Vanliga frågor om kommunikation i kommunerna

I kommunallagen sägs följande:

”29 § Kommunikation

Kommunen ska informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet. Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. Kommunen ska informera om hur man kan delta i och påverka beredningen av besluten.

I fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen ska kommunen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Kommunen ska i sin kommunikation på nätet se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att skyddet för privatlivet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter.

I kommunikationen ska det användas ett klart och begripligt språk och olika invånargruppers behov ska beaktas.”

Dessutom sägs det i 90 § att förvaltningsstadgan ska innehålla behövliga bestämmelser om kommunikationsprinciperna.

Lagaspekten kan sammanfattas enligt följande:

1. Kommunallagen betonar vikten av interaktion. Kommuninvånarna ska ges möjlighet att delta i och påverka beredningen av ärenden.
2. Kommunallagen förpliktar kommunen att kommunicera om all verksamhet, oavsett hur den organiserats i praktiken.
3. Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster ställer konkreta krav på de digitala tjänster kommunen erbjuder.

Resten handlar om tolkning. Som självständiga aktörer tolkar kommunerna lagen och utarbetar bland annat en förvaltningsstadga som anger de konkreta riktlinjerna.

I praktiken står det klart att kommunikationen om beslutsfattande, beredning och tjänster omfattas av lagen. I lagen anges det allmänna datanätet som kommunikationskanal. Kommunens webbsidor är därmed den primära kanalen att informera om beslut.

Marknadsföring är en besvärligare aspekt. Lagen säger ingenting om marknadsföring. Å andra sidan är de frågor som kommunen ”marknadsför” de samma som kommunen kommunicerar om. Ofta handlar det om servicekommunikation. Om man gör en lite finare reklam om att ”simhallen har öppnat, här är öppettiderna”, så ändrar det inte kommunikationen till något annat. Lagen kräver inte att kommunikationen ska vara tråkig och bara i textformat.

Marknadsföringsmetoder används till exempel inom näringspolitiken, som är en viktig del av kommunen verksamhet. Till exempel har ett livskraftigt företagsliv ofta en stor roll i strategin.

Tips om hur man kan gå till väga:

1. Tala till exempel om kommunikation med marknadsföringsmetoder i stället för marknadsföring. Det beskriver bättre vad kommunen gör, dvs. kommunicerar mångsidigt och med olika metoder, men om frågor som hör till kommunens kärnuppgifter. Det täcker största delen av den s.k. marknadsföring som kommunen sysslar med.
2. Fundera på vad saken gäller. Till exempel i fråga om en annons i lokaltidningen gäller det att fundera på vad reklamen gäller och om det är relevant att kommunicera om detta. Om reklamen gäller något som kommunen ska kommunicera om, är det fråga om kommunikation, inte reklam.

Vissa saker kan man göra enklare, andra mer storstilat. Om kommunen säljer tomter, kan man lägga ut en annons på webben, men man kan också göra tjusiga videoklipp och tidningsreklam. Kommunen måste i vilket fall som helst informera om tomtförsäljning, men får själv avgöra i vilken utsträckning och i vilken form.

Kommunerna sysslar i praktiken nästan aldrig med marknadsföring som inte gäller deras uppgiftsområde. Det är alltid fråga om till exempel näringspolitik eller information om tjänster och möjligheter till delaktighet. Om verksamheten inte på något sätt anknyter till kommunens uppgifter, baserar den sig inte på lag.

Gränsdragningen mellan lagstadgad och prövningsbaserad kommunikation baserar sig i grund och botten på hur mycket arbetstid och pengar som ska användas. Det förutsätter prövning från fall till fall. Riktlinjer för detta finns till exempel i förvaltningsstadgan och kommunens strategi.

Tillgänglighetslagen är dock inte tillämplig på icke-offentlig video, så det finns ingen skyldighet att till exempel lägga till undertexter i videon. Det finns inget behov av att skapa något nytt till följd av en begäran om information, utan skyldigheten att lämna ut information gäller endast befintligt material som sådant.

När det gäller inspelningar är det värt att överväga om man överhuvudtaget ska göra och behålla en inspelning om den inte ska publiceras senare. Inspelningen är också en personuppgift, eftersom identifierbara personer förekommer i videon. Om inspelningar bevaras bör detta också beaktas med tanke på personregistret.

