Coronaviruset och kommunala organs sammanträden

Denna webbsida har senast uppdaterats 23.3.2020 kl. 10.30.

Kommunerna har ställt frågor om sammanträdesarrangemang för kommunala organ. 

Allmänt om begränsningsåtgärder

Som en allmän princip kan man konstatera att en smittsam sjukdom eller epidemi som sådan ännu inte berättigar till avvikelse från skyldigheterna enligt lagstiftningen, om detta inte uttryckligen har möjliggjorts i lagstiftningen. Enligt lagen om smittsamma sjukdomar kan ett behörigt kommunalt organ fatta beslut om att förbjuda allmänna sammankomster i fall som medför en omfattande smittrisk (58 §). Vilket kommunalt organ som är behörigt bestäms i förvaltningsstadgan. I allmänhet torde organet vara den nämnd som ansvarar för hälso- och sjukvården.

Läs även Myndigheternas befogenheter vid bekämpning av smittsamma sjukdomar.

Organens sammanträden

Regeringen har 16.3.2020 informerat om ibruktagandet av beredskapslagen och om sina riktlinjer som bland annat gäller begränsning av sammankomster. Offentliga sammankomster begränsas till tio personer. Dessutom rekommenderas det att man undviker onödig vistelse på allmänna platser. Den ovan nämnda begränsningen gäller dock inte kommunala organ.

Regeringen har också slagit fast att uppmaningen till personer över 70 år att i mån av möjlighet undvika kontakt med andra människor inte gäller förtroendevalda i kommunerna.

Alla personer – oberoende av ålder – ska dock själva bedöma om de till exempel på grund av ett personligt hälsoproblem eller en karantän efter resa är förhindrade att delta i sammanträden som hålls på fysiska sammanträdesplatser. Den som befinner sig i karantän på grund av smitta eller exponering för smitta ska naturligtvis inte fysiskt delta i ett sammanträde.

I 108 § i beredskapslagen finns det visserligen bestämmelser om fullmäktiges och kommunstyrelsens befogenheter under undantagsförhållanden, men i förordningen om ibruktagning av beredskapslagen kommer det förmodligen inte att föreskrivas om en tillämpning av 108 § i den nuvarande situationen.  

Man kan låta bli att hålla sammanträden

Det finns skäl att överväga om organens sammanträden kunde vara färre eller inte hållas alls. Ordföranden har rätt att av grundad anledning skjuta upp eller inställa ett sammanträde.

Rekommendation om sammanträden på en sammanträdesplats 

Ordförande

  • Beslutar om eventuell ändring av sammanträdesplatsen.
  • Ger anvisningar om hur man ska agera på sammanträdesplatsen.
  • Kan exempelvis be att inläggen hålls korta så att sammanträdet kan hållas kort.

Sammanträdeslokal

  • Ställ i ordning sammanträdeslokalen i förväg så att det finns ett tillräckligt säkerhetsavstånd mellan stolarna.  Om stolar inte kan avlägsnas, förhindra att ledamöterna sätter sig bredvid varandra och ge anvisningar om att man ska sitta så att det finns tillräckliga mellanrum mellan var och en.
  • Om fullmäktigesalen är så liten att en gles sittordning inte är möjlig kan man söka en annan, tillräckligt stor lokal i kommunen.
  • Gör det möjligt för personer över 70 år, personer i karantän osv. att delta även med elektroniska hjälpmedel.

Anvisningar till deltagare i sammanträdet

  • Delta inte fysiskt i sammanträdet när du är sjuk, misstänker sjukdom eller befinner dig i karantän på grund av exponering eller sjukdom.
  • När du kommer till fullmäktigesammanträdet, håll minst 1–1,5 m avstånd till de övriga ledamöterna såväl i mötesrummet som vid ett eventuellt kaffe. Skaka inte hand.
  • Försök i mån av möjlighet delta i sammanträdet på distans.

Gruppmöten

  • Gruppmöten regleras inte i lag. Ovan angivna rekommendationer kan tillämpas på dem.
  • Gruppmöten kan också hållas under fria former, till exempel per e-post, telefon eller på distans.

 

Allmänhetens närvaro vid fullmäktiges sammanträden

I 101 § i kommunallagen föreskrivs om sammanträdens offentlighet. Fullmäktiges sammanträden är enligt kommunallagen i regel offentliga.

101 § Sammanträdets offentlighet

Fullmäktiges sammanträden är offentliga, om inte sekretess enligt lag ska iakttas i fråga om ett ärende eller en handling som behandlas på sammanträdet eller om inte fullmäktige annars av vägande skäl beslutar om något annat i fråga om något visst ärende.

Utan lagstadgade befogenheter kan ett sammanträdes offentlighet inte begränsas på något annat sätt än genom en begränsning av antalet personer i publiken till högst tio. Tillträde till publikläktaren kan förbjudas, om kommunen ger allmänheten möjlighet att följa sammanträdena i en särskild lokal som reserverats för publik. Tillräcklig offentlighet kommer då att uppnås. Det bör dock noteras att begränsningen av antalet deltagare i en sammankomst till tio personer gäller också situationer där allmänheten har möjlighet att följa sammanträdet i en lokal som reserverats för publik.  Man kan rekommendera allmänheten att följa mötet i ett datanät, till exempel hemifrån.

Befogenheter kan delegeras

Ett sätt att minska antalet sammanträden är också att organets beslutanderätt delegeras till en tjänsteinnehavare. Detta är möjligt om det finns en bestämmelse om saken i förvaltningsstadgan. Beslut om delegering kan fattas för viss tid.  Ett delegeringsbeslut som fattats tillsvidare kan upphävas.

Det finns skäl att överväga delegering i synnerhet i frågor som kräver att man reagerar snabbt.

Det bör noteras att det inte är möjligt att delegera befogenheter när det är fråga om ärenden som enligt lagstiftningen ska skötas av ett visst utsett organ. Denna bestämmelse gäller exempelvis det i lagen om smittsamma sjukdomar avsedda kommunala organ som ansvarar för bekämpningen av smittsamma sjukdomar, vilket ofta är den nämnd som ansvarar för hälso- och sjukvården.

Kommunala organs sammanträden kan hållas elektroniskt

Kommunerna kan oftare än tidigare sammanträda även elektroniskt. Kommunallagen (410/2015) ger stora möjligheter till beslutsfattande som är oberoende av platsen. Organens sammanträden kan även hållas med elektroniska hjälpmedel. På så sätt kan även de som exempelvis är i karantän enligt lagen om smittsamma sjukdomar delta i sammanträdena.

Läs mer om elektroniska sammanträdesförfaranden via denna länk.

 

Läs mer

På Kommunförbundets webbtjänst

Mer på webben

Etiketter
Servicepost

Förnamn
E-postservice
Efternamn
förvaltningsjuristerna

Kontaktinformation
Ansvarsområden

 
Frågor som gäller bland annat kommunernas förvaltning och ledning, beslutsfattande och förvaltningsförfarande samt dataskyddet

 
Vi betjänar kommunernas personal och förtroendevalda i juridiska frågor som rör deras uppgifter. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.

Organisation
Finlands Kommunförbund rf
Enhet
Juridiska enheten
Team
Servicepost