Offentlighet och datasekretess

Särskilda frågor för webbkommunikation

De kommunala organisationernas webbkommunikation påverkas av både den lagstiftning och de rekommendationer som reglerar den offentliga förvaltningens verksamhet samt de allmänna förväntningarna på webbkommunikationen.

Webbplatsen ger kommunen en kanal för uppdaterad och kostnadseffektiv informationsförmedling och interaktion med både kommuninvånarna och andra intressentgrupper. En uppdaterad och smidig webbtjänst är kommunens visitkort.

Trots att de sociala medierna har fått en roll vid sidan av den traditionella webbkommunikationen behövs fortfarande tydlig information på kommunens webbplats. Kommunernas webbtjänst bör således åtminstone innehålla information om kommunens verksamhet och tjänster och om kommunens beslutsfattande och beslutens konsekvenser, samt ge invånarna och intressentgrupperna möjlighet att delta och påverka.

Man bör inte utgå från att de som använder webbtjänsten känner till den kommunala organisationen, utan kommunen ska på sin webbplats kundorienterat kunna hänvisa användarna till rätt informationskälla. Användarna ska utifrån webbtjänstens namn, innehåll och grafiska uttryck förstå att det är fråga om en kommunal tjänst.

Publicering av kommunala organs föredragningslistor och protokoll på kommunens webbplats

Enligt 29 § 2 mom. i kommunallagen ska kommunen i fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Kommunen ska i sin webbkommunikation se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att skyddet för privatlivet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter.

I organens föredragningslistor redogörs koncist för resultaten av beredningen av sammanträdesärendena. Om föredragningslistorna med bilagor är lätt tillgängliga, t.ex. på kommunens webbplats omedelbart efter att föredragningslistan blivit klar, ökar öppenheten i beredningen betydligt.

Man kan ändå inte lägga ut föredragningslistorna med bilagor på det allmänna datanätet som sådana, utan man bör noggrant gå igenom handlingarna och stryka alla sekretessbelagda uppgifter i den version som läggs ut på det allmänna datanätet. Därutöver gäller det att bedöma kommunens rätt att i det allmänna datanätet behandla offentliga personuppgifter i möteshandlingarna. God informationshantering och kommunens informationsskyldigheter bör samordnas så att myndigheternas kommunikationsskyldigheter och skyldigheten att främja rätten till information förverkligas utan att skyddet för privatlivet äventyras. Rätten att ta del av offentliga handlingar bör tryggas.

Det är motiverat att utnyttja det allmänna datanätet för att främja öppenhet i beredningen och för behandlingen av personuppgifter speciellt om föredragningslistan tar upp beredningen av ett ärende som gäller hur kommunens gemensamma ärenden ska ordnas eller om beslutsfattandet har allmän betydelse för kommuninvånarnas liv eller livsmiljö. Genom kommunikation på nätet främjar man då kommuninvånarnas möjligheter att delta och påverka samt möjligheterna att övervaka kommunens myndigheters verksamhet och beslutsfattande. Personuppgifter i möteshandlingarna får finnas med i den information som läggs ut på det allmänna datanätet endast så länge som det behövs för att informationen ska vara effektiv.

Kommunen kan i sin förvaltningsstadga ta in de viktigaste principerna för och exaktare bestämmelser om dataskyddet i kommunens kommunikation på nätet. Kommunstyrelsen kan ge anvisningar om webbkommunikationen. I sista hand beslutar de kommunala organen ändå själva om sin kommunikation och om beredningens offentlighet för de egna handlingarnas del. Organen ska inom sin egen sektor skapa förutsättningar för transparens i beredningen av ärenden och beslutsfattandet.

Enligt 140 § 1 mom. i kommunallagen ska protokoll från fullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och sådana organ i en samkommun som avses i 58 § 1 mom., med tillhörande anvisningar om hur man begär omprövning eller besvärsanvisning, hållas efter justeringen tillgängliga i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna.

