Ändringar i lagstiftningen om prioritering av elektronisk delgivning i myndighetsverksamhet

Lagstiftningen om elektronisk delgivning ändras 14.4.2026. 

I och med lagändringen kommer myndigheterna i fortsättningen att sända förvaltningsbeslut genom elektronisk delgivning till förvaltningens kunder via webbtjänsten Suomi.fi-meddelanden. Det sker utan att mottagaren behöver ge ett separat samtycke, om mottagaren har meddelandetjänsten i bruk.

Syftet med detta cirkulär är att ge kommunerna anvisningar om hur lagstiftningen om elektronisk delgivning ska verkställas i kommunens verksamhet. 

Vad handlar lagändringen om?

Myndigheterna delger kommuninvånare och förvaltningens kunder beslut, tillstånd och andra handlingar som påverkar behandlingen av ärenden. Den allmänna bestämmelsen om myndigheternas delgivningsskyldighet finns i 54 § i förvaltningslagen (434/2003), där det föreskrivs att ett beslut som en myndighet har fattat ska delges en part och andra kända som har rätt att begära omprövning av beslutet eller att överklaga det genom besvär. 

Bestämmelser om delgivning finns i kommunallagen och i speciallagar som gäller kommunens olika sektorer. Sekundärt tillämpas bestämmelserna i förvaltningslagen om delgivning av förvaltningsbeslut och andra handlingar. 

Då ändring i ett beslut söks i enlighet med kommunallagen (410/2015), bestäms också delgivningssättet enligt vad som föreskrivs i den lagen. Om ändring i ett beslut söks genom förvaltningsbesvär, tillämpas vid delgivningen av beslutet bestämmelserna i förvaltningslagen, om det inte finns några specialbestämmelser om delgivningen. Enligt 55 § i förvaltningslagen verkställs delgivningen som vanlig eller bevislig delgivning eller som offentlig delgivning.

I nuläget använder kommunerna flera olika kanaler för ärendehantering och kommunikation. Myndighetsdelgivningar sänds i dagsläget i regel som papperspost, via ett separat elektroniskt ärendehanteringssystem eller genom tjänsten Suomi.fi-meddelanden (meddelandeförmedlingstjänsten). Hittills har användningen av Suomi.fi-meddelanden förutsatt initiativ av kunden, det vill säga samtycke till att ta tjänsten i bruk.

I praktiken innebär den nya lagstiftningen att det för en myndig person som har en finländsk personbeteckning i fortsättningen på myndighetsinitiativ öppnas en digital postlåda i meddelandetjänsten Suomi.fi, när en person genom stark autentisering identifierar sig i någon myndighets elektroniska tjänst, exempel MinSkatt eller MittFPA. En digital postlåda öppnas alltid i samband med elektronisk kommunikation, när identifieringstjänsten används. Att en person identifierar sig i en e-tjänst inom den offentliga förvaltningen visar enligt motiveringen att personen förmår använda en e-tjänst som administreras av en myndighet. Närmare 2,5 miljoner medborgare har tagit i bruk tjänsten Suomi.fi-meddelanden.

I och med lagändringen sänder myndigheterna en elektronisk delgivning till förvaltningskunder på följande sätt: 

I och med lagändringen sänder myndigheterna den elektroniska delgivningen i enlighet med punkt a och b ovan, utan att mottagaren behöver ge ett separat samtycke, om mottagaren har tagit i bruk den digitala postlådan för Suomi.fi‑meddelanden.

Utgångspunkten är dock med stöd av 18 och 19 § lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet och 5 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster, att om ärendet har inletts elektroniskt ska det fortsätta elektroniskt, om inte förvaltningskunden har begärt något annat. Enligt gällande princip ska myndigheterna också aktivt ge kunderna inom förvaltningen en möjlighet att av myndigheterna få meddelanden och handlingar som hänför sig till deras ärenden i elektronisk form, när myndigheten kan sända meddelandet eller handlingen i elektronisk form (RP 60/2018 rd, s. 67–68).

För en myndig medborgare som använder stark elektronisk autentisering vid Suomi.fi-identifikation, öppnas i samband med identifieringen en digital postlåda i Suomi.fi-meddelanden. Personen informeras också om detta. Det begärs inte något separat samtycke för användning av Suomi.fi-meddelanden eller mottagandet av elektroniska delgivningar. En medborgare har möjlighet att vägra använda e-tjänster genom en ändring av inställningarna i Suomi.fi-meddelanden eller genom ett meddelande om detta till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. 

Lagändringen gäller endast delgivning till fysiska personer. Delgivningen kan ske i enlighet med förvaltningslagen, kommunallagen eller en speciallag. Till exempel behöver inte handlingar till kommunala förtroendevalda som gäller deras förtroendeuppdrag skickas till Suomi.fi-meddelanden. 

I och med lagändringen ändades lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster, lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet, lagen om tillhandahållande av digitala tjänster, lagen om rättegång i förvaltningsärenden, rättegångsbalken, lagen om rättegång i marknadsdomstolen, lagen om rättegång i arbetsdomstolen, lagen om insändande av vissa handlingar till domstolar, fastighetsbildningslagen, lagen om grupptalan om åtgärder för förbudsföreläggande, lagen om rättegång i brottmål, förundersökningslagen, lagen om föreläggande av böter och ordningsbot, lagen om militär disciplin och brottsbekämpning inom Försvarsmakten, utsökningsbalken, vallagen, rättshjälpslagen och tvångsmedelslagen. 

