Standardavtalsvillkor kallas i allmänhet för allmänna avtalsvillkor. Det är fråga om avtalsvillkor som är avsedda för flera enskilda avtal mellan olika avtalsparter. Allmänna avtalsvillkor utarbetas av olika intressenter och tillämpas i avtal mellan aktörer inom en viss sektor. Allmänna avtalsvillkor kan utarbetas antingen ensidigt eller gemensamt av parterna eller aktörer som representerar dem.
Den upphandlande enheten bör förutse de viktigaste villkoren i upphandlingskontraktet redan när anbudsförfrågan utarbetas. De är inte möjligt att ändra dem eller lägga till nya under kontraktsperioden, eftersom det betraktas som olaglig direktupphandling. I upphandlingslagen finns en förteckning över tillåtna och förbjudna ändringar av upphandlingskontrakt och ramavtal. Förteckningen är dock inte uttömmande.
I enkla upphandlingar kan det ofta räcka med en hänvisning till de allmänna avtalsvillkoren, även om det för säkerhets skull kan vara bra att alltid foga dem till anbudsförfrågan. I mer avancerad upphandling bör alla de viktigaste avtalsvillkoren bifogas anbudsförfrågan, till exempel i ett utkast till upphandlingskontrakt.
Utgående från rättspraxis är det inte möjligt att ge ett svar på när enbart en hänvisning till allmänna avtalsvillkor räcker och när de ska fogas fysiskt till kontraktet. Säkrast är det att de finns som bilaga till kontraktet.
Individuella villkor och allmänna avtalsvillkor
I ett upphandlingskontrakt kan tillämpas både individuella villkor och allmänna avtalsvillkor. Om dessa strider mot varandra har de individuella villkoren företräde.
Anbudsförfrågningar eller kontrakt ska inte göras upp med individuella villkor och allmänna avtalsvillkor som står i konflikt med varandra. I anbudsförfrågan eller upphandlingskontraktet ska anges till vilka delar de allmänna avtalsvillkoren inte tillämpas på kontraktet i fråga. Det gör anbudsförfrågan/kontraktet tydligare och förebygger motstridigheter.
Den upphandlande enheten bör välja de lämpligaste avtalsvillkoren
Det finns inga allmänna avtalsvillkor som lämpar sig för all upphandling. Om den upphandlande enheten vill använda allmänna avtalsvillkor ska den senast vid utarbetandet av anbudsförfrågan välja de villkor som lämpar sig bäst för upphandlingen i fråga. Före det bör man gå igenom villkoren omsorgsfullt punkt för punkt.
När man ingår kontrakt behövs alltid utöver allmänna avtalsvillkor ett egentligt upphandlingskontrakt där man fastställer bland annat avtalsparterna, föremålet för upphandlingen, innehållet i den upphandlade tjänsten eller leveransen och de krav som ställs på innehållet, tidsschema, priser osv.
Om den part som utarbetat de allmänna avtalsvillkoren reviderar dem, ändrar det inte villkoren för tidigare ingångna kontrakt, utan för dem gäller villkoren fortgående med oförändrat innehåll. Det är bra att arkivera de allmänna avtalsvillkor som tillämpas på kontraktet. De är en lika viktig del av kontraktet som de individuella villkoren och de bör vara tillgängliga när man söker information om kontraktets innehåll.
