Cirkulär 19/80/2005, Taisto Ahvenainen/aha, 16.9.2005

Ändringarna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet träder i kraft 1.10.2005

Ändringarna i lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (nedan offentlighetslagen) och i 50 § i kommunallagen träder i kraft den 1 oktober 2005. Det som främst gäller kommunalförvaltningen är bestämmelserna om delegering av beslutanderätt när handlingar lämnas ut och bestämmelserna om de avgifter som skall tas ut för handlingar. Ändringen av 14 § i offentlighetslagen innebär att fullmäktige med stöd av kommunens förvaltningsstadga eller någon annan instruktion kan ge kommunens organ rätt att i den utsträckning som organet beslutar till en underlydande tjänsteinnehavare delegera beslutanderätt som gäller utlämnande av handlingar (se mallen).

​Enligt 34 § i offentlighetslagen är information ur handlingar avgiftsfri när uppgifter ur handlingen lämnas muntligt, handlingen läses eller kopieras hos myndigheten, en handling som lagrats elektroniskt sänds per e-post och när utlämnandet av handlingen ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera. Vid begäran om uppgifter som kräver exceptionellt omfattande informationssökning kan en avgift tas ut som motsvarar kostnaderna för att ta fram uppgifterna, om det inte är fråga om skyldigheten att ge råd, höra eller informera. För kopior och utskrifter kan en avgift tas ut som motsvarar de kostnader som myndigheten har för att lämna ut uppgiften.

I kommunerna tillämpas inte lagen om grunderna för avgifter till staten. Kommunerna skall i begäran om uppgifter beakta bestämmelserna om avgifter i 34 § i offentlighetslagen. Fullmäktige skall i förvaltningsstadgan ge nödvändiga föreskrifter om lösen för handlingar och om avgifter för begäran om handlingar och uppgifter (se mallen). För avgifterna iakttas i kommunen principen om kostnadsmotsvarighet. Avgifter och lösen kan vara lägre än kostnadsmotsvarigheten. Kommunernas avgifter fastställs och tas ut enligt beslut som fattas med stöd av kommunallagen. Avgifterna får inte äventyra iakttagandet av offentlighetsprincipen. Kommunen måste senast 1.10.2006 justera bestämmelserna och de övriga besluten om avgifterna så att de överensstämmer med kraven i offentlighetslagen.  

Justitieministeriets internetsidor om offentlighetslagstiftningen finns på adressen www.om.fi/julkisuus. Dataombudsmannens webbsidor finns på adressen www.tietosuoja.fi.

Preciseringar i rekommendationerna om anvisningar för kommunal webbkommunikation 2001

Vid behandling av personuppgifter väger kraven på skydd för privatlivet tyngre än offentlighetsprincipen. Det finns skäl att undvika att anteckna personuppgifter i möteshandlingar och i andra handlingar och att publicera dem på internet. Möteshandlingar som innehåller personuppgifter borde publiceras på webben endast under den begränsade tidsperiod som behövs för att informationen skall vara effektiv och då borde handlingarna tas bort från internet åtminstone senast ett år efter publiceringen. Sekretessbelagda uppgifter och personregisteruppgifter får inte publiceras utan tillstånd på det öppna internet. Kommunförbundets anvisningar för kommunal webbkommunikation finns på internet på www.kommunerna.net > information > webbkommunikation.

Närmare upplysningar:
Taisto Ahvenainen, tfn (09) 771 24 73, Heikki Harjula, tfn (09) 771 20 70
Tanja Mikkonen, tfn (09) 771 23 08, Juha Myllymäki, tfn (09) 771 24 50,
Riitta Myllymäki, tfn (09) 771 24 63, Oiva Myllyntaus (avgifter), tfn (09) 771 20 83 och Satu Tyry-Salo (webbkommunikation), tfn (09) 771 20 10

Kopia till
Riksdagens justitieombudsman
Justitiekanslern
Dataombudsmannen

--------------------------------------------------------------------------------

Innehållsförteckning

Ändringarna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet träder i kraft 1.10.2005 
Delegering av beslutanderätt när handlingar lämnas ut

Bestämmelse i förvaltningsstadgan (mall)

Avgifter som tas ut för utlämnande av handlingar

Bestämmelsen i § 29 i förvaltningsstadgan och beskrivning av innehållet i kommunstyrelsens beslut (mall) 
Prislista läggs ut på webben 
De nya avgifterna träder i kraft senast 1.10.2006

Övriga ändringar av offentlighetslagen

Justitieministerns anvisningar om offentlighet

Ändringar i anvisningarna för den kommunala webbkommunikationen 2001

Inga hemligheter eller andra personuppgifter på det öppna internet utan godtagbara grunder
Preciserade anvisningar för skydd av hemligheter inom privatlivet 
Preciseringar i rekommendationerna om anvisningar för kommunal webbkommunikation 2001

 --------------------------------------------------------------------------------

Ändringarna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet träder i kraft 1.10.2005

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) trädde i kraft 1 december 1999. Efter detta har en del ändringar gjorts i innehållet i offentlighetslagen (bl.a. 1151/2001, 1060/2002, 684/2003). De nyaste ändringarna i offentlighetslagen och ändringen av 50 § i kommunallagen träder i kraft 1 oktober 2005 (RP 20/2005, FvUB 9/2005 och 495–496/2005 i författningssamlingen). I de ändringar som gäller kommunalförvaltningen är det främst fråga om de bestämmelser som gäller delegering av beslutanderätten när handlingar lämnas ut och om de avgifter som skall tas ut för handlingar (14 §, 34 §). 

Delegering av beslutanderätt när handlingar lämnas ut

Bestämmelsen om delegering av beslutanderätt i 14 § i kommunallagen tillämpas inte om det i någon speciallag finns bestämmelser om myndighetens beslutanderätt. Enligt 14 § i offentlighetslagen har rätten att besluta om utlämnande av en handling föreskrivits den myndighet som innehar handlingen. Dessa myndigheter fastställs i 4 § i offentlighetslagen. Också tjänsteinnehavare är sådana myndigheter som avses i 4 § i frågor som hör till deras beslutanderätt. Tjänsteinnehavarna kan i frågor som hör till deras beslutanderätt besluta om utlämnande av handlingar som gäller deras egna beslut. En kommunal myndighets rätt att besluta om utlämnande av en handling kan inte med stöd av 14 § i offentlighetslagen delegeras till andra myndigheter.

Ändringen av 14 § i offentlighetslagen innebär att fullmäktige genom förvaltningsstadgan eller någon annan instruktion kan ge ett kommunalt organ rätt att i den utsträckning organet beslutar till en underlydande tjänsteinnehavare delegera rätt att besluta om utlämnande av handlingar som hör till organets verksamhetsområde. Detta gör det möjligt att till organet delegera rätt att besluta om alla handlingar som gäller verksamhetsområdet, beträffande vilka handlingar tjänsteinnehavarna får utöva beslutanderätt vid utlämnandet av handlingar och uppgifter, och vilka av tjänsteinnehavarna som får utöva denna rätt. Denna beslutanderätt kan till exempel i förvaltningsstadgan föreskrivas alla organ.

Bestämmelse i förvaltningsstadgan (mall)

§ XX 
Beslut om utlämnande av handlingar

Ett sådant kommunalt organ som avses i 4 § och 14 § 1 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet kan till en underlydande tjänsteinnehavare delegera myndighetens rätt att besluta om utlämnande av en handling som hör till det egna verksamhetsområdet.

Motivering:
Bestämmelsen om delegering av beslutanderätt i 14 § i kommunallagen tillämpas inte, om det i en speciallag finns bestämmelser om myndighetens beslutanderätt. Enligt 14 § i offentlighetslagen har rätten att besluta om utlämnande av en handling föreskrivits den myndighet som innehar handlingen. Till följd av ändringen av 14 § i offentlighetslagen kan fullmäktige genom förvaltningsstadgan eller någon annan instruktion ge ett kommunalt organ rätt att i den utsträckning organet beslutar till en underlydande tjänsteinnehavare delegera beslutanderätt som gäller utlämnande av handlingar. 

Organet kan således ges rätt att bestämma beträffande vilka handlingar tjänsteinnehavarna får utöva beslutanderätt vid utlämnande av handlingar och uppgifter, och vilka av tjänsteinnehavarna som får utöva denna rätt. Utgångspunkten för bestämmelsen i mallen är att alla kommunala organ har rätt att delegera beslutanderätt.

