 kommuner) organiserar cirka 61% ICT och lokalt stöd främst genom sin regionala anknutna enhet, 27% av dessa kommuner organiserar dessa tjänster själva. Av de kommuner som inte äger en regional eller lokal anknuten enhet (87 kommuner) organiserar 52% arbetsstationer, terminaler och hantering av utrustning själva, 16% genom ett nationellt in-house företag, 6% genom samarbete mellan kommuner eller samkommuner och 24% genom att köpa tjänster från marknaden.

Slutsatser på fråga 7.5 - Flera olika organisationsmodeller för ICT-stöd och lokala stödtjänster, varav självorganisering och internt stöd är de viktigaste

Det finns flera olika modeller för att organisera ICT-support och lokala supporttjänster. Självförsörjning och att förlita sig på interna företag är de överlägset vanligaste alternativen för kommunerna. De kommuner som äger regionala eller lokala anknutna enheter är mer benägna att förlita sig på sin egen anknutna enhet för tillhandahållandet av dessa tjänster. För övriga kommuner är det vanligaste sättet att tillhandahålla ICT och lokalt stöd att organisera det själva.

Slutsatser om fråga 7 (alla delfrågor) - Kommuner som använder anknutna enheter eller köper direkt från marknaden verkar hålla sig till organisationsmodellen i alla delområden

Majoriteten av de kommuner och städer som svarat på enkäten verkar vilja behålla kompetensen för utveckling av IT och ICT-tjänster inom den egna organisationen. Det finns större variationer i användningen av olika modeller för att organisera datakommunikation, kapacitet, arbetsstationer, terminal- och utrustningshantering, ICT och lokala stödtjänster. Användningen av direktupphandling är proportionellt sett något högre för tjänster inom nätverkstrafik och kapacitetshantering (26-34%) än för andra tjänster. Det verkar också finnas en större preferens för att hålla utrustning och stödtjänster närmare organisationen och verksamheten.

Kommuner med mellan 6 000 och 19 999 invånare utmärker sig genom att andelen som svarar ”självorganiserande” är klart högre än i andra kategorier av kommuner.  Å andra sidan var andelen som köpte tjänster direkt från marknaden högst i kommuner med färre än 2 000 invånare och över 100 000 invånare. Båda dessa kategorier har också det lägsta antalet svarande, med 12 kommuner med färre än 2 000 invånare (33% av alla kommuner i denna storlek) och 9 kommuner med fler än 100 000 invånare (100%).

En betydande andel av ägarna till de regionala anknutna enheterna tillhandahåller dessa tjänster genom sin egen anknutna enhet. För vissa av dessa anknutna enheter har den stora majoriteten av de ägare som svarat på enkäten valt att organisera de tjänster som diskuteras i detta avsnitt genom sin anknutna enhet. Vanligtvis är alternativet till att tillhandahålla tjänster genom en anknuten enhet att tillhandahålla dem själva.

Av svaren på frågan framgår inte i vilken utsträckning tillhandahållandet av tjänsten själv eller genom ett ”in-house bolag” i praktiken innebär att tjänsteleverantören i slutändan är en marknadsaktör som har upphandlats av kommunen eller in-house.  

Resultaten från fråga 8 redovisas inte i nätpublikationen

I fråga ”8. Hur är följande IKT-informationstjänster huvudsakligen organiserade?” fick respondenterna en lista med fördefinierade alternativ där de ombads att välja det alternativ som bäst beskriver organisationsmodellen för delområdet. Utvärderingen av organisationsmodellen ställdes utifrån fem olika områden: åtkomstkontroll, logghantering och SIEM, säkerhetsövervakning, molnövervakning och molnhantering samt hotdetektering och sårbarhetshantering.

Frågan besvarades av155 till 158 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten, beroende på undergrupp. Detta motsvarar maximalt cirka 99% av de svarande och cirka 54% av alla kommuner i Fastlandsfinland.