De viktigaste ändringarna gäller bestämmelserna om förfaranden vid delgivning. Däremot ändrades inte utgångspunkten för vilka handlingar som omfattas av myndigheternas delgivningsskyldighet och vilka som inte gör det. Vilka handlingar som ska delges bestäms fortfarande i enlighet med förvaltningslagen och speciallagstiftningen. Det blir inte heller några ändringar i fråga om de organisationer som redan enligt gällande lagstiftning är skyldiga att använda Suomi.fi-meddelanden.

De viktigaste ändringarna gäller bestämmelserna om bevislig och vanlig elektronisk delgivning i 18 och 19 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet samt de nya 19 a och 19 b § som gäller notifikation om elektronisk delgivning. Bestämmelserna förtydligar lagstiftningen om elektronisk delgivning, och syftet med dem är att göra det möjligt att i större omfattning använda elektronisk delgivning i myndighetsverksamhet.

Lagändringarna träder i kraft 14.4.2026.

Bakgrund 

I enlighet med regeringsprogrammet främjas under den pågående regeringsperioden Finlands stegvisa övergång till att prioritera digitala tjänster som kanal för att uträtta ärenden hos myndigheter. Främjandet av myndighetskommunikation är också en del av genomförandet av statsförvaltningens produktivitetsprogram som ingår i regeringsprogrammet. 

I lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016, nedan lagen om stödtjänster) införs bestämmelser om att ett konto i meddelandeförmedlingstjänsten öppnas på myndighetsinitiativ för fysiska personer som använder Suomi.fi-identifikation. Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003, nedan lagen om elektronisk kommunikation) har ändrats så att elektronisk delgivning genom meddelandeförmedlingstjänsten är möjlig utan separat samtycke av delgivningens mottagare. I lagen har dessutom införts bestämmelser om notifikation om elektronisk delgivning, och bestämmelserna om tidsfristen för en handling som sänds elektroniskt har ändrats. 

Lagstiftningen om delgivning av förvaltningsärenden 

Med delgivning av ett förvaltningsbeslut avses det förfarande genom vilket ett förvaltningsbeslut som fattats av en myndighet delges dem vars rättsliga ställning påverkas av beslutet eller som annars har rätt att begära omprövning av beslutet eller söka ändring i det genom besvär.

Delgivning av beslut är en förutsättning för att tiden för sökande av ändring ska börja löpa och därmed också ett nödvändigt förfarande med tanke på att beslutet ska kunna vinna laga kraft. Ett besluts rättsverkningar kan träda i kraft först när beslutet har delgetts. Om beslutet inte har delgetts den som beslutet gäller på behörigt sätt, medför det ett procedurfel i beslutsfattandet och beslutet vinner inte laga kraft. 

Allmänna bestämmelser om delgivning av beslut och delgivningssätten finns i förvaltningslagen (434/2003), som bland annat innehåller allmänna bestämmelser om myndigheters delgivning (9 kap.) och om förfarandet vid delgivning (10 kap.) samt i 139–140 § i kommunallagen (410/2015).

Om beslutet inte har fattats med stöd av speciallagstiftning, utan med stöd av kommunens s.k. allmänna behörighet, tillämpas kommunallagens bestämmelser om sökande av ändring och delgivning. Vid delgivningen ska åtskillnad göras mellan en part och en kommuninvånare. Ett beslut av en kommunal myndighet delges inte enligt kommunallagen utan enligt förvaltningslagen när det gäller beslut där ändring får sökas genom förvaltningsbesvär. 

Om elektronisk delgivning föreskrivs särskilt i lagen om elektronisk kommunikation. I lagen om stödtjänster föreskrivs bland annat om meddelandeförmedlingstjänsten, det vill säga Suomi.fi‑meddelanden. Suomi.fi-meddelanden är en tjänst som myndigheterna använder för elektronisk delgivning av handlingar. En annan lag som är relevant med tanke på elektronisk kommunikation är lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019, nedan lagen om digitala tjänster), där det föreskrivs bland annat om personers rätt att använda e-tjänster.

Speciallagstiftningen innehåller många bestämmelser till exempel om delgivning av ärenden "per brev" eller "per post". I samband med att förvaltningslagen stiftades 2003 togs allmänna bestämmelser om vanlig och bevislig delgivning in i förvaltningslagen. Delgivning per brev eller post, som det föreskrivs om i speciallagstiftning, utgör dock inget hinder för användning av elektronisk delgivning, utan lagen om elektronisk kommunikation kan tillämpas som allmän lag parallellt med speciallagstiftningen. Även i dessa fall är delgivning av handlingar genom vanlig eller bevislig elektronisk delgivning enligt lagen om elektronisk kommunikation möjlig direkt med stöd av 18 och 19 § i lagen om elektronisk kommunikation utan att det behövs särskilda bestämmelser om det eller att det krävs ändringar i bestämmelserna för att elektronisk delgivning ska kunna användas.

Vid elektronisk delgivning ska hänsyn tas till sådana eventuella bestämmelser om delgivningssätt som kan finnas i speciallagstiftningen. 

