Kommunernas kommunikation och marknadsföring

Vanliga frågor om kommunikation i kommunerna

Detta avsnitt är under översättning

Vissa frågor ställs ofta i samband med kommunal kommunikation. På denna sida har vi sammanställt svar på de vanligaste frågorna. Om du har en fråga om kommunal kommunikation är du välkommen att kontakta oss via vårt formulär för rådgivning. Kontakta oss också om du tycker att ett svar är helt fel så ska vi förbättra det.  

Öppna alla

Allmänna kommunikationsfrågor

Är en samkommun en offentlig myndighet?

Ja, det är den, och därmed omfattas den av bestämmelserna i bland annat tillgänglighetslagen, språklagen och förvaltningslagen, precis som kommuner.
 

Vilka delar av kommunernas kommunikation och marknadsföring är lagstadgade och vilka inte?

I kommunallagen sägs följande:

”29 § Kommunikation

Kommunen ska informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet. Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. Kommunen ska informera om hur man kan delta i och påverka beredningen av besluten.

I fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen ska kommunen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Kommunen ska i sin kommunikation på nätet se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att skyddet för privatlivet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter.

I kommunikationen ska det användas ett klart och begripligt språk och olika invånargruppers behov ska beaktas.”

Dessutom sägs det i 90 § att förvaltningsstadgan ska innehålla behövliga bestämmelser om kommunikationsprinciperna.

Lagaspekten kan sammanfattas enligt följande:

  1. Kommunallagen betonar vikten av interaktion. Kommuninvånarna ska ges möjlighet att delta i och påverka beredningen av ärenden.
  2. Kommunallagen förpliktar kommunen att kommunicera om all verksamhet, oavsett hur den organiserats i praktiken.
  3. Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster ställer konkreta krav på de digitala tjänster kommunen erbjuder.

Resten handlar om tolkning. Som självständiga aktörer tolkar kommunerna lagen och utarbetar bland annat en förvaltningsstadga som anger de konkreta riktlinjerna.

I praktiken står det klart att kommunikationen om beslutsfattande, beredning och tjänster omfattas av lagen. I lagen anges det allmänna datanätet som kommunikationskanal. Kommunens webbsidor är därmed den primära kanalen att informera om beslut.

Marknadsföring är en besvärligare aspekt. Lagen säger ingenting om marknadsföring. Å andra sidan är de frågor som kommunen ”marknadsför” de samma som kommunen kommunicerar om. Ofta handlar det om servicekommunikation. Om man gör en lite finare reklam om att ”simhallen har öppnat, här är öppettiderna”, så ändrar det inte kommunikationen till något annat. Lagen kräver inte att kommunikationen ska vara tråkig och bara i textformat.

Marknadsföringsmetoder används till exempel inom näringspolitiken, som är en viktig del av kommunen verksamhet. Till exempel har ett livskraftigt företagsliv ofta en stor roll i strategin.

Tips om hur man kan gå till väga:

  1. Tala till exempel om kommunikation med marknadsföringsmetoder i stället för marknadsföring. Det beskriver bättre vad kommunen gör, dvs. kommunicerar mångsidigt och med olika metoder, men om frågor som hör till kommunens kärnuppgifter. Det täcker största delen av den s.k. marknadsföring som kommunen sysslar med.
  2. Fundera på vad saken gäller. Till exempel i fråga om en annons i lokaltidningen gäller det att fundera på vad reklamen gäller och om det är relevant att kommunicera om detta. Om reklamen gäller något som kommunen ska kommunicera om, är det fråga om kommunikation, inte reklam.

Vissa saker kan man göra enklare, andra mer storstilat. Om kommunen säljer tomter, kan man lägga ut en annons på webben, men man kan också göra tjusiga videoklipp och tidningsreklam. Kommunen måste i vilket fall som helst informera om tomtförsäljning, men får själv avgöra i vilken utsträckning och i vilken form.

Kommunerna sysslar i praktiken nästan aldrig med marknadsföring som inte gäller deras uppgiftsområde. Det är alltid fråga om till exempel näringspolitik eller information om tjänster och möjligheter till delaktighet. Om verksamheten inte på något sätt anknyter till kommunens uppgifter, baserar den sig inte på lag.

Gränsdragningen mellan lagstadgad och prövningsbaserad kommunikation baserar sig i grund och botten på hur mycket arbetstid och pengar som ska användas. Det förutsätter prövning från fall till fall. Riktlinjer för detta finns till exempel i förvaltningsstadgan och kommunens strategi.

