Riksdagen godkände 8.2.2019 en lag om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare. Elektroniska fakturor har inte tidigare reglerats i lag. Kommunerna och övriga kommunala aktörer har en övergångsperiod ända till 1.4.2020. Efter övergångsperioden är kommunerna i egenskap av upphandlande enheter skyldiga att ta emot elektroniska fakturor som överensstämmer med den nya gemensamma europeiska standarden.
Det finns skäl att tillsammans med system- och/eller tjänsteleverantörerna kontrollera att systemen och utrustningen inom ekonomiförvaltningen och faktureringen lämpar sig för behandling av e-fakturor. Man behöver också ta reda på om system- och tjänsteleverantörerna har nödvändig beredskap och hur lång tid som krävs för eventuella ändringar. Kommunen kan bli tvungen att uppdatera sina nuvarande system eller investera i ett nytt system som möjliggör behandling av standardenliga fakturor. I bästa fall krävs det inga praktiska åtgärder alls.
Genom lagen genomförs e-fakturadirektivet 2014/55/EU nationellt. Direktivet ålägger medlemsstaterna att se till att de upphandlande enheterna i sådana offentliga upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena tar emot och behandlar elektroniska fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering.
Enligt e-fakturadirektivet har Europeiska kommissionen bett Europeiska standardiseringskommittén (CEN) utarbeta en europeisk standard för elektronisk fakturering. Så snart standarden har utarbetats, ska medlemsstaterna enligt direktivet säkerställa att de upphandlande enheterna tar emot och behandlar e-fakturor som överensstämmer med den nya europeiska fakturastandarden. Direktivet tillämpas på sådana e-fakturor som utfärdas och lämnas till följd av offentliga upphandlingskontrakt och koncessionsavtal som överstiger EU-tröskelvärdena.
Direktivet ska inte tillämpas på e-fakturor som utfärdas till följd av utförda kontrakt som omfattas av försvars- och säkerhetsupphandlingsdirektivet, om upphandlingen och utförandet av kontraktet har sekretessbelagts eller inte får ske utan särskilda säkerhetsåtgärder i enlighet med gällande lagar och andra författningar i en medlemsstat. En ytterligare förutsättning är att medlemsstaten har fastställt att dessa väsentliga intressen inte kan garanteras genom mindre inkräktande åtgärder.
Den nya lagen ålägger upphandlande enheter att ta emot och behandla standardenliga e-fakturor som hänför sig till utförda offentliga upphandlingskontrakt och koncessioner.
Mottagningsskyldigheten enligt lagen gäller med avvikelse från e-fakturadirektivet fakturor inom all offentlig upphandling som omfattas av upphandlingslagarna. Skyldigheten att ta emot och behandla e-fakturor gäller således också s.k. nationella upphandlingar, dvs. upphandlingskontrakt och koncessioner vars uppskattade värde understiger EU-tröskelvärdet men överstiger det nationella tröskelvärdet.
I enlighet med regeringens riktlinjer har lagen som mål att främja användningen av e-fakturor inte bara i den offentliga upphandlingen utan också i samhället i övrigt. I lagen ingår därför en bestämmelse (4 §) om att upphandlande enheter och näringsidkare har rätt att på begäran få fakturor av andra upphandlande enheter och näringsidkare i form av maskinellt läsbara e-fakturor som överensstämmer med den europeiska fakturastandarden. Bestämmelsen väntas öka användningen av e-fakturor i synnerhet i transaktioner mellan företag.
Lagen ska inte tillämpas om en elektronisk faktura kan röja sekretessbelagda uppgifter eller äventyra statens väsentliga säkerhetsintressen. Lagen gäller inte heller fakturering av privata fysiska personer.
Lagen träder i kraft den 1 april 2019, men den innehåller övergångsbestämmelser: för andra upphandlande enheter än statens centralförvaltningsmyndigheter och inköpscentraler gäller skyldigheten att ta emot e-fakturor fr.o.m. den 1 april 2020. Också bestämmelsen om upphandlande enheters och näringsidkares rätt att kräva e-fakturor träder i kraft den 1 april 2020.
Den gällande lagstiftningen förpliktar inte myndigheter, företag eller andra organisationer eller deras leverantörer att använda e-faktura. Lagstiftningen gör det ändå i många fall möjligt att använda e-fakturor. I större organisationer har man i stor utsträckning övergått från pappersfakturor och skannade fakturor till fakturor i ett strukturerat elektroniskt format som kan läsas maskinellt. Det har motiverats med betydande ekonomisk nytta, miljöfördelar och annan nytta. Lagens syfte är att skapa förutsättningar för och påskynda övergången till en helt automatiserad ekonomiförvaltning såväl inom den offentliga som inom den privata sektorn.