Handlingar som tillställts fel myndighet ska överföras till den behöriga myndigheten i enlighet med 21 § i förvaltningslagen. En del kommuner och andra myndigheter har tagit i bruk den s.k. tvåvägsintegrationen av suomi.fi-meddelanden, t.ex. i samband med ett ärendehanteringssystem. Det här gör det möjligt för kunden att inleda kommunikationen med en myndighet genom att skicka ett meddelande till myndigheten via Suomi.fi-meddelanden. Till följd av denna egenskap kan en medborgare av misstag skicka ett meddelande eller dokument till fel myndighet. I en sådan situation är den myndighet som tar emot ett meddelande som är riktat till en annan myndighet skyldig att utan dröjsmål vidarebefordra ärendet till den behöriga myndigheten. Kommunen ska säkerställa att de personer som hanterar Suomi.fi-meddelanden kan agera i enlighet med denna lag.

En kommun är inte skyldig att ta i bruk en funktion som möjliggör medborgarinitiativ i Suomi.fi-tjänsten. Mer information om detta ger sakkunniga vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. 

Tillämpning av bestämmelserna i kommunerna

Enligt 2 § i lagen om elektronisk kommunikation tillämpas lagen bland annat på anhängiggörande, behandling och delgivning av förvaltningsärenden, och domstolsärenden, om inte något annat föreskrivs någon annanstans i lag. Lagen gäller i tillämpliga delar också annan myndighetsverksamhet.

Enligt 5 § i lagen om stödtjänster är kommunala myndigheter skyldiga att använda meddelandeförmedlingstjänsten samt andra i lag särskilt definierade stödtjänster när de sköter lagstadgade uppgifter. Kommunala myndigheter har rätt att använda stödtjänster även i sina andra uppgifter. 

De kommunala myndigheterna är oftast kollegiala kommunala organ, såsom fullmäktige och kommunstyrelsen samt nämnder, direktioner och kommittéer. Kommunala myndigheter och organ är också samkommuners och andra kommunala samarbetsorgans myndigheter och organ. Definitionen av kommunal myndighet är i sista hand beroende av om organet har uppgifter och behörighet som grundar sig på en rättslig norm (RP 59/2016 rd, s. 40). 

I praktiken tillämpas lagen i kommunala myndigheter, såsom kommuner, samkommuner och kommunala affärsverk. 

Handlingar som omfattas av myndigheternas delgivning

Vid delgivning är det fråga om att en myndighetshandling som avses i 54 § i förvaltningslagen delges en part eller någon annan aktör med anknytning till ärendet. Det är oftast fråga om till exempel ett förvaltningsbeslut eller någon annan handling som påverkar behandlingen av ett förvaltningsärende, såsom en kallelse till hörande eller begäran om utredning. Vilka handlingar som ska delges bestäms i förvaltningslagen och speciallagstiftningen. 

Utöver förvaltningsbeslut är även så kallade förfarandebeslut föremål för delgivning. Förfarandebeslut är beslut som myndigheten fattar före det slutliga beslutet och som hänför sig till ärendets olika handläggningsskeden och syftar till att styra förvaltningsförfarandets gång. Sådana är bland annat kallelse till syn eller muntlig bevisning, annons om hörande, meddelande om att en handling överförts till den behöriga myndigheten eller om att en inspektion kommer att utföras samt uppmaning att komplettera en handling eller lämna in ytterligare utredning. Dessutom ska myndigheten delge parter andra handlingar som påverkar behandlingen av ärendet. Sådana är i synnerhet handlingar som är föremål för hörande, såsom myndigheters och andras krav samt utredningar som kan påverka avgörandet av ett ärende. 

Delgivningssätt

Det finns tre sätt att delge ett förvaltningsbeslut: vanlig, bevislig och offentlig delgivning (55 § i förvaltningslagen). Valet av delgivningssätt bestäms främst utifrån beslutets innehåll och vem beslutet riktar sig till.

Vanlig delgivning används om det inte finns särskilda skäl att använda de två andra särskilda delgivningssätten. Vid vanlig delgivning sänds ett beslut, avgörande eller någon annan handling till mottagaren per post (59 § i förvaltningslagen). Förutsättningen för vanlig delgivning är att mottagarens postadress är känd för myndigheten eller att myndigheten kan ta reda på den. Myndigheten kan även i fortsättningen använda vanlig brevpost för delgivning om en kund inte använder Suomi.fi-tjänsten.

Bevislig delgivning används när det är nödvändigt av särskilda rättsskyddsorsaker. Delgivningen ska verkställas som bevislig delgivning om den gäller ett förpliktande beslut och besvärstiden, tiden för begäran om omprövning, eller någon annan tidsfrist som påverkar mottagarens rätt börjar löpa från det att beslutet delgavs (60 § i förvaltningslagen). Ett beslut som är till fördel eller i övrigt i huvudsak positivt för mottagaren delges i princip genom vanlig delgivning.

Offentlig delgivning används om vanlig eller bevislig delgivning inte kan genomföras. Offentlig delgivning kan användas också när en handling ska delges över trettio personer som är kända eller när personernas antal är okänt (55 § i förvaltningslagen). Vid offentlig delgivning hålls en handling en viss tid framlagd hos myndigheten och i det allmänna datanätet (62 § i förvaltningslagen).