Om ärendet är sekretessbelagt i sin helhet, publiceras i protokollet endast ett omnämnande av att det sekretessbelagda ärendet behandlades. I protokollet publiceras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på tillgången till information. De personuppgifter som ingår i protokollen ska avlägsnas från datanätet när tidsfristen för omprövningsbegäran eller besvärstiden löper ut.

Tidpunkten för när föredragningslistor och protokoll blir offentliga

Föredragningslistor och protokoll för kommunala organ är myndighetshandlingar som avses i offentlighetslagen. Ett protokoll som upprättats av en kommunal myndighet blir vanligtvis offentligt enligt 6 § 1 mom. 6 punkten i offentlighetslagen. Ett protokoll blir i regel offentligt när det har justerats och undertecknats eller bekräftats på motsvarande sätt. Samtidigt blir också föredragningslistan offentlig. Före detta är utlämnandet av uppgifter ur nämnda handlingar beroende av myndighetens prövning.

Kravet på ett positivt förhållningssätt till offentlighet och kommunens informationsskyldighet talar för en tolkning enligt vilken kommunen kan publicera organens föredragningslistor på sina webbsidor redan före respektive ordinarie möte, dock med beaktande av sekretessbestämmelserna och de lagstadgade kraven på behandlingen av personuppgifter.

Handlingar som inte redan tidigare blivit offentliga med stöd av lagen blir det med stöd av 6 § 1 mom. 9 punkten i offentlighetslagen när det ärende som handlingen gäller är slutbehandlat hos myndigheten. Detta lagrum och 6 § 1 mom. 8 punkten kan gälla till exempel protokollsbilagor. Behandlingen av ett ärende äventyras om uppgifter ur alla bilagor skulle lämnas ut under beredningen. Medan ärendet behandlas kan prövningen på goda grunder användas så att uppgifter inte lämnas ut.

”Offentliga” och ”sekretessbelagda” föredragningslistor

Kommunala organ har ofta ”offentliga”, ”icke-offentliga” och ”sekretessbelagda” föredragningslistor. En ”icke-offentlig” föredragningslista avser ofta att organet inte självmant skickar listan för kännedom exempelvis till medierna eller att listan inte publiceras på webben före ett möte. Alltid är det alltså inte fråga om att en föredragningslista skulle vara hemlig utan ”offentligheten” före beslutsfattandet har snarare samband med den praxis kommunen följer i sin information. En kommunal myndighet kan inte förklara ett ärende eller en handling sekretessbelagd. Sekretess förutsätter alltid bestämmelser på lagnivå. Att kommunen självmant skickar föredragningslistorna till andra än de som har närvaro- och yttranderätt karakteriseras som kommunens information.

Sekretessbelagda uppgifter i föredragningslistor och protokoll

Sekretess utgör ett undantag till huvudregeln i offentlighetslagen. Sekretessbelagda uppgifter blir inte offentliga även om de anknyter till ett ärende som till övriga delar enligt lagen omfattas av offentlighetsprincipen. Om en handling innehåller både offentliga och sekretessbelagda uppgifter, ska de offentliga uppgifterna lämnas ut, om detta är möjligt utan att de sekretessbelagda uppgifterna röjs.

När det bara är möjligt, rekommenderas det att sekretessbelagda uppgifter inte antecknas i protokollet. Däremot kan de antecknas i sekretessbelagda bilagor. På så sätt kan ett offentligt protokoll publiceras utan att de sekretessbelagda uppgifterna kommer till utomståendes kännedom. Kommunala tjänsteinnehavare och arbetstagare som sköter ett ärende på arbetets vägnar har, på samma sätt som en ledamot i ett organ som behandlar ärendet i fråga, rätt att få uppgifter också ur sekretessbelagda bilagor. Sådana bilagor publiceras inte på webben.

