Tvåspråkighet och tvåspråkiga kommuner

Med bakgrund i de krav som språklagstiftningen ställer på en tvåspråkig kommun har vi tagit fram allmänna rekommendationer för en välfungerande översättningsverksamhet. I rekommendationerna har vi beaktat kommunernas enkätsvar och använt oss av kommuners och andra aktörers exempel på god praxis. Avsikten med rekommendationerna är att tydliggöra kommunens handlingsutrymme och ge kommunen redskap för utvecklingen av dess översättningsverksamhet.

I september 2025 publicerade vi en utredning om översättningsverksamheten i tvåspråkiga kommuner. Du kan läsa mer om temat där.

Riktlinjer och processer för översättning

Språklagstiftningen innehåller bestämmelser om vad som ska, bör eller får översättas. De olika bestämmelserna är sällan uttryckliga, utan ofta beroende av tolkning och kommunens egen prövning. Det är därför fördelaktigt om kommunen har egna riktlinjer för vad som ska översättas inom de olika verksamhetsområdena.

Riktlinjerna kan innehålla en lista på vilken typ av texter som alltid översätts och vad som översätts enligt övervägande. Här bör hänsyn tas till det som språklagstiftningen kräver både inom förvaltningen och inom de olika verksamhetsområdena.

Riktlinjerna kan med fördel innehålla en processbeskrivning för översättning av texter. En tydlig process för planering, beställning, genomförande, tidsfrister, granskning och publicering underlättar arbetet för både översättare och beställare. En tydlig process möjliggör också en stabilare översättningsverksamhet till exempel med avseende på planering, resursfördelning, eventuell upphandling av översättningstjänster och statistikföring.

Processbeskrivningen kan omfatta uppmaningar till den som ska beställa en översättning, till exempel att behovet av översättning ska bedömas redan då man börjar utarbeta materialet och att man ska reservera tillräckligt med tid för översättningsarbetet redan i planeringsskedet. Om möjligt ge översättarna en förvarning om kommande särskilt brådskande eller omfattande översättningsuppdrag så att de kan planera arbetet. Andra punkter i minneslistan för beställare kan gälla formatet som materialet ska skickas i och påminnelse om att vid beställningen bifoga eventuellt bakgrundsmaterial eller specialterminologi som översättaren har nytta av.

I riktlinjerna och processbeskrivningarna kan kommunen utgå från sina egna behov och resurser.

Budgetering

Kommunen beslutar enligt egen prövning hur översättningsverksamheten beaktas i kommunens budget, exempelvis om översättningskostnaderna är integrerade i den ordinarie verksamheten eller om det finns särskilda budgetposter för dem.

När en tvåspråkig kommun avgör hur budgeteringen ska se ut, bör den beakta att invånarnas tillgång till service på båda nationalspråken ingår i kommunens organiseringsansvar. På motsvarande sätt ingår invånarnas rätt till information på eget språk i kommunens allmänna informationsskyldighet.

Fördelar med anställda översättare

Utbildade översättare är experter på översättning från ett språk till ett annat, ofta med en djupgående specialisering i språk eller någon särskild sektor.

Att ha anställda översättare i kommunen bidrar till att säkerställa översättarens sakkunskap om kommunens verksamhet. Det främjar en konsekvent användning av termer och enhetlig stil. Det stärker samarbetet mellan översättaren och den anställda som har skrivit originaltexten eller andra experter i organisationen. Det möjliggör också en smidig kvalitetsgranskning både av översättningar som köps utifrån och av kollegors översättningar.

Översättning som köpta tjänster

Kommuner kan köpa översättningstjänster utifrån antingen som ett komplement till kommunens egen översättningsverksamhet eller för att möta kommunens hela behov av översättningstjänster.

Om kommunen har egen översättningsverksamhet har översättarna i regel god insyn i hur långt de egna resurserna sträcker sig och vilken specialkompetens som med fördel kan köpas utifrån. Översättarna har också kompetens att granska de köpta översättningarna.