När tredje part förser kommunen med till exempel underlag och kompletterande material i samband med beslutsfattande är det lämpligt att inkludera i beställningen att materialet skall vara tillgängligt. På så sätt är det tydligt vem som måste göra materialet tillgängligt och de potentiella kostnaderna beaktas i ett tidigt skede. Kommunen bör säkerställa att materialet är tillgängligt.

Ett bra verktyg är avsnittet ”tillgängliga dokument” på webbplatsen saavutettavasti.fi (på finska) som förklarar vad tillgänglighet innebär i dokument. Du kan också hänvisa till denna webbplats när du beställer material från tredje part.

PDF kan också vara tillgängligt som material, så länge det implementeras och lagras på ett tillgängligt sätt. Till exempel att filen inte skrivs ut som en bild, utan sparas som en PDF. En bra genväg för att kontrollera är att försöka markera och kopiera text från filen.

Det är också värt att fundera över textens innehållsliga kvalitet. Både textens tydlighet och läsbarhet är viktiga delar av tillgängligheten, vilket är viktigt för både bilagor och webbplatser.

Lagen slår inte fast hur kommunen ska kommunicera. Det förutsätts att man kommunicerar, men det är kommunens eget val i vilken utsträckning kommunikationen sker och hur brett språkutbudet är (med undantag för de lagstadgade språken). Oberoende av hur man kommunicerar, förutsätter dock till exempel lagen om tillhandahållande av digitala tjänster att kommunikationen ska ske på ett tillgängligt sätt.

Att beakta i sammanhanget:

• Det är skäl att skilja mellan innehåll som rör rättigheter, skyldigheter och förmåner och annat innehåll. Till exempel ansökningsförfaranden som gäller skolan eller småbarnspedagogiken bör vara noggrant översätta, texterna måste vara helt identiska.
• Å andra sidan finns det också texter där det viktigaste är att idén framgår av översättningen. Till exempel i en bloggtext beskrivs ofta en idé eller en tanke och då är det inte så viktigt att ordalydelsen är exakt identisk. Då behöver texten inte vara helt likalydande – lagen kräver inte ens att en blogg ska publiceras eller översättas.
• Den som publicerar något bär alltid ansvar för det som publiceras. Om kommuninvånarna påpekar brister, bör de rättas till.
• Om man använder maskinöversättning för att skapa den slutliga versionen av en text, bör det på webbsidan tydligt framgå att texten har översatts automatiskt och att ingen anställd har granskat den. Men om texten har genomgått en särskild granskning är denna information irrelevant.

Det är skäl att överväga en klassificering av de texter som ska översättas i tre kategorier:

1. Texter som översätts av ett proffs och som är identiska på de olika språken. Hit hör till exempel information om besvärsrätt, officiella ärenden och hur man ansöker om olika former av service osv. Visst kan översättaren ta olika AI-baserade verktyg till hjälp, men den slutliga ordalydelsen ska slipas av ett proffs. Detta är viktigt även ur rättslig synvinkel, eftersom det här kan uppstå fel i översättningarna som också har rättslig betydelse.
2. Texter som kan översättas med AI och som granskas av någon som behärskar språket tillräckligt väl. Dessa texter kunde till exempel vara "lättare" nyheter eller bloggtexter.
3. Texter som översätts med AI och inte granskas av någon. Det här används av många kommuner till exempel när de betjänar på andra språk än de inhemska. Det är viktigt att man i samband med texten klargör att det är fråga om en automatisk översättning, så att läsaren är medveten om det. Tanken är på sätt och vis att utan den extra hjälp som de automatiska verktygen ger skulle tjänsten i fråga inte finnas alls. Om detta alternativ gör det möjligt att informera till exempel dem som kommit från Ukraina om kommunens tjänster, då är det bara bra.

Av de ovan nämnda är texter i kategori 1 sådana som det lönar sig att vara noggrann med. Däremot kommer kategorierna 2 och 3 eventuellt att närma sig varandra i takt med att AI-tjänsterna utvecklas. En allt större del av innehållet kan publiceras antingen efter en snabbgranskning eller utan att texten granskas alls.

Kommunförbundet har ännu inga egentliga anvisningar eller riktlinjer om användningen av AI, och några sådana kommer sannolikt inte heller inom den närmaste framtiden. Det beror på att regelverket kring användningen av artificiell intelligens i detta skede inte är klart. Allmänt kan man i fråga om användningen av bilder skapade med AI konstatera att

1. Det gäller att informera tydligt om saken då man använder en bild som skapats med hjälp av AI.
    
2. När bilder skapats med AI handlar det inte om personuppgifter, så ur offentlighets- och dataskyddslagstiftningens synvinkel får de användas hur man vill.
    