Justering av innehållet i föredragningslistorna och protokollen innan de publiceras på webben

Innan ett organs föredragningslistor och protokoll publiceras på webben ska man försäkra sig om att protokollet inte innehåller sekretessbelagda uppgifter eller personuppgifter för vars publicering på webben det inte finns någon laglig grund, dvs. till vilket det inte hänför sig något informationsintresse. Här går skyddet för privatlivet före offentlighetsprincipen och kommunens informationsskyldighet. Att publicera uppgifter om en identifierbar enskild person på kommunens webbplats anses vara behandling av personuppgifter, som omfattas av dataskyddsförordningen och dataskyddslagen.

Kommunens rätt att behandla personuppgifter i det allmänna datanätet bedöms i enlighet med artikel 6 i dataskyddsförordningen och 4 § i dataskyddslagen. Behandlingen av personuppgifter ska vara sakligt motiverad med hänsyn till kommunens verksamhet och basera sig på skötseln av kommunens lagstadgade eller frivilliga uppgifter (allmänt intresse). I praktiken betyder det att uppgifter om enskilda personer kan publiceras på nätet endast om och så länge uppgifterna är förknippade med ett informationsintresse enligt 29 § i kommunallagen.

Det är viktigt att möteshandlingar som innehåller personuppgifter endast finns på kommunens webbsidor under den begränsade tid som krävs för att informationen ska vara effektiv. Det rekommenderas att handlingarna tas bort senast ett år efter publiceringen. Protokollen kan ligga längre på webben om möteshandlingarna inte innehåller personuppgifter eller om de personuppgifter som fanns i originalhandlingarna har redigerats bort från webbversionen.

Det är i allmänhet inte nödvändigt att ha detaljerade uppgifter om en person på kommunens webbplats. En allmän beskrivning räcker vanligtvis. Då kan informationsskyldigheten anpassas till de krav som skyddet för privatlivet ställer. Närmare uppgifter om de offentliga ärenden som behandlas i kommunen finns i varje fall vid behov att tillgå i någon annan form, så de som är intresserade av kommunens verksamhet kan på ett eller annat sätt ta del av ärendena även i mer detalj.

Kraven på behandlingen av uppgifter om kommunens personal

Personuppgifter behandlas i kommunen bland annat då ansökningar till tjänster och befattningar tas emot och behandlas. På de personuppgifter som behandlas i ansökningsskedet tillämpas dataskyddsförordningen och dataskyddslagen oberoende av personuppgifternas form (papper, elektronisk form etc.)

Publicering av sammandragsuppgifterna om de sökande i sin helhet i det allmänna datanätet uppfyller inte kraven om behandling av personuppgifter i personuppgiftslagen. En publicering av uppgifterna på webben skulle obefogat äventyra de sökandes skydd för privatlivet. Således finns det inget omfattande informationsintresse som kunde göra det befogat att publicera uppgifterna.

Man undviker tolkningsproblem om inte ens de sammandragsuppgifter över tjänsteansökningarna som ingår i ett protokoll publiceras på kommunens webbplats. När man informerar om valet av en tjänsteinnehavare på webbsidorna är det tillrådligt att i första hand informera om vem som valts till tjänsten, vem valdes i reserv och vilka som fått röster i valet och till exempel att de offentliga uppgifterna om de övriga sökandena finns till påseende i kommunens ämbetshus.

Läs också: Bör alla beslut om personalen publiceras på webben?

Fotografier på kommunens personal

Det rekommenderas inte att bilder av kommunens anställda läggs ut på det öppna nätet utan ifrågavarande personers samtycke. Enligt dataombudsmannens tolkning kan till exempel en bild publiceras på arbetsgivarens webbplats utan den anställdas samtycke om publiceringen är sakligt motiverad och nödvändig med tanke på arbetsgivarens verksamhet.

Det kan vara möjligt att publicera bilder och andra uppgifter som är av betydelse för skötseln av arbetsuppgifterna till exempel när det hör till den anställdas skyldigheter att vara identifierbar och anträffbar på basis av yrkesbeteckning, kontaktuppgifter till kommunen och fotografi. Arbetsgivaren bör grundligt överväga huruvida uppgifter om och bilder på kommunens personal behöver publiceras på webbplatsen. Inga uppgifter ska läggas ut på webben utan anledning. Även om samtycke till publicering inte nödvändigtvis behövs har en kommunanställd rätt att veta varför det finns uppgifter om honom eller henne på webben.