Kommunallagen är en speciallag i förhållande till förvaltningslagen. I enlighet med 139 § i kommunallagen ska på delgivning av ett beslut med en part tillämpas det som i 59 § i förvaltningslagen föreskrivs om vanlig delgivning och det som 19 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) föreskrivs om vanlig elektronisk delgivning.

Det ovannämnda gäller delgivning till parter. Dessutom finns det i speciallagstiftning och kommunallagen skyldigheter som gäller offentlig delgivning. I 140 § i kommunallagen föreskrivs om delgivning av beslut med en kommunmedlem. Ett kommunalt organs protokoll med tillhörande anvisningar för begäran om omprövning eller en besvärsanvisning samt beslut av tjänsteinnehavare, ska efter justeringen hållas tillgängliga i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. Lagstiftningen om elektronisk delgivning gäller endast delgivning till parter. Lagstiftningen om offentlig delgivning har inte ändrats. 

Kommunallagen är en allmän lag till exempel i förhållande till speciallagar som reglerar kommunens verksamhetsområden, såsom lagstiftningen om markanvändning och byggande. Vissa programvaror som kommunerna använder kommer att uppdateras av programvaruleverantören så att programvaran får ett gränssnitt till Suomi.fi-meddelanden. Genom det kan kommunen skicka en notifikation till Suomi.fi-meddelanden, där den informerar kunden om handlingen. Ett motsvarande förfarande används till exempel vid Skatteförvaltningen, där skattemyndigheten skickar en notifikation till Suomi.fi-meddelanden, men det egentliga dokumentet finns i tjänsten MinSkatt. Ett alternativ är att sända själva handlingen till Suomi.fi-meddelanden.

Elektronisk delgivning

Elektronisk delgivning kan gälla vanlig delgivning som avses i 18–19 § i lagen om elektronisk kommunikation eller bevislig elektronisk delgivning som ska kvitteras som mottagen innan meddelandet öppnas. 

Myndigheten kan också om den så önskar sända även andra meddelanden till Suomi.fi-meddelanden, såsom till exempel påminnelser eller information om tidsbokningar. Det är bra om kommunen har tydliga riktlinjer för hur omfattande användningen av Suomi.fi-meddelanden ska vara i kommunen. Det vore bra om praxis inom olika verksamhetsområden i kommunen är enhetliga, så att verksamhetsmodellen är konsekvent och lättare att leda. 

I enlighet med 18 § i lagen om elektronisk kommunikation ska en myndighet sända en handling till:

1. meddelandeförmedlingstjänsten, dvs. Suomi.fi-meddelanden - notifikation till mottagarens elektroniska adress.
2. myndighetens elektroniska tjänst - notifikation till meddelandeförmedlingstjänsten
   
   ELLER
    
3. en annan än en i 1 eller 2 punkten avsedd elektronisk adress som förvaltningskunden har uppgett.

Paragrafens 3 punkt motsvarar i praktiken den gällande lagens krav om samtycke av parten, eftersom den elektroniska adressen ska vara den som personen uppgett till myndigheten.

Skyldigheten att använda elektronisk delgivning utan samtycke gäller endast delgivningar som en myndighet sänder till en fysisk person. Skyldigheten omfattar inte delgivning till juridiska personer. Om en person inte kan använda Suomi.fi-meddelanden trots att han eller hon har identifierat sig elektroniskt, har personen möjlighet att vägra ta emot elektroniska meddelanden. Detta kan göras antingen genom att ändra inställningarna för Suomi.fi-meddelanden, via telefontjänsten hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, eller genom att fylla i en pappersblankett vid ett besök på plats.

Reformen gäller inte medborgare som inte sköter ärenden digitalt eller använder Suomi.fi-identifikation. Dessa medborgare får fortfarande myndigheternas delgivningar per post i pappersformat, om inte medborgaren har gett myndigheten ett separat samtycke till elektronisk delgivning. 

Den unika identifieringsfaktorn för Suomi.fi-meddelanden är personbeteckningen. Om sådan identifikation saknas (t.ex. asylsökande som inte har uppehållstillstånd i Finland) kan Suomi.fi-meddelanden inte användas. Då sänds meddelanden enligt punkt c och d i början av detta cirkulär. 

Genom befolkningsdatasystemets ändringsdatatjänst har i praktiken alla kommuner möjlighet att få reda på en parts personbeteckning utan att nödvändigtvis i början av ärendehanteringsprocessen behöva begära den av parten själv. Kommunerna behöver således inte nödvändigtvis ändra sina ärendehanteringsprocesser till denna del. Personbeteckningen fås sedan i sändningsskedet från det system där ärendet i kommunen också annars har hanterats, eftersom dessa system i regel har en integration till befolkningsdatasystemet. Suomi.fi-meddelandenas REST‑gränssnitt, till vilket nya anslutningar numera görs, kommer att vara det gränssnitt som används från och med 1.1.2027. Detta gör det möjligt för myndigheten att kontrollera om Suomi.fi-meddelanden används eller inte, redan innan ett meddelande skickas.

