Kommuners gemensamma organ

Ärenden som ska bestämmas i ett samarbetsavtal

Kommunerna och samkommunerna kan bedriva avtalsbaserat samarbete när de organiserar sina tjänster. Samarbetet kan genomföras i offentligrättslig eller privaträttslig form. I kommunallagen finns bestämmelser om offentligrättsligt samarbete mellan kommuner.

Offentligrättsligt samarbete

Kommunen sköter de uppgifter som den har åtagit sig med stöd av självstyrelsen och organiserar de uppgifter som särskilt föreskrivs för den i lag (7 §).

Former för offentligrättsligt samarbete mellan kommuner är

  • ett gemensamt organ, dvs. modellen med en ansvarig kommun (51–52 §)
  • en gemensam tjänst (53 §)
  • ett avtal om skötseln av en myndighetsuppgift (54 §)

I dessa samarbetsformer bildas inte någon fristående juridisk person av medlemskommunerna, utan en av de kommuner som deltar i samarbetet väljs till ansvarig kommun. Det är då fråga om ett avtalsbaserat samarbete.

En samkommun (55–64 §) bildas genom ett grundavtal mellan kommunerna, och då ansvarar samkommunen som en från kommunerna fristående juridisk person för skötseln av uppgiften för kommunernas räkning.

Det offentligrättsliga samarbetet gäller kommunernas och samkommunernas lagstadgade eller frivilliga uppgifter som omfattar utövning av offentlig makt. Samarbetsformerna bygger uttryckligen på ett avtal mellan de kommuner och samkommuner som deltar i samarbetet.

Samarbetsformerna enligt kommunallagen ska särskiljas från lagstadgat samarbete, som innebär att speciallagstiftningen förpliktar kommunen att samarbeta inom ett visst område som hör till kommunens kompetens. Exempel på detta är lagen om ett förvaltningsförsök i Kajanaland (343/2003) (FINLEX), lagen om samarbetsområden för miljö- och hälsoskyddet (410/2009) (FINLEX) och lagen om samarbete inom avfallshanteringen och kollektivtrafiken mellan kommunerna i huvudstadsregionen (829/2009) (FINLEX). 

Ett gemensamt organ, dvs. modellen med en ansvarig kommun

En kommun kan sköta en uppgift för en eller flera kommuners räkning så att kommunerna har ett gemensamt organ som svarar för skötseln av uppgiften (51 § 1 mom.). Förfarandet kallas modellen med en ansvarig kommun.

Det gemensamma organet ansvarar för att uppgiften sköts i samarbete. Det gemensamma organet lyder under den ansvariga kommunens fullmäktige och kommunstyrelse. De gemensamma organen är i regel nämnder. I stället för en nämnd kan det gemensamma organet också vara en kommitté eller sektion.

Ett avtal om ett gemensamt organ, dvs. ett samarbetsavtal

Samarbete mellan kommuner bygger alltid på avtal. Kommunerna ska ingå avtal om ett gemensamt organ (52 §). Enligt kommunlagen ska det i avtalet åtminstone bestämmas om

  1. det gemensamma organets uppgifter samt vid behov om överföringen av det organiseringsansvar som avses i 8 §,
  2. det gemensamma organets sammansättning och de andra kommunernas rätt att utse ledamöter i organet,
  3. grunderna för kostnaderna och fördelningen av dem,
  4. avtalets giltighet och uppsägning av avtalet.

Ovan nämnda avtalsbestämmelser gäller grunderna för samarbetet. Med tanke på den praktiska verksamheten ska avtalet också innehålla överenskommelser om andra omständigheter som hänför sig till ordnandet av samarbetet.

Frågor som ska överenskommas i ett samarbetsavtal

Nedan anges på ett allmänt plan hurdana bestämmelser som behövs i ett mellankommunalt samarbetsavtal enligt modellen med en ansvarig kommun där ett gemensamt organ sköter gemensamma uppgifter.

I avtalet ska ingå bestämmelser om åtminstone följande frågor:

Avtalsparterna

  • Avtalsparter är de kommuner som inrättar det gemensamma organet.
  • Den ansvariga kommunen ska anges, dvs. den kommun som med stöd av avtalet sköter en överenskommen uppgift för en eller flera medlemskommuners räkning.
  • Medlemskommunerna ska anges.