En journalist gör en begäran om information och ber om en inspelning av ett fullmäktigemöte. Videon är inte tillgänglig för offentlig distribution. Vad bör göras?

Tillgänglighetslagen är dock inte tillämplig på icke-offentlig video, så det finns ingen skyldighet att till exempel lägga till undertexter i videon. Det finns inget behov av att skapa något nytt till följd av en begäran om information, utan skyldigheten att lämna ut information gäller endast befintligt material som sådant.

När det gäller inspelningar är det värt att överväga om man överhuvudtaget ska göra och behålla en inspelning om den inte ska publiceras senare. Inspelningen är också en personuppgift, eftersom identifierbara personer förekommer i videon. Om inspelningar bevaras bör detta också beaktas med tanke på personregistret.

Hur kan kommunens kommunikation mätas? Vad ska man tänka på först?

Först och främst är det värt att identifiera vilka alla konkreta indikatorer som finns tillgängliga. Webbtjänster och sociala medier tillhandahåller till exempel en omfattande uppsättning analyser. Det är bra att lista dessa, och även att tänka på den tidsram som de kommer att granskas enligt. Problemet med den här typen av data är att de är ganska allmänna till sin natur.

I synnerhet numeriska siffror är vanligtvis riktningsgivande i värde. Åt vilket håll är vi på väg? Har åtgärderna varit framgångsrika i ljuset av siffrorna?

Om kommunen har en tjänst som kan användas för att t.ex. registrera medieträffar är det bra att ta hänsyn till detta.

För det andra finns det ”kvalitativ” mätning. Det vill säga att om den första ger siffror, syftar den andra till att fånga effekterna. Här krävs ofta en arbetsinsats, antingen i form av nedlagd tid eller köp av en tjänst. Det kan vara möjligt att samarbeta med en utbildningsinstitution etc. 

När det är möjligt är det lämpligt att kombinera mätningen av kommunal kommunikation med allmänna kommunala resultatbedömningar och undersökningar. Till exempel bör nöjdhet med eller användning av kommunikationstjänster undersökas i samma sammanhang som andra undersökningar av invånarnas eller intressenternas åsikter.

Så det är värt att inventera åtminstone:

  • Existerande, numeriska indikatorer. Du kan sätta upp mål för dem, och med tiden kan du följa hur de förändras över tid. Ett mål kan till exempel vara att kommunens Facebook-inlägg ska få fler reaktioner än tidigare.
  • Möjliga andra/kvalitativa alternativ.

Mätning av kommunikation behandlas i vår nu något gamla handbok till kommunal kommunikation från 2016. 

Tillgänglighetsfrågor

Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster förpliktar kommuner och samkommuner. Stöd finns på webbplatsen tillganglighetskrav.fi och i Kommunförbundets handbok om webbtillgänglighets.

Gäller webbtillgänglighetslagen för kommuner? Hur är det med kommunägda bolag?

Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) ålägger organisationer, främst i deras roll som offentliga myndigheter, att göra sina onlinetjänster - webbplatser och mobilappar - förenliga med tillgänglighetskraven.

Dessutom omfattas offentliga institutioner och vissa organisationer av tillgänglighetskrav. Tillgänglighetskraven kan också gälla för vissa organisationers onlinetjänster på basen av deras finansiering. Dessutom omfattas en del av den privata sektorn av tillgänglighetskraven.

Kommuner och samkommuner omfattas automatiskt av tillgänglighetslagen.

Om en organisation får mer än hälften av sin finansiering från skattefinansiering omfattas den också av tillgänglighetslagen. Detta kan gälla många organisationer.

Tillgänglighetskraven gäller också för leverantörer av offentliga tjänster. Om det är fråga om en tjänst som kommunen ansvarar för och som kommunen beslutar att lägga ut på entreprenad, överförs tillgänglighetsskyldigheten på sätt och vis med uppgifterna. Detta bör beaktas när avtal upprättas.

Gäller kraven på webbtillgänglighet för bilagor som gjorts av andra aktörer än kommunen och som publiceras på kommunens webbplats?

När tredje part förser kommunen med till exempel underlag och kompletterande material i samband med beslutsfattande är det lämpligt att inkludera i beställningen att materialet skall vara tillgängligt. På så sätt är det tydligt vem som måste göra materialet tillgängligt och de potentiella kostnaderna beaktas i ett tidigt skede. Kommunen bör säkerställa att materialet är tillgängligt.

