Hur säkerställer man att lagstadgad tillgång till handlingar uppfylls i situationer där ett system kraschar eller där innehållet i en nättjänst måste begränsas av datasäkerhetsskäl?

I oktober 2026 upptäcktes säkerhetsluckor på omkring 70 procent av världens webbplatser, vilket ledde till att många offentliga nättjänster stängdes tillfälligt och till exempel delning av bilagor måste begränsas. Detta problem berörde också ett stort antal finländska kommuner.

Kontrollera hur ni har planerat att agera, till exempel i er kriskommunikationsplan.

I och med ändringen av kommunallagen lyftes datanätet, dvs. nättjänsterna, fram som det primära sättet att kommunicera. Till exempel offentliga anslagstavlor krävs inte längre.

Detta förtydligade det praktiska arbetet, men utmaningen är att när samlingspunkten för informationen är nättjänster, så är informationen inte tillgänglig när det finns problem med nättjänsterna.

Allmänt kan man säga att

1. Kommunen måste sträva efter att få sina nättjänster att fungera normalt så snart som möjligt.
2. I synnerhet om det finns skäl att anta att ett avbrott kommer att vara långvarigt, måste man sträva efter att erbjuda kommuninvånarna andra sätt att få information om beslutsfattandet.
3. En mycket betydande skillnad är om det rör sig om beslut som ska delges eller om ärenden som ska avgöras.
4. Delgivningen av beslut sker fortfarande på nätet, andra sätt att delge kommunmedlemmarna beslut finns inte i kommunallagen. Om webbsidorna är ur funktion under tidsfristen för delgivning och beslutet därför inte finns tillgängligt under den tid som krävs enligt kommunallagen, måste kommunen (när nättjänsterna fungerar igen) publicera beslutet på nytt och delgivningstiden börjar löpa på nytt efter den nya delgivningen.

Det speciella med situationen i oktober 2026 var att i synnerhet filhanteringen visade sig vara en sårbar del av nättjänsterna. Med andra ord lyckades många få sina nättjänster att fungera på annat sätt, men till exempel användningen av bilagor måste begränsas eller helt förhindras.

Tips för att hantera en situation där nättjänsterna inte fungerar alls:

• Det är viktigt att kommunen informerar om läget i sina andra, tillgängliga kanaler, exempelvis kanalerna i sociala medier. Man kan också använda sig av eventuella informationstavlor.
• De som arbetar inom kundservice (rådgivningsställe, telefontjänst osv.) bör få instruktioner om hur de ska kommunicera i frågan.
• Kommuninvånarna bör ges möjlighet att bekanta sig särskilt med beslutsmaterial som ska behandlas, till exempel i utskriven form på serviceställen (t.ex. bibliotek).
• Man kan erbjuda en möjlighet för kommuninvånarna att be om material exempelvis per e-post. Detta kan vara på sin plats särskilt när det gäller äldre material.
• Det kan vara bra att samarbeta med lokala medier, till exempel genom att informera om hur kommunikationen kommer att genomföras. De lokala medierna når fortfarande ut till kommuninvånarna på ett omfattande sätt.

Tips för att hantera en situation där nättjänsterna fungerar men bilagor inte kan delas:

1. Man kan med fördel utnyttja de tidigare nämnda metoderna, och dessutom beakta följande...
2. Man bör så tydligt som möjligt ange i nättjänsterna att det inte går att använda bilagor och vilka alternativ som finns. I bästa fall skulle det här exempelvis kunna visas på varje sida.
3. I fråga om organens sammanträden förutsätter kommunallagen att ”de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet”. Om bilagor inte kan publiceras, bör informationen i bilagorna i tillämpliga delar kopieras till webbplatsen eller föredragningslistan. Så här är det skäl att gå till väga i fråga om kommande sammanträden, men det är inte värt att lägga ner merarbete på sådana sammanträden som redan har ägt rum.
4. Beslutsfattandet bör fortsätta så normalt som möjligt. Det är viktigt att dela material så väl och så fullständigt som möjligt med tanke på situationen.

När läget återgår till det normala, är det bäst att informera om detta på samma sätt som man informerat om undantagssituationen.