Vi betjänar kommunernas personal och förtroendevalda i frågor som gäller deras uppgifter. Om du behöver rådgivning rekommenderar vi att du i första hand skickar din förfrågan via formuläret i vår rådgivningstjänst.
Informationens livscykel
Förvaring av information
Riksarkivet styr och stöder myndigheters arkivfunktion genom att ge föreskrifter, anvisningar, rekommendationer och handböcker.
I de gallringsbeslut som fattats utgående från myndigheternas gallringsframställningar bestäms vilken dokumentinformation inom den offentliga förvaltningen som ska arkiveras varaktigt och i vilken form. Med gallring avses åtgärder som syftar till att minska antalet dokumenterade uppgifter.
Den aktör som ansvarar för informationshanteringen och dokumentförvaltningen fattar beslut om förvaring av sådant material som inte genom Riksarkivets beslut har anvisats för att arkiveras.
Kommunförbundets roll i frågor som arkivering och förvaringstid är inte längre densamma som den varit tidigare. Den största förändringen på området är informationshanteringslagen och den informationshanteringsnämnd som inrättats som en följd av denna. Nämnden har i uppgift att (10 § i informationshanteringslagen):
- bedöma hur bestämmelserna i informationshanteringslagen genomförs och iakttas
- främja förfarandena i fråga om informationshantering och informationssäkerhet samt genomförandet av de krav som föreskrivs i denna lag
Kommunförbundets roll inom informationshantering formas i takt med att de berörda myndigheternas verksamhet och därmed också kommunernas processer för informationshantering etableras. Vår uppgift är särskilt att övervaka den föränderliga miljö där informationshanteringen äger rum och att försöka påverka förändringarna på det sätt som betjänar kommunerna bäst.
Handböcker om förvaringstider
Kommunförbundet uppdaterar inte längre sina anvisningar om förvaringstider för kommunala handlingar. Material som sammanställts tidigare finns ändå fortfarande tillgängligt på webben.
Vi tar därför inte längre fram eller uppdaterar handböcker om förvaringstider och vi svarar inte heller på frågor om förvaringstider. Frågor om förvaringstider besvaras av de behöriga myndigheterna, informationshanteringsnämnden (tiedonhallintalautakunta(at)gov.fi) och Riksarkivet (viranomaisohjaus(at)kansallisarkisto.fi).
Att beakta vid förvaring av information
Metadata, dvs. ”data om data”, identifierar handlingarna och säkerställer att de hittas och kan tas i bruk som en del av andra informationsresurser. Dokumentuppgifterna ska fogas till det ärende som har registrerats enligt ärendehanteringens uppgiftsklassificering. Där registreras också de olika skedena i behandlingen av uppgifterna samt minimiuppgifterna om upphovsmannen och handläggarna med beaktande av skyddet av personuppgifter. På så sätt bidrar informationens struktur till att kontexten bevaras. Riksarkivet styr bevarandet av digital information som ska arkiveras.
Närmare information om livscykeln för behandlingen av personuppgifter finns på Kommunförbundets webbplats på sidorna om dataskydd och om behandling av personuppgifter i kommunen.
Pseudonymisering och anonymisering av uppgifter är en central del av ett ansvarsfullt utnyttjande av uppgifterna. Här finns en länk till dataombudsmannens anvisningar.
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata upprätthåller en interoperabilitetsplattform där det finns verktyg för fastställande av interoperabelt datainnehåll. Plattformen består av ordlistor, koder och datamodeller som behövs för dataflöden och annan informationshantering.
Öppna alla
Informationens integritet
Dataintegritet är en egenskap hos en uppgift som innefattar att den inte har ändrats olovligt eller oavsiktligt och att eventuella ändringar kan verifieras och spåras (Finto: Tietotermit, 2016).
Till de informationssäkerhetsåtgärder som avses i 2 § i informationshanteringslagen hör bland annat säkerställande av informationsmaterialets integritet. Informationsmaterial ska behandlas och förvaras i verksamhetslokaler som är tillräckligt säkra enligt kraven på tillförlitlighet, integritet och tillgänglighet (15 §). Myndigheten ansvarar för att en till elektroniskt format omvandlad handlings tillförlitlighet och integritet säkerställs (19 §).
Tidsbegränsad förvaring av information
Man talar om tidsbegränsad förvaring av information när informationen förvaras en viss, på förhand fastställd tid.
Arkivbildaren ansvarar för att fastställa förvaringstiderna för uppgifter som ska förvaras en begränsad tid.