Avtalets syfte

  • Samarbetsuppgifterna, dvs. vilka uppgifter det gemensamma organet sköter
  • En eventuell bestämmelse om produktion av tjänster för andra än medlemskommunerna
  • Det gemensamma organet ska fastslås
  • En bestämmelse om vilken kommuns organisation det gemensamma organet ska verka inom (ansvarig kommun)

Organisering av förvaltning och beslutsfattande

  • Organiseringen av förvaltningen kräver att den ansvariga kommunens fullmäktige har godkänt bestämmelser om saken i kommunens förvaltningsstadga (i avtalet ska hänvisas till att bestämmelser om sammanträden o.d. i den ansvariga kommunens förvaltningsstadga iakttas).
  • I allmänhet bör det ingå en bestämmelse om att förvaltningsstadgan godkänns efter det att medlemskommunerna hörts eller att de grundläggande bestämmelserna i förvaltningsstadgan ingår i avtalet.
  • En bestämmelse om till vilka delar avvikelse eventuellt görs från förvaltningsstadgan
  • En bestämmelse om hur medlemskommunerna informeras om ändringar i förvaltningsstadgan

Organets sammansättning och val av ledamöter

  • Antalet ledamöter och personliga ersättare samt hur många ledamöter varje kommun utser till organet. (Observera: det är inte nödvändigt att utse en ledamot från varje kommun, se lagen om ändring av kommunallagen 1484/2016).
  • Beslut om förfarandet för val av ledamöter (t.ex. varje kommun föreslår ledamöter)
  • Förfarandet för val av ordförande och vice ordförande (kommunerna kan komma överens om från vilken kommun ordföranden och vice ordföranden utses)
  • Man kan komma överens om att ordföranden väljs turvis bland företrädarna för medlemskommunerna.
  • En bestämmelse om vilken den ledande tjänsteinnehavaren är och den ledande tjänsteinnehavarens funktion som föredragande för organet
  • En bestämmelse om hur avtalskommunerna eller det gemensamma organet hörs vid val av den ledande tjänsteinnehavaren

Övertagningsrätt

  • I samarbetsavtalet kan det bestämmas att den ansvariga kommunen i egenskap av högre organ inte har rätt att överta behandlingen av ärenden. (Enligt 92 § 5 mom. 3 punkten i kommunallagen får ärenden som överförts på ett i 51 § avsett gemensamt organ för flera kommuner inte tas till behandling i ett högre organ, om kommunerna kommer överens om detta. Genom denna bestämmelse har man velat förbättra förutsättningarna för samarbete mellan kommunerna så att den ansvariga kommunen kan fråntas rätten att överta behandlingen av ärenden som gäller samarbetet.)
  • Om kommunerna så beslutar kan det också avtalas om hur beslutsfattandet ska gå till eller till vilka delar avvikelser görs från bestämmelserna i förvaltningsstadgan under undantagsförhållanden och i störningssituationer under normala förhållanden enligt beredskapslagen (1552/2011).

Personal

  • En bestämmelse om att personalen ska vara anställd hos den ansvariga kommunen i modellen med en ansvarig kommun.
  • En bestämmelse om hur den personal som sköter de övriga avtalskommunernas uppgifter överförs i den ansvariga kommunens tjänst. (Vid överföringen ska man beakta bestämmelserna om överlåtelse av rörelse enligt arbetsavtalslagen och lagen om kommunala tjänsteinnehavare.)

Ekonomi och förvaltning

  • En bestämmelse om att den ansvariga kommunen ansvarar för skötseln av de uppgifter som avses i avtalet. Det gemensamma organets ekonomi utgör en del av den ansvariga kommunens budget och ekonomiplanering.
  • I avtalet kan ingå bestämmelser om hur avtalskommunerna bereds möjlighet att delta i den ekonomiska planeringen och i beredningen av budgeten när det gäller samarbetsärenden.
  • En bestämmelse om grunderna för kostnadsfördelningen mellan avtalskommunerna: användningen av tjänster, invånarantalet eller till exempel en kombination av dessa
  • Bestämmelser om fördelning av kostnaderna för den gemensamma förvaltningen mellan avtalskommunerna och ordnande av bokföringen på ett sätt som gör det möjligt att följa upp kostnaderna kommunvis. (Kostnaderna för den gemensamma förvaltningen kan också omfatta särskilda utgifter, såsom familjepensionsansvar och andra pensionsutgiftsbaserade åtaganden som gäller personalen.)
  • Grunderna för fördelning av de interna kostnaderna och grunderna för avskrivningar enligt plan
  • En bestämmelse om den ansvariga kommunens skyldighet att rapportera om ekonomin och verksamheten till avtalskommunerna
  • En bestämmelse om avtalskommunernas rätt att ta del av bokföringen och förvaltningen när det gäller samarbetsärenden
  • En bestämmelse om betalning av kommunernas betalningsandelar
  • En bestämmelse om bestämning och betalning av dröjsmålsränta