Svaren på fråga 8 behandlas inte i denna rapport eftersom de i huvudsak handlar om kommunernas informationssäkerhetsarrangemang. Resultaten av fråga 8 kommer att presenteras i lämpliga kommunala forum.

Olika modeller för organisering av ICT-infrastrukturtjänster, dessa tjänster bör vara tillgängliga för alla kommuner (fråga 9)

I fråga ”9. Om du vill, beskriv gärna mer i detalj hur kommunen arbetar med IT och grundläggande ICT-tjänster och varför man valt att arbeta på detta sätt?” gavs respondenterna möjlighet att utveckla sina svar på frågorna 7 och 8.

Denna fråga besvarades av 51 kommuner av de 159 kommuner som besvarade enkäten. Detta motsvarar maximalt cirka 32% av de svarande och cirka 17% av alla kommuner på fastlandet. Svaren var jämnt fördelade över alla kommunstorlekar, även om den minsta kommunstorleken hade den lägsta andelen svar, med två.

Slutsatser på fråga 9 - Modellerna för tjänsteleverans är i praktiken olika hybridmodeller, kommunerna utvärderar och utvecklar aktivt sina leveransmodeller

Svaren i den minsta kategorin av kommuner belyser bristen på interna resurser och kompetens, vilket leder till att IKT-tjänster läggs ut på entreprenad. I alla storlekskategorier ovanför denna har kommunerna olika sätt att hantera IKT, från IT-hantering till teknik och upphandling. Inom enskilda tjänster kan det också finnas olika interna arbetsfördelningar mellan kommunens interna funktioner, in-house bolag, kommunala samarbeten och köpta tjänster direkt från marknaden. Det är osannolikt att någon enhet kommer att ha en ”enda verksamhetsmodell”, utan snarare en hybrid med många olika verksamhetsmodeller i bruk samtidigt. Kommentarerna från enskilda kommuner lyfts fram nedan, vilket ger en viktig illustration av den bredare modellen för kommunal organisation.

– ”Verksamhetsmodellen är hybrid, med egen produktion, egna företag och köpta tjänster från marknaden.” (Kommun med 10 000-19 999 invånare)

– ”Kommunerna har samarbetat för att konkurrensutsätta avtalen för köp av tjänster. När det gäller utvecklingen av IT- och ICT-tjänster organiserar vi också aktiviteter själva och lägger ut dem på entreprenad. Särskilt på utbildningssidan har vi våra egna underhållstjänster för arbetsstationer och terminaler/utrustningshantering och ICT-support/stöd. Vi samarbetar också regionalt inom dessa verksamheter. För ICT-infrastrukturtjänster organiserar vi också åtkomsthantering själva, och för molnövervakning och molnhantering, hotdetektering och sårbarhetshantering har vi regionalt samarbete och organiserar dessa själva.” (Kommun med 20 000-39 999 invånare)

– ”Det är en utmaning att svara på enkäten eftersom man inte kan välja mer än ett alternativ. En del av ansvaret är vårt, men implementeringen kan vara mer eller mindre 50/50 mellan oss och ett in-house bolag. Samarbetet är effektivt, kontinuerligt, smidigt och jag ser styrkan i samarbetet i att saker och ting hanteras av båda parter: in-house och in-house.” (Kommun med 2 000-5 999 invånare)

Svaren visar också att kommunerna väljer verksamhetsmodeller efter sina behov. Hänsyn tas till tillgänglighet, kvalitet och pris. Det totala paketet utvärderas också kontinuerligt och anpassas vid behov.

