Förande och justering av protokoll

Protokoll ska alltid upprättas över organens sammanträden (KomL 107 §). Det primära syftet med ett protokoll är att bevara och förmedla information och tillgodose behovet av rättsskydd och tillsyn. Protokoll förs under ordförandens ledning.

Protokollets innehåll

I lagen finns det inga bestämmelser om innehållet i protokollet. Förvaltningsstadgan ska innehålla behövliga bestämmelser om förande, undertecknande och justering av protokoll.

Uppgifterna i protokollet kan delas in i tre grupper:

• uppgifter om sammanträdet
• behandlingen av ärenden
• uppgifter om laglighet.

Uppgifter om sammanträdet är organets namn, tidpunkten när sammanträdet inleddes och avslutades, platsen för sammanträdet, närvarande och frånvarande samt sammanträdets laglighet och beslutförhet.

Uppgifter om behandling av ärenden är ärendets rubrik, redogörelse för ärendet, beslutsförslag, jäv, framställda förslag och deras understöd, uttalanden av dem som har hörts i ärendet, omröstning (omröstningssätt, omröstningsordning, omröstningsproposition och omröstningsresultat), val (valsätt och valresultat), konstaterande av beslutet samt uppgifter om avvikande mening.

Uppgifter om laglighet är ordförandens underskrift och protokollförarens kontrasignering, anvisning om omprövningsbegäran, besvärsanvisning, anteckning om protokolljustering och anteckning om hur protokollet hålls tillgängligt.

Beslutet uppstår när protokollet är justerat

Förvaltningsstadgan innehåller en bestämmelse om protokolljustering. I allmänhet konstateras det att protokollet justeras på det sätt som organet beslutat. 

Beslut om justering av protokollet fattas därmed i början av sammanträdet. Till protokolljusterare utses vanligtvis två ledamöter i organet. I allmänhet turas ledamöterna om att vara protokolljusterare. Om protokolljusterarna inte godkänner protokollet, justeras det vid organets nästa sammanträde.

Protokolljusteringen har en viktig rättsverkan. Ett beslut anses ha uppstått först när protokollet med beslutet är justerat. I regel kan ett beslut verkställas först när det finns ett justerat protokoll.

Förvaltningsstadgan ska även i övrigt innehålla behövliga bestämmelser om justering av protokoll. Det är möjligt att underteckna och justera ett protokoll elektroniskt, till exempel över e-post eller med hjälp av ett separat underskriftssystem. Det protokoll eller den del av protokollet som gäller beslut som fattats i elektroniskt beslutsförfarande kan justeras separat före sammanträdet.