Mer information finns till exempel på webbplatsen Suomi.fi för tjänsteutvecklare, som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata: 
https://kehittajille.suomi.fi/aktuell/overforing-av-suomi-fi-meddelanden-till-rest-granssnittet-vad-innebar-overgangen-for-de-organisationer-som-anvander-tjansten

Stängning och öppning av konto i meddelandeförmedlingstjänsten

Enligt 8 e § i lagen om stödtjänster stänger Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ett konto i meddelandeförmedlingstjänsten på begäran av användaren eller efter att ha fått kännedom om att användaren har avlidit. Enligt motiveringen kan användaren begära stängning av kontot genast efter att det öppnats. Användaren ska informeras om denna möjlighet i samband med öppningen av kontot. Användaren kan också när som helst efter att kontot öppnats stänga det genom meddelande till serviceproducenten, antingen genom att ändra inställningarna i Suomi.fi-meddelanden eller på något annat sätt, till exempel genom besök på ett serviceställe för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. En begäran om stängning av konto för en användares räkning kan göras av en person som fått fullmakt av användaren eller av användarens vårdnadshavare, intressebevakare eller intressebevakningsfullmäktig.

Enligt 8 e § 2 mom. i lagen om stödtjänster öppnar serviceproducenten ett konto i meddelandeförmedlingstjänsten på nytt, om förutsättningarna enligt 8 d § 1 och 2 mom. uppfylls, och 365 dygn har förflutit från det att kontot stängts på användarens begäran. Det innebär i praktiken att ett konto som användaren stängt öppnas på nytt om personen sköter ärenden elektroniskt och identifierar sig med hjälp av identifikationstjänsten med ett verktyg för stark autentisering efter 365 dagar från det att kontot stängdes på personens begäran. Om personen identifierar sig under dessa 365 dagar leder det inte till att Suomi.fi-meddelanden tas i bruk på nytt, utan först om han eller hon identifierar sig efter denna tid öppnas kontot på nytt.

Vem gäller bestämmelserna? 

Suomi.fi-meddelanden kan tas i bruk av förvaltningens kunder, dvs. fysiska personer, företag, och sammanslutningar. En fysisk person måste ha en finländsk personbeteckning som har antecknats i befolkningsdatasystemet. För företag och sammanslutningar, såsom kommuner, krävs ett FO-nummer. Elektronisk delgivning utan samtycke kommer endast att gälla fysiska personer. Av juridiska personer krävs samtycke också i fortsättningen.

Den mest betydande förändringen är att ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden, dvs. öppnande av ett konto i meddelandeförmedlingstjänsten, till skillnad från nuläget kommer att ske genom två olika förfaranden:

1. Ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden sker på myndighetsinitiativ i samband med att en fysisk person använder Suomi.fi-identifikation, utan att personen i fråga begär det

2. Ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden sker på begäran av ett företag, en sammanslutning eller en fysisk person

Det första förfarandet gäller endast en fysisk person,

• som är myndig,
• som har en finländsk personbeteckning som har antecknats i befolkningsdatasystemet,
• som har ett sådant verktyg för stark autentisering som används vid Suomi.fi-identifikation och som i samband med identifieringen förmedlar information om personens finländska personbeteckning
• för vilken det enligt uppgifter i registret över förmynderskapsärenden, som avses i lagen om förmyndarverksamhet (442/1999), inte har förordnats en intressebevakare eller fastställts en intressebevakningsfullmäktig
• som använder Suomi.fi-identifikation efter 14.4.2026 och
• som inte använder tjänsten Suomi.fi-meddelanden efter 14.4.2026.

Det första förfarandet gäller endast den fysiska personen själv då han eller hon identifierar sig med hjälp av Suomi.fi-identifikation. Förfarandet gäller således inte till exempel en person som den som identifierar sig har vårdnaden om, en huvudman, en fullmaktsgivare eller en sammanslutning för vars räkning den fysiska personen ska sköta ärenden i en e-tjänst, vilket leder till att Suomi.fi-meddelanden tas i bruk i samband med identifieringen.

Minderåriga

Ändringen av lagstiftningen påverkar inte delgivningen av beslut om minderåriga barn jämfört med nuläget.

Konto i meddelandeförmedlingstjänsten öppnas på myndighetsinitiativ endast för myndiga personer, och öppnande, användning och stängning av konto för en minderårig baserar sig på de allmänna bestämmelserna om vårdnaden om barn.

Ett konto i meddelandeförmedlingstjänsten kan även i fortsättningen öppnas för minderåriga på vårdnadshavarens begäran. I praktiken kan en laglig, i befolkningsdatasystemet angiven vårdnadshavare för en minderårig person ta i bruk Suomi.fi-meddelanden för den minderårigas räkning. En minderårig kan själv ta i bruk Suomi.fi-meddelanden om han eller hon har tillgång till verktyg för stark autentisering (t.ex. egna bankkoder). En vårdnadshavare får dock alltid automatiskt tillgång till barnets konto för Suomi.fi-meddelanden på basis av sin vårdnadshavarroll (undantag är spärrmarkeringar, avtal om delad vårdnad, omhändertagande osv.).

Vårdnadshavare till ett minderårigt barn kan i allmänhet sköta alla ärenden för barnets räkning utan någon särskild fullmakt. Omständigheter som kan begränsa rätten att sköta ärenden är till exempel en spärrmarkering eller att vårdnadshavarna har ett särskilt avtal om delad vårdnad. 