– ”Vi sökte rätt kombination av flexibilitet, kompetens och kostnader.” (Stad med mer än 100 000 invånare)

– ”Partnern för tillhandahållande av ICT-tjänster som inte kan tillhandahållas internt på grund av risker med nyckelpersoner är ett regionalt baserat inhouse-företag. Denna partner har också använts för att upphandla tjänster där det inte är kostnadseffektivt att lämna anbud som en enskild kommun när det gäller volym.” (Kommun med 10 000-19 999 invånare)

– ”IKT-tjänster har köpts in eftersom kommunen är liten och resurserna är begränsade” (kommun med 0-1 999 invånare)

– ”Genom ett in-house bolag som ägs av kommunerna, eftersom kommunerna inte har resurser eller kompetens att själva organisera IKT-tjänster.” (Kommun med 10 000-19 999 invånare)

– ”Informationsförvaltningen kommer att fokusera på att organisera och utveckla modeller för IKT-utveckling och tjänsteproduktion, medan operativa IKT-utvecklings- och produktionstjänster kommer att köpas från marknaden. Informationsförvaltningen upphandlar också ICT-konsulttjänster på standardbasis för att stödja sin egen verksamhet och ICT-utveckling. Denna modell har valts för att säkerställa rekryteringsutmaningar (lön och andra utmaningar för arbetsgivarimagen) och tillräcklig kvalitet på IKT-kompetensen. Dessutom är outsourcingmodellen mer skalbar och anpassar sig bättre till behoven och volymerna inom IKT-utvecklingen.” (Kommun med fler än 100 000 invånare).

ÖVERSÄTTNINGAR SAKNAS NEDAN

Två av tre svarade att de inleder stora utvecklingsprojekt inom ICT (fråga 10)

I fråga ”10. Har din kommun under 2024 inlett eller kommer den att inleda några betydande projekt för att utveckla informationsförvaltnings- och IKT-tjänster?” ombads de tillfrågade också att ta ställning till utvecklingsprojekt inom informationssäkerhet och dataskydd. De tillfrågade fick tre svarsalternativ och kunde välja det som bäst beskriver situationen i deras kommun.

Frågan besvarades av 158 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 99 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 54 procent av alla kommuner på fastlandet. Figur 3.11 visar fördelningen av svaren på frågan om IKT-utvecklingsprojekt i de kommuner som besvarade enkäten. 

Deskriptor 3.11: Pågår det några betydande utvecklingsprojekt för informationsförvaltning och IKT-tjänster i kommunen?

Mer än 2/3 av de svarande, eller 69%, har startat eller kommer att starta betydande utvecklingsprojekt för informationsförvaltnings- och IKT-tjänster under 2024. Däremot har knappt en tredjedel, eller 29%, av de tillfrågade kommunerna inga sådana projekt på gång. 2% av de som svarade på enkäten kunde inte säga vilken status utvecklingsprojekten i deras kommun har.

När man jämför kommunernas storlek har alla de största städerna med mer än 100 000 invånare stora projekt på gång eller i planeringsfasen. I de två följande storlekskategorierna, dvs. städer och kommuner med mellan 20 000 och 99 999 invånare, har omkring 4/5, dvs. 78% respektive 85% av de tillfrågade liknande projekt. I de tre mindre kategorierna av kommuner, dvs. med mellan 2 000 och 19 999 invånare, har cirka två tredjedelar av de tillfrågade kommunerna sådana projekt, dvs. mellan 64% och 67%. Det är endast i den minsta kategorin av kommuner som majoriteten av de svarande inte har några betydande utvecklingsprojekt på gång eller i planeringsstadiet (67% av de svarande).

Slutsatser på fråga 10 - Majoriteten av kommunerna har betydande projekt på gång

Utvecklingen av IKT-tjänster verkar vara en prioriterad fråga i flera av de kommuner som svarade på enkäten. Majoriteten av kommunerna har betydande utvecklingsprojekt på gång eller håller på att lanseras. Ju större kommunen är, desto större andel av de svarande i denna storlekskategori har betydande utvecklingsprojekt inom informationsförvaltnings- och IKT-tjänster på gång.  