Ett bra verktyg är avsnittet ”tillgängliga dokument” på webbplatsen saavutettavasti.fi (på finska) som förklarar vad tillgänglighet innebär i dokument. Du kan också hänvisa till denna webbplats när du beställer material från tredje part.

PDF kan också vara tillgängligt som material, så länge det implementeras och lagras på ett tillgängligt sätt. Till exempel att filen inte skrivs ut som en bild, utan sparas som en PDF. En bra genväg för att kontrollera är att försöka markera och kopiera text från filen.

Det är också värt att fundera över textens innehållsliga kvalitet. Både textens tydlighet och läsbarhet är viktiga delar av tillgängligheten, vilket är viktigt för både bilagor och webbplatser.

Gäller tillgänglighetskraven även för videor på sociala medier och deras undertexter?

Ja, det gäller. När en organisation som omfattas av tillgänglighetslagen producerar material måste det vara tillgängligt. Det handlar om vem som gör det, inte var videon visas.

Undantaget är att om man till exempel har en tillgänglig video på sin webbplats så behöver inte versionen i sociala medier vara tillgänglig. Det räcker med att materialet finns tillgängligt på ett tydligt ställe, till exempel som en transkriberad text på kommunens webbplats. I så fall måste det finnas en tydlig länk, t.ex. från sociala medier-kanalen till den platsen, dvs. den tillgängliga versionen måste kunna hittas.

Om du redan har undertexter i videon bör du dock använda dem på alla möjliga ställen. Detta är en bra service. Men lagen kräver inte det.

Användning av AI i kommunens kommunikation

En stor del av de finska städerna och kommunerna använder eller planerar att använda AI-baserade verktyg i sin kommunikation, enligt undersökningen om kommunikation i kommunerna från hösten 2024.

Voimmeko käyttää tekoälysovelluksia kunnan viestinnässä?

Varsinaista ohjeistusta tai linjaussuosituksia Kuntaliitolla asiaan ei vielä ole, eikä ole luultavasti lähiaikoina tulemassakaan. Tämä siksi, koska tekoälyn käytön sääntely on vaiheessa.

Yleisesti olemme todenneet seuraavaa:

  1. Julkisesti saatavilla oleviin AI-työkaluihin (kuten ChatGPT) voit syöttää vain julkiseksi soveltuvaa työhön liittyvää yleistietoa tai voit kysyä siltä haluamiasi asioita. Henkilötietojen tai muiden asiakasta koskevien tietojen syöttäminen tekoälytyökaluihin ei ole sallittua, vaikka samat tiedot olisivat saatavilla avoimesta verkosta tai muuten julkisista lähteistä.
  2. Tietojen syöttäminen AI-työkaluun merkitsee yleensä sitä, että sen käyttäjä luovuttaa tiedot palvelua tarjoavan yrityksen vapaaseen käyttöön, esimerkiksi AI:n kouluttamisessa, sekä tyypillisesti käsiteltäväksi EU-alueen ulkopuolella. Toisin sanoen ette enää voi vaikuttaa siihen, mitä tiedolla tehdään tai miten sitä tullaan käyttämään.

Mitä tulisi huomioida tekoälypohjaisten, mahdollisesti automatisoitujen käännösten suhteen? Onko jotain oikeudellista mitä tulisi huomioida?

Laissa ei sanota miten kunnan tulee viestiä. Siellä edellytetään viestimään, mutta on kunnan oma valinta, kuinka laajasti tai kuinka laajalla kielivalikoimalla (lakisääteiset kielet pois lukien) kunta viestii. Tosin esimerkiksi saavutettavuuslaki edellyttää sitä, että miten ikinä viestitäänkään, niin se tulee tehdä saavutettavasti.

Huomioitavaa asiaan liittyen:

  • Kannattaa erotella sisällöt, jotka liittyvät oikeuksiin, velvollisuuksiin ja etuisuuksiin sekä muut sisällöt. Esimerkiksi vaikkapa kouluun tai varhaiskasvatukseen liittyvät hakuprosessit kannattaa kääntää huolella, tekstien tulee olla tyystin identtiset.
  • Toisaalta on myös tekstejä, joissa olennaisinta on vain, että idea kääntyy. Esimerkiksi blogitekstissä kuvataan usein ideaa tai ajatusta, täsmälleen identtisellä sanamuodolla ei ole niinkään merkitystä. Tällöin tekstin ei tarvitse olla tyystin identtistä - laki kun ei edellytä edes blogia julkaisemaan tai sitä kääntämään.
  • Julkaisijalla on aina vastuu julkaisustaan. Jos kuntalaiset ottavat yhteyttä epäkohdista, ne kannattaa korjata.
  • Jos käyttää konekäännöstä lopullisen version tekemiseen, kannattaa sivulla sanoa selvästi, että tämä teksti on käännetty automaattisesti, ja että kukaan työntekijä ei ole tekstiä tarkistanut. Sen sijaan, jos teksti on erikseen vielä tarkistettu, tällä tiedolla ei ole merkitystä.