I fråga om minderåriga gäller det också att observera till exempel att vårdnadshavaren har tillgång till alla Suomi.fi-meddelanden som kommer in på den minderårigas konto.

Förvaltningsbeslut enligt förvaltningslagen, såsom beslut om elevantagning, beslut om stöd för lärande och skolgång, meddelanden om hörande och andra ärenden enligt 54 § i förvaltningslagen, delges genom elektronisk delgivning om vårdnadshavaren har tagit i bruk meddelandetjänsten för det minderåriga barnets räkning. 

Om vårdnadshavarna inte har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden för barnets räkning, tillämpas förvaltningslagen. Enligt 56 § 1 mom. i förvaltningslagen ska delgivning med en privatperson ske med personen själv eller med hans eller hennes lagliga företrädare. Om både delgivningens mottagare och dennes företrädare har rätt att föra talan i ärendet, ska delgivning ske med vardera särskilt.

Delgivning som avser en privatperson ska ske med personen själv eller med hans eller hennes lagliga företrädare. Med laglig företrädare avses vårdnadshavare, förmyndare eller någon annan laglig företrädare, såsom en intressebevakare som förordnats för personen. Utgångspunkten är att delgivningen sker med en i bestämmelsen avsedd laglig företrädare, om det finns en sådan. För klarhetens skull innehåller lagrummet en bestämmelse om delgivning i situationer där både mottagaren och hans eller hennes lagliga företrädare har rätt att föra talan i ärendet. I sådana fall ska delgivningen ske med vardera särskilt. (RP 72/2002 rd).

Enligt 14 § 3 mom. i förvaltningslagen har en minderårig som fyllt femton år och hans eller hennes vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare rätt att var för sig föra talan i ett ärende som gäller den minderårigas person eller personliga fördel eller rätt.

Av 56 § i förvaltningslagen och motiveringen till bestämmelsen framgår att om både den minderåriga och hans eller hennes lagliga företrädare har rätt att föra talan i ärendet ska beslutet delges vardera särskilt. 

I bestämmelsen och motiveringen sägs däremot inte att beslutet ska delges båda vårdnadshavarna särskilt. Justitieombudsmannen har däremot i sitt beslut (28.2.2024 EOAK/983/2023) ansett att delgivning av ett beslut utöver till en minderårig också till båda vårdnadshavarna, då de bor på skilda adresser, har haft särskild betydelse för den minderårigas rättsskydd, varför 56 § 1 mom. i förvaltningslagen i detta avseende ska ses som en garanti för den minderårigas rättsskydd. 

Personer som förordnats intressebevakning

Situationen för personer som förordnats intressebevakning är oförändrad. 

Om huvudmannen eller fullmaktsgivaren saknar verktyg för stark autentisering eller inte själv alls sköter ärenden i myndighetens digitala tjänst utesluts han eller hon givetvis redan på denna grund från att bli användare av Suomi.fi-meddelanden på myndighetsinitiativ.

Suomi.fi-meddelanden tas enligt lagen inte i bruk på myndighetsinitiativ för personer för vilka det förordnats en intressebevakare eller fastställts en intressebevakningsfullmäktig enligt uppgifter i det register över förmynderskapsärenden som avses i lagen om förmyndarverksamhet.

I 65 § 1 mom. i lagen om förmyndarverksamhet bestäms om situationer där intressebevakningen ska införas i registret över förmynderskapsärenden. Personer som förordnats intressebevakning blir alltså inte användare av Suomi.fi-meddelanden på myndighetsinitiativ, även om de själva identifierar sig med Suomi.fi-identifikation för att sköta ärenden i en myndighets digitala tjänst.

Avgränsningen gäller inte situationer där en intressebevakare har förordnats eller en intressebevakningsfullmäktig har fastställts för en person, men ingen anteckning om detta har gjorts i registret över förmynderskapsärenden. I dessa ovanliga situationer är det i praktiken fråga om att intressebevakarens eller intressebevakningsfullmäktigens uppdrag inte gäller skötsel av huvudmannens eller fullmaktsgivarens ekonomiska angelägenheter. 

De huvudmän och fullmaktsgivare som förmår och vill använda Suomi.fi-meddelanden kan fortfarande på begäran ta i bruk tjänsten. Dessutom kan också en intressebevakare, intressebevakningsfullmäktig eller någon annan aktör som huvudmannen eller fullmaktsgivaren har gett Suomi.fi-fullmakt börja använda tjänsten för huvudmannens och fullmaktsgivarens räkning.

Undantag från användningsskyldigheten enligt lagen om stödtjänster

Enligt 7 § i lagen om stödtjänster ska den som är skyldig att använda en stödtjänst ansöka om undantag från användningsskyldigheten hos den serviceproducent som producerar stödtjänsten, dvs. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. En myndighet som har för avsikt att inte använda Suomi.fi-meddelanden ska alltså göra en sådan ansökan.