Beroende på omfattningen av de översättningar som köps utifrån kan kommunen ha ramavtal med utomstående översättningsbyråer.

När kommunen konkurrensutsätter översättningstjänster har översättare (eller motsvarande) en betydande roll som sakkunnig i upphandlingsförfarandet, såsom exempelvis i planeringen av upphandlingen, beredningen av kvalitetskriterier och bedömningen av anbudsgivarnas lämplighet.

Granskning av översättningar

Kommunen bör ha en process för kvalitetsgranskning av översättningar, i synnerhet sådana översättningar som köps utifrån eller som genererats av AI. I vissa situationer är det fördelaktigt att både en översättare och den som skrivit texten för egen del granskar en översättning som köpts utifrån.

Översättningsverktyg, maskinöversättning och artificiell intelligens

Kommunerna använder sig av AI-översättning i varierande omfattning. Både som stöd för översättaren och för översättning av texter i sin helhet.

AI-verktygen har förbättrats avsevärt och kan vara mycket effektiva för snabb översättning, även om utmaningarna fortfarande är många. För att uppnå en god kvalitet behövs ofta mänsklig inblandning i form av efterredigering, kvalitetskontroll och kontinuerlig träning av modeller.

Kvalitetskontroll är avgörande för att säkerställa att översättningarna inte bara är grammatikaliskt och innehållsmässigt korrekta, utan även naturliga, stilistiskt passande och kulturellt känsliga.

För att säkerställa att AI-översättningen granskas av kompetenta personer, att sekretessregler och principer för behandling av personuppgifter iakttas och att slutprodukten är korrekt och kvalitativ, kan kommunen med fördel ha riktlinjer eller anvisningar för AI-översättning.

Om översättningen har genererats i huvudsak av AI ska det anges i texten.

Nationalspråkens särställning

I kommunens översättningsverksamhet ska nationalspråkens särställning beaktas. Finska och svenska är likvärdiga nationalspråk. Språklagstiftningen förutsätter att tvåspråkiga kommuner ska betjäna den finsk- och svenskspråkiga befolkningen enligt lika grunder. Den tvåspråkiga servicen till kommuninvånarna omfattar även skriftligt och digitalt material.

Andra språk som används i kommunen ska beaktas i mån av möjlighet. En tvåspråkig kommun har dock inte lika omfattande skyldighet att tillhandahålla tjänster på andra språk som på finska och svenska. Följaktligen är översättningsskyldigheterna annorlunda för nationalspråken finska och svenska än för andra språk.

På basis av riktlinjerna ovan finns här en sammanfattande checklista på sådant som kommunen kan tänka på för att skapa en smidig översättningsverksamhet.

Riktlinjer och processbeskrivningar

• Överväg riktlinjer för vilken typ av texter som alltid översätts och vad som översätts enligt övervägande inom kommunens alla sektorer.
• Överväg processbeskrivning för planering, beställning, tidsfrister, översättning, granskning och publicering.

Budget

• I budgeteringen av översättningskostnader bör kommunen  beakta att invånarnas tillgång till service och information på båda nationalspråken ingår i kommunens anordnandeansvar och informationsskyldighet.

Anställda översättare vs. köpta tjänster

• Att ha anställda översättare främjar samarbete mellan översättaren och den som skrivit originaltexten. Det möjliggör också en smidig kvalitetsgranskning av översättningar som köps utifrån.
• Köpta tjänster kan antingen vara ett komplement till den egna översättningsverksamheten eller möta kommunens hela behov av översättningstjänster.

Granskning

• Skapa en process för kvalitetsgranskning av översättningar, i synnerhet sådana översättningar som köps utifrån. Vid behov bör både en översättare och den som skrivit texten för egen del granska den köpta översättningen.

Översättningsverktyg

• Skapa riktlinjer eller anvisningar för AI-översättning för att säkerställa att slutprodukten är korrekt och kvalitativ och att sekretessregler och principer för behandling av personuppgifter iakttas.
• Om översättningen har genererats i huvudsak av AI ska det anges i texten.