I 4 § i offentlighetslagen finns det bestämmelser om de myndigheter som avses i offentlighetslagen och till dessa hör också kommunala organ. Också tjänsteinnehavare är i de frågor som omfattas av deras beslutanderätt sådana myndigheter som avses i offentlighetslagen och kan utan delegering besluta om utlämnande av handlingar och uppgifter i frågor som hör till deras beslutanderätt.

När det gäller beslut om utlämnande av uppgifter eller handlingar som fattats av ett organ eller en tjänsteinnehavare får rättelse inte sökas eller ärendet tas till behandling, utan ändring i beslutet söks genom förvaltningsbesvär direkt hos förvaltningsdomstolen i enlighet med förvaltningsprocesslagen. 

Avgifter som tas ut för utlämnande av handlingar

I ändringarna av 34 § i offentlighetslagen föreskrivs när avgifter för utlämnande av uppgifter inte skall tas ut och hurdana avgifter som får tas ut. I kommunernas avgifter skall bestämmelserna i 34 § i offentlighetslagen beaktas. De kommunala avgifterna kan variera från kommun till kommun och det kan också finnas skillnader mellan kommunernas och statens avgifter. 

Bestämmelserna om avgifter gäller en allmän rätt och parters rätt till information enligt offentlighetslagen. En parts rätt till information kan också gälla sekretessbelagda uppgifter. Avgiftsbestämmelserna omfattar till exempel inte produktion av uppgiftsmaterial och inte heller undersökningstillstånd eller utbyte av sekretessbelagda handlingar mellan myndigheter, och därför kan avgifterna i dessa fall prissättas exempelvis på företagsekonomiska grunder och i övrigt också friare (21 §, 26–20 § i offentlighetslagen).  Avgifterna får inte äventyra iakttagandet av offentlighetsprincipen (Rättskanslern 17.10.2002, Dnr 1207/1/01).

Enligt 13 § 4 punkten i kommunallagen fastställer fullmäktige grunderna för de avgifter som skall tas ut för kommunens tjänster och för andra prestationer.  Med stöd av 50 § 1 mom. 10 punkten i kommunallagen ger fullmäktige i förvaltningsstadgan nödvändiga föreskrifter om lösen som skall tas ut för handlingar. Enligt ändringen av 50 § 10 punkten i kommunallagen bestäms i förvaltningsstadgan också om avgifter för utlämnande av uppgifter på basis av offentlighetslagen. 

I Kommunförbundets mall för förvaltningsstadga utgår man nu i § 29 från att fullmäktige ger ett särskilt beslut om grunderna för lösen. Bestämmelserna i § 23 i förvaltningsstadgan (mallen) utgår från att fullmäktige beslutar om de allmänna grunderna för avgifterna. De sistnämnda bestämmelserna gäller avgifter som skall tas ut för de tjänster som inte omfattas av ändringarna av 34 § i offentlighetslagen och av 50 § 10 punkten i kommunallagen. 

I förvaltningsstadgan kan tas in bestämmelser (§ 29 i mallen) om grunderna för de avgifter som skall tas ut för utlämnande av uppgifter.  Kommunstyrelsen beslutar då närmare om grunderna och beloppen för de avgifter som omfattas av offentlighetslagen (se nedan mallen om bestämmelserna och beskrivningen av innehållet i kommunstyrelsens beslut).

Inga avgifter

Också i kommunerna lämnas uppgifter avgiftsfritt ur handlingar när

  • uppgifterna ges muntligen

  • handlingen läses eller kopieras hos myndigheten

  • en handling som lagrats elektroniskt sänds per e-post

  • lämnandet av handlingen ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera (se 8 §, 34 § i förvaltningslagen).

Avgifter för informationssökning som kräver särskilda åtgärder, när det inte är fråga om myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera

Myndigheternas dokumenthanteringssystem skall följa offentlighetslagens krav på god informationshantering, varvid man utan svårighet bör kunna få offentliga uppgifter av myndigheterna. De som begär uppgifter bör få hjälp att individualisera de handlingar som de vill ta del av. Brister i myndigheternas dokumenthanteringssystem får inte orsaka kunderna extra kostnader.

En avgift kan dock tas ut också när uppgiften ur handlingen lämnas muntligen, eller för läsning hos myndigheten eller sänds per e-post, om begäran gäller en sådan handling som inte på det sätt som avses i 13 § 1 mom. i offentlighetslagen kan individualiseras och hittas i dokumentregistret, som myndigheten skall föra enligt offentlighetslagen, med hjälp av den dokumentklassificering som myndigheten använder eller handlingens signum eller med hjälp av sökfunktionerna för ett register som förs elektroniskt. I de fall som avses kan en avgift (t.ex. ett fast pris) tas ut som motsvarar kostnaderna för framtagandet av uppgiften. Enligt 8 § i förvaltningslagen är rådgivningen avgiftsfri. Om utlämnandet av en begärd handling ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera får avgift inte tas ut för utlämnandet.

I begäran om avgiftsbelagda uppgifter som kräver särskilda åtgärder är det fråga om fall då en handling inte hittas med hjälp av det dokumenthanteringssystem som myndigheten förfogar över, utan framtagandet av handlingen och informationssökningen förutsätter sållning av handlingar eller genomgång av enskilda handlingar. I motiveringen sägs att ”I sådana situationer individualiseras handlingarna i allmänhet med hjälp av kriterier som saknar betydelse med tanke på skötseln av myndighetens uppgifter och som därför inte direkt framgår av den klassificering av handlingar som myndigheterna använder i sin dokumenthantering. Som exempel kan nämnas en begäran att få ta del av kopior av fakturor som hänför sig till representation inom ett ämbetsverk där en viss tjänsteman fungerat som värd”. I motiveringen konstateras att ”fakturorna kan därför inte tas fram ur bokföringsmaterialet utan att materialet gås igenom för hela den period som begäran avser” (s. 17). Myndigheterna är inte skyldiga att ha sådana förteckningar där myndigheternas handlingar kan hittas med hjälp av vilket sökkriterium som helst. Främst i de fall då myndighetens dokumenthanteringssystem är i skick, men inte känner igen det sökkriterium som ges av den som begär uppgiften, är det fråga om ett avgiftsbelagt specialfall, där framtagandet av en handling eller en uppgift kräver en osedvanligt stor arbetsinsats (se FvUB 9/2005 rd, s. 3).

Riksdagens biträdande justitieombudsman har vid bedömning av avgifterna för skatteförvaltningens telefontjänst ansett att myndigheten inte får ta ut serviceavgift för ett rådgivningssamtal. Av kunden kan endast tas ut ett normalt pris för samtalet. Med normalt pris avser riksdagens biträdande justitieombudsman det pris uppringaren betalar för telefonsamtalet enligt pristariffen i sitt anslutningsavtal. Detta pris beror på om kunden ringer från en anslutning i ett mobiltelefonnät eller i ett fast telefonnät och på hurdant anslutningsavtal kunden har med sitt eget telefonbolag. En normal samtalsavgift tas ut till exempel då man ringer till ett vanligt abonnemangsnummer i ett fast telefonnät, dvs. till myndighetens vanliga trådtelefonnummer. Den som ringer från en trådtelefon betalar alltså ett pris enligt sitt anslutningsavtal för sitt samtal till myndigheten och den som ringer från en mobiltelefon betalar på motsvarande sätt ett pris enligt sitt anslutningsavtal för samtalet. Avgiftsfri telefonrådgivning förutsätter att myndigheten inte tar ut serviceavgift för rådgivningen. Detta innebär också att kunden av orsaker som beror på myndigheten inte skall behöva betala kostnader till telefonbolaget för rådgivningen utöver ett normalt telefonsamtal (RBJO 26.6.2005, Dnr 2069/4/04).

Avgifter för kopior och utskrifter

För kopior och utskrifter kan en avgift tas ut som motsvarar beloppet av de kostnader som myndigheten har för dem.

I prissättningen av kopior eller utskrifter kan tillämpas ett pris per sida eller något annat genomsnittligt enhetspris. Ett genomsnittligt pris kan fastställas separat för en sedvanlig begäran om handlingar och separat för en begäran om handlingar som kräver särskilda åtgärder. En avgift för en sedvanlig begäran kan fastställas på basis av sidantalet eller ett enhetspris. Vid begäran om handlingar som kräver särskilda åtgärder kan avgiften fastställas som en fast grundavgift och dessutom som en avgift som fastställs utifrån sidantalet eller ett enhetspris.

Med ett sedvanligt utlämnande av uppgifter avses utlämnande av kopior eller utskrifter av handlingar som är offentliga i sin helhet eller ur vilka de sekretessbelagda delarna utan svårighet kan tas bort. Handlingen måste också kunna individualiseras och hittas med hjälp av myndighetens dokumentklassificering, handlingens signum eller sökfunktionerna i ett elektroniskt register.

