Kommunernas samarbete kring småbarnspedagogikens styrsystem eVaka och Kommunförbundets stöd

eVaka är ett styrsystem för småbarnspedagogiken som har utvecklats i ett samarbetsprojekt mellan fyra städer, Esbo, Tammerfors, Uleåborg och Åbo. I Esbo används redan eVaka, Tammerfors införde eVaka under våren 2022, och därefter stod Uleåborg och Åbo i tur att införa systemet. Sedan dess sköts ärenden som gäller småbarnspedagogiken för omkring 50 000 barn via detta system.

För det utvecklingsarbete som genomfördes inom projektet under åren 2020–2021 utnyttjades Finansministeriets understöd för främjande av digitalisering.

I städer som redan har tagit i bruk eVaka, eller som är på väg att införa systemet bland de första, bor sammanlagt cirka en miljon finländare. eVakas funktioner har från första början utvecklats utgående från småbarnspedagogikens behov i kommunerna.

Samtliga fyra kommuner som deltog i projektets utvecklingsfas har varit involverade i utformningen av konceptet. Syftet med systemet är bland annat att göra informationsutbytet om ett barn smidigare mellan hemmet och daghemmet, att digitalisera genomgången av planen för småbarnspedagogik samt att ge information i realtid om den tid barnet tillbringar inom småbarnspedagogiken.

eVaka-systemet lämpar sig för alla kommuner i Finland som vill förbättra växelverkan mellan hemmet och småbarnspedagogiken. Målet är att utveckla en öppen programvaruprodukt som tillgodoser alla kommuners behov inom småbarnspedagogiken. Eftersom eVaka har utvecklats med öppen källkod kan den utnyttjas fritt av alla intresserade kommuner. 

eVaka behöver också företag. Företagen behövs för att utveckla och underhålla programvaran och när kommunerna ska ta systemet i bruk. Vi uppmuntrar också företagen att ta reda på om eVaka kan erbjuda en möjlighet till en interoperabel och hållbar affärsverksamhet med hjälp av den öppna källkod som utvecklats i kommunerna. eVaka kan erbjuda en möjlighet att bygga upp en affärsverksamhet utifrån en investering som gjorts med kommunala medel. 

De fyra stora städerna utvecklar eVaka

Esbo, Uleåborg, Tammerfors och Åbo fortsätter att utveckla eVaka. Dessa städers 4pack-samarbete omfattar förvaltning, underhåll och utveckling av kärnan i eVakas programvaruprodukt så att det blir ett system som tillgodoser kommunernas behov och ökar växelverkan med kunderna.

eVakas källkod har redan öppnats i GitHub-tjänsten som gör det möjligt att dela programvarornas källkod och de olika programvaruversionerna så att andra kan granska eller utnyttja dem. Med tanke på att källkoden under år 2022, i samband med införandet av systemet i de stora städerna, utvecklas kraftigt och betydande brister åtgärdas till exempel när det gäller ibruktagandet, lönar det sig för andra kommuner att planera ibruktagandet av eVaka i princip från och med 2023. GitHub utnyttjas i stor utsträckning inom programutvecklingen och i och med att eVakas källkod publicerats där, är det möjligt att redan nu bekanta sig med programvaruprodukten på ett mycket grundligt sätt. 

Kommunförbundet stöder kommunernas samarbete kring eVaka genom att möjliggöra deras kollegiala arbete 

Många andra kommuner är också intresserade av ett sådant system för småbarnspedagogiken som utvecklats utifrån kommunernas behov. När det gäller dessa kommuner i den så kallade nästa vågen, ligger tyngdpunkten i samarbetet till en början särskilt på att identifiera gemensamma behov och en gemensam förståelse.

1. Vad ingår i Kommunförbundets roll?

• Kommunförbundets centrala roll är att samla information om eVaka och stödja samarbetet mellan kommunerna kring eVaka.
• Vi förmedlar information om hur eVaka framskrider i de viktigaste faserna av utvecklingsarbetet i samarbete med de fyra städerna (nu i systemets underhållsfas mer sällan än i den tidigare, aktiva utvecklingsfasen).
• I praktiken är Kommunförbundets roll både att stödja de fyra utvecklarstäderna så att de får ro att fokusera på utvecklingsarbetet kring eVaka och att säkerställa att aktuell information om eVaka finns tillgänglig även i andra kommuner.
• Vi hjälper till att strukturera väsentliga frågor som gäller införandet av en öppen källkodslösning i kommunerna.  
• Vi erbjuder de kommuner som är intresserade av eVaka eller som redan använder systemet en Teams-kanal för kollegiala diskussioner. Du kan anmäla dig som medlem och delta på denna "kommuner utvecklar tillsammans"-plattform och på eVaka-kommunernas kanal för kollegiala diskussioner genom att skicka e-post till adressen: [email protected] under rubriken: "evaka". Obs! Rätt rubrik är viktig för att du ska kunna införas på rätt plattform. 

2. Vad ansvarar de kommuner som är intresserade av att införa eVaka för själva?

• Behovsspecifikation: kommunen ska själv identifiera sina behov och för vilken typ av användning kommunen behöver programlösningen.
• Kommunen bedömer och beslutar själv vilken lösning den vill utnyttja. Alternativen är olika företags färdiga lösningar som köps på marknaden eller, om kommunen väljer eVaka med öppen källkod, att kommunen beslutar hur ibruktagandet och underhållet ska genomföras i praktiken.
• Ibruktagandet och underhållet kan genomföras på olika sätt:
  • Ibruktagandet och underhållet av programvaran sköts i egen regi: detta kräver stark kompetens och resurser.
  • För ibruktagandet och underhållet av programvaran söks en partner genom konkurrensutsättning på marknaden (vi rekommenderar detta alternativ)
  • Kommunen beslutar om den ska skaffa stödet på egen hand eller tillsammans med andra kommuner, exempelvis genom gemensam upphandling.
  • Kommunerna ska samla eventuella upphandlingsringar själva, Kommunförbundet har ingen sådan tjänst.
• Kommunerna ska själva aktivt kartlägga möjligheterna till samarbete med andra kommuner.

I arbetet medverkar från Kommunförbundets sida utvecklingschef Elisa Kettunen (kommunernas digitalisering) och utvecklingschef Jarkko Lahtinen (småbarnspedagogik) samt vid behov andra sakkunniga vid Kommunförbundet.