Kommunen ska
- Producera information om tillstånd, anmälningar och registreringar i anslutning till näringsverksamhet som avses i bilaga II till förordningen i Suomi.fi-servicedatalagret på finska, svenska och engelska. Kommunen ska dessutom beakta att lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster förpliktar kommunerna att även tillgängliggöra offentlig information om andra tjänster som kommunen producerar eller ansvarar för att organisera i servicedatalagret.
- Säkerställa att kommunens förfaranden som beskrivs i bilaga II till förordningen möjliggör gränsöverskridande e-tjänster.
- Utreda om det i samband med gränsöverskridande ärenden krävs myndighetsuppgifter av företag i en annan medlemsstat, t.ex. uppgifter ur handelsregistret i den andra medlemsstaten. Om information om finska företag hämtas gränsöverskridande från myndighetsregister i samband med tillstånd relaterade till näringsverksamhet, ska motsvarande information hämtas från den andra medlemsstatens myndighetsregister via OOTS-systemet.
I bilaga II till förordningen beskrivs de förfaranden som ska digitaliseras över gränserna. För kommunernas del är det fråga om tillstånd, anmälningar och registreringar som hänför sig till näringsverksamhet, såsom till exempel bygglov eller miljötillstånd.
E-posttjänster räknas inte som digitalisering av tjänster. För att minimikraven i SDG-förordningen om möjliggörande av digitala tjänster ska uppfyllas, ska tillstånd, i stället för exempelvis PDF-format, finnas som e-blanketter, från vilka informationen skickas till en e-postadress eller ett ticketsystem. Det lättaste sättet att uppfylla skyldigheten att digitalisera tjänsterna i förordningen är att ta i bruk e-blanketterna.
I kommunerna ska processen för att ansöka om olika företagstillstånd digitaliseras så att företag i vilket EU-land som helst kan ansöka om tillstånd hos kommunen redan innan företaget flyttar till Finland eller anmäla ändringar från utlandet. För att e-tjänsterna ska anses vara gränsöverskridande ska det vara möjligt att mata in utländska adressuppgifter och telefonnummer samt att uträtta ärenden utan finskt FO-nummer. Företagets FO-nummer får begäras i samband med ärenden endast med hänvisning till tvingande skäl av allmänt intresse. Om FO-numret eller någon annan nationell uppgift krävs i samband med elektronisk ärendehantering, ska det grunda sig på vägande skäl som fastställts under lagstiftningsprocessen – inte på den tekniska lösning som för närvarande används för ärendehanteringen. Vid behov ska också betalning, identifiering och ärendehantering utan Suomi.fi-fullmakt vara möjligt från andra medlemsländer. Närmare anvisningar om möjliggörande av gränsöverskridande tjänster har sammanställts av utvecklings- och förvaltningscentret (UF-centret).
De förfaranden som räknas upp i bilaga II ska beskrivas i den gemensamma kontaktpunkten på finska, svenska och engelska. Enligt SDG-förordningen ska man utöver de nationella officiella språken även erbjuda ett främmande språk och i Finland har man valt engelska. Kommunerna ska beskriva registrering och anmälningar som gäller företagsverksamhet samt de ärendehanteringskanaler som hänför sig till dessa på finska, svenska och engelska i Suomi.fi-servicedatalagret (SDL), där uppgifterna uppdateras i den nationella informationspunkt för företagstillstånd på webbplatsen Suomi.fi som Finland har uppgett i Your Europe-portalen.
Kommunernas skyldighet att producera information om företagstillstånd i servicedatalagret grundar sig förutom på SDG-förordningen även på lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016). SDG-förordningen förpliktar inte till att tillhandahålla tjänsterna bakom SDL-beskrivningen på andra än de nationella språken, men detta rekommenderas dock med tanke på användarna. En nationell förteckning över de tjänster och databaser som ingår i förfarandena i bilaga II finns på webbplatsen sdgfinland.fi.
Kommunernas företagstillstånd är för närvarande (situationen 4/2025) inte förknippade med bevismaterial som ska utbytas i OOTS-systemet och därmed inte heller med de e-tjänster som ska anslutas till OOTS-systemet, men kommunerna ska utreda om de för närvarande söker information om finländska företag i myndighetsregister, såsom handelsregistret, som grund för ärendehanteringen. Om så är fallet ska motsvarande information om gränsöverskridande företag sökas med hjälp av OOTS-systemet för kommunens e-tjänster från ett myndighetsregister i ett annat medlemsland. Register som exempelvis befolkningsdatasystemet och Koski ska anslutas till OOTS-systemet som register som lämnar information, medan MittFPA och Min Studieinfo ska anslutas som e-tjänster som begär information.
I kommunen är det bra om SDL-huvudanvändaren till en början kontrollerar vilka företagstillstånd kommunen över huvud taget har och därefter går igenom uppgifterna i servicedatalagret. Samtidigt är det bra att kontrollera om det är möjligt med gränsöverskridande ärendehantering i fråga om tillstånd. Det finns särskilda anvisningar om hur företagstillstånd ska beskrivas i servicedatalagret och anvisningar om hur innehållet i servicedatalagret ska produceras på olika språk.