Kannattaa harkita käännettävien tekstien luokittelua kolmeen osaan:

  1. Tekstit, jotka kääntää ammattilainen ja jotka ovat identtisiä eri kielillä. Näitä ovat esimerkiksi haut erilaisiin palveluihin, tiedot valitusoikeuksista, viralliset asioinnit jne. Toki kääntäjän apuna voi olla tekoälypohjaisia työkaluja, mutta lopullisen muodon hioo ammattilainen. Tämä on myös asian oikeudelliselta kannalta tärkeä asia, sillä tässä kohtaa voi tulla käännöksissä virheitä joilla on myös oikeudellista merkitystä.
  2. Tekstit, joita voi kääntää tekoälyllä ja jotka tarkistaa joku, joka osaa kieltä riittävän hyvin osaava. Näitä tekstejä voisivat olla esimerkiksi ”kevyemmät” uutiset tai blogitekstit.
  3. Tekstit, jotka käännetään tekoälyllä ja joita ei tarkista kukaan. Tätä monet kunnat käyttävät esimerkiksi palvellessaan muilla kuin kotimaisilla kielillä. Asiasta kannattaa kertoa selvästi tekstin yhteydessä, jolloin lukija tietää tämän. Tavallaan ideana on, että ilman automaattisten työkalujen tuomaa lisäapua tätä palvelua ei olisi lainkaan. Jos tämän vaihtoehdon avulla voidaan kertoa esimerkiksi Ukrainasta tulleille kunnan palveluista, niin se on vain hyvä asia.

Edellä mainituista luokka 1 on sellainen, jonka kanssa kannattaa olla huolellinen. Sen sijaan tekoälypalveluiden kehittyessä luokat 2 ja 3 mahdollisesti lähentyvät toisiaan. Entistä suurempi osa sisältöä voidaan julkaista joko nopealla tarkistuksella tai tarkistamatta tekstiä lainkaan.

Voimmeko käyttää tekoälyllä tehtyjä kuvia kunnan viestinnässä?

Varsinaista ohjeistusta tai linjaussuosituksia tekoälyn käyttöön Kuntaliitolla ei vielä ole, eikä ole luultavasti lähiaikoina tulemassakaan. Tämä siksi, koska tekoälyn käytön sääntely on vaiheessa.

Yleisesti tekoälyllä tehtyjen kuvien käyttöön voisi todeta, että

  1. On syytä kertoa selkeästi jos käyttää kuvaa, joka on tehty tekoälyn avulla.
  2. Kun kuva on tehty tekoälyllä, niin kyse ei ole henkilötiedoista, joten niitä saa julkisuus- ja tietosuojalainsäädännön näkökulmasta käyttää haluamallaan tavalla.
  3. Kannattaa perehtyä tarkoin kyseisen tekoälysovelluksen käyttöehtoihin, etenkin kuvien käyttöoikeuksiin. Osa tekoälyä käyttävistä palveluista antaa vain suppeat oikeudet kuvan käyttöön, ja rajaa tekijänoikeuden itselleen. Muutoinkin kannattaa seurata tekoälyllä tehtyjen kuvien tekijänoikeuskeskustelua. Siitä käydään paljon keskustelua, ja tilanne on epäselvä.

Kan vi texta videor så att de blir tillgängliga genom att använda endast maskinöversättning?

Automatiserade verktyg blir bättre för varje år, men de har fortfarande sina brister. Eftersom textningen av en video i princip också motsvarar videoinnehållet enligt kraven i tillgänglighetslagen (om du inte till exempel har en separat transkribering av innehållet) är det en god idé att kontrollera textningen så att det inte finns några större fel och att innehållet i inspelningen garanterat förstås.

Det är upp till staden eller kommunen att avgöra vid vilken tidpunkt automatiska verktyg för videoundertextning är så bra att de inte kräver en separat kontroll. En dag kan denna situation vara här, men åtminstone inte än.

Oavsett vilken policy ni har i frågan bör ni också notera användningen i webbplatsens tillgänglighetsförklaring.