För att undantag ska beviljas, ska det enligt bestämmelsen finnas tekniska eller funktionella skäl eller skäl som hänför sig till informationssäkerhet eller kostnadseffektivitet. Tekniska och funktionella skäl kan betyda till exempel att stödtjänsten inte uppfyller sådana väsentliga krav på kvalitet eller andra funktionella krav som användarorganisationen behöver för att sköta sitt uppdrag. Ett funktionellt skäl kan också vara att organisationen inte har något behov av stödtjänsten i sin verksamhet. Med informationssäkerhetsskäl avses till exempel behov av särskilt skydd för känsliga personuppgifter eller uppfyllande av kraven på behandling av säkerhetsklassificerat informationsmaterial samt bedömning av om sådana uppgifter kan behandlas i stödtjänsterna och vilka specialarrangemang som eventuellt krävs. (RP 59/2016 rd, s. 40). Kostnadseffektivitet och funktionella skäl kan tala för att man samordnar systemen i stället för att ersätta tidigare lösningar. Bedömningen ska göras med hänsyn till särdragen hos å enda sidan de elektroniska tjänsterna och å andra sidan respektive gemensam stödtjänst för e-tjänster. 

Finansministeriet kan också på eget initiativ eller på begäran av serviceproducenten överta avgörandet av ett ärende, om ärendet är av betydelse för den allmänna styrningen enligt lagen eller för styrningen av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen. Tills vidare har endast ett fåtal ansökningar om undantag från användningsskyldigheten lämnats in. I förarbetena till lagen om stödtjänster har det konstaterats att grunderna för undantag från användningsskyldigheten med hänsyn till lagens syfte bör tolkas snävt. 

Det har inte fastställts några formkrav för ansökan, men den som ansöker om undantag ska på serviceproducentens begäran lämna de uppgifter till serviceproducenten som behövs för att ärendet ska kunna avgöras. 

Mer information: Avsluta användningen av Suomi.fi-meddelanden

Informationshanteringslagen och informationshanteringsmodellen som stöd i förändringen

Informationshanteringslagen (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019) förpliktar en informationshanteringsenhet, till exempel en kommun, att upprätthålla en informationshanteringsmodell som definierar och beskriver informationshanteringen i dess verksamhetsmiljö (5 §). Informationshanteringsmodellen ska upprätthållas för planering och genomförande av tjänster, ärendebehandling och hantering av informationsmaterial, för genomförande av rättigheter och begränsningar i fråga om tillgången till information, för att minska överlappande insamling av information, för genomförande av interoperabilitet mellan informationssystem och informationslager samt för upprätthållande av informationssäkerhet. Av informationshanteringsmodellen ska framgå uppgifter om 

1. verksamhetsprocesser (beteckningar, ansvariga myndigheter, syftet med processer, sambandet med andra processer), 
2. beteckningar på informationslager (t.ex. beskrivningar av sambanden mellan informationslager, verksamhetsprocesser och informationssystem, skydd för fysiska personer vid behandling av personuppgifter etc.) 
3. överföring av informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och arkiveringsplatsen eller förstöring, 
4. informationssystem (t.ex. informationssystemens beteckningar, den systemansvariga myndigheten, användningsändamål, anslutningar till andra informationssystem, överföringssätten via anslutningar och 
5. informationssäkerhetsåtgärder.

Kommunen kan också utvidga innehållet i informationshanteringsmodellen. Lagen anger endast minimikraven. Det finns ingen färdig struktur för informationshanteringsmodellen, vilket innebär att kommunen kan upprätthålla den i mycket olika format eller system. 

Om informationshanteringsmodellen har upprätthållits i kommunen så att den verkligen beskriver kommunens informationssystem och annan information som anges i lagen, är den ett utmärkt verktyg för förändringsledningen när kommunen tar i bruk Suomi.fi-meddelanden i större utsträckning. Om kommunen har försummat att upprätthålla informationshanteringsmodellen, finns det skäl att uppdatera den samtidigt som Suomi.fi-meddelanden tas i bruk och uppdatera uppgifterna i informationshanteringsmodellen till denna del. Syftet med informationshanteringsmodellen är att den ska utgöra en beskrivning av den information som kommunen upprätthåller och de system som behandlar informationen. Modellen behöver uppdateras kontinuerligt. En uppdaterad informationshanteringsmodell gör det också lättare för kommunen att tillgodose dataskyddsförpliktelserna och dokumentera ansvarsfördelningen. 

Ändringsbehov i kommunen med anledning av Suomi.fi-meddelanden

Nedan finns en checklista över delområden som kan behöva beaktas när kommunen tar i bruk Suomi.fi-meddelanden i större utsträckning. Eftersom kommunernas verksamhetsmiljöer för elektronisk ärendehantering kan vara mycket olika, måste varje kommun själv bedöma sitt utgångsläge och ändringsbehoven utifrån sina egna förutsättningar. En del kommuner har använt Suomi.fi-meddelanden redan länge, medan en del inte gjort det alls. Kommunen kan också ha olika lösningar och plattformar för elektronisk kommunikation. Då behöver man skapa en sammanhängande och tydlig kundanpassad vy över kommunens tjänster, men också en helhet som är lätt att hantera för kommunen med tanke på administration, underhåll och ekonomi. Åtminstone följande aspekter behöver beaktas: 

• Identifiering av kommunens processer: var myndighetshandlingar enligt 54 § i förvaltningslagen uppstår och vilka processer de är kopplade till. 
• Uppskattning av ärendehanteringsvolymerna i olika processer. Det är mest fördelaktigt att börja med förändringen där som volymerna och de potentiella fördelarna är störst. När det gäller handlingar och processer med liten volym måste den totala nyttan bedömas. Det är också möjligt att vid behov ansöka om undantag. 
• Informationshantering: Vilka förändringar kommer att ske i kommunen, till exempel i fråga om hanteringen av personuppgifter och informationssystemen (t.ex. integration)? Leder förändringarna exempelvis till ansamling av personuppgifter eller dataskydds- eller informationssäkerhetsrisker som bör beaktas (t.ex. radering av uppgifter)? Användning av informationshanteringsmodellen som stöd för att beskriva av situationen och genomföra förändringen. 