Utvecklingsprojekten för informationssäkerhet sticker ut kvantitativt bland de nya IKT-utvecklingsprojekt som kommunerna inleder (fråga 11)

På frågan ”11. Vilka är de viktigaste projekten för att utveckla informationsförvaltningen och IKT-tjänsterna i din kommun som inletts under 2024 eller 2024-2025?” ombads respondenterna att nämna upp till 5 huvudsakliga utvecklingsprojekt. Om projektet är ett kommunalt partnerskap ombads respondenterna att namnge de kommuner som är involverade.

Frågan besvarades av 105 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar som mest cirka 66 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 36 procent av alla kommuner på fastlandet. Svaren var jämnt fördelade över alla kommunstorlekar, även om den minsta kommunstorleken var den minsta i relativa termer. Antalet svar motsvarar ganska väl det antal kommuner som i fråga 10 angav att projekt pågår (110 kommuner).

Slutsatser på fråga 11 - Informationssäkerhetsprojekt i förhållande till de vanligaste utvecklingsprojekten

I den minsta kategorin av kommuner (mindre än 2000 invånare) finns endast ett fåtal spridda svar.

Antalet projekt som syftar till att förbättra informationssäkerheten är överlägset störst i alla kommungrupper. Elektronisk arkivering framstår som ett betydande projekt i flera kommuner i storleksintervallet 2000-6000 invånare. I mindre kommuner förekommer också molnmigrering och utveckling av datacentertjänster oftare, liksom användning av lösningar för artificiell intelligens. I takt med att kommunernas storlek ökar, ökar den relativa andelen projekt på förvaltnings- och planeringsnivå i svaren något.

I övrigt diskuterar svaren från de olika kommunerna av olika storlek i stort sett typiska projekt för kommunal IKT-utveckling, såsom upphandling, implementering och förnyelse av system och tjänstepaket, utan att dessa enskilda resultat har kombinerats till betydande kluster av resultat, till exempel kring ett specifikt system eller tjänstepaket som ska utvecklas. Flera kommuner har till exempel pågående upphandlingar av bastjänster, vilket i sig inte är förvånande med tanke på det ”grundläggande” arbete som pågår i flera kommuner vid varje given tidpunkt.

Kuntien väliset verkostot nähtiin tärkeimmiksi ICT-kehittämisverkostoiksi, myös Kuntaliiton ylläpitämät verkostot sekä in house -yhtiöt huomioitiin useissa vastauksissa (Kysymys 12)

Kysymyksessä ”12. Mitä ovat hyödyllisimmät tietohallinnon ja ICT-palveluiden kehittämiseen liittyvät verkostot, joissa kunta on mukana?” vastaajat saivat nimetä enintään kolme hyödyllisintä verkostoa.

Kysymykseen vastasi 118 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 74 % kyselyyn vastanneista ja noin 40 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Vastauksia tuli tasaisesti kaikista kuntakokoluokista.

Johtopäätöksiä kysymyksestä 12 - Useimmin mainittuja verkostoja kuntien omat, in housejen ympärille muodostuneet sekä Kuntaliiton ylläpitämät kuntaverkostot
Suhteessa eniten mainintoja saavat kuntien väliset verkostot. Ne ovat erilaisia, yleensä alueellisesti kuten maakunnallisesti tai seudullisesti muodostuneita. Suhteessa seuraavaksi eniten mainintoja tulee in house -yhtiöiden ympärille jäsentyneille ja toisaalta Kuntaliiton fasilitoimille verkostoille. In housejen omistajilla voi olla myös omia sidosyksiköistä irrallisia verkostojaan.

Kuntaliiton fasilitoimista verkostoista tietoturva ja tietosuojaverkostot nousevat korostetusti esiin alle 20 000 asukkaan kuntien vastauksissa, kun taas digisumpit (eli Yhteiset digiratkaisut -kuntaverkosto) ja tietohallintojohtajien verkostot sitä suuremmissa kuntakokoluokissa.