Kopior och utskrifter som kräver särskilda åtgärder är det fråga om då det inte är möjligt att ta fram handlingen på ovan beskrivna vanliga sätt (se ovan begäran om avgiftsbelagda uppgifter som kräver särskilda åtgärder). Också omfattningen av det dokumentmaterial som begäran gäller och avlägsnandet av de sekretessbelagda uppgifterna kan kräva mer arbete än i vanliga fall. Det är också fråga om situationer som kräver särskilda åtgärder då det behövs särskilda sök-, sållnings-, sammanställnings- och utskriftsegenskaper av den automatiska databehandlingen. Enligt motiveringen är det ”då fråga om en hantering som kräver sådana specialegenskaper av de tillämpningar och system som används men som inte behövs vid sedvanlig masshantering” (s. 19).

En handling kan inte ges för läsning eller kopiering om den innehåller sekretessbelagda uppgifter, utan det sekretessbelagda materialet måste först tas bort ur handlingen och en kopia av denna handling lämnas ut. Också för en sådan kopia får avgift tas ut.

Kostnadsmotsvarighet i kommunernas avgifter för kopior och utskrifter

Vid fastställandet av kommunala avgifter iakttas principen om kostnadsmotsvarighet. Kostnadsmotsvarigheten fastställs som en procentandel av de totala kostnaderna för avgiftsinkomsterna. En fullständig kostnadsmotsvarighet motsvarar en självkostnadsbaserad prissättning. För en enskild serviceprestation kan fullmäktige dock besluta om en avgift som understiger detta, varvid kostnadsmotsvarigheten är 100 procent lägre. I kommunerna iakttas alltså inte lagen om grunderna för avgifter till staten, där fastställandet av avgifter är bundet till självkostnadspriset.

I de totala kostnaderna tas med kostnaderna för produktionen av tjänsten eller varan (inkl. avskrivningarna), förvaltningskostnaderna och räntan på kapital som är bundet till produktionsmedlen. Kostnadsmotsvarigheten beräknas vanligtvis utgående från de budgeterade utgifterna. Det är också möjligt att beräkna kostnaderna på basis av de genomsnittliga faktiska kostnaderna.

Ett genomsnittligt pris per sida eller något annat enhetspris kan tillämpas på kopior och utskrifter som till innehållet är av olika typ. Likaså kan en fast grundavgift vara densamma i olika informationssökningar som kräver särskilda åtgärder. Utredning och prissättning från fall till fall av kostnader som utgår från användningen av faktisk arbetstid och material är i allmänhet inte kostnadseffektivt och kan i enskilda fall leda till en oskälig prissättning. En avgift som bygger på genomsnittliga kostnader får i enskilda informationssökningar inte överstiga en kostnadsnivå som kan anses vara skälig.

Bestämmelsen i § 29 i förvaltningsstadgan och beskrivning av innehållet i kommunstyrelsens beslut (mall)

§ 29
Lösen som tas ut för handlingar och avgifter som tas ut för utlämnande av dem

För utlämnande av en sedvanlig uppgift ur ett protokollsutdrag, en kopia eller någon annan utskrift tas ut en avgift per sida.

För utlämnande av en uppgift ur en handling, kopia eller någon annan utskrift som kräver särskilda åtgärder tas en fast grundavgift ut som kan graderas enligt vad informationssökningen kräver.

Utöver grundavgiften tas en avgift ut per sida.

Om handlingen inte kan individualiseras och hittas i det dokumentregister som myndigheten skall föra enligt offentlighetslagen eller uppgiften ur en handling, som vid informationssökningen kräver särskilda åtgärder, ges muntligt eller genom att handlingen lämnas ut för läsning eller kopiering eller sänds per e-post, tas endast ut en fast grundavgift motsvarande de faktiska kostnaderna som varierar beroende på hur krävande informationssökningen är.

Kommunstyrelsen beslutar närmare om grunderna och beloppen för avgifter som omfattas av offentlighetslagen.

Motiveringar för bestämmelsen:
Bestämmelserna i förvaltningsstadgan (ny § 29) utgår från att grunderna för de avgifter som skall tas ut för utlämnande av uppgifter godkänns i stadgan och att kommunstyrelsen beslutar närmare om grunderna och beloppen för avgifterna.   

I 34 § i offentlighetslagen föreskrivs när avgift inte får tas ut för utlämnande av uppgifter och hurdana avgifter som kan tas ut. Bestämmelserna i 34 § i offentlighetslagen skall beaktas i kommunernas avgifter. I avgifterna beaktas också principen om kostnadsmotsvarighet.

Myndigheternas dokumenthanteringssystem skall följa kraven på god informationshantering i offentlighetslagen, varvid man utan svårighet bör kunna få offentliga uppgifter av myndigheterna. De som begär uppgifter bör få hjälp att individualisera de handlingar som de vill ta del av. Brister i myndigheternas dokumenthanteringssystem får inte orsaka kunderna extra kostnader för begäran om uppgifter.

Grunderna för avgifterna har fastställts så att avgifter av olika storlek fastställs för kopior och utskrifter, beroende på om det är fråga om att på sedvanligt sätt lämna ut uppgifter eller på ett sätt som kräver särskilda åtgärder. För utlämnande av sedvanliga uppgifter som kopior eller utskrifter fastställs en avgift per sida. För utlämnande av uppgifter som kräver särskilda åtgärder  i form av kopior eller utskrifter tas en fast grundavgift ut och dessutom en avgift per sida. 

Också när en uppgift lämnas på ett annat sätt än som kopia eller utskrift fastställs med vissa begränsningar olika fasta grundavgifter om det inte är möjligt att tillgodose begäran med hjälp av dokumentregistret, utan begäran kräver särskilda åtgärder av myndigheten. Om utlämnandet av en begärd handling ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera får avgift inte tas ut. 

Kommunstyrelsen kunde också besluta om sådana avgifter inom ramen för offentlighetslagen på vilka bestämmelsen i 34 § inte tillämpas (bl.a. produktion av datamaterial).

Beskrivning av innehållet i kommunstyrelsens beslut

Kommunstyrelsen beslutar om beloppet på den avgift som tas ut per sida när en uppgift lämnas ut på sedvanligt sätt ur ett protokollsutdrag, en kopia eller någon annan utskrift.

För utlämnande av en uppgift som kräver särskilda åtgärder beslutar kommunstyrelsen om avgifterna till exempel på följande sätt:

För utlämnande av en uppgift ur en handling, kopia eller någon annan utskrift som kräver särskilda åtgärder tas en fast grundavgift ut som varierar beroende på hur krävande informationssökningen är:

Normal informationssökning (arbetstid under 2 tim.)  ---- euro
Krävande informationssökning (arbetstid 2–5 tim.)  ---- euro
Mycket krävande informationssökning (arbetstid > 5 tim.) ---- euro
Utöver grundavgiften tas för varje sida ut   ---- cent

Om begäran gäller en brådskande informationssökning kan den graderade grundavgiften höjas till det dubbla.

En fast avgift som graderats på ovan nämnda sätt tillämpas också när särskilda åtgärder krävs vid informationssökningen för utlämnandet av en uppgift ur en handling muntligen, när handlingen ges för läsning eller kopiering hos myndigheten eller när uppgiften sänds per e-post.

Motiveringar för beskrivningen:
Med ett sedvanligt utlämnande av uppgifter avses utlämnande av kopior eller utskrifter ur sådana handlingar som är offentliga i sin helhet eller ur vilka de sekretessbelagda delarna utan svårighet kan tas bort.  Handlingen måste också kunna individualiseras och hittas med hjälp av myndighetens dokumentklassificering eller handlingens signum eller med hjälp av sökfunktionerna i ett elektroniskt register. 

När det gäller särskilda åtgärder är det främst fråga om fall där det inte är möjligt att ta fram en handling på de ovan beskrivna sedvanliga sätten. Om det begärda dokumentmaterialet är omfattande eller om det, oberoende av mängden begärda handlingar, finns en stor mängd sekretessbelagda uppgifter i de olika delarna av handlingen, kan sammanställandet av handlingen i en form som kan lämnas ut kräva en större arbetsinsats än vanligt. Också när det krävs särskilda sök-, sållnings-, sammanställnings- och utskriftsegenskaper av den automatiska databehandlingen är det fråga om fall som kräver särskilda åtgärder.