Samarbete med företag

Kommuner samarbetar med företag på en rad olika sätt. Enligt kommunallagen får kommuner dock inte marknadsföra eller synliggöra företag i sin skattefinansierade verksamhet.

Voimmeko esittää yritysten mainoksia kunnan lehdessä tai verkkosivuilla?

Onko mahdollista myydä yrityksille mainostilaa kunnan matkailuesitteessä? Jos tasapuolisuus on ongelma, niin entä jos kaikilla kunnan alueella toimivilla yrityksillä on siihen mahdollisuus päästä mukaan?

Lähtökohtaisesti kunta ei voi myydä yrityksille mainostilaa omissa julkaisuissaan. Tähän on kaksi syytä.

Ensinnäkin kunnan on tärkeää toimia tasapuolisesti. Edellä kuvattua olisi hyvin hankala toteuttaa kaikin puolin tasapuolisesti. Lisäksi mainoseurot eivät luultavasti kattaisi kaikkia kuluja ja työaikaa, jolloin julkaisu olisi vain osin maksettu mainostuloilla. 

Toisekseen mainosten myynti ja voisiko sanoa ”kaupallinen toiminta” ei kuulu kunnan tehtäväkenttään. Kunta voi omassa toiminnassaan nostaa esille elinvoimaa ja matkailua, mutta osin tai tyystin kaupallinen julkaisu ei sitä enää ole.

Useimmiten tämänkaltaiset tilanteet on ratkaistu erillisen yhtiön kautta. Kunnan omistama yhtiö voi ja saa tietysti myydä mainostilaa julkaisuissaan. Silloinkin on hyvä huomioida mahdollisuuksien mukaan tasapuolisuus alueen yritysten välillä.

Voiko kunnan ylläpitämässä tapahtumakalenterissa kertoa yritysten järjestämistä tapahtumista?

Tiukasti tulkiten voisi katsoa tapahtumien tietojen esittämisen olevan sellaista viranomaisviestintää, jossa yritysten tapahtumien esittely on kiellettyä. Toisaalta tapahtumakalenteri ei ole kuntien viranomaistoiminnan ytimessä, ja kyllähän tapahtumat ovat myös kunnan elinvoiman kannalta tärkeitä asioita.

Niinpä tilanteen voi tulkita siten, että tietyllä tapaa toimien tämä on mahdollista. Näitä asioita ovat maksuttomuus ja tasapuolisuus. Kun tilaisuus on maksuton, niin sehän ei ole (suoraan) kaupallista toimintaa. Tasapuolisuus toteutuu, kun kaikilla on samanlaisessa tilanteessa mahdollisuus olla mukana.

Peruste toimintatavalle on, että kunnan elinvoiman tukemiseksi kunta kertoo maksuttomista tapahtumista.

Usein tämänkaltaiset tilanteet on ratkaistu erillisen yhtiön kautta. Kunnan omistamaa yhtiötä eivät sido kunnan toiminnan rajat, vaikka silloinkin on hyvä huomioida mahdollisuuksien mukaan tasapuolisuus alueen yritysten välillä.

Voiko kunta jakaa paikallisten yritysten mainoksia/esitteitä messuosastollaan?

Kunta voi pitää esillä kuntaa ja sen elinvoimaa, mutta yksittäisten yritysten esilläpito ei ole enää sitä.

Jos operoija on kunnan omistama yhtiö (esim. markkinointi- tai elinkeinoyhtiö), niin silloin voisi teoriassa jakaa tuonsuuntaista materiaalia. Silloinkin olisi hyvä, että toimittaisiin tasapuolisesti suhteessa alueen yrityksiin. 

Miten avoimista työpaikoista voi viestiä työvoimapalveluissa?

Kuntien työvoimapalveluissa on esille noussut kysymyksiä siitä, voiko kunta nostaa omissa kanavissaan esille yrityksiä työnantajina ja tavallaan markkinoida yksittäisten yritysten avoimia työpaikkoja? Esille on noussut myös tasapuolisuuskysymys. Voiko kunnan työvoimapalvelut järjestää esimerkiksi tietyn toimialan rekrytointitilaisuuksia? 