Ministeriöt ja virastot nousivat esiin verkostoina tai niiden järjestäjinä yksittäisissä vastauksissa. Kansainvälisiä verkostoja ei vastauksissa mainittu yhtä yksittäistä mainintaa lukuun ottamatta.

Osa kunnista on perustanut ICT-palvelunsa kumppanuuteen in house -yhtiön kanssa. Moni kokee myös yhteistyön toisten kuntien kanssa merkittäväksi (Kysymys 13)
Kysymyksessä ”13. Nimeä osa-alueittain ne kunnat ja kuntapohjaiset (in house -)yhtiöt, joiden kanssa kuntasi tekee merkittävää yhteistyötä palveluiden järjestämisessä ja kehittämisessä.” vastaajia pyydettiin luettelemaan vain tärkeimmät yhteistyösuhteet, joita ilman ICT-palveluiden järjestämisen tai kehittämisen edellytykset heikkenisivät merkittävällä tavalla. Vastaajia pyydettiin tarkastelemaan asiaa seitsemän eri näkökulman kautta: Tietohallinto, Perus-ICT-palvelut (kuten laitehallinta ja -tuki), ICT-infrapalvelut (kuten verkot ja tietoliikenne), Ohjelmistopalvelut, Tietoturva, Tietosuoja ja Kuntien ICT-hankinnat.

Kysymykseen   vastasi 133 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 84 % kyselyyn vastanneista ja noin 45 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Vastauksia tuli tasaisesti kaikista kuntakokoluokista.

Vastauksissa nousee esiin merkittäviä kumppaneita eri toimijaryhmistä. Eniten mainintoja saa pääosin kunnista omistama in house -yhtiö Kuntien Tiera Oy. Noin puolet kysymykseen vastanneista pitää Tieraa merkittävän kumppanina hankintojen osa-alueella. Lukuisat vastaajat nimeävät Tieran merkittäväksi kumppaniksi muihinkin kohtiin (mainintoja 8–31 vastaajalta kohdasta riippuen). Näiden vastaajien joukossa on parikymmentä kuntaa, joille Tiera on merkittävä laaja-alainen kumppani, eli kunta tekee merkittävää yhteistyötä yhtiön kanssa yli puolessa tarkastelluista näkökulmista.

Vastauksissa mainitaan useita alueellisia, seudullisia ja yksittäisen tai vain muutaman kunnan omistamia sidosyksiköitä. Alueellisista in house -toimijoista Meidän Talous ja IT Oy:n (Meita) toimialue on laajin. Se toimii kolmen maakunnan - Etelä-Karjalan, Pohjois-Karjalan ja Etelä-Savon alueella. Kyselyyn vastanneista Meitan mainitsee ainakin yhden näkökulman osalta 12 vastaajaa. Meitalla on merkittävä rooli kaikissa arvioitavana olevissa näkökulmissa vastaajille, jotka tulevat Pohjois-Karjalasta ja Etelä-Karjalasta.

Joki-ICT Oy:n toiminta-alueena on Pohjois-Pohjanmaa ja sillä on yksittäisiä asiakkaita myös Keski-Suomessa. Lähes kaikki Joki-ICT:n nimenneet 14 vastaajaa pitävät sitä merkittävänä kumppanina vähintään kolmella-neljällä osa-alueella.

LapIT Oy palvelee asiakkaita erityisesti Lapin maakunnan alueella, mutta osin myös Pohjois-Pohjanmaan pohjoisosissa. Kyselyssä yhdeksän (9) vastaajaa nimeää LapIT:n merkittäväksi kumppaniksi vähintään yhdestä näkökulmasta. Lähes kaikille yhtiön maininneista yhdeksästä vastaajasta yhtiö on merkittävä kumppani vähintään kolmella-neljällä osa-alueella.