När förvaringstiderna fastställs ska man beakta den allmänna lagstiftningen, speciallagstiftningen, kommunens verksamhet och förvaltningspraxis samt kommuninvånarnas och arbetstagarnas rättsskydd.
I 11 § i arkiveringslagen anges åtgärder för informationshantering i fråga om handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras.
Därtill preciseras i 21 § i informationshanteringslagen (906/2019) de omständigheter som ska beaktas vid fastställandet av förvaringstiderna, om det inte föreskrivs om förvaringstiden för informationsmaterialet eller handlingarna i lag.
Man talar om varaktig förvaring av information när informationen förvaras utan tidsgräns. Särskilt när det gäller uppgifter som ska arkiveras är det viktigt att beakta att uppgifternas livscykel vanligen är längre än ett enskilt datasystems livscykel.
Informationshanteringsenheten ansvarar för att Riksarkivets föreskrifter om uppgifter som ska arkiveras efterlevs.
Riksarkivet beslutar om de handlingar och informationsmaterial som myndigheterna ska arkivera, om inte något annat föreskrivs särskilt i lag (arkiveringsbeslut). Riksarkivets beslut grundar sig på en värdebestämning enligt 8 § i arkiveringslagen.
Om de handlingar och det informationsmaterial som är föremål för värdebestämningen innehåller sådana genetiska uppgifter som avses i artikel 4.13 i dataskyddsförordningen, ska Riksarkivet bedöma riskerna i samband med bevarandet av dem för kommande generationer.
En myndighet ska inleda ett ärende som gäller arkivering av handlingar och informationsmaterial, om det inte har fattats något beslut om arkivering eller om beslutet inte längre är aktuellt. Myndigheten ska i samband med att ärendet inleds ge tillräckliga beskrivningar och uppgifter samt ett på en värdebestämning baserat förslag om vilka handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras (9 § i arkiveringslagen).
Riksarkivet kan inleda ett ärende på eget initiativ, om
- det inte har fattats något beslut om de handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras hos myndigheten eller om beslutet inte längre är aktuellt och ärendet inte inleds inom skälig tid i enlighet med 2 mom., eller
- de handlingar och informationsmaterial som är föremål för arkiveringsbeslutet hör till ett i 2 § 7 punkten i informationshanteringslagen avsett gemensamt informationslager för flera olika myndigheter.
Läs mer:
Handböcker om förvaringstider (uppdateras inte)
Förvaringstider i databasen (uppdateras inte)
Varaktig förvaring av information
Man talar om varaktig förvaring av information när informationen förvaras utan tidsgräns. Särskilt när det gäller uppgifter som förvaras varaktigt är det viktigt att beakta att uppgifternas livscykel vanligen är längre än ett enskilt datasystems livscykel.
Arkivbildaren ansvarar för att Riksarkivets föreskrifter om uppgifter som ska förvaras varaktigt iakttas.
Utgående från myndigheternas förslag fattar Riksarkivet beslut om gallring av handlingar.
I besluten bestäms vilka handlingar inom den offentliga förvaltningen som ska förvaras varaktigt och i vilken form. Riksarkivets tjänst för förvaringsbeslut ger mer information.
Läs mer:
Elektronisk underskrift i kommunerna – dokumentexempel
Radering av information
För att informationshanteringen ska lyckas förutsätts att organisationen bedömer vilken betydelse handlingarna och de uppgifter som lagrats i informationssystemen har för lagstiftningens, den egna verksamhetens och den framtida forskningens informationsbehov.
Gallringen och raderingen av handlingar styrs av den informationshanteringsmodell som fastställts officiellt i kommunen och de förvaringstider som finns i informationsstyrningsplanen.
Förvaringstiderna är alltid minimiförvaringstider som inte får underskridas. Handlingarna får inte heller raderas innan det ärende de anknyter till har slutbehandlats.
Syftet med raderingen av information är att avlägsna eller förstöra den information som förvarats eller sparats för viss tid i det sista skedet av informationens livscykel så att det inte är möjligt att återställa informationen efter det att den fastställda förvaringstiden har löpt ut.
Radera endast sådant material som det finns grunder för att radera.
Radera onödigt material så att datasekretessen är tryggad.
Förvara handlingar som ska förvaras varaktigt skilt från sådana som ska förvaras en viss tid. Detta underlättar raderingsprocessen.
Kommunförbundets sakkunniga som kan ge mer information