Kommunen ska till exempel kunna informera om vilka tjänsteinnehavare som är anträffbara för skötseln av uppgifter som hör till en tjänst och vilka som inte är det. Att på webben publicera information som direkt anknyter till skötseln av uppgifterna äventyrar i de flesta fall inte skyddet för privatlivet på ett lagstridigt sätt. Enligt lagen får sekretessbelagda uppgifter ändå inte publiceras på webben.

Personalens löneuppgifter

I kommuner och samkommuner är de anställdas löner, lönedelar och tillägg offentliga enligt matrikellagen. Detta gäller både anställda i arbetsavtals- och tjänsteförhållanden. Löneuppgifterna för andra anställda än anställda i offentliga samfund är sekretessbelagda. Det gäller även exempelvis anställda i kommunala bolag.

Offentliga är exempelvis kommun- eller samkommunanställdas grundlöner, de löneklasser i vilka tjänsterna är placerade, erfarenhetstillägg, personliga tillägg, motivationstillägg, ersättningar för mertidsarbete eller övertidsarbete och andra arbetstidsersättningar, bilförmån, kilometerersättningar, dagtraktamenten samt den totala lönen.

Nettolönen ska anses vara sekretessbelagd. Även de bedömningar som lönen baserar sig på är sekretessbelagda. Trots att löneuppgifterna för anställda i kommunen och samkommunen är att betrakta som offentliga personuppgifter, bör de inte läggas ut på webben.

Också en förteckning över anställda som har fått löneförhöjning inklusive uppgifter om förhöjningen bildar ett personregister. Man undviker tolkningsproblem om inte ens löneförhöjningslistor som ingår i ett protokoll publiceras på kommunens webbplats.

Skriftlig varning

En skriftlig varning är en offentlig uppgift när den utgör en arbetsledningsåtgärd. En varning är inte en sådan sekretessbelagd uppgift om straff som avses i 7 § i matrikellagen. Den är inte heller sekretessbelagd på någon annan grund. I allmänhet är det ändå inte behövligt att på webben publicera namnet på en tjänsteinnehavare som fått en varning. I de flesta fall motiverar inte kommunens informationsintresse i saken en så omfattande publicitet.

Tjänstledigheter och pensioneringar

Uppgifter om en tjänsteinnehavares tjänstledighet eller pensionering kan publiceras på webben. Grunden för ledigheten eller pensioneringen ska ändå inte nämnas – grunden är nämligen ofta en uppgift som är sekretessbelagd enligt lag.

För att undvika tolkningsproblem bör uppgifter om grunden för pensioneringen betraktas som sekretessbelagda uppgifter (bl.a. invalidpension, arbetslöshetspension, deltidspension).

Keva (till 31.12.2010 Kommunernas pensionsförsäkring) har ansett att uppgifter om en persons pensionsansökan och pension är sekretessbelagda, med undantag för uppgifter om att en person får vanlig ålderspension, vilket alltså inte är sekretessbelagt. Pensionsbeloppen är sekretessbelagda.

Kraven på behandlingen av uppgifter om kommunens förtroendevalda

Man kan publicera de förtroendevaldas namn och partitillhörighet eller annan grupptillhörighet på kommunens webbplats utan samtycke av personen i fråga, eftersom det är fråga om information som anknyter till skötseln av ett offentligt förtroendeuppdrag.

Att publicera kontaktuppgifter på webben förutsätter i regel samtycke av de förtroendevalda. Följaktligen får kommunen inte utan de förtroendevaldas samtycke publicera deras hemadresser, telefonnummer eller privata e-postadresser på webben. Ett undantag från regeln utgör till exempel de e-postadresser som kommunen ställt till de förtroendevaldas förfogande uttryckligen för skötseln av förtroendeuppdraget. Dessa får alltså publiceras på webben.