• System och avtal. Kommunen behöver utreda om kommunens programleverantör kommer att ombesörja integration med Suomi.fi-meddelanden i de system som kommunen använder, varvid saken kan skötas i samband med en programuppdatering, eller om kommunen ska ombesörja integrationen själv. Det är inte ändamålsenligt att integrera Suomi-fi-meddelanden i alla system, utan kommunen måste bedöma till vilket eller vilka system det är mest fördelaktigt. Här finns det också orsak att bedöma eventuella framtida uppdateringar och utgående avtal. Det är inte värt att göra dyra ändringar i system som kommer att läggas ner. På marknaden finns det också tjänster som stöder användningen av Suomi.fi-meddelanden för myndigheter.

  Mer information: Systemleverantörer vars produkter har integration med Suomi.fi-meddelanden och Organisaation liittyminen Suomi.fi-viesteihin

• Kostnadsberäkning. Syftet med att prioritera elektronisk kommunikation är att spara kostnader för den offentliga förvaltningen genom att minska mängden papperspost. Kommunen behöver bedöma alla nödvändiga förändringar i förhållande till detta syfte. Förändringen bör inte kosta mer än de ekonomiska fördelar som kommunen får. Det kostar ingenting att skicka digitala Suomi.fi-meddelanden.
• Säkerhet: Suomi.fi-meddelanden är en säker kommunikationslösning som upprätthålls nationellt. Kommunen ska dock säkerställa att behandlingen av uppgifterna är säker också i de egna processerna och systemen. Suomi.fi-meddelandena innebär att personbeteckningar kommer att behandlas i systemen, och alla system stöder inte sådan behandling utan ändringar. Alla system har inte heller ursprungligen varit avsedda för behandling av personuppgifter. Kommunen ska bedöma om de ändrade processerna medför till exempel ansamling av personuppgifter, behov av ändrad praxis (t.ex. radering av uppgifter) eller till exempel utbildningsbehov för personalen. Systemsäkerhet är inte tillräckligt om uppgifterna hanteras vårdslöst. Därför är det också viktigt att säkerställa personalens kunskaper. 
• Personalens kunskaper: Hur förändrar användningen av Suomi.fi-meddelanden arbetet för anställda i olika roller i kommunen? Identifiera olika arbetstagarroller (t.ex. informationsförvaltning, kundservice) och vad de anställda behöver veta för att hantera information på ett säkert sätt och vid behov till exempel ge kunder råd. Personalen måste få introduktion i den nya verksamhetsmodellen så att alla vet vad de ansvarar för och så att nyanställda kan ges introduktion i sina uppgifter. 

• Kundservice och digitalt stöd: Genom programmet Prioritera digitalt övergår nästan två miljoner nya medborgare till elektronisk kommunikation. Många av dem behöver stöd för att kunna använda e-tjänster. Varje myndighet har en skyldighet att ge sina kunder råd och allmänt digitalt stöd i myndighetens egna tjänster. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har material för rådgivningssituationer och digitalt stöd inom programmet Prioritera digitalt.

  Mer information: Stödmaterial för kommunikation om förändringen

• Ansvarsfördelning: Kommunen har skäl att utse en person/roll eller grupp som ansvarar för ibruktagningen och underhållet av Suomi.fi-meddelanden samt hanteringen av kommande förändringar, utbildning av personalen och uppföljningen av hur förändringarna genomförts. Förutom personansvar finns det skäl att komma överens om var förändringarna och ansvarsfördelningen ska registreras (t.ex. informationshanteringsmodellen). 
• Tidsplan och faser: Det är oftast inte realistiskt att göra alla förändringar på en gång. Vi rekommenderar att kommunen utarbetar en prioriteringslista som börjar med de processer som kan föras vidare på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt och där fördelarna är störst. Börja med de processer som genererar mest sådana myndighetskontakter där den information som behövs i processen finns färdigt (personbeteckning) och där det finns programvara som redan har integration med Suomi.fi-meddelanden eller där det är lätt att lägga till sådan. Kostnaderna för förändringen får inte bli orimliga för kommunen. 
• Nästa på listan är de processer som ska föras vidare i ett senare skede och de för vilka undantagstillstånd söks. 

Mer information: 

• Frågor och svar om prioritering av digital myndighetskommunikation | Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
• Svar på vanliga frågor om prioriteringen av digital myndighetskommunikation | Finansministeriet
• Ibruktagning av elektronisk delgivning i kommunerna | Kommunforbundet.fi

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Juha Myllymäki
Direktör för juridiska ärenden

Kirsi Lamberg
Jurist