Störtflod av begäranden om uppgifter

De grundläggande bestämmelserna är de samma även om begäran tagits fram med artificiell intelligens. Detta gäller enligt lagstiftningen:

• Begäran behöver inte motiveras, den kan göras anonymt och muntligt. Myndigheten får endast ställa frågor om identitet och användningsändamål om någon begär uppgifter ur ett personregister eller sekretessbelagda uppgifter.
• Svaret ska ges utan dröjsmål, senast inom två veckor. Om de begärda handlingarna är många eller om begäran kräver specialåtgärder, är tidsfristen en månad (OffL 14 § 4 mom.).
• Om begärda uppgifter inte lämnas ut, ska den som framställt begäran informeras om skälet till detta och om möjligheten att få ett överklagbart beslut i ärendet (OffL 14 § 3 mom.).
• Överskridande av tidsfristen jämställs med vägran, som kan överklagas (OffL 33 §). Att bara låta bli att svara innebär alltså inte att frågan försvinner.
• En begäran om uppgifter är i sig en myndighetshandling: den registreras och är i regel offentlig.

En myndighet kan inte vägra lämna ut begärda uppgifter med hänvisning till att den som begär uppgifterna upplevs vara besvärlig eller att begäran har gjorts med hjälp av artificiell intelligens. Om ett stort antal begäranden om uppgifter eller handlingar lämnas in av samma part, kan det vara nödvändigt att koncentrera besvarandet till en och samma tjänsteinnehavare. De begäranden om uppgifter som framställts och svaren på dem, inklusive datum, eller de andra åtgärder som vidtagits bör tydligt skrivas upp eller registreras i ett ärendehanteringssystem, så att man kan kontrollera om och när begärandena har besvarats.

De kontakter som inkommer till myndigheten kan juridiskt sett vara mycket olika. Typen av begäran avgör vad myndigheten ska göra, inom vilken tid och om svaret kan överklagas.

Begäran om uppgifter gäller en handling som redan innehas av en myndighet (OffL 9 §, 5 §). Den som begär uppgifterna behöver inte motivera sin begäran. Myndigheten ska svara senast inom två veckor, vid omfattande begäranden senast inom en månad (OffL 14 §). Om myndigheten vägrar lämna ut uppgifterna, kan man be att få ett överklagbart beslut. Offentlighetslagen kräver inte att nya utredningar görs, men en sammanställning som med smärre åtgärder kan tas fram ur datasystemet kan vara en handling som ska lämnas ut.
Till exempel: ”Skicka mig kommunstyrelsens protokoll från 15.9 med bilagor.” eller ”Jag vill se de anbud som kommunen fick vid konkurrensutsättningen av skolskjutsar.”

Begäran om rådgivning gäller hjälp vid skötseln av ett förvaltningsärende: hur man inleder ett ärende, vilka bilagor som behövs eller i vilket skede behandlingen är. Myndigheten ska ge råd avgiftsfritt inom ramen för sin behörighet och vid behov hänvisa till rätt myndighet (FörvL 8 §).
Till exempel: ”Hur ansöker jag om skolplats för mitt barn?” eller ”Vem ansvarar för reparation av gatubelysningen på min gata, kommunen eller väglaget?”

Begäran om utredning innebär att man ber myndigheten motivera sitt förfarande, ta ställning eller sammanställa information som inte finns färdig. Myndigheter har ingen allmän lagstadgad skyldighet att göra utredningar, men sakliga förfrågningar besvaras i enlighet med god förvaltningssed. Om svaret finns i en befintlig handling, behandlas begäran som en begäran om uppgifter. Om den som begär uppgifterna klandrar myndighetens förfarande, kan det vara fråga om en förvaltningsklagan (FörvL 8 a kap.).
Till exempel: ”Klargör hur mycket kommunen har spenderat på konsulter under de senaste fem åren, uppdelat på sektorer.” eller ”Hur tänker kommunen förhindra liknande vattenskador i simhallen i framtiden?”

När typen av begäran är oklar

Ett och samma meddelande kan innehålla alla tre: ”Varför har mitt tillstånd inte behandlats, vad ska jag göra och skicka grannens utlåtande.” Varje del behandlas enligt sina egna regler, och tidsfristen för begäran om uppgifter börjar löpa omedelbart. Om typen av begäran förblir oklar, ska myndigheten utreda saken hos den som framställt begäran, till exempel genom att fråga: "Vill ni ha en kopia av en viss handling eller ett svar på er fråga?"

