Arkiveringslagen 529/2026

Den nya arkiveringslagen (529/2026) trädde i kraft 1.7.2026. Den ersätter den tidigare arkivlagen (837/1994). Dessutom ändras lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Den nya bestämmelsen om innehållet i informationshanteringsmodellen tillämpas från 1.1.2028. 

Den nya arkiveringslagen uppdaterar arkiveringen så att den är förenlig med den digitala informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen. Syftet med lagen är att förenhetliga arkivbegreppen och tillämpningsområdet med offentlighetslagen och informationshanteringslagen samt att förtydliga tillämpningen av dataskyddslagstiftningen i situationer där personuppgifter behandlas för arkivändamål av allmänt intresse.

Grunderna och förfarandet för fastställande av arkivvärdet för handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras bestäms nu på lagnivå, och det blir möjligt att i större utsträckning överföra elektroniskt informationsmaterial till arkiv. Nationalarkivet får mer befogenheter. 

Den nya arkiveringslagen gör det dessutom möjligt att för arkiveringsändamål behandla myndighetsmaterial som innehåller genetiska uppgifter, med vissa undantag från begränsningarna i den nationella dataskyddslagen

Arkiveringslagen innehåller också bestämmelser om den nationella informationsresursen för arkiv, som innehåller arkiverade handlingar och informationsmaterial som Riksarkivet innehar. Myndigheterna kan överföra material som ska arkiveras till denna informationsresurs redan under materialets förvaringstid.

Den nya arkiveringslagens huvudsakliga innehåll

Den nya arkiveringslagen trädde i kraft 1.7.2026. Den ersätter arkivlagen från 1994. Samtidigt ändras lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (informationshanteringslagen).

Genom reformen uppdateras bestämmelserna om arkivering så att de motsvarar behoven inom digital informationshantering, och begreppen förenhetligas med offentlighetslagen och informationshanteringslagen. Den viktigaste principiella förändringen i den nya lagen är att arkivering inte längre är en separat funktion i slutet av en kedja av uppgifter, utan ska integreras i informationshanteringen redan då materialet uppstår.

Den nya arkiveringslagen moderniserar arkivbestämmelserna på flera sätt som är kopplade till varandra:

Arkivplanering som en del av informationshanteringen

Enligt 7 § i lagen ska en myndighet planera arkiveringen av sina handlingar och informationsmaterial inom ramen för informationshanteringen. Informationsmaterialet ska sammanställas så att det kan säkerställas att materialet bevaras och är användbart för arkivändamål.

Separata arkivbildningsplaner (ABP) frångås. Planeringen av arkiveringen ska integreras i informationshanteringsmodellen på systemnivå. Riksarkivet kan meddela närmare föreskrifter om planeringen (7 § 3 mom.).

Fastställande av arkivvärde – bestämmelser på lagnivå

I 8 § i lagen bestäms för första gången på lagnivå kriterier för fastställandet av arkivvärdet av myndigheters handlingar. Tidigare var kriterierna i hög grad beroende av Riksarkivets administrativa styrning. Arkivvärdet bestäms enligt följande kriterier:

• myndighetens uppdrag med avseende på dess samhälleliga betydelse,
• hur betydelsefulla de objekt som är föremål för myndighetens verksamhet är, verksamhetens konsekvenser samt dokumentering av exceptionella fenomen,
• hur betydelsefulla respektive handlingar är inom ramen för myndighetens verksamhetsprocesser, med avseende på användningen av dem inom beslutsfattandet vid flera olika myndigheter,
• uppgifternas unika karaktär och omfattning,
• olika användningsmöjligheter för uppgifterna samt deras förutsebara utveckling.

Vid värdebestämningen ska dessutom de risker som är förbundna med behandlingen av personuppgifter och arkiveringens proportionalitet bedömas.