Kunnan työvoimapalveluiden toiminnan tavoitteena on ennen kaikkea edistää työpaikkojen löytymistä työttömille. Työvoimaviranomaisen toiminnan tarkoituksena ei voi olla yksittäisen yrityksen tuotteiden tai palveluiden markkinointi. Avoimen työpaikan ilmoittaminen pelkästään Työmarkkinatorissa ei kuitenkaan aina ole riittävän tehokasta. Hyödyllistä voi olla myös muiden medioiden ja tiedottamistapojen käyttäminen. Tässä työvoimaviranomaisella on harkintavaltaa, mitä eri keinoja se käyttää. Työpaikkoista tiedottamisen tapa voi vaihdella ajasta ja suhdanteista riippuen toimialoittain tai vaikka yksittäisen työnantajan mukaan. Lähtökohta kuitenkin on, että työnantajia kohdellaan tasapuolisesti ja esimerkiksi rekrytointitapahtumia järjestetään mahdollisimman kattavasti eri toimialat ja työnantajat huomioiden.

Viestiessään avoimista työpaikoista työvoimaviranomaisen tulee käyttää harkintaa pohtiessaan tiedottamisen tapaa ja sisältöä. Viestinnän kohteena tulee olla ensisijaisesti avoinna olevat työpaikat, jotta viestintää ei voi tulkita yrityksen markkinoinniksi. Yksittäisillä työnantajilla tulee olla tasapuoliset mahdollisuudet hyödyntää myös työvoimaviranomaisen tarjoamia omia viestintäkanavia ja –medioita. 

Voiko kunta tehdä vaikuttamisyhteistyötä?

Vaikuttamisyhteistyötä on kunnalle sallittua kunnan viestintätehtävän tukemiseksi. Vaikuttajaviestintäyhteistyössä noudatetaan hankintalainsäädännön reunaehtoja ja varmistetaan yhteistyösopimuksessa, että kunnan puolesta tehdyssä viestinnässä ja vaikuttamisessa keskitytään kunnan alueen esilletuomiseen, ei yritysmarkkinointiin. 

Miten kunta voi tuottaa näkyvyyttä seudun yrityksille?

Kunta voi esitellä alueensa yrityksiä ja palveluita tasavertaisesti ja yhdenvertaisesti esimeriksi omalla kotisivuillaan. Yksittäisten yritysten, palveluiden tai tapahtumien nostaminen muiden edelle ei ole suotava. 

Valokuviin ja niiden käyttöön liittyviä kysymyksiä

Kunnat käyttävät monipuolisesti valokuvia. Niitä kuvataan itse ja ostetaan muualta. Kuvia käyttäessä tulisi aina tietää mitkä ovat kyseisen kuvan käyttöoikeudet ja -rajoitukset.

Pyydä lupa kuvattavalta

Kaikki, mikä tapahtuu julkisella paikalla, ei välttämättä ole julkista. Vaikka valokuvaajalla on tekijänoikeus julkisella paikalla otettuihin valokuviinsa, kuvan kohteilla voi olla yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön nojalla oikeus rajoittaa kuvien julkaisemista.

Henkilöä esittävää valokuvaa ei saa julkaista henkilön kunniaa tai yksityisyyttä loukkaavalla tavalla. Henkilön kuvaa ei saa käyttää mainostarkoituksessa ilman henkilön suostumusta.

On varminta pyytää kuvissa tunnistettavasti näkyviltä kirjallinen lupa ja kertoa, missä kuva julkaistaan. Erityisen tarkka kannattaa olla alaikäisten kuvaamisessa, jolloin lupa tulee pyytää myös vanhemmilta. On myös huomattava, että kuvausluvista syntyy henkilörekisteri, jota on käsiteltävä lain mukaisesti.

Kuvauslupaa pyydettäessä tulee 

  • Kertoa missä ja miten kuvaa käytetään. Yleisesti ottaen kannattaa kuvata asia laajasti, "kunnan viestinnässä ja markkinoinnissa." Jos pyytää kuvan käyttölupaa vain tiettyyn asiaan, niin myöhemmin ei voikaan toimia toisin.
  • Kerätä lupa kirjallisesti.
  • Jos kuvausluvan pyytää ammattivalokuvaaja jolta kunta ostaa kuvia käyttöönsä, kannattaa kuvaajan kanssa sopimuksen laatimisen yhteydessä sopia myös kuvauslupien keräämisestä ja säilyttämisestä. Kunnan pitää kyetä osoittamaan että sillä on lupa kuvien käyttöön. Pelkkä sanallinen tieto kuvaajalta ei riitä.

Sopimus valokuvista kuvaajan kanssa

Usein kuvia ostetaan käyttöön ammattivalokuvaajalta, jonka kanssa sovitaan siitä, millä ehdoin kunta ostaa kuvia käyttöönsä. Sopimus kannattaa tehdä kirjallisena, tai sovitut asiat tulee olla tallessa vähintään sähköpostitse.

