Avtal

Reklamation

Kommunen måste reagera omedelbart på avtalsbrott och andra brister. Om man dröjer för länge med reklamationen kan man förlora rätten att åberopa felet i fråga.

Reklamation betyder att man lämnar ett skriftligt klagomål om bristerna i den köpta varan eller tjänsten.

Reklamationen ska göras genast även om man inte har uppgifter om hur stor skada avtalsbrottet orsakat. I så fall ska man i reklamationen förbehålla sig möjligheten att precisera kraven senare.

Så fort behovet att göra en reklamation uppstår ska man kontrollera om det finns reklamationsvillkor i avtalet.

Alltid skriftlig reklamation

Det är svår att senare bevisa muntliga reklamationer. För att häva ett avtal eller att utesluta en anbudsgivare på grund av dåliga erfarenheter krävs skriftlig reklamation som tydligt dokumenterats. Den som skickar en reklamation måste kunna bevisa att mottagaren fått kännedom om reklamationen. Det säkraste sättet att skicka en reklamation är per post mot mottagningsbevis eller genom en stämningsman. I praktiken skickas reklamationer ofta per e-post. I så fall ska man be mottagaren svara på meddelandet och konstatera att reklamationen har kommit fram.

Betydelsen av skriftliga reklamationer betonas vid en eventuell rättegång. Kommunen ska kunna bevisa att reklamationen gjorts och att mottagaren fått kännedom om den. 

Reklamationens innehåll

En reklamation ska innehålla åtminstone följande:

  • Bakgrundsfakta
  • Avtalet och parterna
  • Vilken prestation avtalet gäller
  • Orsaken till reklamationen, dvs. på vilket sätt prestationen avviker från det som avtalats Specificera brister, fel och/eller avtalsbrott
  • Detaljerade uppgifter om avtalsbrottet = avtalsbrottets konsekvenser för kommunen
  • Framställ krav och specificera dem så noggrant som det i detta skede är möjligt. Exempelvis de skador som ska ersättas.
  • Förbehåll rätten att precisera kraven senare. Det går kanske inte att avgöra skadans omfattning i detta skede.
  • Datum och underskrift 

Har kvaliteten betydelse, betalar du för ingenting?

Reklamationerna ska dokumenteras omsorgsfullt och sparas i organisationens system för avtalshantering eller på en motsvarande plats. På så sätt är allt material som har med avtalet och reklamationen att göra lätt att hitta också senare. Därtill har alla berörda parter tillgång till informationen om avtalspartens brister eller avtalsbrott också efter eventuella personalbyten.

Uppföljningen av avtal och vid behov reklamationer är en förutsättning för en högklassig och fungerande kontraktsperiod. På så sätt försäkrar du dig om att du som beställare får den service du beställt och som du betalat för.

Något som sker rätt ofta

Det finns bestämmelser om reklamation i flera olika lagar. Lagparagrafer om reklamation finns bland annat i:

  • jordabalken
  • lagen om bostadsköp
  • konsumentskyddslagen och
  • köplagen

Dessutom finns det reklamationsvillkor i flera allmänna avtalsvillkor så som YSE 1998, JYSE 2014 Tjänster, JYSE 2014 Varor samt i avtalsvillkoren för den offentliga förvaltningens IT-upphandling JIT 2015.

 

Läs mer

Kommunförbundets sakkunniga som kan ge mer information

Läs mer om dessa teman
juridik
avtal
ledning
offentliga upphandlingar
offentlig service