Informationens livscykel

Förvaring av information

Riksarkivet styr och stöder myndigheters dokumenthantering och arkivfunktion genom att ge föreskrifter, anvisningar, rekommendationer och handböcker.

I de gallringsbeslut som fattats utgående från myndigheternas gallringsframställningar bestäms vilken dokumentinformation inom den offentliga förvaltningen som ska förvaras varaktigt och i vilken form. Med gallring avses åtgärder som syftar till att minska antalet dokumenterade uppgifter. 

Kommunförbundet stöder kommunernas arkiveringsarbete genom att ge ut rekommendationer om förvaringstiderna för kommunala handlingar. Publikationerna innehåller både Riksarkivets föreskrifter om handlingar som ska förvaras varaktigt och Kommunförbundets rekommendationer för minimiförvaringstider för handlingar som ska förvaras en begränsad tid.

Kommunförbundet kan vara kommunernas intressebevakare vid gallringsframställningarna, men kommunerna kan också göra gallringsframställningar direkt till Riksarkivet. Arkivbildaren beslutar om förvaring av sådant material som inte genom Riksarkivets beslut ska förvaras varaktigt.

Kommunförbundet håller på att övergå från enskilda handböcker om förvaringstider till att lägga fram rekommendationer om förvaringstider i en databas. Riksarkivets nya beslut och Kommunförbundets rekommendationer hittar du här:

Förvaringstider för journalhandlingar

Social- och hälsovårdsministeriet (SHM) ansvarar för fastställandet av förvaringstiderna för klient- och journalhandlingar inom social- och hälsovården.

Att beakta vid förvaring av information

Metainformation, dvs. ”information om information”, specificerar handlingarna och säkerställer att de hittas och kan tas i bruk som en del av andra informationsresurser. Dokumentuppgifterna ska fogas till det ärende som har registrerats enligt ärendehanteringens uppgiftsklassificering. Där registreras också de olika skedena i behandlingen av uppgifterna samt minimiuppgifterna om upphovsmannen och handläggarna med beaktande av skyddet av personuppgifter. På så sätt bidrar informationens struktur till att kontexten bevaras. Elektronisk förvaring av information styrs av SÄHKE2-bestämmelsen.

Närmare information om livscykeln för behandlingen av personuppgifter finns på Kommunförbundets webbplats på sidorna om dataskydd och behandling av personuppgifter i kommunen.

Pseudonymisering och anonymisering av uppgifter är en central del av ett ansvarsfullt utnyttjande av uppgifterna. Bekanta dig med dataombudsmannens anvisningar här

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata upprätthåller en interoperabilitetsplattform där det finns verktyg för fastställande av interoperabelt datainnehåll. Plattformen består av ordlistor, koder och datamodeller som behövs i dataflödet och i annan informationshantering.

Open all

Informationens integritet

Dataintegritet är en egenskap hos en uppgift som innefattar att den inte har ändrats olovligt eller oavsiktligt och att eventuella ändringar kan verifieras och spåras (Finto: Tietotermit, 2016).

Till de informationssäkerhetsåtgärder som avses i 2 § i informationshanteringslagen hör bland annat säkerställande av informationsmaterialets integritet. Informationsmaterial ska behandlas och förvaras i verksamhetslokaler som är tillräckligt säkra enligt kraven på tillförlitlighet, integritet och tillgänglighet (15 §). Myndigheten ansvarar för att en till elektroniskt format omvandlad handlings tillförlitlighet och integritet säkerställs (19 §).

Nomenklaturer och klassifikationer

Uppgifter som är viktiga med tanke på vården dokumenteras i patientjournalerna med hjälp av nationellt införda klassifikationer. Kommunförbundets nomenklaturer och klassifikationer hör till dessa. De distribueras centraliserat via en nationell kodserver.

Kommunförbundet ansvarar för upprätthållandet och utvecklingen av sina koder och för anvisningarna om hur de används – i samarbete med Institutet för hälsa och välfärd (THL) och experter på det praktiska arbetet.