För utlämnandet av en uppgift som kräver särskilda åtgärder fastställs olika grundavgifter beroende på hur mycket arbetstid som krävs för informationssökningen, behandlingen och avlägsnandet av de sekretessbelagda uppgifterna. Man kunde ha till exempel 2–3 olika kravkategorier enligt den arbetstid som använts för informationssökningen och varje kategori kunde ha ett fastställt fast pris.

Med brådskande informationssökning avses lämnande av uppgifter inom mindre än två arbetsdagar. Vid bestämning av höjd grundavgift bör man dock beakta en bedömning av arbetssituationen inom den kommunala arbetsenheten.

En avgift per sida som fastställs utöver grundavgiften utgör ersättning för kopierings- eller postningskostnaderna för handlingen, kopian eller utskriften.

En fast avgift som graderats tillämpas också när särskilda åtgärder krävs vid informationssökning då en uppgift lämnas ur en handling muntligen, handlingen ges för läsning eller kopiering hos myndigheten eller uppgiften sänds per e-post. I detta fall krävs särskilda åtgärder därför att handlingen inte kan individualiseras och hittas i det dokumentregister som myndigheten enligt offentlighetslagen skall föra. Utöver grundavgiften tas inte ut någon avgift per sida och grundavgiften höjs inte på grund av att informationssökningen är brådskande. 

Prislista läggs ut på webben

Myndigheten måste i förväg fastställa de avgifter som skall tas ut för kopior och utskrifter av handlingar och publicera dem i det allmänna datanätet. Förhandsprissättningen och publiceringsskyldigheten gäller i första hand ofta återkommande prestationer av samma typ.

De nya avgifterna träder i kraft senast 1.10.2006

Ikraftträdelsebestämmelsen i offentlighetslagen förutsätter att kommunerna anpassar stadgan och andra beslut om avgifter till offentlighetslagen senast 1 oktober 2006.

Övriga ändringar av offentlighetslagen

Ändringen av 15 i offentlighetslagen gäller befogenheten att överlämna handlingar som innehåller säkerhetsklassificerade anteckningar. Om en säkerhetsklassificerad anteckning skall göras i en handling skall begäran om uppgifter ur en sådan handling överlämnas till den myndighet som har befogenhet att införa anteckningen. I praktiken gäller ändringen statsförvaltningen.

Ändringen av 18 § i offentlighetslagen gäller precisering av god informationshantering. Ändringen gäller statsförvaltningen.

Ändringen av 23 i offentlighetslagen gäller utökad tystnadsplikt. I en del av sekretessbestämmelserna i 24 § i offentlighetslagen finns en skaderekvisitsklausul som innehåller en offentlighets- eller sekretesspresumtion. En sådan skada som avses med tystnadsplikt uppstår i allmänhet inte när sekretessbelagda uppgifter utbyts mellan myndigheter som har tystnadsplikt, och därför är utbytet av information mellan myndigheterna flexibelt. 

Tystnadsplikten utsträcks till att omfatta också den person som myndigheten inom gränsen för offentlighets- eller sekretesspresumtionen i sekretessbestämmelsen lämnat ut sådana uppgifter till som i övrigt är sekretessbelagda. Ändringen av 17 § i offentlighetslagen innehåller preciseringar om beaktande av rätten till information vid beslutsfattande. När uppgifter inom gränserna för offentlighets- eller sekretesspresumtionen överlämnas till andra än en myndighet eller till dem som arbetar inom myndigheten, måste det finnas ett vägande skäl för att lämna ut uppgiften.

Ändringen av 25 i offentlighetslagen gäller anteckning om sekretess och klassificering. En part måste upplysas om sin tystnadsplikt också när sekretessbelagd information lämnas ut muntligen. I praktiken gäller de säkerhetsklassificerade anteckningarna statsförvaltningen.

Ändringen av 31 § i offentlighetslagen gäller sekretesstiderna. Den allmänna sekretesstiden för en myndighetshandling är 25 år. För en del handlingar fortsätter sekretesstiden också efter detta (internationella förpliktelser om informationssäkerhet, landets försvar, befolkningsskyddet och undantagsförhållanden).

Ändringen av 33 § i offentlighetslagen gäller ändringssökande beträffande avgifter inom statsförvaltningen. Ändring i kommunala avgifter söks på samma sätt som i dag genom rättelseyrkande och kommunalbesvär enligt kommunallagen.

Ändringen av 36 § i offentlighetslagen gäller utfärdandet av en förordning för precisering av en god informationshantering inom statsförvaltningen.

Justitieministeriets anvisningar om offentlighet

Justitieministeriet har berett en promemoria för utveckling av verkställigheten av offentlighetslagstiftningen och en promemoria som redogör för den delvisa justeringen av offentlighetslagen 1.10.2005. Justitieministeriet har tagit upp särskilt följande frågor:

  • Begäran om utlämnande av uppgifter antecknas inte heller då kopior av de begärda handlingarna inte omedelbart ges till den som begär uppgifterna och negativa avgöranden ges nödvändigtvis inte skriftligen.

  • Grunderna för beslut om avslag av information anförs inte tillräckligt bra, vilket också kan påverka beslutets utgång.

  • Tillräckligt med uppmärksamhet fästs inte vid rätten att få uppgifter ur en handlings offentliga del, vilket också försvagar förverkligandet av rätten till information.

Sammandrag över krav som gäller behandling och avgörande av begäran om handlingar:

  • I beslutsfattandet bör offentlighetsprincipen beaktas och rätten till information enligt den ses som en grundläggande rättighet. Detta förutsätter att sekretessen begränsas till vad som i varje enskild situation är nödvändigt för det intresse som skyddas i lagen.

  • Myndigheten måste bedöma frågan om offentlighet eller sekretess utifrån de enskilda handlingarna och efter den konkreta situationen med beaktande av att behovet av sekretess i allmänhet ändras med tiden.

  • Beslut om avslag på begäran om information måste motiveras noggrant och tillräckligt. Detta gäller särskilt sekretessbestämmelser som innehåller ett skadeståndsrekvisit som bygger på en offentlighetspresumtion. Man måste då redogöra för de faktiska orsakerna till följd av vilka utlämnandet av uppgiften skulle medföra en sådan skada som avses i bestämmelsen.

  • Uppgifter ur en offentlig del av en handling skall lämnas ut om bara en del av handlingen är sekretessbelagd. Att ta bort uppgifter ur en handling måste begränsas till bara det allra nödvändigaste med beaktande av offentlighetslagens syfte. Information finns på justitieministeriets webbsidor: www.om.fi/julkisuus Rättspolitiska forskningsinstitutets publikation om rättspraxis i offentlighetslagen ”Julkisuuslakia koskevan oikeuskäytännön esittelyä ja erittelyä” (205, Helsingfors 2003) finns på forskningsinstitutets webbsidor www.om.fi/optula.

Ändringar i anvisningarna för den kommunala webbkommunikationen 2001

Inga hemligheter eller andra personuppgifter på det öppna internet utan godtagbara grunder

Kommunförbundet har i sin rekommendation om anvisningar för kommunal webbkommunikation 2001 behandlat bland annat hanteringen av kommunala handlingar på det öppna internet. Vi har konstaterat att på kommunens internetsidor kan också handlingar läggas ut som innehåller privatpersoners namn, om handlingarna inte hör till, bildar eller innehåller ett personregister eller är sekretessbelagda.

I rekommendationen framförs den uppfattning, som godkänts av dataombudsmannen, att möteshandlingar från kommunala organ inte bildar ett sådant personregister som avses i 3 § 3 punkten i personuppgiftslagen, även om de innehåller personuppgifter om förtroendevalda eller andra privatpersoner. Möteshandlingar från flera möten är inte heller som sådana personregister (se justitieministerns svar, skriftlig fråga 616/2000 rd).

Vi har konstaterat att rådgivningen vid dataombudsmannens byrå förhållit sig avvaktande till kommunens söksystem med hjälp av vilka man ur beslutsprotokoll kan söka alla de ärenden och sammanhang i olika handlingar som gäller en viss fysisk person (se dataombudsmannens publikationer, Asiaa tietosuojasta 10/1999, s. 15 och 16).

Det rekommenderas att fullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll görs tillgängliga via internet. Främst på grund av kravet på integritetsskydd har vi ansett att det inte är lämpligt att lagra protokoll som innehåller personuppgifter permanent på internet. Vi har rekommenderat att de kommunala organens föredragningslistor och protokoll inklusive bilagor hålls tillgängliga på internet under en begränsad tid, till exempel 1–2 år.