Tabellen nedan visar den rättsliga ramen för de olika typerna av meddelandeinnehåll: 

Om den begärda handlingen inte finns, kan den inte lämnas ut. Myndigheten är inte skyldig att skapa nya handlingar med anledning av en begäran om uppgifter. På begäran ska myndigheten dock fatta ett överklagbart förvaltningsbeslut om att en handling inte lämnas ut.

Offentlighetslagen syftar till öppenhet i myndigheternas verksamhet och till att det ska vara möjligt att övervaka den offentliga maktutövningen (OffL 3 §). Detta syfte kan användas som tolkningsstöd när gränsdragningen är svår. Huvudprincipen är att uppgifter lämnas ut i så stor utsträckning som möjligt, och att endast sådana uppgifter som enligt lag uttryckligen är sekretessbelagda inte lämnas ut. 

I 25 § i förvaltningslagen fastslås följande: ”Kan ett beslut som skall fattas av en myndighet ha en betydande inverkan på avgörandet i ett annat ärende som samtidigt är anhängigt hos samma myndighet, skall myndigheten bereda ärendena gemensamt och avgöra dem på en gång, om gemensam behandling inte medför menligt dröjsmål eller är onödig med hänsyn till ärendets art eller natur.”

Flera begäranden från en och samma part om samma ärendehelhet kan sålunda ofta behandlas som ett enda ärende. En uppdelad störtflod av begäranden utgör sammantaget en omfattande begäran som kan berättiga både längre handläggningstid och fakturering för specialåtgärder. 

Man kan inte sammanslå olika personers begäranden bara för att de verkar vara samordnade. Om det finns tydliga bevis på att samma avsändare har skickat dem (samma adress, samma grundtext, samma underskrift) kan en gemensam behandling motiveras. Sammanslagningen får inte fördröja utlämnandet av handlingar som är klart åtskiljbara och lätta att lämna ut. 

För omfattande informationssökning som kräver specialåtgärder kan en avgift tas ut (OffL 34 §). Dessutom kan en avgift enligt kommunens taxa debiteras för kopior och utskrifter. En avgift kan tas ut 

• för kopior och utskrifter enligt taxa 
• även för uppgifter som sänds per e-post eller som lämnas ut till påseende, om handlingen inte kan individualiseras och hittas i dokumentregistret, dess dokumentklassificering eller dess sökfunktioner och sökningen kräver att materialet filtreras dokument för dokument. Till exempel om man begär fakturor där en viss tjänsteinnehavare har agerat värd, då bokföringen inte känner till ett sådant sökkriterium. 
• för en begäran om uppgifter som kräver specialåtgärder, till exempel omfattande radering av sekretessbelagda uppgifter eller särskilda informationssystemåtgärder som behövs för sökning, filtrering eller sammanställning.

Grunderna för avgifterna och beloppen ska finnas i kommunens förvaltningsstadga eller i fullmäktiges beslut. Prislistan ska publiceras på webben. Avgifterna ska baseras på kostnadsmotsvarighet och får inte äventyra iakttagandet av offentlighetsprincipen (JK 17.10.2002, Dnr 1207/1/01). Myndighetens egna brister i dokumentförvaltningen får inte synas i avgifterna, dvs. om en handling skulle hittas i ett välskött register kan en avgift inte tas ut för åtgärder som hänför sig till informationssökningen. 

Exempelmeddelande till den som begärt uppgifter:

Er begäran avser cirka [antal] handlingar som inte går att söka fram ur dokumentregistret med det sökkriterium ni angett. För att kunna söka fram dessa uppgifter måste vi gå igenom materialet dokument för dokument, och vi uppskattar att det kommer att ta [x] timmar. Enligt kommunens avgiftsbeslut [länk] uppgår avgiften för detta till [x] euro. Vänligen meddela senast [datum] om ni förbinder er till betalningen. Ni kan också begränsa eller precisera er begäran, vilket kan innebära att sökningen blir avgiftsfri. Behandlingen fortsätter när vi har fått ert svar.

Om den som begärt uppgifterna inte förbinder sig till betalningen, ska han eller hon informeras om möjligheten att få ett överklagbart beslut i ärendet. Samtidigt ska ett kostnadsfritt alternativ erbjudas: en begränsad begäran eller en möjlighet att få ta del av handlingarna i kommunens lokaler, i den mån de kan hittas utan specialåtgärder.

