Corona är en kommunikationsutmaning

Jari Seppälä

Just nu är medborgarnas informationsbehov som allra störst. Och behovet kommer sannolikt att öka. I nyhets- och sportsändningarna talas det bara om viruset och tidningarna erbjuder långläsning om ämnet medan sociala medier fylls av berättelser och spekulationer. Anvisningarna för krisinformation har i bästa fall hunnit grävas fram i kommunerna.

Kriskommunikationen fungerar på bästa möjliga vis när den vanliga kommunikationen är professionell och har tillräckliga resurser, när utrustningen fungerar och meddelandena är begripliga och när samarbetet med myndigheter och media samt lokala och regionala aktörer fungerar i vardagen.

Kommunförbundet håller som bäst på att uppdatera en handbok om kommunernas krisinformation. Coronavirusfallet bidrar med mycket i handboken men i synnerhet i vardagen. Här är några exempel på kommunernas sätt att hantera coronainformationen:

 

  • Färdiga standardsvar på ofta ställda frågor. 
  • Den viktigaste informationen och rådgivande telefonnummer synliga på webbplatsens ingångssida. 
  • Regelbundna lägesrapporter och ledningens lugnande besked på webbplatsen och i sociala medier.
  • Följa med diskussionen i sociala medier och lotsa den mot bekräftad information.
  • Tydliga instruktioner till personalen och svar på frågor från kommuninvånarna.
  • Uppdaterad information och direkt kontakt med ledning och sakkunniga.
  • Enhetliga meddelanden, kontakter och ansvarsfördelning mellan olika aktörer i kommunikationen.
  • Direkta kanaler i effektiv användning: Wilma, kundtjänstens telefoner och e-post.
  • Information till specialgrupper, i synnerhet personer med någon underliggande sjukdom och äldre som inte kan ta del av information via moderna medier som t.ex. internet. Organisationer och andra kontaktnät är nu till stor hjälp i kommunikationen. Ett exempel på detta är Tammerfors stads information om coronavirus på teckenspråk. (på finska)

Krisinformationen har flera uppgifter. Det viktigaste är att lugna ner situationen under exceptionella förhållanden, det andra är att dela ut information om tjänster och ändringar. Den psykologiska hjälpen är också viktig och att bevara gemenskapskänslan. Människornas nöd ökar av nyhetsflödet. 
Tack är också kommunikation – ledningen måste komma ihåg att tacka personalen som jobbar för högtryck.

Det är nödvändigt att isolera sig under epidemin. Men samtidigt ökar isoleringen osäkerheten, otryggheten och ensamheten. Just nu är det endast genom effektiv kommunikation som man kan nå dem som vanligtvis talar med bekanta på jobbet, i baren eller under fritidsintressen. 
Gemenskapskänslan och bevarandet av den är i högsta grad beroende av kommunikation. Hur kommunicerar kommunen och trygghet, samhörighet och välmående?

Författare

Sakkunnig i kommunikation med djupa rötter i Tammerfors. Fotograferar och rör sig mycket ute i naturen som motvikt till möten och stillasittandet vid datorn.

Jari Seppälä på Twitter: @jjseppa