Som personregister räknas till exempel separata förteckningar över privatpersoner som har fått bygglov eller söker tjänster, inklusive övriga personuppgifter, och som inte räknas till personens ställning och uppgifter i kommunen eller till skötseln av uppgifterna. Publicering av sådana personuppgifter på internet räknas som utlämnande av personuppgifter i elektronisk form och bör därför inte som personuppgifter som hör till ett personregister läggas ut på internet utan personens samtycke (16 § 3 mom. i offentlighetslagen).

I rekommendationen konstateras att det finns skäl att undvika att ta med uppgifter om privatpersoners adress, telefonnummer och annan kontaktinformation i handlingarna. Om man har ansett det vara nödvändigt att ta med sådana uppgifter i möteshandlingar är det bäst att avlägsna dem innan handlingarna publiceras på internet. Den registeransvariga ska alltid försäkra sig om att personnummer inte är tillgängliga för obehöriga. Vi har i rekommendationen konstaterat att kommunen bör se till att det inte finns sekretessbelagda uppgifter eller personnummer i de föredragningslistor och andra handlingar som publiceras på internet, och att möteshandlingarna inte innehåller privatpersoners adress, telefonnummer och annan kontaktinformation eller andra onödiga personuppgifter.

Preciserade anvisningar för skydd av hemligheter i privatlivet

I rätts- och lagövervakningsmyndigheternas avgöranden har särskilt behandlats sekretessbestämmelserna om skydd för privatlivet i 24 § 23 punkten, 25 punkten och 32 punkten i offentlighetslagen och därför föreslår vi följande preciseringar i bestämmelserna (se avgörandena nedan).

Uppgifter som gäller ekonomisk ställning

Sekretessbelagda med stöd av 24 § 23 punkten i offentlighetslagen är också handlingar som innehåller uppgifter om en persons årsinkomst eller totala förmögenhet eller inkomster och förmögenhet som ligger till grund för stöd eller förmåner eller som annars beskriver en persons ekonomiska ställning, utsökningsmyndighetens handlingar till den del de innehåller uppgifter som införda i utsökningsregistret skulle vara sekretessbelagda enligt utsökningslagen (37/1895) och uppgifter om fysiska personer som utsökningsgäldenärer och utsökningsutredningar. Bestämmelsen i 11 § 5 punkten i offentlighetslagen begränsar parters rätt till information i utsökningsärenden.

Sekretessbelagda uppgifter som beskriver en persons ekonomiska ställning i sin helhet är bland annat personens totala förmögenhet och den totala lönen. Till exempel sakkunnigarvoden och arvoden till kommunala förtroendevalda är till sin karaktär offentliga. Om en sakkunnig, förtroendevald eller någon annan arvodestagare får sin huvudsakliga inkomst av arvodena beskriver uppgifterna den ekonomiska ställningen i sin helhet och är därför sekretessbelagda (se Julkisuus- ja salassapitolainsäädäntö, Anna-Riitta Wallin-Timo Konstari, Jyväskylä 2000, s. 165–170).

Också uppgifter om medellöshet eller betalningsoförmåga beskriver en persons ekonomiska ställning. Uppgifter om inkomster och förmögenhet som myndigheten får i samband med att stöd eller förmåner beviljas är alltid sekretessbelagda. Löneuppgifterna för statligt och kommunalt anställda, inklusive totallönen är offentliga med stöd av 7 § i namnlagen, förutom den så kallade nettolönen, som det finns skäl att hålla hemlig. Också vid utlämnande av uppgifter ur ett personregister iakttas bestämmelsen i 16 § 3 mom. i offentlighetslagen, vilket innebär att dessa personuppgifter får ges som kopior, utskrifter eller i elektronisk form endast för syften som personuppgiftslagen medger (bl.a. redaktionella syften, sedvanliga privata syften). Dataombudsmannen har gett anvisningar om utlämnande av bland annat personuppgifter ur myndigheters personregister (se dataombudsmannens publikationer, Asiaa tietosuojasta 10/1999, www.tietosuoja.fi). Kommunala arbetsmarknadsverket har gett ut ett cirkulär om offentlighet i fråga om löneuppgifter och matrikel (3.11.1999, 19/1999, www.kommunarbetsgivarna.fi, se också Ritva Liivala, Palkkatietojen luovuttaminen luottamusmiehelle, Kuntatyönantaja 6/2000 och Löneguide för kommunarbetsgivare 2004, Palkkatietojen julkisuus, Kuntatyönantaja 2/2004).

Var och en kan med stöd av bestämmelserna i 30 och 31 § i utsökningslagen av den lokala utsökningsmyndigheten få ett sådant intyg över en namngiven person som innehåller uppgifter som funnits i utsökningsregistret under två års tid. Uppgifterna innehåller sökandens och svarandens namn och svarandes födelsedatum och hemkommun, utsökningsärendet, den tid ärendet har varit anhängigt och registrering som passivfordran, beloppet på sökandens fordran och det belopp som redovisats till sökanden, hinderintygets art och datum. Övriga uppgifter i registret och utsökningsutredningen är hemliga. Hemligheter om till exempel social-, hälso- och sjukvård och personliga förhållanden är sekretessbelagda också i samband med en utsökning. Uppgifterna omfattas av samma sekretessbestämmelser, oberoende av om uppgifterna finns i utsökningsregistret eller i någon annan handling. Om uppgifterna vore hemliga i utsökningsregistret är de också hemliga hos någon annan myndighet. Det finns skäl att hos utsökningsmyndigheten kontrollera om utsökningsuppgifterna är offentliga eller sekretessbelagda (se Tietosuoja 2/2004, Ulosottolain uudet säännökset ja tietosuoja, s. 10–13, Tuula Linna). En bedömning av orsakerna till att en person skuldsatt sig är hemlig, eftersom uppgiften gäller ekonomisk ställning (biträdande justitiekanslern 14.6.2005, dnr. 294/1/04).

I lagen om offentlighet och sekretess föreskrivs om offentlighet eller sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999, lagen om skatteuppgifter). Lagen är primär och kompletterar bestämmelserna i offentlighetslagen (631/1999) och personuppgiftslagen (523/1999). Skatteuppgiftslagen tillämpas bland annat på inkomst- och förmögenhetsskatt, samfundsskatt, kommunal- och fastighetsskatt. Lagen tillämpas också på kommunala myndigheter när de behandlar skattelättnadsärenden (se anvisningar från skattestyrelsen bl.a. dnr 2478/09/2002, 18.10.2002, www.vero.fi/svenska, sökord: offentliga uppgifter).  

När det gäller skatteuppgifter är huvudregeln att sekretessen är omfattande. Det finns bestämmelser om offentliga skatteuppgifter i skatteuppgiftslagen. I 4 § i lagen bestäms om skatteuppgifter som är sekretessbelagda. Beskattningshandlingar som gäller den skattskyldigas ekonomiska ställning och andra sådana beskattningshandlingar av vilka framgår identifierbara uppgifter om den skattskyldiga skall sekretessbeläggas, utom de undantag som det finns bestämmelser om i 5–9 § och 21 § i lagen.

I fysiska personers inkomst- och förmögenhetsbeskattning är av de skattskyldigas individualiserade uppgifter endast namn, födelseår och hemkommun offentliga enligt 5 § i lagen. Personnummer och adress är inte offentliga uppgifter. Andra offentliga uppgifter är beskattningsbara förvärvsinkomster, kapitalinkomst och förmögenhet i statsbeskattningen och beskattningsbara inkomster, inkomst- och förmögenhetsskatt, kommunalskatt, totalbeloppet av debiterade skatter och avgifter, det totala förskottsbeloppet, skatteåterbäring eller restskatt i kommunalbeskattningen. I offentliga beskattningsuppgifter ingår inte längre uppgifter om kyrkoskatt, folkpensionsavgifter eller sjukförsäkringsavgifter. I förteckningen införs inte heller de personer som ansvarar för hela skattebeloppet. 

I offentliga uppgifter om samfund införs som individualiserade uppgifter för de skattskyldiga namn, hemkommun och affärs- och samfundssignum. De skattskyldigas adress är inte en offentlig uppgift. Andra offentliga uppgifter är den beskattningsbara inkomsten och förmögenheten, totalbeloppet av debiterade skatter, det totala förskottsbeloppet, skatteåterbäringen eller restskatten. Fysiska personers och samfunds nämnda skatteuppgifter är offentliga sådana de är när beskattningen slutförts. Förteckningar över offentliga uppgifter i beskattningen görs upp kommunvis.

