Stiina Torkkel 22.11.2017:

Juridiska enhetens service ur informationshanteringens synvinkel

Informationshantering betyder att informationen organiseras och hanteras så effektivt som möjligt. Vid Kommunförbundets juridiska enhet accentueras betydelsen av informationshantering. Vi administrerar, bearbetar, återanvänder och sparar information och data. En del av informationen har kommit från utomstående aktörer, till exempel i form av frågor som kommuner, samkommuner och upphandlande enheter skickat till vår e-postservice .

Kommunförbundets juridiska enhet svarar via sina e-postserviceadresser (forvaltningsjuristerna@kommunforbundet.fi, civilrattsjuristerna@kommunforbundet.fi och upphandling@kommunforbundet.fi) årligen på omkring fyra tusen frågor som kräver juridisk tolkning. Enhetens service hör till de mest massiva bland alla förbundets enheter.

Telefonuppgifter statistikförs inte, men statistiken tio år bakåt i tiden visar att telefonsvaren vid juridiska enheten, dvs. juridisk rådgivning som getts per telefon, också uppgick till omkring fyra tusen årligen.

Våra medlemmars behov av service är så intensivt att vi inte alltid nödvändigtvis hinner betjäna alla inom den tid de önskar.

Hur kan man påskynda behandlingen av sin fråga?

Det har säkert framgått att då vi skickar ett svar har vi ofta bearbetat rubriken i det ursprungliga e-postmeddelandet så att man redan vid första ögonkastet vet vad saken gäller, i stil med Ändringssökande - Omprövningsbegäran - [frågeställarens organisation] eller Avtalsrätt - jordlega - återställande av besittning - inlösning av byggnad - [frågeställarens organisation]. En exakt rubricering hjälper både avsändaren och mottagaren och underlättar informationshanteringen. Till vår e-postservice får vi fortfarande sporadiskt frågor som rubricerats ”Fråga” eller ”Hej”.

De jurister vid juridiska enheten som för tillfället är på plats följer med och besvarar de frågor som kommer till e-postservicen. Om vi inte är på plats, utbildar vi eller bevakar vi våra medlemmars intressen i olika nätverk eller vid sammanträden. 

På måndagar försöker vi alltid att plocka ut e-postfrågor som gäller ärenden som samma kväll kommer att behandlas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. Det är viktigt att e-postmeddelandet innehåller information om en eventuell behandling på mötena eller liknande och aktuella tidpunkter.

I brådskande fall lönar det sig att ringa och höra sig för om frågan, om vi ännu inte hunnit besvara den.

Känsliga frågor i kommunerna eller de vanligaste ämnena

De vanligaste frågorna till juridiska enheten har under årens lopp varit i det närmaste oförändrade. Via förvaltningsjuristernas e-postservice ställs det mest jävsfrågor – ungefär var sjätte meddelande gäller jäv – och frågor om offentlighet och dataskydd samt  beslutsfattande.

Till civilrättsjuristernas e-postservice skickas det mest frågor om avtalsrätt, fastighetsköp, planläggning och byggande samt statligt stöd, medan personalen vid rådgivningsenheten för offentlig upphandling oftast får svara på frågor om värdet av en upphandling och upphandlingsannonsen, behandlingen av anbud samt upphandlingskontrakt.

Varför finns det inte vanliga frågor på de juridiska webbsidorna?

Av förståeliga skäl får vi ibland respons om att det borde finnas anonymiserade frågor och svar på våra webbsidor. Vi har inte ansett det vara förnuftigt att lägga ut svaren på nätet, eftersom varje fråga är unik och det i 95 procent av fallen alltid krävs bedömningar och tolkning av en jurist för att besvara frågorna. Det finns risk för feltolkningar på en fråge-/svarsspalt på nätet.

Det som vi däremot gör är att använda frågor som kommit från kommunerna som underlag för enhetens informationsverksamhet. Genom frågorna från våra medlemmar får Kommunförbundet värdefull information:

  • Vilka ämnen fattas det information om på vår webbplats?
  • Vilka ämnen har vi inte skrivit klart och begripligt om?
  • Hittar den information vi publicerar inte rätt mottagare?
  • Vilka är de nya ärenden och frågor som blivit aktuella bland medlemmarna och som det vore bra att skriva om?

De frågor våra kunder lyft fram skriver vi om bland annat i kolumnen Lakiklinikka i Kuntalehti och i bloggar.

Länkar till de sidor där juridiska enheten informerar

  • Kommunförbundets sakkunnigas blogg På linjen och förbundets alla bloggar.
  • Juridikfliken på Kommunforbundet.fi. Du har väl lagt märke till flödet av aktuella meddelanden, cirkulär och utlåtanden på juridik-ingångssidan?
  • Databanken för offentlig upphandling på webbplatsen Upphandling.fi.
  • Lakiklinikka utkommer förutom i pappersversion i Kuntalehti också elektroniskt.

 

Noggrannhet vid behandling av personuppgifter

Det lönar sig att försäkra sig om att onödiga personuppgifter inte ingår i e-postfrågan. För Kommunförbundets bedömning av ett ärende behövs vanligen inte namnet på kunden eller den berörda parten. Glöm inte att också granska eventuella bilagor till meddelandet.

Läs mer

Skicka konfidentiella ärenden med krypterad förbindelse, inte med postkort

Glöm inte att datasäkerheten i e-post i värsta fall motsvarar ett postkort. Om frågan på grund av ämnets natur eller innehållet inkluderar konfidentiellt material lönar det sig att använda Kommunförbundets krypterade e-post. Då ser endast avsändaren och den jurist som besvarat frågan såväl meddelandet som svaret. Noteras bör att om man i efterhand ännu behöver ringa eller skicka ett tilläggsmeddelande i ärendet, är det endast den jurist på juridiska enheten som besvarat frågan som har kännedom om bakgrundsinformationen och därför bäst kan betjäna i ärendet.

Juridiska enheten har besvarat kundfrågor som sänts med krypterad e-postförbindelse högst 20 gånger per år. Servicen används för närvarande endast vid juridiska enheten.

Skriv krypterad e-post här >>  Om det är första gången du använder tjänsten för skyddad e-post ombeds du registrera dig.

Bättre kundservice med informationshantering

Användning av e-postservicen innebär att frågorna besvaras snabbare, hjälper våra nyanställda att lära sig god praxis och hantering av helheter samt gör våra svar mera jämförbara. Använd därför gärna den juridiska enhetens och förbundets e-postservice i stället för de sakkunnigas personliga e-postadresser.

 

Författare

Skribenten har varit juridiska enhetens webbinformatör sedan år 2008. Hon blev 1.9.2017 studieledig för ett och ett halvt år.

Juridiska enheten ger råd till Kommunförbundets medlemsorganisationer och deras förtroendevalda. Rådgivningsenheten för offentlig upphandling, som fungerar som ett av juridiska enhetens team, betjänar finländska upphandlande enheter.

Lägg till ny kommentar

Ren text

  • Inga HTML-taggar tillåtna.
  • Rader och stycken bryts automatiskt.
  • Webbadresser och e-postadresser görs automatiskt om till länkar.