Kannattaa sopia:

  • Ostatteko kuvat käyttöön vain yhteen tiettyyn käyttötarkoitukseen. Esimerkiksi painettuun kuntalaislehteen. Silloin kannattaa huomioida, että kuvat kannattaa poistaa yhteisiltä tallennuspaikoilta jne., jotta ne eivät päädy myöhemmin vahingossa käyttöön.
  • Ostatteko kuvat täysin käyttöoikeuksin. Tällöin voitte käyttää kuvia haluamissanne yhteyksissä oman valintanne mukaan.
  • Kannattaa myös sopia saako kuvaa rajata ja käyttää muutoin kuin alkuperäisessä kokosuhteessa. Käytännössä aina kannattaa sopia, että kuvasta voi tehdä uusia variaatioita, tästä on hyötyä esimerkiksi eri somekanavissa.
  • Sopikaa miten kuvaajan nimi mainitaan. On sekä asianmukaista että kohteliasta mainita kuvaaja kun siihen on luonteva tilaisuus, mutta sopimustasolla kannattaa sopia, että kuvaajan nimi mainitaan aina kun se on kyseisessä tilanteessa luontevasti mahdollista. Esimerkiksi someviesteissä kuvaajan tietoja ei ole helppo saada luontevasti mukaan viesteihin.

Useimmiten kuvat kannattaa ostaa vapain käyttöoikeuksin, etenkin jos ne on kuvattu juuri teitä varten. 

Miten toimia kuvien kanssa, jotka on ottanut oma työntekijä?

Kuvia voivat ottaa myös kunnan työntekijät. Parhaimmillaan ne ovat oikein hienoja ja sopivat hyvin kunnan käyttöön.

Kunnalla ei kuitenkaan ole automaattista lupaa käyttää kunnan työntekijän ottamaa valokuvaa, vaikka kuva olisi otettu työajalla. Ainoastaan jos kuvien ottamisesta kunnan käyttöön on sovittu jo toimenkuvassa ja/tai se on keskeinen osa työtekijän työtehtäviä, niin voi olettaa, että kunnalle siirtyvät kuvan käyttöoikeudet "automaattisesti". Tekijänoikeudet pysyvät silti kuvan ottajalla.

Suositukset tämänkaltaisiin tilanteisiin:

  1. Kannattaa laatia sopimus kuvien käytöstä ja käytön ehdoista niiden kunnan työntekijöiden kanssa, jotka ottavat kuvia säännöllisesti kunnan käyttöön. Näitä voivat olla esimerkiksi viestinnän ja markkinoinnin sekä elinkeinopolitiikan parissa työskentelevät työntekijät.
  2. Kannattaa suunnitella malli, jolla muut työntekijät voivat luovuttaa kunnalle oikeuden tapauskohtaisesti käyttää heidän ottamiaan kuvia kunnan toiminnassa. Tämänkaltainen malli voisi olla esimerkiksi lomake intrassa, jota kautta kuva ladataan, sivulla kerrotaan käyttöehdoista ja kuvan lahjoittava työntekijä itse valitsee suostua niihin ehtoihin.

Minimissään tarvitsee olla kirjallinen jälki (esimerkiksi sähköposti) siitä, että työntekijä antaa kuvan kunnan käyttöön. Jos mitään ei ole kirjallisesti sovittu, on ongelmatilanteiden ratkaisu myöhemmin hankalaa.

Kuvien hankinta kuvapankeista

Kuvia voi ostaa käyttöön myös kuvapankeista. Tällöin kannattaa huomioida seuraavia asioita:

  • Kannattaa olla tarkkana siitä, sopivatko kyseiset kuvat suomalaiseen kontekstiin. Esimerkiksi työasut voivat olla kovin erilaisia eri puolilla maailmaa.
  • Kannattaa olla tarkkana kuvien käyttöoikeuksien kanssa. Ovatko ne "ikuisia" vai tilaukseen sidottuja? Ongelmia voi syntyä vaikka jos esimerkiksi julkaisun kansikuva hankitaan kuvapankista, julkaisu on verkossa jaossa edelleenkin ja sopimus kuvapankin kanssa irtisanotaan. 
  • Moni kuvapankki tarjoaa mahdollisuuden ostaa kuva ainakin rajatuksi ajaksi yksinkeudella. Tämä voi olla järkevää etenkin jos kuva on laajassa käytössä esimerkiksi jonkun tapahtuman ykköskuvana.

