Handbok stöder kommunerna när de tar i bruk bokningssystemet Varaamo

Bokningssystemet Varaamo, som utvecklats av Helsingfors stad inom ramarna för projektet 6Aika, har under årens lopp blivit ett fungerande sätt för kommunerna att utnyttja sina lokaler. För närvarande tillämpas systemet i Helsingfors, Tammerfors, Åbo, Villmanstrand, Esbo, Uleåborg och Tavastehus.

Varaamo och dess gränssnitt för resursbokning baserar sig på öppen källkod som delas fritt i Helsingfors stads GitHub (GitHub-Varaamo och GitHub Respa). 

Kan det verkligen vara så lätt att ta i bruk Varaamo?

”För att kunna utnyttja Varaamo till fullo krävs det att man anpassar systemet efter kommunens behov. För detta kan man anlita externa tjänsteleverantörer”, berättar specialforskare Matti Pihlajamaa från VTT. ”Funktionaliteten främjas också av att kommunerna gemensamt utvecklar tjänsten.” 

Hur har man hittills använt Varaamo?

”I synnerhet biblioteken har lyckats med detta genom att öppna sina lokaler för kommuninvånarna”, berättar Pihlajamaa. ”Bokningssystemet kan förstås användas också i större utsträckning, till exempel för att reservera idrottsplaner, skolors gymnastiksalar, redskap och stugor.” 

Det finns alltså många olika sätt att använda Varaamo på, och även potential för helt nya möjligheter. För att det ska vara lättare och smidigare att använda Varaamo håller man på att utarbeta en ”Varaamo-handbok” som blir klar i början av sommaren. Handboken innehåller en processbeskrivning av hur Varaamo tas i bruk och information till kommunerna om upphandlingar och krav i anslutning till ibruktagandet.  

”Med hjälp av handboken får varje kommun förståelse för fördelarna med det öppna systemet och vilka omständigheter det är bra att beakta när det tas i bruk”, sammanfattar Pihlajamaa. ”Anvisningarna hjälper kommunen att reda ut till exempel vilka delar kommunen kan göra själv och när det är bra att utnyttja utomstående kompetens.” 

• Handbok för mångsidigare användning och öppnande av offentliga lokaler för gemensamt bruk (på finska)
• Handboken har utarbetats vid kompetenscentrumet KEINO inom utvecklingsgruppen Julkiset tilat käyttöön 24/7. 

Kontaktperson: 
Specialforskare Matti Pihlajamaa, Teknologiska forskningscentralen VTT, matti.pihlajamaa@vtt.fi 

Gemensamma digitala lösningar är Kommunförbundets nätverk för samskapande där man sprider kunskap om nya digitala framsteg, utnyttjande av öppen källkod, finansiering av digitaliseringen och kollektivt lärande. Nätverket stärker kommunernas digitala kompetens lokalt och på nationell nivå.

Vi lyfter fram kommunernas lösningar, god praxis och kommunal kompetens.