Uppgifter i personregister får lämnas ut i form av kopior eller utskrifter eller i elektronisk form endast om mottagaren har rätt att behandla dem enligt dataskyddsbestämmelserna (OffL 16 § 3 mom.). Myndigheten kan då be att få veta vilket ändamål uppgifterna ska användas för och att personen bestyrker sin identitet (OffL 13 § 2 mom.).

En allmänt använd behandlingsgrund för privatpersoner är det så kallade hushållsundantaget: dataskyddsförordningen tillämpas inte på verksamhet av rent privat natur eller verksamhet som har samband med en privatpersons hushåll (artikel 2.2 c i dataskyddsförordningen). Tillämpningen av hushållsundantaget innebär att kommunen kan lämna ut offentliga personuppgifter till en person som behandlar dessa uppgifter för privat eller hushållsrelaterad verksamhet. 

Undantaget i fråga är ändå snävt. Det omfattar inte situationer där uppgifterna offentliggörs för en odefinierad grupp, till exempel på internet eller i sociala medier (EUD C-101/01 Lindqvist; C-345/17 Buivids), eller systematisk insamling av uppgifter för andra än privata ändamål.

Indikationer på att hushållsundantaget inte längre är tillämpligt när en privatperson begär uppgifter:

• Omfattande förfrågningar som systematiskt upprepas om samma personer eller persongrupper.
• Den som begär uppgifterna har tidigare publicerat mottagna uppgifter på nätet eller uppger att han eller hon kommer att publicera dem.
• Uppgifterna begärs i maskinläsbart format, antingen som en samlad datamängd eller i form av data som kan sammanfogas, och ett privat användningsändamål kan inte preciseras.

Hur man går till väga:

1. Be den som begär uppgifterna att ange användningsändamålet och behandlingsgrunden.
2. Om det inte finns någon grund eller om hushållsundantaget inte är tillämpligt, vägra att lämna ut personuppgifterna i form av en kopia eller elektroniskt. Motivera vägran med hänvisning till 16 § 3 mom. i offentlighetslagen.
3. Erbjud offentliga uppgifter till påseende i kommunens lokaler eller muntligen, eftersom detta är tillåtet även för personregister.
4. Alternativt, radera personuppgifterna och lämna ut resten av innehållet.

Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser. Myndigheten ska bistå den som begär handlingarna vid individualiseringen av dem till exempel med hjälp av dokumentregister, diarier och andra register (OffL 13 § 1 mom.).

Om begäran om uppgifter är mycket omfattande och vag, ska den som framställer begäran ombes att precisera den innan informationssökningen inleds. I sådana fall besvaras begäran om uppgifter med upplysningen om att begäran inte kan behandlas i sin nuvarande form eftersom handlingarna inte kan identifieras. Till myndighetens rådgivningsskyldighet hör att den som begär ut uppgifter ska få hjälp att precisera sin begäran, till exempel genom att myndigheten föreslår en avgränsning enligt tidsperiod, ärendegrupp, organ eller diarienummer. 

Behandlingstiden kan anses börja först när en tillräckligt specificerad begäran har inkommit. Om ingen precisering inkommer, behandlas begäran i den mån som handlingarna kan identifieras. I övrigt ska det meddelas att begäran inte kan besvaras, och informeras om möjligheten att få ett överklagbart beslut. En utebliven precisering utgör en giltig grund för nekande när myndigheten bevisligen har erbjudit hjälp.

Exempelmeddelande till den som begärt uppgifter:

Tack för er begäran om uppgifter [datum]. Begäran avser [beskrivning] och är inte begränsad i fråga om tid eller ärendegrupp. Som begäran är formulerad kan vi inte identifiera vilka handlingar den avser. Vi ber er precisera begäran, till exempel utgående från tidsperiod, ärendegrupp eller diarienummer för ärendet. Bifogat finns en förteckning över de handlingar som registrerats i ärende [x], av vilka ni kan välja de handlingar ni vill ta del av. Vi skickar redan nu de [identifierbara handlingar] som ni begärt. Vi ber om precisering senast [datum]. Om ingen precisering inkommer, behandlar vi begäran i den mån handlingarna kan identifieras. I övrigt kan ni begära ett överklagbart beslut i ärendet.