Riksarkivet fattar beslut om arkivering (9 §). En myndighet ska inleda ett ärende som gäller arkivering, om det inte fattats något arkiveringsbeslut eller om beslutet inte längre är aktuellt. Riksarkivet kan också inleda ett ärende på eget initiativ. Riksarkivet kan fatta ett allmänt arkiveringsbeslut för flera myndigheter samtidigt enligt verksamhetsområde (10 §), vilket kan förenkla processen avsevärt inom kommunsektorn.

Nationella informationsresursen för arkiv

Begreppet nationell informationsresurs för arkiv införs i lagen. Det är en helhet som Riksarkivet innehar och förfogar över och där arkiverade handlingar och informationsmaterial samlas. I slutet av 2024 innehöll informationsresursen 252 miljoner identifierade filer (470 terabyte).

Överföringen till den nationella informationsresursen för arkiv kan göras redan under förvaringstiden - man behöver inte vänta tills förvaringstiden går ut. Det här är en ny möjlighet.

Digitalisering och omvandling av handlingar till elektroniskt format

Lagen gör det möjligt att omvandla handlingar till elektroniskt format (12 §). När en handling i pappersformat digitaliserats, kan myndigheten förstöra den ursprungliga handlingen, om inte handlingens kulturhistoriska värde eller rättsliga bevisvärde förutsätter att den även ska bevaras i ursprungligt format.

Bedömningen av det kulturhistoriska värdet ska göras av myndigheten själv — Riksarkivet bedömer inte längre enskilda handlingar och gör inte heller aktörsvisa bedömningar. Riksarkivet kan ge anvisningar som stöd för bedömningen.

Förhållandet mellan arkivering och dataskydd

Den nya lagen förtydligar grunden för behandling av personuppgifter för arkivändamål. GDPR tillåter behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse (GDPR artikel 89). Lagens 11 och 19 § ger direkt en laglig grund att för arkivändamål behandla även särskilda kategorier av personuppgifter (såsom uppgifter om hälsa, religion och etnicitet) samt – som en nyhet – genetiska uppgifter. Kulturutskottet lade också till en uttrycklig bestämmelse med hänvisning till artikel 10 i GDPR, som gäller behandling av personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser.

All behandling av särskilda kategorier av personuppgifter och uppgifter enligt artikel 10 i GDPR för arkivändamål ska omfattas av lämpliga och särskilda skyddsåtgärder (6 § 2 mom. i dataskyddslagen). Skyddsåtgärder kan vara till exempel pseudonymisering, åtkomsthantering, loggning och riskbedömning.

De registrerade kan inte kräva att deras uppgifter som enligt arkiveringsbeslutet ska förvaras varaktigt raderas, om det skulle göra det omöjligt eller mycket svårare att uppfylla arkivändamålet (artikel 89 i GDPR).

Informationssäker driftmiljö och elektronisk förbindelse

Lagen möjliggör för första gången att det öppnas en elektronisk förbindelse i en informationssäker driftmiljö även till handlingar som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter (19–20 §). Riksarkivet kan upprätthålla en informationssäker driftmiljö eller utnyttja en annan myndighets informationssäkra driftmiljö.

Ändringar i informationshanteringslagen

I samband med den nya arkiveringslagen ändras även informationshanteringslagen på ett sätt som påverkar kommunernas praxis:

Av informationshanteringsmodellen ska i fortsättningen framgå uppgifter om arkiveringen av informationsmaterial, om det informationssystem eller den lokal som används vid arkiveringen samt om förstöring av informationsmaterial (5 § 2 mom. i informationshanteringslagen). Förändringen har en övergångsperiod på 18 månader.

Efter att förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialen utan dröjsmål arkiveras eller förstöras på ett informationssäkert sätt (21 § i informationshanteringslagen). Tidsgränsen har skärpts.

Utbildningsutskottet uppmärksammar problemen med att det finns två separata lagar och anser att det vore ändamålsenligt att i fortsättningen samla bestämmelserna om arkivering i informationshanteringslagen – frågan blir öppen i väntan på kommande reformer (KuUB 4/2026 rd s. 4).