Genom automatisering kan man uppnå många fördelar, exempelvis bättre kvalitet på informationen, snabbare processer och arbetstid som frigörs då manuella arbetsmoment försvinner.
Vid fakturering mellan organisationer är det fakturans mottagare som har den största nyttan av e-fakturering. Den mottagande organisationen sparar pengar i alla faser av fakturahanteringen, dvs. vid mottagandet, godkännandet, konteringen, betalningen och arkiveringen. Regleringen främjar dessutom en övergång från olika standarder till en enda gemensam fakturastandard.
Den elektroniska faktureringen har inte varit oproblematisk. På nationell nivå har bland annat brister i e-fakturornas datainnehåll och fakturerarnas ovilja att övergå till e-fakturering ställt hinder i vägen för eller fördröjt en mer omfattande användning av e-fakturor. Ur Europeiska unionens synvinkel har problemet varit att medlemsstaterna haft många olika fakturastandarder, vilket skapat hinder för gränsöverskridande handel på den inre marknaden.
Enligt artikel 2, som gäller definitioner, avses med elektronisk faktura en faktura som har utfärdats och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.
I december 2014 bad kommissionen den Europeiska standardiseringskommittén CEN utarbeta en europeisk standard för den semantiska datamodellen för en elektronisk fakturas basinnehåll. En semantisk datamodell är en strukturerad och logiskt sammanhängande uppsättning termer och deras innebörd, som specificerar en elektronisk fakturas basinnehåll. En elektronisk fakturas basinnehåll är bl.a. identitet för behandling av fakturan och fakturanummer, faktureringsperiod, uppgifter om säljaren och köparen, uppgifter om betalningsmottagaren, uppgifter om säljarens skatterepresentant, avtalets referens, leveransinformation, betalningsinstruktioner, uppgifter om fakturapost, fakturans totalbelopp samt mervärdesskattespecificering. För att underlätta användningen av standarden begärde kommissionen dessutom i enlighet med artikel 3 i e-fakturadirektivet att CEN tillhandahåller en förteckning över ett begränsat antal syntaxer som överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, lämpliga syntaxbindningar och riktlinjer för interoperabilitet vid överföring i syfte att underlätta användningen av standarden.
CEN offentliggjorde sommaren 2017 en semantisk datamodell för en elektronisk fakturas basinnehåll med beteckningen EN 16931. I anslutning till standarden offentliggjordes tekniska rapporter och specifikationer, bl.a. en förteckning över kompatibla syntaxer (ISO/IEC 19845:2015 (UBL 2.1) och UN/CEFACT CII).
I artiklarna 3—6 och 10 i e-fakturadirektivet finns bestämmelser om förfarandet vid fastställande av en europeisk standard, om innehållet i standarden samt om underhåll och vidareutveckling av standarden. Standarden ska bl.a. vara teknikneutral och kunna användas för att skapa ändamålsenliga och kostnadseffektiva e-faktureringssystem. Standarden ska vara lämplig för användning vid handelstransaktioner mellan företag och på behörigt sätt beakta lagstiftningen om uppgiftsskydd och mervärdesskattelagstiftningen.
Begreppet elektronisk faktura definieras i den nationella lagen. Med elektronisk faktura avses en faktura som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt. Dessutom ska den elektroniska fakturan överensstämma med den europeiska standarden.
I lagen definieras också begreppen upphandlande enhet och näringsidkare.
1 §
Lagens tillämpningsområde
Denna lag tillämpas på elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare. Lagen ska dock inte tillämpas, om användningen av elektronisk fakturering skulle kunna röja sekretessbelagda uppgifter eller äventyra statens väsentliga säkerhetsintressen.
Genom denna lag genomförs Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, nedan e-fakturadirektivet.
2 §
Definitioner
I denna lag avses med
1) elektronisk faktura en faktura som har utfärdats, översänts och mottagits i ett sådant strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och vilken stämmer överens med den europeiska standard för elektronisk fakturering till vilken hänvisningar har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning med stöd av artikel 3.2 i e-fakturadirektivet tillsammans med någon av syntaxerna i den förteckning som har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning med stöd av den artikeln,
2) upphandlande enhet de aktörer som avses i 5 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016), i 5 § i lagen om upphandling och koncession inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (1398/2016) och i 4 § i lagen om offentlig försvars- och säkerhetsupphandling (1531/2011),
3) näringsidkare en aktör som bedriver i lagen om beskattning av inkomst av näringsverksamhet (360/1968) avsedd rörelse och yrkesverksamhet och vars omsättning under räkenskapsperioden överstiger 10 000 euro.