Kommunförbundets kodverk är bland annat:

ICPC-2 Perusterveydenhuollon kansainvälinen luokitus (Internationella klassifikationer inom primärvården)

Nomenklaturer för specialarbetare inom rehabilitering och vård

Nomenklatur för laboratorieundersökningar

Klassifikation av radiologiska undersökningar och åtgärder

På Kommunförbundets webbtjänst finns också

Elektronisk patientjournal

Informationshantering (inom social- och hälsovården)

Andra användbara länkar:

Nationella kodtjänsten

De bearbetade klassificeringssystem som Kommunförbundet äger och FCG upprätthåller (NordDRG, pDRG®, Rafaela®, RAVA®)

NordCase

Nordic Welfare dataBASE

Tidsbegränsad förvaring av information

Man talar om tidsbegränsad förvaring av information när informationen förvaras under en viss tid som fastställts på förhand.

Arkivbildaren ansvarar för att fastställa förvaringstiderna för uppgifter som ska förvaras en begränsad tid.

När förvaringstiderna fastställs ska man beakta den allmänna lagstiftningen, speciallagstiftningen, kommunens verksamhet och förvaltningspraxis samt kommuninvånarnas och arbetstagarnas rättsskydd. 

Kommunförbundet stöder kommunernas arkiveringsarbete genom att ge ut rekommendationer om förvaringstiderna för kommunala handlingar.

Enligt 13 § i arkivlagen ska onödigt material gallras ut efter den förvaringstid som fastställts för det så att datasekretessen är tryggad.

Därtill preciseras i 21 § i informationshanteringslagen (906/2019) de omständigheter som ska beaktas vid fastställandet av förvaringstiderna, om det inte föreskrivs om förvaringstiden för informationsmaterialet eller handlingarna i lag.

Handböcker om förvaringstider

Förvaringstider i databasen

Varaktig förvaring av information

Man talar om varaktig förvaring av information när informationen förvaras utan tidsgräns. Särskilt när det gäller uppgifter som förvaras varaktigt är det viktigt att beakta att uppgifternas livscykel vanligen är längre än ett enskilt datasystems livscykel.

Arkivbildaren ansvarar för att Riksarkivets föreskrifter om uppgifter som ska förvaras varaktigt iakttas.

Utgående från myndigheternas förslag fattar Riksarkivet beslut om gallring av handlingar.

I besluten bestäms vilka handlingar inom den offentliga förvaltningen som ska förvaras varaktigt och i vilken form. Riksarkivets tjänst för förvaringsbeslut ger mer information.

Läs mer:

Handböcker om förvaringstider

Förvaringstider i databasen

Elektronisk underskrift i kommunerna – dokumentexempel

 

Radering av information

För att informationshanteringen ska lyckas förutsätts att organisationen bedömer vilken betydelse handlingarna och de uppgifter som lagrats i informationssystemen har för lagstiftningens, den egna verksamhetens och den framtida forskningens informationsbehov.

Gallringen och raderingen av handlingar styrs av förvaringstiderna i den arkivbildningsplan (ABP) eller informationsstyrningsplan som fastställts officiellt i kommunen.

Förvaringstiderna är alltid minimiförvaringstider som inte får underskridas. Handlingarna får inte heller raderas innan det ärende de anknyter till har slutbehandlats.

Syftet med raderingen av information är att avlägsna eller förstöra den information som förvarats eller sparats för viss tid i det sista skedet av informationens livscykel så att det inte är möjligt att återställa informationen efter det att den fastställda förvaringstiden har löpt ut.

Radera endast sådant material som det finns grunder för att radera.

Radera onödigt material så att datasekretessen är tryggad.

Förvara handlingar som ska förvaras varaktigt skilt från sådana som ska förvaras en viss tid. Detta underlättar raderingsprocessen.

Information som förvaras för en viss tid ska också raderas ur datasystemen och det ska säkerställas att informationen inte kan återställas.

Iaktta särskild omsorg vid raderingen av hemlig och icke-offentlig information.

Raderingen av information styrs av hur informationen har sparats. Det är lätt att verifiera att pappersmaterial förstörs genom att använda en dokumentförstörare eller genom att bränna det. När det gäller radering av elektroniskt material måste man vara noggrannare med att materialet förstörs på ett sådant sätt att det inte längre går att återställa. Att överföra en fil till datorns papperskorg är inte någon garanti på att informationen inte kan återställas. Om informationen inte är överskriven kan den fortfarande hittas på maskinens hårddisk.

Det finns certifierade och testade metoder för radering av information. Med hjälp av dem skyddar organisationen sig själv mot eventuella dataläckage.