Dataskyddsbeskrivning för Kommunförbundskoncernens tjänst Kommunpolitikern

Kommunförbundets och FCG:s tjänst Kommunpolitikern erbjuder förtroendevalda information och kunskaper som stöd för beslutsfattandet. I inlärningsmiljön Kommunpolitikern finns avgiftsfritt tillgängligt material och sådant utbildningsinnehåll som FCG producerat och som kommunen kan beställa nyttjanderätt till för sina förtroendevalda. Bekanta dig med tjänsterna i Kommunpolitikern här.

1. Gemensamt personuppgiftsansvariga

Finlands Kommunförbund rf (nedan Kommunförbundet), FO-nummer 0926151-4, Andra linjen 14, 00530 Helsingfors / PB 200, 00101 Helsingfors.

FCG Finnish Consulting Group Ab, Fo-nummer 1940671-3, Osmovägen 34, 00610 Helsingfors

2. Registerärenden

För registret ansvarar Jarkko Majava.

Telefon (09) 7711.

E-post jari.seppala@kuntaliitto.fi.

3. Dataskyddsombud

Dataskyddsombudet är Juha Aartoaho (dataskyddsombud@kommunforbundet.fi)

4. Registrets namn

Registret för Kommunpolitikern

5. Kategorier av registrerade

I registret behandlas uppgifter om följande persongrupper:

  • Kommunernas och städernas kandidater för förtroendeuppdrag
  • Kommunernas och städernas förtroendevalda
  • Andra beslutsfattare i kommunerna och städerna

6. Användningsändamål för personuppgifterna och dess rättsliga grund

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

  • Utbildningshantering inklusive granskning av personer som hör till målgruppen (s.k. slutna evenemang)
  • Utbildningsmarknadsföring och kommunikation
  • Enkäter och respons
  • Fakturering (och därmed sammanhängande bokföringsskyldigheter)

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på berättigat intresse (kommunikation om och hantering och marknadsföring av utbildning) eller ett avtal (registrering i tjänsten Kommunpolitikern) samt på en lagstadgad förpliktelse (bl.a. bokföringsskyldigheter i anslutning till förvaring av faktureringstransaktioner). Dessutom kan den registrerades samtycke begäras vid behov.

7. Personuppgifter som införs i registret och planerad förvaringstid

  • Namn och e-postadress
  • Erfarenhet, ställning och organ
  • Genomförda utbildningar
  • Logguppgifter baserat på användning

Personuppgifterna förvaras så länge det är nödvändigt för att uppnå det ändamål för vilket de har samlats in i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning. För bokföringen förvaras uppgifterna enligt lagstiftningens förpliktelse.

Om en person som registrerat sig avgiftsfritt inte har loggat in i tjänsten under två månader raderas uppgifterna.

8. Regelmässiga informationskällor

Registreringen används som främsta informationskälla för registret. De organisationer som betalar för tjänsten kan anmäla de registrerades uppgifter direkt till den personuppgiftsansvarige.

9.Mottagare av personuppgifter och utlämnande av uppgifter

Uppgifter om de registrerade behandlas av de personer som Kommunförbundet och FCG utsett.

Som underleverantör använder vi Valamis Group Oy för tekniskt underhåll och utveckling av tjänsten.

Personuppgifterna överlåts till Kommunförbundets och FCG:s kundregister, dock alltid med iakttagande av gällande dataskyddslagstiftning.  

Registeruppgifter lämnas inte till aktörer utanför Kommunförbundet eller FCG utan kundens uttryckliga samtycke.

10. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter kan överföras utanför EU eller EES. I samband med överföringen säkerställer vi att behandlingen av personuppgifterna sker med iakttagande av det skydd för personuppgifter som gäller inom EU/EES-området och de standardklausuler eller andra motsvarande arrangemang som EU har godkänt.

11. Principerna för skydd av registret

En enskild persons kunduppgifter är tillgängliga endast för Kommunförbundets och FCG:s personal samt olika underleverantörer i anslutning till registerföringen. Rätt att använda uppgifterna ges de anställda i den omfattning respektive arbetsuppgifter förutsätter. Uppgifterna i datasystemet används med användarnamn och lösenord. Datasystemen är regelrätt skyddade och uppdaterade.

12. Rättigheter som gäller behandlingen av personuppgifter

Den registrerade har rätt att begära tillgång till personuppgifter som gäller honom eller henne själv samt rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifterna eller begränsning av behandlingen av personuppgifterna eller att invända mot behandlingen.

Om behandlingen av personuppgifter sker med stöd av den registrerades samtycke har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne, och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige, i ett allmänt använt och maskinläsbart format. Den registrerade har också rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Varje registrerad har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten eller tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade har sin hemvist eller sitt arbete, om den registrerade anser att hans eller hennes personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Om rätten att behandla personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.

Den personuppgiftsansvarige kan begära att den registrerade preciserar sin anhållan skriftligen och bestyrker sin identitet innan anhållan behandlas. Den personuppgiftsansvarige kan vägra tillmötesgå den registrerades begäran på de grunder som anges i den aktuella lagstiftningen.

Nödvändig information som angetts i denna dataskyddsbeskrivning ska ges den registrerade när personuppgifter samlas in hos den registrerade eller när personuppgifterna inte erhållits direkt från den registrerade. Att ge personuppgifter är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav för att avtal ska kunna ingås. Alla som besöker/anmäler sig till ett evenemang måste av säkerhetsskäl uppge sina grundläggande personuppgifter.

I registret används inte sådan beslutsfattning som enbart baserar sig på automatisk behandling.

Helsingfors, 31.5.2021