3. Det lönar sig att bekanta sig noggrant med användarvillkoren för AI-applikationen i fråga, i synnerhet med rättigheterna att använda bilder. En del tjänster som använder AI ger endast begränsade rättigheter till användning av bilder och behåller upphovsrätten under egen kontroll. Även i övrigt lönar det sig att följa med debatten kring upphovsrätt då det gäller bilder som skapats med AI. Frågan väcker mycket diskussion och läget är oklart.

Vid en strikt tolkning kan man säga att en kommunal evenemangskalender är myndighetskommunikation där information om företagens evenemang inte tillåts. Samtidigt hör inte evenemangskalendrar till kärnan i kommunens myndighetsverksamhet, och olika evenemang är ju viktiga med tanke på kommunens livskraft.

Därmed kan man tolka saken som så att det inom vissa ramar kunde vara möjligt att nämna företagens evenemang. Det ska vara avgiftsfritt och jämlikt. Ett avgiftsfritt evenemang är inte direkt kommersiell verksamhet. Jämlikheten förverkligas om alla har möjlighet att delta under jämförbara omständigheter.

Motiveringen för denna policy är att kommunen i syfte att främja livskraften i kommunen berättar om avgiftsfria evenemang.

Situationer av den här typen har oftast lösts via separata företag. Ett kommunägt företag binds inte av de ramar som begränsar kommunen verksamhet, men också i sådana fall är det skäl att i mån av möjlighet beakta jämlikhet och rättvisa mellan företagen i området.

Kommunen kan presentera kommunen och dess livskraft men inte göra reklam för enskilda företag.

Om aktören däremot är ett kommunägt bolag (t.ex. marknadsförings- eller näringsbolag) så kunde den typen av material delas ut, åtminstone i teorin. Men också i sådana fall är det viktigt att vara opartisk och bemöta områdets företag jämlikt.

Inom kommunernas arbetskraftsservice har det uppstått frågor om huruvida kommunen i sina egna kanaler kan lyfta fram företag som arbetsgivare och på sätt och vis marknadsföra lediga arbetsplatser i enskilda företag? Även frågan om jämlikhet har aktualiserats. Kan den kommunala arbetskraftsservicen till exempel ordna rekryteringsevenemang inom en viss sektor?

Syftet med den kommunala arbetskraftsservicens verksamhet är framför allt att främja möjligheterna att hitta arbetsplatser för arbetslösa. Syftet med arbetskraftsmyndighetens verksamhet kan inte vara att marknadsföra ett enskilt företags produkter eller tjänster. Det är dock inte alltid tillräckligt effektivt att annonsera ut lediga jobb enbart via Jobbmarknaden. Det kan också vara nyttigt att använda andra medier och sätt att informera. Här har arbetskraftsmyndigheten prövningsrätt i fråga om vilka olika metoder den använder. Sättet att informera om arbetsplatser kan variera efter sektor eller rentav efter enskild arbetsgivare beroende på tid och konjunkturer. Utgångspunkten är dock att arbetsgivarna behandlas jämlikt och att till exempel rekryteringsevenemang ordnas på ett så heltäckande sätt som möjligt med beaktande av olika sektorer och arbetsgivare.

När en arbetskraftsmyndighet informerar om lediga arbetsplatser ska den tillämpa prövning när den överväger informationssättet och informationsinnehållet. Föremålet för kommunikationen ska i första hand vara de lediga arbetstillfällena, så att kommunikationen inte kan tolkas som marknadsföring av företaget. Enskilda arbetsgivare ska ha jämbördiga möjligheter att utnyttja också de kommunikationskanaler och medier som arbetskraftsmyndigheten ställer till förfogande.

Det är tillåtet för kommunen att idka påverkanssamarbete för att stödja kommunens kommunikationsuppgift. I ett samarbete som berör påverkanskommunikation iakttas ramvillkoren i upphandlingslagstiftningen och i samarbetsavtalet säkerställs att den kommunikation och påverkan som sker på kommunens vägnar fokuserar på presentation av kommunens område, inte på företagsmarknadsföring.