Kommunallagen är grunden för kommunens verksamhet. De kommunala styrdokumenten ger ramarna för att styra kommunens verksamhet. Tvåspråkigheten är viktig att etablera i alla styrdokument, speciellt i kommunens förvaltningsstadga och i strategier. Förutom de här dokumenten är givetvis budgeten och kommunens resurser väsentliga för att kommunen ska kunna upprätthålla god service på två språk. I alla dessa styrdokument har de förtroendevalda en central roll. Det är de förtroendevalda som i sista hand godkänner styrdokumenten i kommunen. Samarbetet mellan kommunens personal och förtroendevalda är viktigt både när styrdokumenten görs upp och när de ska förverkligas och följas upp.
Åtgärdsförslag för tvåspråkiga kommuner att garantera fungerande verksamhet på både finska och svenska:
- Precisera servicekedjor på båda språken, också vid stora förändringar i verksamheten.
- Utse ansvarspersoner för service på det andra nationalspråket.
- Inrätta servicekanaler som fungerar på båda språken.
- Organisera språkinlärning på arbetstid för att stärka personalens språkkunskaper.
- Använd lönetillägg som premierar anställda som använder båda språken i arbetet.
- Se till att kommunens förtroendevalda kan använda det andra nationalspråket i sitt arbete.
- Att revisionsnämnden följer fortlöpande upp att verksamheten fungerar på båda språken.
3.1 Förvaltningsstadga och tvåspråkighetsprogram
I 90 § i kommunallagen (410/2015) finns en lista med vilka typer av bestämmelser som ska finnas i kommunens förvaltningsstadga. På ett allmänt plan konstateras att förvaltningsstadgan ska innehålla de bestämmelser som behövs för att de språkliga rättigheterna ska tillgodoses i kommunens förvaltning på det sätt som anges i språklagen (423/2003) och annanstans i lag.
Kommunförbundet har tagit fram en mall för kommunernas förvaltningsstadga. I mallen finns förslag på hur punkterna i förvaltningsstadgan kan utformas. Paragraferna om tvåspråkighet finns i kapitel 7a och där finns flera aspekter på hur språkliga rättigheter ska beaktas i bland annat förvaltningen, verksamheten och rapporteringen.
Förvaltningsstadgan är ett viktigt dokument som styr kommunens verksamhet. Kommunfullmäktige godkänner förvaltningsstadgan.
Utöver viktiga styrdokument som förvaltningsstadga, strategi och budget är ett ytterligare sätt att förankra tvåspråkigheten att göra upp ett tvåspråkighetsprogram. För att göra det till en del av kommunens strategiarbete kan man reglera i förvaltningsstadgan hur det görs upp och regleras.
Checklista för innehåll i tvåspråkighetsprogrammet:
- Syfte och mål
- Nulägesanalys
- Åtgärder
- Språkstadga för kommunens personal
- Mätare och utvärdering. Läs mera om utvärdering i del tre av publikationen.
Följande frågor är det bra att förvaltningsstadgan eller tvåspråkighetsprogrammet ger ett svar på:
- Vem i kommunens ledning har helhetsansvar för servicen på kommunens andra nationalspråk?
- Hur beaktas båda språken i kommunen?
- Hur uppfylls vars och ens rätt att hos kommunen i egen sak använda sitt eget språk?
- Planeras servicenätet så att det täcker också behoven för dem som har det andra nationalspråket som modersmål?
- Hur ser man till att de två befolkningsgrupperna får service på det egna språket på lika grunder?
- Hur svarar man på de kulturella och samhälleliga behoven hos kommunens finskspråkiga och svenskspråkiga befolkning på lika grunder?
- Har kommunen granskat personalens språkkunskapskrav och sett till att de motsvarar det verkliga behovet?
- Finns det tillräckligt många översättare anställda i kommunen?
- Hur ser kommunen till att den finsk- och svenskspråkiga befolkningen och organisationerna har likadana möjligheter att delta och påverka på eget språk?
- På vilket sätt mäter kommunen hur bra servicen fungerar på det andra nationalspråket (se del tre i publikationen)?
3.2 Förtroendevalda och tvåspråkighet
Förtroendevalda i kommunen har en viktig roll för att skapa en levande tvåspråkighet i kommunen. Fullmäktigeledamöterna godkänner kommunens styrdokument som ger ramarna för hela kommunens verksamhet. Därutöver kan fullmäktigeledamöter påverka den kommunala servicen exempelvis genom fullmäktigemotioner.
Förtroendevalda i kommunala organ i en tvåspråkig kommun har rätt att använda finska eller svenska vid sammanträden och i skriftliga utlåtanden eller ställningstaganden till protokollet eller ett betänkande. Det är frågan om demokrati och den i grundlagen tryggade rätten till inflytande. Om någon ledamot inte förstår ett muntligt yttrande, ska det på begäran relateras i korthet på finska eller svenska. I sista hand ansvarar ordföranden för att medlemmarna har lika möjligheter att delta i arbetet oberoende av deras språk, och således även för att texter blir översatta.
Om ledamotens yttrande, utlåtande eller ställningstagande – till exempel anmälan om avvikande mening – avviker från protokollsspråket men bifogas till protokollet, ska det översättas till protokollsspråket.
Fullmäktiges möteskallelser och protokoll ska skrivas på båda språken i tvåspråkiga kommuner enligt språklagen. Föredragningslistan och bilagorna blir en del av fullmäktiges protokoll och ska därför finnas på både finska och svenska. Kompletterande material som sänds med föredragningslistan behöver inte alltid finnas på båda språken. Men kommunen ska trygga de förtroendevaldas möjlighet att fullgöra sina uppgifter. En tvåspråkig kommun är skyldig att skriva möteskallelser och protokoll för kommunstyrelsen, nämnderna samt andra organ på två språk. Det här gäller dock inte enspråkiga organ och sektioner. I partsfrågor ska både beslutet och protokollsutdrag ändå ges på handläggningsspråket. Protokollen ska översättas så att kommuninvånarna har tillräckligt med tid att sätta in sig in i besluten innan besvärstiden går ut, helst några dagar efter att protokollet på majoritetens språk har blivit klart.