Med stöd av 14 § 1 mom. i skatteuppgiftslagen kan skatteförvaltningen till kommunstyrelsen lämna ut offentliga uppgifter om den skattskyldigas inkomst- och förmögenhetsbeskattning med identifieringsuppgifter, när kommunen behöver uppgifterna för att sköta sina lagstadgade uppgifter eller såsom skattetagare. Kommunstyrelsen kan vidarebefordra uppgifterna till kommunens övriga myndigheter för skötseln av de lagstadgade uppgifterna. Enligt 14 § 2 mom. i skatteuppgiftslagen kan skatteförvaltningen på begäran till de kommunala myndigheterna lämna ut offentliga uppgifter om fastigheters kalkylerade fastighetskatt och namnet på den som är skyldig att betala fastighetskatt när kommunen behöver dessa för skötseln av de lagstadgade uppgifterna. För detta ändamål kan på begäran också lämnas ut uppgifter om fastigheters beskattningsvärden och identifieringsuppgifter för skattskyldiga (se 6 § om offentliga fastighetsbeskattningsuppgifter).

I 21 § i skatteuppgiftslagen (1346/1999) föreskrivs om publicering av uppgifter om skatterester. Enligt paragrafen kan som specialindrivningsåtgärd uppgifter om förfallna och obetalda skatter i fråga om skatter och avgifter som tas ut med stöd av lagen om skatteuppbörd anmälas för publicering. I 27 § 3 mom. i lagen om skatteuppbörd föreskrivs om specialindrivningsåtgärder.

Riksdagens justitieombudsman har i ett avgörande ansett att endast de uppgifter om skatteskulder som skatteverket i form av specialindrivningsåtgärder publicerat på kredittidningarnas protestlistor är offentliga. I detta fall gällde uppgifterna om ett bolags förfallna och icke förfallna obetalda skatteskulder inte ovan nämnda offentliga skatteskulder som publicerats som specialindrivningsåtgärder, utan uppgifter om den skattskyldiga som kunde identifieras och som enligt 4 § i skatteuppgiftslagen är sekretessbelagda uppgifter (RJO 13.9.2004, dnr 507/4/02).

Uppgifter som gäller social- och hälsovård

Uppgifter om klienter inom social- och hälsovården är sekretessbelagda med stöd av 24 § 25 punkten i offentlighetslagen. Handlingar som innehåller uppgifter om en klient inom socialvården och de förmåner, stödåtgärder eller den socialvårdsservice klienten fått är alltid hemliga. Samma sekretess gäller också uppgifter om personkunder inom arbetsförvaltningen.

Sekretessbelagda är också uppgifter om en persons hälsotillstånd eller handikapp, den hälso- och sjukvård eller rehabilitering som personen fått eller personens sexuella beteende eller läggning.

I 14 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) omfattar sekretessen uppgifter som fåtts om klienten eller någon annan privatperson i klientförhållandet. Sekretessen utsträcks till själva klientförhållandet och också till alla de uppgifter om klienten som fåtts under klientförhållandet. Bara det faktum att det existerar ett klientförhållande inom socialvården är sekretessbelagt, oberoende av klientförhållandets karaktär.

Den socialservice som tillhandahålls för en person (t.ex. hemservice eller barndagvård), beviljade stödåtgärder (t.ex. semesterverksamhet för barn enligt barnskyddslagen) och andra förmåner inom socialvården (utkomststöd) är sekretessbelagda uppgifter. Sekretessbelagda är också uppgifter om det socialarbete som tillhandahållits (t.ex. adoptionsrådgivning) och fastställande av innehållet i olika avtal (t.ex. underhållsavtal och fastställande av avtal om umgängesrätt).

Enligt 13 § 1 mom. i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) är uppgifter i journalhandlingar sekretessbelagda. Bara det faktum att en person får hälso- eller sjukvårdstjänster är sekretessbelagt.

Uppgifter om en persons sexuella beteende och läggning är också alltid sekretessbelagda. Detta kan till exempel gälla uppgifter om att personen lever i parförhållande med en person av samma kön eller om olika sätt och vanor att uppnå sexuell tillfredsställelse som gäller personens privatliv.

Uppgifter som gäller personliga förhållanden 

Uppgifter som hör till en individs revir och privatliv är sekretessbelagda med stöd av 24 § 32 punkten i offentlighetslagen. Sekretessbelagda är också uppgifter om en persons politiska övertygelse eller åsikter som personen uttalat privat och uppgifter om personens levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet eller fritidssysselsättningar. Likaså är uppgifter om en persons familjeliv och andra jämförbara personliga förhållanden alltid sekretessbelagda.

Sekretessbelagda uppgifter om levnadssätt, personliga förhållanden och familjeliv är bland annat en persons alkoholvanor, beteende i privatlivet eller huruvida en person lever ensam eller i parförhållande. Också uppgifter som hör till tjänstemäns privatliv är sekretessbelagda, om de inte har något sakligt samband med skötseln av tjänsten (RBJO 28.11.2002, Dnr 941/4/01).

Politiska partiers, fackföreningars och andra föreningars medlemsuppgifter och medlemsuppgifter som samlats in i samband med fritidsverksamhet beskriver en persons deltagande i föreningsverksamhet och är därför alltid sekretessbelagda. Personuppgifter som samlats in i samband med fritidsverksamhet är likaledes sekretessbelagda, liksom till exempel bibliotekens låneregister och uppgifter om personers religiösa övertygelse. Sekretessbelagda är de uppgifter om familjeförhållanden, personliga förhållanden och fritidsverksamhet som getts i samband med att en tjänst söks.

Medlemmarna i en förening har rätt att ta del av sin egen förenings medlemsförteckning. Föreningens styrelse beslutar om överlämnande av medlemsförteckningen och uppgifter ur den. Föreningens styrelse skall i sitt beslut beakta bestämmelserna om utlämnande av uppgifter i personuppgiftslagen. Om en medlemsförteckning har lämnats ut till en myndighet är det en sekretessbelagd myndighetshandling.

Offentliga är dock de handlingar som innehåller uppgifter om en persons politiska uppdrag eller något annat förtroendeuppdrag eller kandidatur för ett sådant uppdrag och en persons deltagande i grundandet och registreringen av ett politiskt parti eller bildandet av en valmansförening. 

Till exempel uppgifter om en persons verksamhet i ett statligt eller kommunalt politiskt uppdrag eller något annat förtroendeuppdrag är offentliga. Uppgifter om medlemskap i ett kommunalt organ och en medlems politiska övertygelse (partitillhörighet) är offentliga uppgifter. Offentliga är också uppgifter om en persons medlemskap i ett politiskt partis förvaltningsorgan. Sekretessbelagda är däremot uppgifter om politisk övertygelse hos kommunens tjänsteinnehavare eller arbetstagare eller hos dem som söker en tjänst eller ett uppdrag (t.ex. partitillhörighet).

I sitt betänkande konstaterar förvaltningsutskottet om innehållet i denna punkt bland annat följande: ”Däremot skall uppgifter om förtroendeuppdrag i föreningar vara offentliga på basis av specialbestämmelsen i denna punkt och preciseringar som föreslås i föreningslagen” (FvUB 31/1998 rd).

Med beaktande av utskottets ställningstagande kan bestämmelsen i denna punkt tolkas så att också uppgifter om medlemskap i olika föreningars förvaltningsorgan är offentliga. Den politiska övertygelsen hos en medlem i ett förvaltningsorgan (partitillhörighet) är däremot en sekretessbelagd uppgift, om det inte gäller ett politiskt förtroendeuppdrag.

Enligt 47 § 2 mom. i föreningslagen är uppgifter ur föreningsregister offentliga och var och en har rätt att få utdrag och intyg ur dem med stöd av bestämmelserna i offentlighetslagen. Till exempel namn och kontaktinformation till föreningens styrelseordförande och namntecknare är offentliga föreningsregisteruppgifter (48 § i föreningslagen).

Sekretess som gäller individens säkerhet och sekretess som hör till integritetsskyddet

Sekretess som gäller individers säkerhet och annan sekretess som hör till integritetsskyddet är (se Julkisuus- ja salassapitolainsäädäntö, Anna-Riitta Wallin-Timo Konstari, Jyväskylä 2000, s. 162–181):

  • asylsökandes och deras närståendes säkerhet (24 § 24 punkten)

  • uppgifter som omfattas av skyddsförbud och andra hemliga uppgifter (24 § 31 punkten)

  • skydd för uppgifter om identitet (24 § 4 punkten).