Arkiveringslagens konsekvenser för kommunerna

Informationshanteringsenhetens roll

För kommunerna är 4 § 3 mom. i arkiveringslagen en viktig specialbestämmelse: i välfärdsområdena, välfärdssammanslutningarna och kommunerna är det informationshanteringsenheten som har de rättigheter och uppgifter som föreskrivs för en myndighet i 11, 12 och 14 § i lagen.

Det innebär att kommunens informationshanteringsenhet – inte enskilda myndigheter – samordnar fullgörandet av arkiveringsskyldigheterna för hela kommunen. Riksarkivets bedömningsuppgift (22 §) omfattar efter kulturutskottets lagändring uttryckligen också informationshanteringsenheterna. Lagen anger inte hur informationshanteringsenhetens uppgifter ska organiseras, utan det kan kommunen bestämma själv.

Frivillig överföring till den nationella informationsresursen för arkiv

Det är frivilligt för kommunerna att föra över handlingar till den nationella informationsresursen för arkiv. Det finns dock ett starkt ekonomiskt incitament: för stora städer är inköpspriset för egna förvaringssystem vanligtvis över 500 000 euro per system, och den nationella lösningen kan ge långsiktiga besparingar. I en utredning från 2020 om överföring av kommunala handlingar väntade 35 procent av aktörerna i kommunsektorn på nationella lösningar för elektronisk arkivering.

Överföringen förutsätter att en överföringsarkitektur skapas i enlighet med Riksarkivets krav, att ärendehanteringssystemen utvecklas genom tekniska engångsåtgärder och att praxis för metadata fastställs. Den överlåtande organisationen ansvarar själv för överföringskostnaderna och för att materialet försätts i överförbart skick.

Aktuella arkiveringsbeslut

I och med lagen ska kommunerna se till att de har aktuella arkiveringsbeslut av Riksarkivet om sina centrala informationsmaterial. Det kan kräva åtgärder inom många sektorer där ett beslut saknas eller är föråldrat. Möjligheten för Riksarkivet att fatta allmänna arkiveringsbeslut för hela sektorer kan förenkla processen avsevärt.

Åtgärder i kommunen

Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna vidtar följande åtgärder efter att lagen trätt i kraft:

• Kontrollera om kommunen har aktuella arkiveringsbeslut av Riksarkivet om centrala informationsmaterial (9 § i arkivlagen).
• Uppdatera informationshanteringsmodellen så att den innehåller information om arkiveringen av informationsmaterial (5 § 2 mom. i informationshanteringslagen) – övergångsperiod på 18 månader
• Bedöm hur arkivplaneringen ska integreras i informationshanteringsmodellen (övergången från ABP till informationshanteringsmodellen).
• Säkerställ praxis för metadata: före överföringen ska material som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter förses med notering om detta.
• Bedöm möjligheterna att gå över till den nationella informationsresursen för arkiv – kostnadsfördelarna kan vara betydande.
• Kartlägg ärendehanteringssystemens tekniska beredskap för att skapa en arkitektur för överföring till den nationella informationsresursen.
• Utveckla kunnandet: värdebestämning, kulturhistorisk bedömning vid digitalisering, dataskydd vid arkivering, hur material tekniskt försätts i överförbart skick.

Ikraftträdande och övergångstid

Den nya arkiveringslagen träder i kraft 1.7.2026. Den upphäver samtidigt arkivlagen (831/1994). Ändringen av informationshanteringslagen (5 § 2 mom.) har en övergångsperiod på 18 månader för uppdatering av informationshanteringsmodellen.

Riksarkivet meddelar närmare föreskrifter om planering av arkiveringen, filformat och överföringsförfaranden. Kommunförbundet kommer att följa situationen och informera sina medlemmar när Riksarkivets anvisningar blir klara. 

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Ida Sulin                     
ledande jurist       

Heli Hänninen                     
specialsakkunnig