Savon ICT-palvelut Oy tuottaa palveluita Pohjois-Savon alueella. Yhtiön nimesi merkittäväksi kumppaniksi viisi vastaajaa. Niistä kolme nimesi yhtiön kaikille seitsemälle osa-alueelle, yksi kuudelle ja yksi neljälle.

Istekki Oy tarjoaa palveluita useamman eri maakunnan alueella. Vastaajista kolme (3) nimesi yhtiön merkittäväksi kumppaniksi vähintään yhdellä osa-alueella, ja yksi niistä nimesi Istekin merkittäväksi kumppaniksi lähes kaikilla osa-alueilla.

K-S tieto Oy toimii Kymenlaakson alueella. Sen nimesi vähintään yhdestä näkökulmasta kolme (3) vastaajaa, joista kahdelle se on merkittävä kumppani kaikissa nimetyistä näkökulmista.

Seudullisesti tai paikallisesti toimivia in house -yhtiöitä nimetään vastaajien toimesta useampia. Esimerkiksi JärviNet Oy, joka toimii pääosin Etelä-Pohjanmaan itäosassa ja Suupohjan seutupalvelukeskus Oy, joka toimii pääosin Etelä-Pohjanmaalla ja Pohjanmaalla. Vastaavia muita yhtiöitä on tunnistettavissa yksittäisistä vastauksista puolenkymmentä. Myös osa tällaisista yhtiöistä on useammalle asiakkaalleen kokonaisvaltainen ja merkittävä yhteistyökumppani. Helsingin kaupungilla taasen on oma in house -yhtiö, DigiHelsinki Oy, joka palvelee vain kaupungin omia tarpeita.

Kansallisista toimialakohtaisia palveluita tarjoavista in house -yhtiöistä muutamia yksittäisiä mainintoja saivat talous- ja henkilöstöpalveluihin erikoistuneet Sarastia ja Monetra sekä hankintapalveluihin erikoistunut Sansia.

Osa vastaajista mainitsee myös yksittäisiä kuntia tai kuntaryhmiä. Tampereen kaupunki nousee esiin useammassa yksittäisessä vastauksessa johtuen ICT-palveluiden järjestämisen isäntäkuntaroolistaan useammille Pirkanmaalaisille kehyskunnille. Lisäksi useampi yksittäinen vastaaja mainitsee samankokoisen naapurikunnan, jonka kanssa tehdään jollakin osa-alueella yhteistyötä. Sitäkin useampi mainitsee oman seutunsa keskuskunnan. Myös muutamia kuntaryppäitä eri puolilta Suomen mainitaan, esimerkiksi Kuuma-kunnat tai useamman kunnan yhteistyö Kaakonkulmalla tai Varsinais-Suomessa. Yli 40 000 asukkaan kuntaryhmässä sekä yli 100 000 asukkaan kunnissa nousee esiin myös muita ryhmän kaupunkeja tärkeinä yhteistyökumppaneina toinen toisilleen.  Hankintojen osa-alueella kymmenkunta vastaajaa tunnistaa myös Hanselin merkittäväksi yhteistyötahoksi.

Slutsatser om fråga 13 - Vissa kommuner har valt en anknuten enhet som en övergripande partner, många kommuner har också ett betydande samarbete med kommuner i sin region eller referensgrupp.

Vissa av de kommuner som svarat har valt att organisera sina egna IKT-tjänster och förlitar sig i stor utsträckning på interna tjänster. Detta är mer uttalat i de landskap och regioner där man har beslutat att inrätta en anknuten enhet som tillhandahåller interna IKT-tjänster. Fler kommuner har också upphandlat ett brett utbud av tjänster från den nationellt verksamma Tiera, och ännu fler ser Tiera som viktig inom några av de områden som frågan omfattar. Tieras betydelse för kommunerna lyfts fram inom upphandlingsområdet. För många kommuner ses även samarbete och nätverkande mellan kommuner som viktigt i svaren på denna fråga.