Avgifter som tas ut av klienter

  • Om lagstadgade klientavgifter kan tas ut för tjänsterna, ska man komma överens om en bestämmelse om grunderna för bestämningen av avgifterna
  • En bestämmelse om hur man beslutar om avgifterna och om andra förfaranden

Inventarier och utrustning

  • En bestämmelse om användningen av den lösa egendom som de övriga kommunerna disponerar över och använder och om eventuell överlåtelse av egendomen till den ansvariga kommunen
  • En bestämmelse om behandlingen av överlåtna inventarier och överlåten utrustning i den ansvariga kommunens balansräkning/bokföring

 Fastigheter

  • Utgångspunkten är att fastigheterna kvarstår i avtalskommunernas ägo.
  • Byggande och ägande av nya lokaler kan också avtalas i anslutning till samarbetsfrågor.

Dataskydd

  • Avtalskommunerna ska förbinda sig till att upprätthålla dataskydds- och informationssystemen på en nivå som möjliggör smidighet i verksamheten vid samarbetsenheten
  •  Avtal om arkiv och arkivöverföring

 Övriga avtal

  • Bestämmelser om överföring av existerande avtal och förbindelser som gäller de uppgifter som ingår i samarbetet till den ansvariga kommunen eller om hävning/uppsägning av avtalen

Utveckling av samarbetet

  • Bestämmelser om förfaringssätten vid utvecklingen av samarbetet
  • Ändringar kräver samstämmiga beslut av avtalskommunernas fullmäktige eller eventuella andra förfaranden

 Ändring av avtalet

  • En bestämmelse om hur beslut fattas om ändring av avtalet (t.ex. genom samstämmiga beslut av avtalskommunernas fullmäktige eller eventuella andra förfaranden).

Skadeståndsansvar

  • Ett skadeståndsansvar kan delas så att kostnaderna för skador som eventuellt uppkommer vid skötseln av samarbetsuppgifterna antecknas som gemensamma kostnader, vilka fördelas i proportion till invånarantalet i medlemskommunerna eller enligt någon annan fördelningsgrund.

Lösning av meningsskiljaktigheter

  • En bestämmelse om att eventuella meningsskiljaktigheter med anledning av avtalet i första hand ska lösas genom förhandlingar mellan kommunerna. Om kommunerna inte når samförstånd på detta sätt, ska ärendet avgöras som ett förvaltningstvistemål hos X förvaltningsdomstol.
  • Alternativet till förvaltningstvistemål är skiljeförfarande (lagen om skiljeförfarande 967/1992).

Avtalets giltighetstid och uppsägning

  • En bestämmelse om avtalets giltighetstid (gäller på viss tid eller tills vidare)
  • Om avtalet gäller tills vidare, vilken är då uppsägningstiden och när upphör avtalet att gälla vid uppsägning? (Man bör se till att uppsägningstiden är tillräckligt lång i fråga om offentliga uppdrag.)
  • Grunderna för fördelning av egendom och skulder mellan avtalskommunerna när samarbetsavtalet upphör
     

Läs mer

Kommunförbundets sakkunniga som kan ge mer information

kysy

Läs mer om dessa teman

Ett nätverk för dig som jobbar med språk och översättning i kommunsektorn

Kommunförbundet samordnar ett nätverk för översättare i kommunsektorn. Nätverket har också ett diskussions- och mötesforum på Teams.

Förändringar i kommunernas anvisningar för sökande av ändring

I kommunernas besvärsanvisningar ska två förändringar som skett sommaren 2023 beaktas.

Bekanta dig med rådgivning.