  • känsliga uppgifter om brott och brottsutredning (24 § 26–28 punkterna och 3 punkten)

  • test- och provresultat och personbedömningar (24 § 29 punkten, 30 punkten)

  • skydd mot ärekränkning, respekt för avlidna och anhöriga (24 § 3 punkten, 6 punkten, 8 punkten och 26 punkten)

I bland annat följande speciallagar föreskrivs om viktiga hemligheter i privatlivet:

  • Lagen om säkerhetsutredningar (177/2002), bland annat säkerhetsutredningar om kommunalt anställda.

  • Lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn (504/2002), bland annat anteckningar ur brottsregisterutdrag som visats upp av personer som arbetar med barn. 

  • Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004), bland annat upptagningar med övervakningskamera, om arbetsgivaren förvarar dessa, och uppgifter som arbetsgivaren fått genom att bläddra igenom eller öppna arbetstagares e-postmeddelanden.

Social- och hälsovårdsministeriet har utarbetat handboken: ”Klientens ställning och rättigheter inom socialvården (SHM, handböcker 2001:11) och ”Potilasasiakirjojen laatiminen sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttäminen” (SHM, handböcker 2001:3). Publikationerna finns på SHM:s webbsidor (www.stm.fi). Utbildningsstyrelsen har utarbetat handboken: "Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa” (Tammerfors 2004). Publikationen kan köpas och beställas i utbildningsstyrelsens internetbokhandel (http://www.oph.fi/svenska/bokhandel). 

Preciseringar i rekommendationerna om anvisningar för kommunal webbkommunikation 2001

Utgångspunkter i personuppgiftslagstiftningen för behandling av personuppgifter

Rätten till information är en grundläggande rättighet som gäller offentlighet i myndigheters verksamhet, som reglerats i 12 § i grundlagen, och som bara kan begränsas av tvingande skäl genom lag. Den grundläggande rättigheten om offentlighet i det kommunala beslutsfattandet garanteras med stöd av kommunallagen och offentlighetslagen. Den grundläggande rätten till ett skyddat privatliv garanteras i 10 § i grundlagen, och det är främst offentlighetslagen och personuppgiftslagen som innehåller grundläggande bestämmelser för säkerställandet av skyddet.

I 29 § i kommunallagen föreskrivs vad som krävs av kommunens information. Bestämmelserna i 18 § i offentlighetslagen och i 1 kapitlet i offentlighetsförordningen (1030/1999) om god informationshantering innehåller de krav som ställs på myndigheterna för att offentlighetsprincipen, datasekretessen och datasäkerheten skall iakttas. Personuppgiftslagen (523/1999), lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) och lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004) innehåller krav på behandling av personuppgifter enligt god informationshantering (se dataombudsmannens webbsidor: www.tietosuoja.fim, Kommunala arbetsmarknadsverket, cirkulär 3.11.1999, 19/1999, 17.9.2004, 22/2004, www.kommunarbetsgivarna.fi). Vid information om en insamling av personuppgifter på nätet finns det skäl att ta del av dataombudsmannens broschyr i serien Bra att veta 3/2004 ”Gör upp en dataskyddsbeskrivning!”.

Lagen om yttrandefrihet i masskommunikation (460/2003) ställer krav på upptagning av nätpublikationer, redaktörsansvar och rätt till genmäle och rättelse. En kundtidning eller ett nyhetsområde som innehåller regelbundet utkommande redaktionellt material är nätpublikationer. Kommunernas internettjänster eller webbportaler som innehåller bulletiner och kundtjänster är inte nätpublikationer. Kommunernas webbsidor är inte heller nätpublikationer, även om de uppdateras kontinuerligt. Kommunförbundet har rekommenderat att kommunerna tydligt skall definiera allt informationsansvar. Det lönar sig för kommunerna att utse ansvariga för innehållet och webbkommunikationen i internettjänsterna, oberoende av tjänsternas innehåll och omfattning. Också diskussionsforum och andra interaktiva internettjänster på kommunernas webbsidor bör övervakas (se Finlands Kommunförbunds cirkulär 31.10.2003, 25/80/2003, www.kommunerna.net/databank).

Personuppgifter får lämnas ut ur en myndighets personregister som kopior, utskrifter eller i elektronisk form i regel endast med samtycke av den som saken gäller eller om det finns särskilda bestämmelser om rätten att lämna ut uppgifter och under förutsättning att uppgiftstagaren har rätt att samla in och lagra personuppgifter som lämnats ut, varvid frågan bedöms på basis av bestämmelserna i fråga i personuppgiftslagen (8, 12 § och fram för allt 14–16 §).

Publicering på internet av personuppgifter som ingår i ett personregister räknas som utlämnande av personuppgifter i elektronisk form och får därför inte publiceras på internet utan samtycke av den som saken gäller eller någon annan laglig grund (se 16 § 3 mom. i offentlighetslagen). Uppgifter som man bestämt att skall vara sekretessbelagda får givetvis inte publiceras på internet, och det saknar betydelse om uppgifterna finns i ett personregister eller inte.

Kommunala personregister är till exempel:

1 register för personalförvaltning vars syfte är skötsel av anställningsförhållanden 
2 register över sökande som inrättats för tjänsteansökningar och vars syfte är tillsättande av en tjänst
3 personregister över förtroendevalda 
4 elevregister i skolor
5 register över bygglov
6 patientregister
7 personregister över olika uppgifter inom socialvården.

Också ur ett personregister lämnas offentliga uppgifter ut muntligen, till påseende och för kopiering.  Den sedvanliga användningen av uppgifter ur ett personregister och det redaktionella syftet ligger utanför tillämpningsområdet för personuppgiftslagen och därför kan uppgifter lämnas ut för detta syfte. Användningsändamålet skall anges och säkerställas.

Ett kommunalt organs protokoll och övriga möteshandlingar bildar inte i sig ett personregister på internet och publicering av dessa handlingar på internet innebär inte utlämnande av personuppgifter i elektronisk form ur ett personregister. Också när personuppgifter som inte ingår i ett personregister behandlas på internet (bl.a. föredragningslistor och protokoll som läggs ut på internet) bör det finnas en grund för behandlingen enligt personuppgiftslagen, eftersom det är fråga om en sådan automatisk behandling av personuppgifter som avses i personuppgiftslagen och som kraven i personuppgiftslagen gäller (2 § 2 mom. i personuppgiftslagen). Att lägga ut personuppgifter på internet bör vara ”sakligt motiverat” och också motsvara ”de allmänna förutsättningarna” som fastställts för behandling av personuppgifter (6, 8 § i personuppgiftslagen). Utöver samtycke av den som saken gäller ger främst 29 § i kommunallagen om fullgörande av informationsskyldighet kommunen rätt att lägga ut sådan information på internet som gäller personuppgifter.

Rätts- och lagövervakningsmyndigheterna har i sina avgöranden fäst uppmärksamhet vid att kommunerna i en del fall på öppna webbsidor har publicerat uppgifter om en persons privatliv, utan laglig eller klart godtagbar grund. Den grundläggande rättigheten om skydd för privatlivet i 10 § i grundlagen har i en del fall ansetts väga tyngre än den grundläggande rättigheten till information i 12 § i grundlagen (bl.a. riksdagens biträdande justitieombudsmans beslut 9.10.2002, dnr 1835/2/99 och 2200/4/99 och 20.7.2004, dnr 1803/4/03, biträdande justitiekanslerns beslut 18.5.2004, dnr 1415/1/02, 10.1.2005, dnr 481/1/03 och 7.2.2005, dnr 168/1/04, HFD 6.5.1998 L 0773, Dataombudsmannens utlåtanden 18.5.2004, dnr 582/49/2004 och 16.5.2005, dnr 396/49/2004). 

Dataombudsmannen har i ett utlåtande till biträdande justitieombudsmannen konstaterat för det första, att kommunala organs föredragningslistor och protokoll inte bildar ett personregister och att publicering av dem på internet inte är ett sådant utlämnande av personuppgifter ur ett personregister som avses i 16 § 3 mom. i offentlighetslagen. Dataombudsmannen konstaterar också att bestämmelsen i 29 § i kommunallagen uppenbarligen kan anses ge rätt att på internet lägga ut sådana föredragningslistor och protokoll som också innehåller personuppgifter, om uppgifterna förvaras på internet bara under den tidsperiod som information, en förutsätter. Då det saknas reglering om l,, , , ngden på denna tidsperiod kunde enligt dataombudsmannen uppfattning vissa, slutsatser dras till exempel uti, från de tidsramar so, m fastslagits i lag för framläggande av vissa kommunala beslut (Dnr 58, 2/49/2004/18.5.2004). Biträdande justitiekanslern har i sitt beslut hänvisat till dataombudsmannens utlåtande och konstaterat att de beslut och föredragningslistor som innehåller personuppgifter bör tas bort från internet när information som getts på detta sätt inte längre behövs. Om man går till väga så, kan enligt biträdande dataombudsmannen säkerställas att protokollen och föredragningslistorna inte bildar ett personregister och att en öppen behandling av uppgifterna inte äventyrar personernas integritetsskydd (7.2.2005, dnr 168/1/04).