Priset på tjänsterna, omfattningen av tjänsteerbjudandet och tillgången till experter är de främsta upplevda fördelarna med att använda inhouse-bolag (fråga 14)

På frågan ”14. Vilka är de största fördelarna med att använda interna tjänster för informationsförvaltning, grundläggande IKT och mjukvarutjänster?” ombads uppgiftslämnarna att välja upp till tre av de lämpligaste svarsalternativen från listan. Frågan besvarades av 140 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 88% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 48% av alla kommuner på fastlandet. Figur 3.12 visar fördelningen av svaren på frågan om fördelarna med att använda anknutna enheter i de kommuner som besvarade enkäten.

Figur 3.12: Fördelar för kommunen med att använda anknutna enheter

Mer än 2/5 eller 43% av de tillfrågade kommunerna ser kostnaden för tjänsterna som en stor fördel med att använda anslutna enheter. 31% av de tillfrågade anser att tjänsteerbjudandets täckning är en fördel och 30% att det finns tillgång till experter. Omkring 20-30% av de tillfrågade såg fördelarna med kontinuitet och hållbarhet i verksamhet och utveckling (25%), informationssäkerhet (22%), upphandlingskvalitet (21%) och kundorientering (19%). Andra alternativ nämndes också, men inte lika ofta: leverantörshantering (14%), servicekvalitet (13%), avtalshantering för tjänsteleverantörer (9%), stöd för utveckling (6%) och dataskydd (6%).

11% av de som svarade på enkäten valde alternativet ”någon annan, vilken?”. Av dem som valde detta alternativ säger tio stycken som svarat från kommuner av varierande storlek att användningen av anknutna enheter underlättar upphandlingen. Enskilda uppgiftslämnare specificerar sitt svar ytterligare här, t.ex. genom att ange att det påskyndar upphandlingen, möjliggör direktupphandling eller att upphandlingen redan är upphandlad av ett in-house bolag. Fördelarna med in-house-bolag som tillhandahåller branschspecifika lösningar illustreras av en kommentar: ”Det finns inte tillräckligt med marknadsutbud, särskilt för KVTES- och OVTES-kompatibla HR-system.”

Slutsatser om fråga 14 - De främsta fördelarna med att använda anknutna bolags tjänster är pris, täckning av tjänsteutbudet och tillgång till talanger.

Ett antal olika frågor identifieras som de viktigaste fördelarna för intressenterna. Kostnaden för tjänsterna framkommer i de flesta svaren. Därefter följer tjänsteutbudets täckning och tillgången till experter. Långsiktig utveckling, informationssäkerhet och kundorientering nämns också.

Inhouse-företag är inte en sammanhållen grupp, med mer regionala företag i norr och öster (fråga 15)

I fråga ”15. Om du vill, kan du ange de viktigaste förbättringsområdena och/eller utmaningarna för drift och användning av interna leverantörer av IKT-tjänster?” hade deltagarna möjlighet att specificera sina svar på frågorna 13 och 14 i den öppna frågelådan.

Denna fråga besvarades av 37 uppgiftslämnare från alla de 159 kommuner som besvarade enkäten. Detta motsvarar maximalt cirka 23% av de svarande och cirka 8% av alla kommuner på fastlandet. Svaren var jämnt fördelade över alla kommunstorlekar.

Svaren analyserades i två olika delar. För det första beaktades svaren från ägarna till de viktigaste regionalt verksamma in-house-bolagen (19 st.), dvs. i en något förenklad form svaren från kommunerna i de regioner där de är verksamma. För det andra granskades svaren från andra uppgiftslämnare (18 st.), dvs. med en liknande förenkling av svaren från kommuner som inte ligger i de regioner där de regionala in-house-bolagen är verksamma.

