Inkomstregistret skapar nya framtidsutsikter för kommuner och samkommuner 2020

Från och med 1.1.2019 har kommuner och samkommuner anmält utbetalda löner till inkomstregistret. I kommunerna och samkommunerna har närmast löneräknare och ekonomiavdelningen berörts av ändringen.

Kommunerna får nu en ny och annorlunda roll: från och med 1.1.2020 kan kommunerna och en del av samkommunerna utnyttja löneuppgifterna som anmälts till inkomstregistret. I praktiken betyder detta att kommunerna kan utnyttja löneuppgifter som fås ur inkomstregistret för fastställandet av klientavgifter inom småbarnspedagogiken och social- och hälsovården. Ändringen gäller även de samkommuner, som sköter dessa uppgifter.

Varje kommun ska separat ansöka om ett uppgiftstillstånd från Inkomstregisterenheten för att kunna utnyttja de uppgifter som fås ur inkomstregistret. Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna ansöker om ett uppgiftstillstånd, så att de kan utnyttja inkomstregistret i mån av möjlighet. Med hjälp av inkomstregistret kan kommunerna utveckla sin egen praxis, t.ex. i fråga om fastställande och kontroll av klientavgifter. Kommunen får utan mellanhänder tillgång till löneuppgifter som arbetsgivaren anmält och därmed är uppgifterna allt mera tillförlitliga. När det gäller klientavgifter inom småbarnspedagogiken tillämpas fortfarande principerna för lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogiken. På motsvarande sätt tillämpas lagen om klientavgifter inom social- och hälsovård på klientavgifter för social- och hälsovården.

Ansvaret för inlämnandet av inkomstuppgifter ligger fortfarande hos användarna av tjänsten inom småbarnspedagogiken eller social- och hälsovården, men i och med användningen av inkomstregistret kan praxis utvecklas och förnyas. Från och med 1.1.2020 får kommunen löneuppgifter ur inkomstregistret och från och med 2021 även pensions- och förmånsuppgifter. För tillfället medför inkomstregistret inte hjälp beträffande företagarnas inkomstuppgifter eller kapitalinkomst. Goda förberedelser hjälper till i ändringen. Reservera också tid för utbildningen. Kommunerna kan dessutom testa inkomstregistret, vilket förenklar genomförandet av ändringen. Läs mera om testningen.

Om uppgiftstillståndet är i kraft kan huvudanvändaren be råd av inkomstregistrets kundservice. I övriga situationer bör man kontakta inkomstregistret per e-post YHT.Tulorekisteri_toiminnallinen@vero.fi.

Med hjälp av inkomstregistret kan kommunerna utveckla sina funktioner

Kommunens arbetsmetoder kan utvecklas och förnyas med hjälp av inkomstregistret. Realtida löneuppgifter är tillgängliga i inkomstregistret för kommunen när kommunen behöver dem. I

nkomstregistret kan användas på två sätt: via e-tjänsten eller gränssnittet. Användningen av inkomstregistrets e-tjänst är avgiftsfritt. Uppgifterna hämtas ur tjänsten genom att logga in i tjänsten och därefter utföra behövliga sökningar. Det tekniska gränssnittet möjliggör att informationsförmedlingen sker automatiskt. Det är en teknisk förbindelse mellan kommunens klientavgiftssystem och inkomstregistret. Diskutera användningen av det tekniska gränssnittet med leverantören av det egna klientavgiftssystemet.

Inkomstregistrets uppgifter får enbart användas för lagstadgade ändamål

Kommuner får enbart de uppgifter ur inkomstregistret som kommunerna är berättigade till och som de behöver i sin verksamhet. Inkomstregistrets uppgifter får endast användas till de ändamål som föreskrivs om i 13 § i inkomstregisterlagen. Sökningen av uppgifter lämnar en åtkomstlogg efter sig.
Kommuner kan använda uppgifter som anmälts till inkomstregistret

• vid påförandet av avgifter som fastställs på basis av inkomster:
  – småbarnspedagogikens klientavgifter
  – social- och hälsovårdens klientavgifter
   
• i vissa socialvårdens verksamheter:
  – fastställande av underhållsavtal
  – beviljande av förebyggande och kompletterande utkomststöd
  – social kreditgivning samt övriga uppgifter enligt socialvårdslagen som hänför sig till ekonomiskt stöd.

OBS! Inkomstregistrets uppgifter kan tillsvidare inte användas för värdering av värdet av en inkomstbunden servicesedel, eftersom användningsändamålet inte nämns i 13 § i inkomstregisterlagen.

Vad bör kommunen göra?

Kommunerna ska gärna fundera på hur nuvarande praxis kunde utvecklas och förnyas i fråga om användningen av inkomstregistret. Medför inkomstregistret nya arbetssätt och verksamhetsmöjligheter t.ex. vad gäller processen för kontroll av klientavgifter? Bör de eventuella nuvarande blanketterna och praxis som hänför sig till anmälan av inkomstuppgifter ändras?

Om uppgiftstillståndet redan har verkställts eller inletts:

• Kommuner vars uppgiftstillstånd är giltigt får använda inkomstregistrets uppgifter från och med 1.1.2020.
• Kommuner vars uppgiftstillståndsärende har inletts får inkomstregistrets uppgifter till sin användning under ingången av 2020.

Bekanta dig med inkomstregistrets datainnehåll och inkomstslag. Redogör även vad som anmäls till inkomstregistret och vilka uppgifter kommuner hämtar ur inkomstregistret. Läs mera om inkomstslagen.
Om kommunen inte ännu ansökt om ett uppgiftstillstånd vänligen kontakta inkomstregistret per e-post yht.tulorekisteri_toiminnallinen@vero.fi.

Om kommunen använder inkomstregistrets e-tjänst:

Upprätta en process och arbetsmetod för befullmäktigandet: vem i kommunen utser arbetstagarna som kan hämta uppgifter ur inkomstregistret, vem befullmäktigar personerna för användningen av inkomstregistret och hur administreras fullmakterna i kommunen.
När uppgiftstillståndet har verkställts loggar kommunens namngivna huvudanvändare i inkomstregistrets e-tjänst och befullmäktigar de överenskomna personerna för användningen av inkomstregistret. Se instruktionsvideon om befullmäktigande (på finska).
Försäkra dig om att personer som i kommunen använder inkomstregistrets uppgifter har gått inkomstregistrets avgiftsfria utbildningar:
- Grundläggande information om inkomstregistret
- Vad bör kundservicen veta om inkomstregistret?
 Så här använder du inkomstregistrets e-tjänst

Om kommunen använder det tekniska gränssnittet:

När uppgiftstillståndet är giltigt och kommunen använder gränssnittet, ska certifikatets tekniska kontaktperson hämta certifikatet. Användningen av det tekniska gränssnittet förutsätter en teknisk förbindelse mellan kommunens klientavgiftssystem och inkomstregistret. Redogör från leverantören av det egna klientavgiftssystemet huruvida kommunen kan använda sig av det tekniska gränssnittet.

Ytterligare information inkomstregistret.fi