Kuvien käyttö kun joku muu organisaatio antaa luvan käyttää kuvaa

Usein esimerkiksi yhteisissä projekteissa voidaan kuvia saada käyttöön myös muilta organisaatioita. Myös tämänkaltaisissa tilanteissa tulee varmistaa kuvan käyttöoikeudet. Voi olla, että kuvaa tarjoava henkilö ei ole lainkaan tietoinen oman organisaationsa kuvien käyttöoikeuksista.

Jos kunta julkaisee kuvan painetussa aineistoissa tai verkkosivuillaan, niin vastuu julkaisusta on kunnalla. 

Kannattaa olla huolellinen myös esitysten suhteen. Esimerkiksi Kuntaliitto on maksanut muutaman sadan euron korvauksen siitä, että yhdessä (ulkoisen tekijän) Kuntaliiton verkkosivuilla olleessa esityksessä oli yksi pienikokoinen kuva, johon hänen organisaatiollaan ei ollut enää käyttöoikeutta. Tämä ei kiertänyt julkaisijan (eli Kuntaliiton) vastuuta asiasta.

Kannattaako lasten kuvia käyttää kunnan viestinnässä?

Käytännössä harkinta tulee tehdä aina yksittäisen kuvan tasolla. Kannattaa miettiä esimerkiksi, onko kuvassa tunnistettavia lapsia.

Kuvattavalta tulee aina olla lupa kuvien ottoon ja käyttöön. Tämä kirjallisessa muodossa tai muutoin selkeästi annettuna. Tämä tarkoittaa sitä, että lasten tapauksessa vanhemmilta tulee olla lupa kuvaamiseen. Lisäksi lasta tulisi kuulla, siinä määrin kuin se on mahdollista. Vanhempi lapsi voi ilmaista tahtonsa itse, nuorempien tapauksessa lähtökohta on, että vanhemmat keskustelevat asiasta lapsensa kanssa. 

Lähtökohtaisesti nämä hoituvat usein Wilman ym. systeemien kautta.

Jos kuvausluvat ovat kunnossa, niin kuvien käyttö kunnan omassa viestinnässä (niissä määrin kuin kuvattaville on ilmoitettu) on sallittua ja mahdollista. Tämä tarkoittaa kunnan omissa käsissä olevia viestintäkanavia, kuten esitteitä ja verkkosivuja.

Ongelmallinen suunta on sosiaalinen media. Sosiaalisessa mediassa kuvien käyttö ja edelleen käyttö ei ole kunnan käsissä, eikä henkilötietojen käsittely tapahdu viranomaisia velvoittavan lainsäädännön mukaisesti. Viranomaisen tulisi siksi pyrkiä minimoimaan henkilötietojen julkaisemista sosiaalisessa mediassa ja eteenkin lasten ja muiden haavoittuvien ryhmien kuvien osalta välttämään sitä kokonaan. Tunnistettavia lasten kuvat sisältävät henkilötietoja ja niitä ei tulisi käyttää sosiaalisessa mediassa viranomaisena. Tällöin kannattaa käyttää esimerkiksi selän takaa otettuja kuvia, tai kuvia, joissa kasvot rajautuvat ulos jne.

Eli vastaus on tavallaan kaksiosainen. Lasten kuvia voi käyttää kunnan omissa käsissä olevissa kanavissa, kunhan luvat ovat kunnossa. Sen sijaan sosiaalisessa mediassa ei niitä tunnistettavia lapsien kuvia tulisi käyttää, edes vaikka luvat olisivat kunnossa.

Varmin keino on käyttää kuvia, joissa ei ole tunnistettavia lapsia. Monasti rajaamalla tai kuvakulman valinnalla syntyy tilanne, jossa yksikään kuvassa näkyvä lapsi ei ole tunnistettavissa. Tällöin ei tarvitse erikseen miettiä kuvan käyttöä eri yhteyksissä.

Kannattaa myös tutustua sivuun verkkoviestinnän erikoiskysymyksiä, joka löytyy julkisuus ja tietosuoja -kokonaisuuden alta.

Viestintä-aiheisia julkaisujamme

Fungerande tvåspråkighet i kommunerna

Den här uppdaterade publikationen har som mål att fungera som stöd för en- och tvåspråkiga kommuner. Å ena sedan hjälper den kommunen att bättre följa språklagstiftningen i sin verksamhet men ger också konkreta verktyg för en bättre förvaltning på båda nationalspråken. Förmågan att kunna ge service på två språk stärker demokratin och är första steget mot en språkligt hållbar kommun.
Läs publikationen

Kommunförbundets sakkunniga som kan ge mer information