3 §
Upphandlande enheters skyldighet att ta emot och behandla elektroniska fakturor
Upphandlande enheter ska ta emot och behandla elektroniska fakturor som grundar sig på sådana upphandlingskontrakt eller koncessioner som omfattas av lagen om offentlig upphandling och koncession, lagen om upphandling och koncession inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster eller lagen om offentlig försvars- och säkerhetsupphandling.
4 §
Upphandlande enheters och näringsidkares rätt att få elektroniska fakturor
Upphandlande enheter och näringsidkare har rätt att på begäran få fakturor av andra upphandlande enheter och näringsidkare i form av elektroniska fakturor.
5 §
Ikraftträdande
Denna lag träder i kraft den 1 april 2019.
Lagens 4 § tillämpas dock först från och med den 1 april 2020. Lagens 3 § tillämpas på andra upphandlande enheter än statens centralförvaltningsmyndigheter och inköpscentraler från och med den 1 april 2020.
Lagen förpliktar den offentliga sektorn att ta emot standardenliga e-fakturor. Därutöver ger 4 § i lagen (oberoende av vad som föreskrivs i direktivet) de upphandlande enheterna och näringsidkarna rätt att på begäran få en e-faktura. Kommunerna kan behöva avväga tillämpningen av paragrafen rentav per aktör, eftersom alla organisationer inte nödvändigtvis har möjlighet att skicka e-fakturor. Fakturerarna har möjlighet att utnyttja olika portaler, men det lönar sig att avtala om faktureringspraxis i god tid för att undvika tolkningsproblem. Eftersom lagen är ny finns det ännu ingen rättspraxis att tillgå.
En väsentlig praktisk förändring är att det enligt den nya standarden inte längre går att skicka sammandragsfakturor, och innehållet i s.k. samlingsfakturor måste avtalas separat mellan köparen och säljaren. Skillnaden mellan sammandrags- och samlingsfakturor är följande:
En sammandragsfaktura består av två eller flera fakturor som har olika nummer och som redovisas på en enda sida för betalningen. Själva fakturorna skickas med som bilaga.
Samlingsfaktura betyder däremot att man fakturerar flera produkter, tjänster eller användningsställen på samma faktura. Då kan fakturan innehålla många rader. En samlingsfaktura kan skickas som e-faktura. Till exempel elräkningar behandlas som samlingsfakturor då flera användningsställen faktureras på samma faktura.
I tillämpningsanvisningen för den offentliga förvaltningen har de obligatoriska fälten specificerats, men inget hindrar köparen och säljaren att komma överens om hur frivilliga uppgifter behandlas.
Vid behandlingen av kommunernas fakturor är det också möjligt att en tredje part, dvs. någon annan än kommunen eller avtalsparten, har en roll i sändningen eller behandlingen av fakturan. En sådan situation kan uppstå till exempel i samband med underentreprenader. Då kan underentreprenören skicka en faktura i stället för den ursprungliga avtalsparten. Det kan alltså bli nödvändigt att utreda också sådana parters beredskap att hantera e-fakturor.
Vid behandlingen av e-fakturor iakttas allmänna bestämmelser om och principer för uppgiftsskydd. Enligt artikel 8.1 i e-fakturadirektivet påverkar direktivet inte tillämpningen av tillämplig unionslagstiftning och nationell lagstiftning om uppgiftsskydd.
Via de rättigheter och skyldigheter som uppstår genom både den nya e-fakturastandarden och den reglering som är oberoende av direktivet (4 § i lagen) verkar den nya lagen komma att omfatta både nya aktörer och nytt faktureringsmaterial. Därför finns det skäl att säkra uppgiftsskyddet också ur nationell synvinkel och med tanke på aktörerna.
Kommunförbundet samordnar ett nätverk för översättare i kommunsektorn. Nätverket har också ett diskussions- och mötesforum på Teams.
Men vilka normer kunde avvecklas? Samla in onödiga normer nu i november och december 2023! Kommunförbundet manar alla städer och kommuner till insamling av normer som kunde avvecklas. Läs mera.
I kommunernas besvärsanvisningar ska två förändringar som skett sommaren 2023 beaktas.
En gång per månad bjuder Ulf Stenman, direktör för Kommunförbundet svenska verksamhet på ett virtuellt, aktuellt och spirituellt morgonkaffe på Teams.
Läs mera: Kaffe med Uffe
Kommunförbundet arrangerar korta sessioner med presentationer och diskussioner om digitalisering på svenska i nätverket för Digifika.