Riksdagens biträdande justitieombudsman (RBJO) har i ett avgörande konstaterat att ett rättelseyrkande i fråga om val av tjänsteinnehavare, som anförts av en person som nämns i möteshandlingarna, och som hållits kvar på kommunens internet under knappt ett år, inte strider mot integritetsskyddet eller personuppgiftslagen (RBJO 4.12.2002, Dnr 2823/4/02).

Också EG-domstolen har ansett publicering av personuppgifter på internetsidor som automatisk behandling av personuppgifter. Om en öppen webbsida upprätthålls är det inte fråga om överföring av personuppgifter till tredje land, men i nationella system bör en saklig balans garanteras mellan yttrandefriheten, den fria rörligheten av personuppgifter och integritetsskyddet (se 2 § 2 mom., 22 §, 23 § i personuppgiftslagen). EG-domstolen har också ansett att sjukledighet är, en personuppgift som hänför sig till hälsan (6.1, 1.2003, Ärende C 101/101).

Ett system där kommunen på sina sidor skapar ett söksystem som söker fram föredragningslistor och andra handlingar om en viss person är, enligt dataombudsmannens uppfattning, behandling av personuppgifter i ett visst behandlingssyfte som avses i 6 § i personuppgiftslagen och som uppenbarligen också kan anses motsvara definitionen på ett personregister enligt 3 § 3 mom. i personuppgiftslagen. Personens namn är avgörande och systemet motsvarar inte de allmänna förutsättningarna för behandling enligt 8 § i personuppgiftslagen, eftersom namnet inte kan motiveras med bestämmelsen om information. Enligt dataombudsmannens uppfattning kan eventuella tolkningsproblem undvikas om söksystemet, såvida ett sådant finns, är basera, t på sakuppgifter (18.5.2004, dnr 582/49/2004).

Preciserande rekommendationer

Till följd av rätts- och lagövervakningsmyndigheternas avgöranden är det nödvändigt att särskilt betona följande: Man bör försöka samordna kraven på god informationshantering, god informationsbehandling och information så att en persons integritet inte omotiverat äventyras eller kränks. När kommunen behandlar personuppgifter är det motiverat att vid en intresseavvägning anse att kraven på integritetsskydd väger tyngre än offentlighetsprincipen.

Vid en intresseavvägning bör i samband med uppgifter om privatlivet bland annat bedömas på vilket sätt man skall informera och publicera uppgifter. Vid användning av internet bör beaktas att myndigheterna inte kan hindra att de personuppgifter som publicerats på internet inte i strid med kraven i personuppgiftslagen används i princip för vilket ändamål som helst. Vid en intresseavvägning med betoning på integritetsskyddet är det motiverat att bedöma när och hur lång tid privatpersoners personuppgifter skall finnas på internet för att informationen skall vara effektiv och för att myndigheternas verksamhet skall övervakas.

Kommunförbundet har rekommenderat att man skall undvika att anteckna privatpersoners namn, adresser och andra personuppgifter i föredragningslistor, protokoll och andra handlingar och att publicera dem på internet och i annan kommunikation, om inte behandlingen av ett ärende, en effektiv information och övervakning av myndigheternas verksamhet kräver det.

På internet får inte läggas ut uppgifter som hör till privatlivet, alltså människans eget revir och andra uppgifter som enligt lag skall vara sekretessbelagda, personnummer, separata förteckningar som innehåller privatpersoners personuppgifter och andra personregister och uppgifter om privatpersoners adress, telefonnummer och annan kontaktinformation. Om man i undantagsfall anser att det är nödvändigt att publicera sådana uppgifter på internet, måste den som saken gäller ge sitt samtycke eller någon annan laglig grund finnas.

Det har förekommit tolkningsproblem särskilt i fråga om vad som avses med sekretessbelagda uppgifter om familjeliv och personliga förhållanden i 24 § 32 punkten i offentlighetslagen. För att undvika tolkningsproblem är det motiverat att anse som sekretessbelagda uppgifter en persons sjukfrånvaro, föräldraledighet, moderskapsledighet, adoption, vårdledighet, invalidpension och bankkontonummer. Dessa uppgifter får inte läggas ut på kommunens internet eller olovligen publiceras på något annat sätt. Det finns skäl att till exempel informera om den ovan avsedda tjänstledigheten, utan att meddela orsaken till den.

Till exempel blir tjänsteansökningar offentliga när myndigheten fått dem. Var och en har rätt att få offentliga uppgifter av en myndighet. Ett sammandrag, som för valet gjorts upp över de sökandes erfarenhet, utbildning och andra personuppgifter är en offentlig handling som också som en del av ett protokoll kan vara ett personregister. En publicering i sin helhet av sammandragsuppgifterna om de sökande uppfyller heller inte utan stridighet de övriga kraven om hantering av personuppgifter i personuppgiftslagen (bl.a. saklig motivering för skötseln av uppgifter, omotiverat äventyrande av integritetsskyddet).

Man undviker tolkningsproblem om inte ens de sammandragsuppgifter över tjänsteansökningarna som ingår i ett protokoll publiceras på internet.  Det är tillrådligt att när man på internet informerar om beslutet att i första hand informera om vem som valts för tjänsten, vem som är i reserv och vilka som fått röster i valet och till exempel att de offentliga uppgifterna om de övriga sökandena finns till påseende i kommunens ämbetshus. En lista över de sökande skickas inte heller automatiskt till de sökande i samband med beslutet.

Personregister, enligt vår uppfattning, är exempelvis inte de listor över tillståndsbeslut med personuppgifter som lagstiftningen förutsätter och som hör till kungörelseförfarandet, som föreskrivs i speciallagar, och som är offentligt framlagda endast under den tid som krävs i lag. Man undviker tolkningsproblem om dessa uppgifter publiceras på internet högst under nämnda tidsperiod.

De kommunanställdas kontaktinformation gäller skötseln av deras uppgifter i kommunen och publicering av infomationen på internet äventyrar i allmänhet inte omotiverat deras integritet. Kontaktinformation kan publiceras på internet om detta är nödvändigt och motiverat för en saklig skötsel av uppgifterna. Förvaltningsorganisationen har i uppgift att bedöma vilka kommunanställdas kontaktinformation som skall publiceras på internet (se statsförvaltningens anvisningar om hantering av e-post 2/2005, Finansministeriet, Avdelningen för utvecklande av förvaltningen, Vahti, www.vm.fi/vahti). De anställda har rätt att veta varför det finns uppgifter om dem på internet och det finns inte skäl att publicera uppgifterna mot den anställdas vilja. Om det enligt kommunen är nödvändigt att på internet publicera information om förtroendevaldas och anställdas hemadresser, behövs deras samtycke.

Med beaktande av kraven på skydd för privatlivet berättigar kommunens informationsskyldighet inte till att handlingar som innehåller personuppgifter förvaras någon länge tid på internet. Ju längre tid kommunala möteshandlingar, som innehåller personuppgifter, finns på internet, desto större risk finns det för att integritetsskyddet äventyras. Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna har möteshandlingar som innehåller personuppgifter på internet endast under den begränsade tid som krävs för att informationen skall vara effektiv. Handlingarna bör i dessa fall tas bort från internet, åtminstone senast ett år efter publiceringen.

På internet finns otaliga av kommunen oavhängiga söksystem (bl.a. Google), som bygger på fritt valda bokstavssträngar. Sökresultaten kan också ge handlingar eller andra anteckningar på internet om fysiska personer och därför ökar riskerna och möjligheterna inom dataskyddet för missbruk av uppgifter. Kommunerna är inte i färd med att skapa och har inte heller orsak att skapa sådana personsöksystem där eventuella tolkningsproblem undviks, om kommunens söksystem, såvida det finns ett sådant, bygger på saklig grund (utlåtande av dataombudsmannen 18.5.2004).

Kommunförbundet har sammanställt anvisningar och rättspraxis om offentlighets- och personuppgiftslagstiftningen på webben www.kommunerna.net > juridik > offentlighetslagen, personuppgiftslagen och anvisningar för den kommunala webbkommunikationen www.kommunerna.net > information > webbkommunikation.

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Timo Kietäväinen, vice verkställande direktör

Taisto Ahvenainen, ledande jurist

tags