Produktivitet uppnås genom att använda information, inte genom att samla in den

På kommunmarknaden 2026 anordnade Kommunförbundet ett panelsamtal med rubriken ”Ett produktivitetslyft med hjälp av data – vad som behövs under nästa regeringsperiod”. Under paneldiskussionen visades även ett videohälsning från Elise Haapamäki, forskningschef vid Åbo stad, där hon berättade om sina erfarenheter av utmaningarna med att utnyttja data i det dagliga arbetet, utifrån stadens behov av datadriven styrning och forskning. Denna blogg bygger på innehållet i paneldiskussionen och videon.

I panelen deltog kommunminister Anna-Kaisa Ikonen, direktör Maria Nikkilä från Tammerfors stad, kommundirektör Mikael Grannas från Sibbo, programchefen Jonna Heliskoski från Sitra samt generaldirektören Markus Sovala från Statistikcentralen. Panelen leddes av Tom Holmroos, informationsdirektör vid Kommunförbundet, och Elisa Kettunen, direktör för digitalisering och informationssamhället.

Vi står inför en konflikt som hämmar utvecklingen. Enorma mängder data genereras och samlas in, men syftet med insamlingen och användningen av den verkar hamna i skymundan. Vi upplever en kollektiv frustration när information registreras i flera olika system och tid går åt till uppgifter som tar tid från mötet med människor, utvecklingen av tjänster och det egentliga expertarbetet.

Syftet med datainsamlingen är inte att ytterligare öka den administrativa bördan, utan att underlätta arbetet och göra det möjligt att ägna tid åt andra frågor som kräver uppmärksamhet. Men nu befinner vi oss just i denna svåra situation. Vad ska vi då göra?

Vi behöver förståelse för i vilket syfte informationen samlas in, hur den används och vilka fördelar informationsinsamlingen ger tillbaka till kommunerna, tjänsterna och medborgarna. Högkvalitativa, öppna och jämförbara statistiska uppgifter är nödvändiga för kommunernas ledning och för ett demokratiskt beslutsfattande. Uppgifter som samlats in en gång bör kunna tjäna flera syften, för att underlätta arbetet både för anställda och medborgare. Ur kommunernas perspektiv vore det viktigt att information som samlats in en gång kan utnyttjas effektivt av alla aktörer inom den offentliga förvaltningen utan onödigt extraarbete eller kostnader.

"Förutom verksamhetens effektivitet vill vi även lägga vikt vid dess påverkan. När vi talar om produktivitet menar vi alltså inte bara att spara pengar, utan också att granska verksamhetens kvalitet och att konkretisera fördelarna utöver själva besparingarna, till exempel i form av framgångsrika tjänster ur kundens perspektiv."

Flaskhalsen är inte bristen på information, utan dess fragmentering och kostnaderna. Maria Nikkilä, direktör vid Tammerfors stad, påminde under paneldiskussionen om att det fortfarande finns mycket information som inte är tillgänglig i strukturerad form. Informationen produceras med olika strukturer, i olika system och för olika ändamål. Kommunerna står för en betydande del av informationsbasen, men tvingas ofta köpa tillbaka bearbetad information för eget bruk. Detta leder oundvikligen till en olämplig avvägning mellan den administrativa bördan, kostnaderna för informationsanskaffning och behoven av informationsstyrning.

Frukterna av informationsutnyttjandet bör återföras till tjänsterna. I bästa fall märks ett framgångsrikt informationsutnyttjande för medborgaren i form av enklare handläggning av ärenden. En förifylld skattedeklaration är ett välkänt exempel på hur underliggande data minskar kundens arbetsbörda. Samma tankesätt skulle kunna utvidgas till att omfatta offentliga tjänster i större utsträckning, vilket Anna-Kaisa Ikonen, minister för kommun- och regionfrågor, påpekade panelen på Kommunmarknaden. Sammanföring av uppgifter, pseudonymisering och sekundär användning öppnar nya möjligheter för prognoser och utveckling av tjänster. Samtidigt måste vi se till att dataskyddet, de mänskliga rättigheterna och identifieringen av snedvridningar tillgodoses, så att vi inte förverkligar dystopin i ”Minority Report”.

Hur ska vi då skörda frukterna av datainsamlingen? De saftigaste frukterna hänger tyvärr lite högre upp, dit ingen aktör på egen hand når: vi behöver förnyade arbetssätt, lagstiftning som möjliggör detta, gemensamma lösningar och långsiktig finansiering. Detta kan kommunerna inte lösa på egen hand.

Staten, kommunerna, myndigheterna och företagen måste tillsammans bygga upp en nationell datainfrastruktur där information betraktas som ett gemensamt kapital och inte som en organisationsspecifik tillgång. Gemensamma datamodeller, standarder, taxonomier och nationellt samordnade lösningar skulle möjliggöra sammanställning, jämförelse och effektivare utnyttjande av informationen. Genom en smidigare sammanställning av informationen skulle man på så sätt också bättre kunna få grepp om effekterna verksamheten uppnår.

I nuläget är informationen inom den offentliga förvaltningen en underutnyttjad resurs, vilket också framgår av ett pressmeddelande om ett gemensamt ställningstagande från 11 organisationer som nyligen publicerades. Produktivitet uppnås inte genom att samla in mer data, utan genom att gemensamt utnyttja den information som redan samlats in, på ett ansvarsfullt sätt och så att den underlättar människors vardag.

Niina Erkkilä
Projektkoordinator, Kommunförbundet

Elise Haapamäki
Forskningschef, Åbo stad