Får personuppgifter lämnas ut med anledning av en begäran om uppgifter?

Rättslig grund

En begäran om uppgifter kan också innehålla en begäran om att få personuppgifter som behandlats av en myndighet. På rätten att få uppgifter ur myndigheternas personregister och på annat utlämnande av personuppgifter ur dessa personregister tillämpas enligt 28 § i dataskyddslagen vad som föreskrivs om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Enligt 16 § 3 mom. i offentlighetslagen får personuppgifter ur en myndighets personregister lämnas ut i form av en kopia eller en utskrift eller i elektronisk form, om inte något annat särskilt bestäms i lag, förutsatt att mottagaren enligt bestämmelserna om skydd för personuppgifter har rätt att registrera och använda dessa personuppgifter. I lagen bestäms därtill att personuppgifter får lämnas ut för direktmarknadsföring och för opinions- eller marknadsundersökningar endast om det särskilt föreskrivs eller om den registrerade har samtyckt till detta.

Personuppgifternas offentlighet eller sekretess avgörs med stöd av sekretessbestämmelserna i offentlighetslagen eller en speciallag. I denna anvisning behandlas förutsättningarna för utlämnande av offentliga personuppgifter och tillvägagångssätten i anslutning till detta i olika situationer. Sekretessbelagda personuppgifter kan lämnas ut endast under särskilt föreskrivna förutsättningar.

Praxis

Vid en begäran om uppgifter som innehåller personuppgifter ska utlämningssättet först bedömas. Om uppgifterna lämnas ut muntligen eller så att handlingen läggs fram för påseende och kopiering eller får avlyssnas hos myndigheten, får personuppgifter lämnas ut, om de begärda personuppgifterna inte är sekretessbelagda.

Om uppgifterna lämnas ut i form av en utskrift eller en kopia eller i elektronisk form, måste myndigheten först utreda om den som begärt uppgifterna har rätt att behandla dessa personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen. Även om myndigheten har rätt att lämna ut uppgifterna, förutsätter ett utlämnande även att dataskyddsprinciperna beaktas.

Personuppgifter får alltid behandlas för privat hushållsbruk, till exempel för att utreda sina egna rättigheter eller till stöd för besvär. I en sådan situation ska offentliga personuppgifter lämnas ut till den privatperson som begärt uppgifterna.

Offentliga personuppgifter får behandlas även för journalistiska ändamål, och därför ska myndigheten lämna ut offentliga personuppgifter till medier. Denna skyldighet påverkas inte av att personen själv meddelar att han eller hon vill hålla sina uppgifter utanför offentligheten. 

Därtill har myndigheterna rätt att behandla personuppgifter i sina lagstadgade uppgifter. Offentliga personuppgifter kan på begäran lämnas ut till en annan myndighet. 

Om uppgifter begärs för kommersiellt bruk, ska man i regel förhålla sig återhållsamt till utlämnandet. Uppgifterna kan lämnas ut först efter att man noggrant har utrett om den som begärt uppgifterna har rätt att behandla personuppgifterna. Till exempel när den som begär uppgifterna har de registrerades samtycke eller när personerna är kunder hos den som begär uppgifterna, kan det vara möjligt att lämna ut uppgifterna.

När personuppgifter lämnas ut för ett visst ändamål finns det skäl att påminna mottagaren om att de uppgifter som lämnas ut endast får användas för det ändamål som angetts i begäran. Om uppgifterna lämnas ut så som begärts, behöver vanligen inget förvaltningsbeslut fattas. 

Utredning av behandlingsrätt

Om myndigheten är osäker på om den som begärt uppgifterna har rätt att behandla personuppgifterna, ska den kommunala myndigheten som komplettering till begäran be om närmare information om för vilket ändamål eller med stöd av vilken bestämmelse denna avser att behandla personuppgifterna. Ju större risker ett utlämnande av personuppgifter kan medföra för individen, desto mer heltäckande är det motiverat att utreda förutsättningarna för att lämna ut personuppgifterna. Utöver behandlingens omfattning påverkas risken bland annat av uppgifternas och behandlingens art, sammanhang och ändamål. Den myndighet som lämnar ut uppgifterna ansvarar för lagligheten i utlämnandet av personuppgifterna. 

Personbeteckning

En personbeteckning får lämnas ut om mottagaren har rätt att behandla personbeteckningen i enlighet med 29 § i dataskyddslagen. Vid utlämnande av personuppgifter ska särskild uppmärksamhet också fästas vid 29 § 4 mom. i dataskyddslagen, enligt vilket en personbeteckning inte onödigtvis får antecknas i handlingar som skrivs ut eller upprättas på basis av ett register. Detta innebär att en personbeteckning ska avlägsnas, täckas över eller svärtas alltid när det är möjligt.