Det är inte möjligt att identifiera några övergripande teman i svaren från de regionala in-housebolagens ägare. De olika organisationskulturer och kundrelationer som finns i olika företag återspeglas i svaren. En del svar från mindre kommuner pekar på det faktum att små kommuner inte kan hantera dessa frågor på egen hand på grund av begränsade resurser och kompetens. Ett par svar pekar på behovet av att förbättra den strategiska inriktningen och organisationen av bolagen. Likaså ser några respondenter att små kommuner inte kan lämnas i händerna på större ägare.

Om man tittar på svaren från övriga respondenter, med några kommentarer om icke-regionala inhousebolag, framträder flera förbättringsområden som uppmärksammats av fler än tre respondenter. Åtta svarade, utifrån lite olika perspektiv, att det egna bolaget inte lyssnar på sina kunder eller inte kan anpassa sina tjänster tillräckligt till kundernas behov. Fem lyfter fram problem med priser och sex med kvalitet. Tre identifierar utmaningar i avtalsvillkoren och tre i tjänsteutbudets täckning. Å andra sidan ser tre svarare osäkerheten i in-house lagstiftningen som ett problem. De flesta kritikerna kommer från södra Finland och flera av dem har inte angett anknutna enheter som sina huvudsakliga tjänsteleverantörspartners i ovanstående fråga.

En enstaka kommentar är: ”Strategisk planering och utveckling i allmänhet är ett område som har fått lite uppmärksamhet.”

Slutsatser på fråga 15 - In-house bolag är inte en homogen grupp. Flera kommuner har byggt upp ett nära samarbete med sina in-house

In-house företag är inte en homogen grupp, vissa verkar nationellt och andra regionalt, subregionalt eller lokalt. Det finns skillnader i de tjänster de erbjuder och i deras organisationskulturer, kundrelationer och kunder. Ett bra exempel är Meita, som har kunder i två regioner som har nära kopplat sina ICT-tjänster och sin utveckling till bolaget, och i en region kunder som använder bolagets tjänster inom färre områden. 

När man tittar på de kommuner som använder sig av de största regionala in-house-bolagens tjänster verkar de dock, med några få undantag, ha valt och engagerat sig i denna organisationsmodell, som de uppfattar som önskvärd, användbar och värd att vidareutveckla. På samma sätt fanns det i denna grupp, med några enstaka undantag, ingen stark kritik mot in-house-bolagens verksamhet från de som svarade. Baserat på svaren på denna och ovanstående frågor kännetecknas kunderna till dessa regionala in-house-bolag av breda och djupa partnerskap med sina tjänsteleverantörer, vilket ofta omfattar tillhandahållande av grundläggande ICT-tjänster och ICT-infrastruktur, och i många kommuner även viktiga uppgifter inom tjänste- och IT-utveckling samt säkerhet.

När man tittar på kunder till andra regionala in-house-bolag än de som nämns ovan (18 som svarade) var de öppna svaren något mer kritiska till in-house-bolagen och till och med hårdare. De som svarade koncentrerade sig på södra Finland, där man kunde tänka sig ett mer omfattande utbud av tjänster än i resten av landet. Det fanns också ett antal som svarade att de inte identifierade in-house som en viktig partner i ovanstående fråga. Det finns i själva verket ingen skyldighet att använda in-house-företag, utom i några enstaka fall, DigiHelsinki Oy, där Helsingfors stad har en skyldighet att använda tjänsterna. 

Med undantag för några få som svarade riktade de inte sina kommentarer till ett specifikt internt företag. Vid en analys av svaren är det därför inte lämpligt att dra alltför långtgående slutsatser om enskilda in-house-bolag, än mindre generaliseringar om hela fältet av anknutna enheter. Förmodligen bidrar den uppdelning i två kategorier som används i denna fråga till att illustrera svarens fokus.

Det förefaller som om geografiska och branschmässiga skillnader i t.ex. pris och tillgänglighet på tjänster är de bakomliggande orsakerna till hur och var (regioner, branscher) inhouse-bolagen har utvecklats och varför de uppfattas som de gör av kunder eller icke-kunder.